Je mailbox op werk organiseren als een pro: 5 tips

Communicatie
September 29, 2021

E-mail is een handig communicatiemiddel, maar voor veel professionals ook een blok aan het been. Ze komen steeds vaker om in de mailtjes, zijn te vaak afgeleid en komen minder toe aan het werk waar ze voor zijn aangenomen.

Met deze vijf tips kun jij je mailbox op werk organiseren en houd je meer tijd over.

Maak een gedeelde inbox

Wanneer je samen met je team, afdeling of bedrijf één emailadres beheert, is efficiënt samenwerken lastig. Zéker wanneer je dit doet zonder een gedeelde inbox. In de onvermijdelijke chaos vergeet je mails te beantwoorden, worden mails juist dubbel beantwoord en weet niemand precies wie waarvoor verantwoordelijk is.

Voorbeeld van interne communicatie in een gedeelde inbox.

Met een gedeelde inbox zorg je voor rust. Hierin kun je namelijk samen met je bedrijf of afdeling mailtjes van één e-mailadres beheren en verzenden. En wil je een specifieke mail bespreken met een collega? Dan kun je middenin de thread chatten, zonder de inbox te hoeven verlaten. Zo wordt het organiseren van je mailbox op werk een stuk eenvoudiger.

Label berichten

Wanneer je veel mailtjes op een dag ontvangt, ziet je inbox er al snel rommelig uit. Het is dan niet gemakkelijk om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Want wat doe je wanneer je maar tijd hebt voor het beantwoorden van 2 mailtjes, terwijl er 20 gloednieuwe berichten in je inbox zitten?

Door je mailtjes te labelen voorkom je deze keuzestress. Elk label staat voor een bepaalde categorie. Denk in het geval van een webwinkel bijvoorbeeld aan ‘Klachten’, ‘Retouren’, ‘Bestellingen’ of ‘Spoed’.

Wanneer je echt haast hebt, kan het toekennen van labels al te tijdrovend zijn. Dit proces kun je daarom ook automatiseren met rules.

Zo stel je de rule in:

  1. Ga naar je Trengo settings.
  2. Kies voor ‘Rules’.
  3. Klik op het groene plusje om een nieuwe rule aan te maken.
  4. Kies voor ‘Inbound message’ bij When.
  5. Kies bij Conditions voor ‘Message body contains’
  6. Bepaal bij welke woorden een bericht gelabeld moet worden.
  7. Kies bij Actions vervolgens voor ‘Attach label’.

Vermijd CC’s

Word je onverhoopt gevangen in een web van CC mailtjes? Maak jezelf dan zo snel mogelijk los. Zorg dat betrokkenen weten wanneer ze je in de CC kunnen zetten, maar vooral wanneer niet. Wanneer je daarna toch in een CC terecht bent gekomen waarin je niet thuis hoort, kun je het beste zo snel mogelijk vragen om buiten het gesprek te worden gelaten.

Maar zie je door de bomen het bos niet meer? Of vind je het net als ik leuk om elke mogelijke toekomstige handeling te automatiseren? Dan kun je met een rule zorgen dat CC’s automatisch worden gelabeld. Zo kun je er op een vast moment doorheen scrollen — wanneer het jou uitkomt.

Automatiseren met rules, quick replies en auto-replies

We hebben het hierboven al een aantal keer over automatiseren gehad, maar het verdient toch écht nog een eigen kopje.

De key is om zoveel mogelijk repetitieve handelingen te automatiseren, zodat je meer tijd overhoudt voor het lezen en beantwoorden van e-mails. Hiervoor kun je gebruik maken van rules, quick replies en auto-replies.

Rules

Allereerst Rules. Hiermee kun je berichten automatisch labelen, toewijzen aan een collega of verplaatsen naar de Spam folder.

Rules bestaan uit:

  1. Conditions (voorwaardes)
  2. Actions (acties)
Je mailbox op werk organiseren met rules.
Een voorbeeld van een rule in Trengo.

In het voorbeeld hierboven worden berichten met daarin het woord ‘orders’ automatisch toegewezen aan de gebruiker Anna Davis.

Quick replies

Als er iets energie en tijd verslindt, is het een vraag die steeds maar weer terugkomt. Zeker wanneer je in een klantenservice team zit, zul je hier veel mee te maken krijgen. Denk bijvoorbeeld aan een klantenservice van een webwinkel:

“Hoi, wat is het retourbeleid?”

“Wanneer is bloempot X weer op voorraad?”

“Kan ik ook op rekening kopen?”

Allemaal logische vragen die je waarschijnlijk meerdere keren per week of zelfs per dag voorbij ziet komen. Wanneer je de vragen hiervoor steeds opnieuw moet beantwoorden, kun je beter gebruik maken van quick replies. Met deze vooraf geschreven template antwoorden kun je dit soort vragen snel en adequaat afhandelen.

Wil je inzicht in de meest gestelde vragen vanuit klanten? Dit kun je doen door labels te maken en toe te kennen per vraag. Zo krijg in je de statistieken direct te zien welke quick replies je het beste kunt aanmaken.

Auto-replies

Wanneer je op vakantie gaat, wil je natuurlijk niet bij terugkomst een ontplofte inbox met bezorgde mailtjes aantreffen. Door een auto-reply in te zetten krijgen mensen die contact opnemen netjes te weten dat jij nu ligt te bakken aan de Costa del Sol.

In Trengo kun je één auto-reply instellen voor al je communicatiekanalen. Zo krijgen ook mensen die je een bericht sturen via WhatsApp Business, Facebook Messenger, of Instagram Messaging een bericht bij afwezigheid.

Kies een efficiënte e-mail routine

Los van alle technologische tips, is het ook belangrijk om duidelijke afspraken te maken met jezelf over je e-mail gebruik.

Met een laptop voor je neus, een smartphone in je hand en een tablet in je rugzak is je inbox namelijk altijd binnen handbereik. Veel mensen ontwikkelen hierdoor e-mail FOMO (fear of missing out). We scrollen continu door onze mailtjes heen uit de angst iets te missen, of erger nog, uit gewoonte.

Dit is natuurlijk je reinste tijdverspilling en ook niet goed voor je gemoedsrust. Kies daarom voor een vaste routine. Het is belangrijk dat deze routine enerzijds past bij je bedrijf en de manier van communiceren, maar ook bij jouw werk.

Wanneer je bijvoorbeeld net als ik veel schrijft, heb je lange blokken nodig waarin je ongestoord kunt werken. Daarom heb ik drie momenten per dag waarop ik mijn mail check: wanneer ik mijn dag begin, vlak voor de lunch en vlak voor het einde van de werkdag. Ik beperk die momenten tot vijf minuten per dag, en dat is vaak meer dan genoeg.

Manage je e-mail als een pro

Het is tijd om vaarwel te zeggen tegen e-mail overload. Met de gedeelde inbox van Trengo organiseer je je mailbox op werk efficiënter dan ooit.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

   Deel dit artikel van Pim 🚀

Tags

Andere interessante artikelen

Instagram Business account met meerdere gebruikers

Hoe gebruik je één Instagram Business account met meerdere gebruikers?

Het is alweer een tijdje mogelijk om een Instagram Business…

Lees verder
WhatsApp meerdere gebruikers

WhatsApp Business met Meerdere Gebruikers: een how-to gids

WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen is de ultieme cheat code.…

Lees verder
Gedeelde mailbox

Zo maak je in no time een gedeelde mailbox voor je team

Geen uitdrukking is zo cliché en tegelijk waar als ‘teamwork makes the dream work’.…

Lees verder

Blijf up to date

Ontvang maandelijks geweldige content in je inbox. Geen spam.
Alleen geweldige content, we delen niet je gegevens met derden.