10 WhatsApp Business welkomstberichten voor een goede eerste indruk

Communicatie
July 23, 2021

Ken je het gezegde ‘beoordeel een boek nooit op de kaft?’ Vast wel.

Dat gezegde wordt zo vaak gebruikt omdat — je raadt het al – mensen boeken continu op de kaft beoordelen. En geloof me, jouw bedrijf is één van die boeken.

Als je WhatsApp Business gebruikt, dient de automatische begroeting als de kaft van je boek. Deze begroetingsberichten maken het mogelijk om een sterke eerste indruk te maken, zelfs wanneer klanten contact opnemen buiten openingstijd.

In deze blog leer ik je alles wat je moet weten over begroetingen voor WhatsApp Business en hoe je ze in je voordeel kunt gebruiken:

  • Wat is een WhatsApp Business begroeting?
  • Waarom zou je gebruik maken van welkomstberichten voor WhatsApp Business?
  • Voorbeelden van WhatsApp Business begroetingen

Wat is een WhatsApp Business begroeting?

Wanneer een klant voor het eerst contact met je opneemt via WhatsApp business, kun je ze automatisch een zogenaamde ‘WhatsApp Business greeting message’ sturen. Dit wordt ook wel een WhatsApp Business welkomstbericht genoemd. Je kunt meerdere begroetingen maken voor verschillende situaties.

Met Trengo kun je één welkomstbericht maken voor al je communicatiekanalen. Denk hierbij aan e-mail, live chat, Facebook Messenger en WhatsApp Business.

Waarom zou je een welkomstbericht op WhatsApp Business gebruiken?

Het gebruiken van de juiste begroeting kan je helpen om het volgende te bereiken:

  • Verlaag je reactietijd
  • Verbeter de klantervaring
  • Verhoog de klanttevredenheid door klanten naar de juiste informatie te leiden
  • Voorzie klanten buiten openingstijd ook van een reactie
  • Verzamel waardevolle leads

Leer hoe Hubo meer dan 500 bestellingen per dag via WhatsApp Business ontvangt.

Hoe ziet een effectief WhatsApp Business welkomstbericht bericht eruit?

Hoewel er ontelbaar veel variaties te bedenken zijn, voldoet een effectieve begroeting op WhatsApp Business veelal aan de volgende best practices:

1. Schep heldere verwachtingen

Verwachtingsmanagement is essentieel. De tijd waarin je wacht op de reactie van een klantenservice voelt al snel als een eeuwigheid. Maak daarom duidelijk wanneer de klant een reactie kan verwachten.

Je kunt hierbij niet specifiek genoeg zijn. Kijk maar naar deze twee voorbeelden:

“We komen zo snel mogelijk bij je terug.”

“We komen binnen 24 uur bij je terug.”

Het eerste bericht oogt mooi, maar is in werkelijkheid een vage belofte zonder een duidelijke verwachting. ‘Zo snel mogelijk’ kan alles betekenen, van 10 minuten tot 10 uur.

Het tweede voorbeeld laat aan duidelijkheid niets te wensen over en geeft je collega’s de kans om de verwachtingen te overtreffen.

2. Wees zo transparant mogelijk

De tweede beste practice is om simpelweg zo eerlijk en transparant mogelijk te zijn.

Je klanten zijn slim en prikken gemakkelijk door slappe excuusjes heen. Als je team druk is en absoluut geen tijdig antwoord kan beloven, zeg dat dan eerlijk. Het loont altijd.

3. Wees geen robot

Veel automatische welkomstberichten van bedrijven zijn vaak wat formeel.

Maar dat een bericht is geautomatiseerd, betekent natuurlijk niet dat je als een robot hoeft te klinken. Daarom raad ik je aan om zo menselijk mogelijk over te komen. Zeker op WhatsApp.

Top 10 WhatsApp Business welkomstberichten

Een ‘perfect’ welkomstbericht voor WhatsApp Business bestaat eigenlijk niet. Het hangt allemaal af van de aard jouw bedrijf, de tone of voice, je situatie en nog vele andere aspecten. Daarom heb ik een lijst samengesteld met mogelijk begroetingen voor uiteenlopende situaties.

Algemene WhatsApp Business welkomstbericht voorbeelden

  1. “Bedankt voor je bericht! We komen binnen 24 uur bij je terug. Groetjes, het [jouw bedrijf] Team.”
  2. “Hi! Welkom bij [jouw bedrijf]. We komen binnen 3 uur bij je terug. In de tussentijd kun je een kijkje nemen in ons Help Center [link]. Hier kun je wellicht het antwoord op je vraag al vinden!”
  3. Hallo! Leuk dat je er bent. Wist je dat we momenteel 50% korting geven op al onze producten? De code is XXXX. Niet doorvertellen. 😉 Laat het vooral even weten als je nog meer vragen hebt, en dan kom ik er snel bij je op terug!

Houd het bij het schrijven van een welkomstboodschap voor een messaging app vooral eenvoudig. Klanten benaderen je via WhatsApp waarschijnlijk omdat ze de gangbare informele toon waarderen. En die is vaak straight to the point.

Customer support welkomstboodschap voorbeelden

  1. “Hi, bedankt voor je bericht! Onze support medewerkers zullen je bericht bekijken en zorgen dat deze door de juiste persoon wordt opgepakt. Je kunt binnen 24 uur een reactie van ons verwachten.”
  2. “In de tussentijd kun je ons Help Center [link] bekijken. Hier vind je artikelen met daarin antwoorden op de meest gestelde vragen.”

Steeds meer klanten willen zelf op zoek kunnen naar het antwoord op hun vragen. Met Trengo kun je daarom gemakkelijk je eigen Help Center maken. Zo hebben je klanten altijd toegang tot de juiste informatie, zelfs buiten openingstijd.

Begroetingen voor speciale gelegenheden

Voor speciale gelegenheden kun je kiezen voor een aangepaste welkomstboodschap. Denk bijvoorbeeld aan een bericht over de drukte tijdens de Kerstperiode, of door de Covid-19 uitbraak. Hieronder twee voorbeelden voor beide gevallen.

6. “Ho ho ho! Laat het me vooral weten als je vragen hebt! Onze elfjes zijn druk met het inpakken van alle cadeaus, dus we zijn misschien niet zo snel als je van ons gewend bent.”

  1. “Hi, kan je ergens mee helpen? Houd er rekening mee dat we in deze moeilijke tijd wellicht iets later dan normaal reageren.”

Welkomstboodschappen voor buiten openingstijd

Wanneer de klok vijf uur heeft geslagen en er niemand op kantoor is om berichten te beantwoorden, moeten je klanten soms even wachten op een reactie. Er zijn een aantal manieren om dit te tackelen.

Naar website doorverwijzen

  1. Bedankt voor je bericht! We zijn momenteel niet aanwezig, maar komen morgenochtend zo snel mogelijk bij je terug. Voor meer informatie, ga naar onze website: www.trengo.com.”

Reply with your business hours

9. “Bedankt voor je bericht!

We zouden je graag helpen, maar we zijn momenteel gesloten. Bekijk onze openingstijden op [URL]. We komen bij je terug op de volgende werkdag. ⏰

Cheers,

Team [bedrijfsnaam]

Verzamel een lead

  1. “Hoi! Sorry, we zijn momenteel niet aanwezig. Laat alsjeblieft je naam en e-mailadres achter en we komen binnen 24 uur bij je terug.”

Het gebruiken van WhatsApp is een waardevolle manier om leads te verzamelen, ook buiten openingstijd.

WhatsApp Business message templates

Zoals ik eerder al aangaf zijn WhatsApp Business welkomstberichten de berichten die je automatisch kunt verzenden wanneer iemand contact met je opneemt. Wanneer je echter proactief contact wil opnemen, dien je gebruik te maken van WhatsApp Business message templates.

Mijn collega Luuk schreef een interessante blog met daarin alles wat je moet weten over WhatsApp Business message templates. Je kunt het artikel hier lezen.

Bied de best mogelijke ervaring op WhatsApp Business

Met Trengo, onze next-generation inbox voor klantcommunicatie, kun je de best mogelijke klantervaring bieden via WhatsApp Business. Zo kun je WhatsApp berichten samen met al je andere kanalen (zoals e-mail, live chat en Facebook) beantwoorden, chatbots gebruiken en meer.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

Meer weten over WhatsApp Business? Lees onze ultieme WhatsApp Business gids hier.

   Deel dit artikel van Pim 🚀

Tags

Andere interessante artikelen

Bol.com automatiseren

Bol.com automatiseren: Wat je moet weten

Een zakelijk verkoopaccount op bol.com biedt veel voordelen. Zo heb je toegang tot miljoenen consumenten in…

Lees verder
Zakelijk verkopen op bol.com

Bol.com zakelijk verkopen: de ultieme gids

Wil je starten met zakelijk verkopen op bol.com? Een zakelijk…

Lees verder
WhatsApp meerdere gebruikers

WhatsApp Business met Meerdere Gebruikers: een how-to gids

WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen is de ultieme cheat code. Jij en je team kunnen de werkdruk…

Lees verder

Blijf up to date

Ontvang maandelijks geweldige content in je inbox. Geen spam.
Alleen geweldige content, we delen niet je gegevens met derden.