Tips voor Zakelijk WhatsApp gebruik

Om en nabij 11,9 miljoen Nederlanders maken gebruik van WhatsApp en maar liefst 9,1 miljoen mensen gebruiken de populaire communicatie-app dagelijks. Het is dus interessant om de mogelijkheden om WhatsApp zakelijk in te zetten te onderzoeken. Helemaal nu het dankzij de aankomende officiële integratie mogelijk is om WhatsApp berichten te beantwoorden met een team van collega’s. Maar hoe kun je nou het beste de klant te woord staan via WhatsApp? Hieronder een aantal tips!

Vind de juiste Tone of Voice

WhatsApp is een enorm laagdrempelig kanaal voor de klant om contact op te nemen met de organisatie. Een vraag, een bestelling of een klacht is even makkelijk verstuurd als een berichtje naar een familielid of vriend. Dit maakt dat je zelf ook sneller geneigd bent om op een amicalere toon berichten te beantwoorden.

Wanneer je Whatsapp zakelijk gebruikt is het belangrijk dat je een Tone of Voice uitkiest die aansluit bij je organisatie. Is de algehele communicatie van de organisatie formeel, is het aan te raden om de communicatie via WhatsApp ook wat zakelijker te houden. Wanneer je in de mail of via de telefoon klanten aanspreekt met je en jij en gebruik maakt van een amicale toon, dan kun je dat via WhatsApp ook prima doen.

Snelheid is belangrijk

Een van de belangrijkste redenen voor klanten om een bedrijf te WhatsAppen is dat ze graag snel een antwoord willen op hun vraag. Het is dus belangrijk dat deze berichten goed gemonitord worden. Dit geldt overigens niet alleen voor WhatsApp, maar ook voor het zakelijk gebruik van Facebook,andere messaging kanalen of een Live-Chat.

Moet het bedrijf dan ook 24/7 klaar zitten om WhatsAppjes te beantwoorden?

Whatsapp staat natuurlijk nooit echt “uit”, iedereen kan het medium 24/7 gebruiken om berichtjes te sturen, ook zakelijk. Door slim gebruik te maken van Auto Replies of eventueel zelfs chatbots, kun je er voor zorgen dat de klant toch een reactie ontvangt wanneer het bedrijf gesloten is. Zo weet de klant in ieder geval waar die aan toe is.

Kun je wel of niet emoji’s gebruiken?

Dit is ook afhankelijk van de Tone of Voice. Geef je de voorkeur aan een zakelijkere stijl van communiceren via al je kanalen, dan zal een klant er misschien wel raar van opkijken wanneer jullie via WhatsApp wel gebruik maken van smileys of andere emoji’s.

Als je er voor kiest om in je zakelijke communicatie via WhatsApp wel emoji’s in te zetten, houdt er dan rekening mee dat je dit wel met mate doet. Een overkill aan emoji’s is voor niemand plezierig.

Combineer WhatsApp Business met andere communicatie kanalen

Door te werken met Trengo is het combineren van WhatsApp met andere kanalen eenvoudig te regelen. Je kunt namelijk alle kanalen koppelen aan één team-inbox. Zo wordt het monitoren en beantwoorden van gesprekken een stuk makkelijker. Bovendien kun je eenvoudig werken in een team en kunnen dus ook alle klanten snel worden voorzien van een antwoord.

Het grootste voordeel hierin is misschien wel voor de klant: hij kan namelijk kiezen op welke manier hij de organisatie wil benaderen! Meer weten over de mogelijkheden van WhatsApp Business via Trengo? Stuur ons dan eenAppje!

Over Trengo

Trengo bied bedrijven een innovatieve team-inbox waarmee klanten via communicatie(kanalen) kunnen communiceren met hun klanten via één overzichtelijke inbox.

Innovatie voor bedrijven in communicatie


Laat ons je bedrijf innoveren