Zo maak je in no time een gedeelde mailbox voor je team

Communicatie
September 27, 2021

Geen uitdrukking is zo cliché en tegelijk waar als ‘teamwork makes the dream work’. Maar wanneer teams samen proberen te werken via e-mail, verandert die droom maar al te vaak in een nachtmerrie.

Ellenlange CC draadjes, e-mails doorsturen naar de verkeerde personen, dubbel beantwoorde mailtjes: het is slechts een greep uit wat er allemaal fout kan gaan zonder de juiste oplossing.

Om dit te voorkomen en efficiënt samen te kunnen werken aan e-mail, gebruiken steeds meer bedrijven daarom een gedeelde mailbox.

In deze blog vertel ik je hoe je gemakkelijk zelf een gedeelde mailbox voor jouw bedrijf of afdeling instelt:

  • Wat is een gedeelde mailbox?
  • Een gedeelde mailbox toevoegen in Outlook vs Trengo
  • Hoe maak je een gedeelde mailbox aan?
  • Hoe kun je een collega machtigen?
  • Hoe Volero de reactietijd van de klantenservice verlaagt met Trengo

Wat is een gedeelde mailbox?

Met een gedeelde mailbox kun je samen met de rest van je bedrijf of afdeling mailtjes van één e-mailadres beheren en verzenden. In een gedeelde mailbox kun je mailtjes oppakken of toewijzen aan een collega, in een e-mail draad overleggen met collega’s en mailtjes verzenden vanuit een gedeeld mailadres ([email protected]).

Een gedeelde mailbox toevoegen in Outlook vs Trengo

Wanneer je momenteel gebruik maakt van Outlook, is het mogelijk om daarin een gedeeld postvak aan te maken. Zo kunnen meerdere collega’s e-mails verzenden vanuit één emailadres en ook samen de ontvangen mails beantwoorden.

Wanneer je echter optimaal wil samenwerken, is het beter om over te stappen op een gedeelde inbox zoals Trengo. Hierin kun je namelijk ook middenin een e-mail draad met een klant communiceren met collega’s.

Een voorbeeld van interne communicatie in een gedeelde inbox.

Zo werk je gemakkelijk samen aan het beantwoorden van e-mails zonder externe tools of continu mailtjes door te hoeven sturen.

Daarnaast kun je in Trengo naast e-mail ook andere communicatiekanalen zoals telefonie, live chat, WhatsApp Business, Instagram en Facebook Messenger beheren met je team. Zo hoef je niet steeds te schakelen tussen meerdere schermen en verzamel je alle klantcommunicatie op één plek.

Hoe maak je een gedeelde mailbox aan?

Een gedeelde mailbox aanmaken in Trengo is in no time gebeurd.

  1. Maak eerst een gratis proefaccount aan.
  2. Ga naar settings > channels > email.
  3. Klik vervolgens op het groene plusje.
  4. Kies de e-mail provider die je aan Trengo wil koppelen. Je kunt kiezen uit Outlook, GSuite, of een Trengo forwarding adres.
  5. Vink ‘Team channel’ aan.
  6. Vul een interne naam, de kleur en notificatie type in.
  7. Vergeet niet op ‘Create channel’ te klikken.

Whoop! Je kunt vanaf nu e-mails verzenden én ontvangen in Trengo.

Hoe kun je een collega machtigen?

Dan is het nu tijd om van Trengo niet alleen een inbox, maar een gedeelde mailbox te maken. En daarvoor moet je je collega’s dus even toegang geven.

Dat werkt zo:

  1. Ga naar settings > organization > user.
  2. Klik op het groene plus teken.
  3. Vul de volgende gegevens van je collega in:
  • E-mailadres
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Bevoegdheid*
  • Team (of afdeling)
  • Local code (selecteer de taal die je collega spreekt)
  1. Vergeet niet op ‘Save’ te klikken.

Vanaf nu kun je samen met je collega(‘s) mails versturen vanuit een gedeelde inbox.

*Je kunt collega’s verschillende bevoegdheden geven. Zo kun je ervoor kiezen een collega volledige bevoegdheid te geven, of bijvoorbeeld alleen mailtjes te laten lezen en toewijzen aan collega’s. Lees hier meer over de mogelijkheden.

Hoe Volero de reactietijd van de klantenservice verlaagt met Trengo

Benieuwd hoe andere bedrijven samen hun e-mails managen in een gedeelde mailbox? Het klantenservice team van vloerkleden webshop Volero geeft een kijkje in de keuken:

Het gebruiken van de gedeelde inbox van Trengo heeft voor de volgende resultaten gezorgd:

  • De reactietijd is van 8,5 uur naar 5,5 uur gezakt.
  • Het klantenservice team werkt efficiënter door het labelen van klantvragen.
  • De Picqer en Lightspeed integraties tonen real-time informatie over de order- en verzendstatus.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

   Deel dit artikel van Pim 🚀

Tags

Andere interessante artikelen

Instagram Business account met meerdere gebruikers

Hoe gebruik je één Instagram Business account met meerdere gebruikers?

Het is alweer een tijdje mogelijk om een Instagram Business account te gebruiken met meerdere gebruikers.…

Lees verder
WhatsApp meerdere gebruikers

WhatsApp Business met Meerdere Gebruikers: een how-to gids

WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen is de ultieme cheat code. Jij en je team…

Lees verder
Je mailbox op werk organiseren

Je mailbox op werk organiseren als een pro: 5 tips

E-mail is een handig communicatiemiddel, maar voor veel professionals ook een blok aan het been. Ze…

Lees verder

Blijf up to date

Ontvang maandelijks geweldige content in je inbox. Geen spam.
Alleen geweldige content, we delen niet je gegevens met derden.