september 8, 2022 10 min read

WhatsApp klantenservice software: haal alles uit WhatsApp Business

WhatsApp klantenservice software

Sinds de officiële lancering van de app in 2018 is WhatsApp Business een feit.

Elk jaar lanceert WhatsApp nieuwe features. Die het steeds aantrekkelijker voor organisaties maken om het messaging kanaal in te zetten voor klantenservice.

Geautomatiseerde chatbot gesprekken instellen? Of groepsberichten via Broadcasting versturen? Het wordt echt steeds makkelijker om meer klanten te bereiken.

Maar wil je gebruik maken van alle WhatsApp Business features dan heb je niet genoeg aan alleen de WhatsApp Business app.

Want wil je gebruik maken van features zoals de chatbots of broadcasting. Omdat je snel wilt reageren of grote groepen klanten in een keer berichten wilt versturen. Dan heb je toch echt een WhatsApp klantenservice software nodig.

En vooral een samenwerking met een WhatsApp Business solution provider.

Wat is een WhatsApp klantenservice software?

Een WhatsApp klantenservice software is een software van waaruit klantenservice medewerkers met klanten communiceren.

En deze software maakt het mogelijk om verbinding te leggen met de WhatsApp Business API.

WhatsApp Business API?

Door deze API verbinding worden alle WhatsApp Business opties, die jouw klantenservice beter maken, beschikbaar.

Maar first things first: hoe werkt dat dan met de WhatsApp Business API?

Wij schetsen de context:

Veel van jouw klanten zijn actief op WhatsApp. Daarom is WhatsApp vrijwel direct een belangrijk communicatiekanaal om toe te voegen. Want je wilt een omnichannel-ervaring aan klanten bieden.

Maar daar stopt het niet. Want op al de kanalen die je aanbiedt wil je ook dat de klantenservice en klantbeleving uitstekend is. En dit kan met WhatsApp Business.

Maar niet alle features zijn zomaar beschikbaar. Je moet namelijk gebruik maken van de WhatsApp Business API.

WhatsApp Business API

Lees voor meer info onze gids over klantenservice software

Kan dat dan niet gewoon met de WhatsApp Business app?

Kort antwoord: nee. De WhatsApp Business app is prima voor kleine bedrijven. Maar heb je veel medewerkers of krijg je veel klantvragen binnen. Dan heb je de WhatsApp Business API nodig. Want door de API werk je makkelijk met meerdere medewerkers tegelijk aan vragen. Of automatiseer je workflows. Houd je statistieken bij… en nog veel meer.

Je loopt dan niet tegen de limieten van de WhatsApp app aan. Door de verschillen tussen de app en de API.

Maar! Nu komt het. De WhatsApp Business API heeft geen interface en kan alleen worden gebruikt via een klantenservice software zoals Trengo. Want je hebt een WhatsApp Business solution provider nodig om via de klantenservice software een verbinding met de API te maken.

Zodra die verbinding staat ben je er klaar voor om alles wat de WhatsApp Business API biedt te gebruiken!

Lees hier meer details over de WhatsApp Business API.

De voordelen van WhatsApp klantenservice software

Zoals genoemd, een WhatsApp klantenservice software zorgt er voor dat je het meeste haalt uit WhatsApp Business.

Want door de klantenservice software kan iedereen binnen jouw bedrijf:

Efficiënt samenwerken

  • Via 1 inbox

Via een WhatsApp klantenservice software werkt jouw team uit één inbox. Al jouw communicatiekanalen zijn gecombineerd. Dus WhatsApp is gelukkig niet nog een extra kanaal dat je in de gaten moet houden. Alle kanalen zijn zichtbaar in een simpel overview.

Trengo smart inbox

Neem bijvoorbeeld de klantenservice software van Trengo. In deze inbox kun je:

  • Efficient samenwerken door elkaar te taggen in interne notities
  • Taken toewijzen aan verschillende leden van je team
  • Gesprekken automatiseren met chatbots of flowbots
  • Quick-replies gebruiken om vliegensvlug te antwoorden
  • Herhaalde taken automatiseren
  • En nog veel meer!

Door te werken vanuit een slimme inbox presteert jouw team optimaal. Of klanten nou wat sturen via WhatsApp, e-mail of via telefoon er wordt altijd snel gereageerd. Ook ontstaat er geen verwarring over wie wat oppakt. Niks blijft liggen!

Meer over de Trengo inbox.

  • Met meerdere gebruikers

Via de WhatsApp app moeten klantenservicemedewerkers om-en-om vragen behandelen. Omdat het alleen mogelijk is om met maar vier users tegelijk met klanten te communiceren. Dit kost veel tijd.

Te veel tijd. Want het liefst heb je dat zoveel mogelijk van jouw medewerkers tegelijk klanten helpen. Gelukkig is dit mogelijk. Maar wel alleen met de WhatsApp API.

Want met een klantenservice software is het mogelijk om met zoveel mogelijk support medewerkers tegelijk vragen af te handelen. Binnen de inbox worden WhatsApp gesprekken toegewezen aan de juiste medewerker. Of pakken medewerkers snel zelf vragen op. En het maakt niet uit op welk kanaal de vragen gesteld of de gesprekken gestart worden. Want alle kanalen komen immers samen op dezelfde plek.

Met dit overzicht en de mogelijkheid om allemaal wat op te pakken helpt jouw team meer klanten, in minder tijd.

Bekijk hoe je met meerdere gebruikers tegelijk samenwerkt in WhatsApp.

Gestroomlijnd communiceren

  • Veel klanten bereiken in een keer

WhatsApp is het meest populaire communicatiekanaal ter wereld. Het platform host 2 miljard gebruikers wereldwijd. Dus natuurlijk wil je al jouw klanten op dit platform ook bereiken. En zoveel van klanten tegelijk als mogelijk.

Heb je een klantenservice software? Dan maak je makkelijk gebruik van de WhatsApp broadcast feature. Je verstuurt nieuwsbrieven, notificaties of updates naar een grote lijst van klanten.

Start je een seizoenssale? Of is ben je bezig met een website update waardoor deze heel even offline is? Stuur klanten snel een notificatie. Dan zijn al jouw klanten gelijk op de hoogte!

Hoe stuur je een WhatsApp broadcast bericht?

  • Klantcommunicatie automatiseren

Mensen nemen contact met jou op wanneer hen dat uitkomt. Dit is helaas niet altijd wanneer dit jou het beste uitkomt. Gelukkig zijn er via de WhatsApp klantenservice software veel opties tot automatiseren mogelijk.

Komt er een vraag buiten openingstijd? Verstuur dan makkelijk quick replies, zoals korte welkomstgroeten of afwezigheidsberichten, zonder moeite.

Of krijg je vaak dezelfde vragen? Stel dan binnen jouw klantenservice platform een chatbot of flowbot in. Deze zijn perfect om veelvoorkomende vragen te ondervangen. Mensen stellen dan gemakkelijk een vraag aan de bot. En ontvangen vrijwel direct een antwoord.

Beide tools worden steeds slimmer. Gelukkig zijn gesprekken via de chatbot en flowbot tegenwoordig net echt. Wel bieden beide andere opties.

Lees verder over de verschillen tussen chatbots en flowbots.

Of verdiep je nog wat meer in geautomatiseerde communicatie via WhatsApp.

Behulpzame inzichten gebruiken

  • Integreer met e-commerce software

Je combineert niet alleen al je communicatiekanalen in de klantenservice software. Ook integreer je met de e-commerce systemen die je gebruikt.

Door al jouw systemen te combineren. Voeg je ook alle data bij elkaar. Krijg je een klantvraag binnen? Dan zie je naast het gesprek ook welke bestellingen er gedaan zijn. Heen en weer klikken tussen jouw webshop software en de klantenservice software is echt verleden tijd.

Vraag dus vooral naar de mogelijkheid om Shopify of Magento aan jouw inbox toe te voegen. Want zo stroomlijn je klantenservice pas echt.

Dat scheelt natuurlijk veel tijd. Zeker wanneer je werkt op schaal.

Meer over de integraties die jouw klantenservice stroomlijnen.

  • Statistieken

Hoeveel gesprekken voeren jouw medewerkers? Is iedereen tevreden over de antwoorden? Jouw WhatsApp Business solution provider bouwt een dashboard met de data die je verzamelt via WhatsApp. Die jij dan via de WhatsApp klantenservice software bekijkt. Zo blijf je op de hoogte van teamprestaties en klanttevredenheid.

Niet alleen het dashboard is handig. Er zijn nog meer slimme trucs waardoor je het meeste uit de data haalt. Want zijn er vaak dezelfde type vragen die binnenkomen? Label deze dan!

Wanneer je deze inzichten hebt dan weet je ook aan welk team je het beste vragen direct toewijst. Zo groei je snel verder.

Hoe ziet een WhatsApp Business dashboard er uit?

Klantenservice 2.0

WhatsApp is een belangrijk communicatiekanaal om toe te voegen aan jouw bestaande kanalen. Je wilt immers zoveel mogelijk klanten te woord staan. En via het kanaal dat zij het liefst gebruiken.

Maar nog een extra kanaal moet niet aanvoelen als extra moeite. Je wilt slimmer werken met het hele team. Daarom heb je de WhatsApp Business API nodig.

Van automatisatie, handige samenwerk tricks tot integraties met jouw e-commerce software en verder. Een WhatsApp business solution provider speelt voor jou fantastische service & support vrij door de klanten software te verbinden met de API.

Jij hoeft niet meer op honderd dingen tegelijk te focussen. Alles is te zien in één inbox. Zo bouw je aan jouw business en verbeter je klantervaring met de dag.

WhatsApp Business solution provider

Trengo is een WhatsApp Business solution provider en biedt een Whatsapp klantenservice software. Wij maken voor jou verbinding met de WhatsApp API. Zodat jij elke feature kan gebruiken en het kanaal kan toevoegen aan jouw inbox, website en meer.

Kom in contact met jouw klanten, verbeter klantcommunicatie en zie klantervaringen nog beter worden.

Probeer een gratis 14-daags demo.

Written by

More great articles