Deep Work: de ultieme methode voor productiviteit

Nieuws
November 23, 2020

Kijk je rond 17:00 wel eens terug op je werkdag die druk voelde, waarna je je beseft dat je niets hebt gedaan dat écht waardevol was? Je hebt een hele zooi e-mails beantwoord, vaak heen en weer geklikt tussen verschillende team chats, een aantal Zoom meetings bijgewoond en had nog net even tijd voor een lunchpauze. Maar was je echt productief of gewoon… druk?

Misschien ben je ambitieus en probeer je de beste in je vak te zijn. Je huidige levensstijl past misschien ook wel perfect bij dat stereotype: vroeg op, altijd onderweg, altijd aan het werk en altijd maar vast aan een scherm. Je agenda? Bomvol.

Maar als je je laatste werkdag eens goed analyseert, heb je dan geoefend om die nieuwe vaardigheid aan te leren? Heb je nog nieuwe ideëen bedacht voor dat project dat je wilde beginnen? Heb je die blog afgemaakt waar je een week geleden mee was begonnen?

Kortom: ben je ook maar iets dichterbij je lange termijn doelen gekomen? Zo niet, dan is het tijd voor een andere aanpak. Het is tijd om jezelf te ontdoen van alle randzaken.

Het is tijd voor Deep Work.

Wat is Deep Work?

De term Deep Work komt uit het brein van Cal Newport, die de definitie geeft in zijn boek Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World:

“Professionele activiteiten uitgevoerd in een staat van concentratie zonder afleiding die je cognitieve capaciteiten tot het uiterste dwingen. Deze activiteiten creëeren nieuwe waarde, verbeteren je vaardigheden en zijn moeilijk te dupliceren.”

Activiteiten zoals het checken van je WhatsAppjes of het beantwoorden van e-mails worden gezien als ‘oppervlakkig werk’:

“Taken die op cognitief vlak niets van je vragen, vaak uitgevoerd terwijl je afgeleid bent. Deze inspanningen voegen vaak geen waarde toe aan de wereld en zijn gemakkelijk na te doen.”

De wereld draait sneller dan ooit, wat het essentieel maakt voor professionals om sneller dan ooit nieuwe vaardigheden bij te leren. Om het verschil te kunnen maken of zelfs exceptioneel goed te zijn, gaat te veel oppervlakkig werk je in de weg zitten. Zodra je begint met deep work, kun je het beste uit jezelf halen in een wereld waar steeds meer mensen worden opgeslokt door afleidingen.

Deep Work leren

Als je écht goed wil worden in Deep Work, adviseer ik je om het boek te lezen. Je zult er geen spijt van hebben.

In deze blog geef ik je wat praktische tips om Deep Work snel in je dagelijks leven op te nemen.

Kies een strategie en een routine

Zelf vond ik het knap lastig om te beginnen met deep work. Want wanneer moest ik het precies doen? Ik kon moeilijk al m’n meetings annuleren. Het leek me heerlijk nooit meer op e-mails te reageren, maar dat leek me ook geen realistische optie.

Strategie

In zijn boek omschrijft Newport vier verschillende manieren om hiermee om te gaan. Ik zal je de moeilijke termen die bij elke strategie horen besparen, want die ga je toch vergeten. Maar hier komt het op neer:

  1. Je focust vrijwel al je tijd aan het doen van deep work en zegt keihard “nee” tegen al het andere wat op je pad komt. Dit is de meest drastische vorm van deep work, maar waarschijnlijk de meest onrealistische voor de meeste moderne professionals. Zoals ik al zei, sommige e-mails hebben nu eenmaal een antwoord nodig.
  2. Je deelt lange periodes op in deep work en oppervlakkig werk. Deze periodes moeten op zijn minst een week duren, maar het kan ook om maanden gaan. Bijvoorbeeld: je werkt in januari aan deep work en in februari aan oppervlakkig werk.
  3. De derde strategie is mijn manier. Ik verdeel elke dag mijn agenda in deep work en oppervlakkig werk. Dit betekent vaak dat ik ‘s ochtends tijd besteed aan deep work en de laatste twee uur van de dag aan oppervlakkig werk. De exacte indeling verschilt per dag, maar ik maak elke dag tijd voor voldoende deep work.
  4. Je voert deep work uit wanneer je tijd over hebt in je agenda. Dit is voor velen de meest realistische strategie. Het vergt wel een hoog bewustzijn van je tijd en de discipline om je hoofd om te schakelen in deep work modus wanneer je de kans krijgt. Heen en weer gaan tussen oppervlakkig werk en deep work is namelijk niet altijd even makkelijk.

Routine

Bij het samenstellen van een goede deep work routine moet je denken aan de volgende vier dingen:

Locatie

Vind een plek die voor jou goed voelt om deep work sessies uit te voeren. Een plek waarbij je zo min mogelijk wordt gestoord of afgeleid is natuurlijk het beste. Of dat nu aan je keukentafel is of een rustig hoekje in het kantoor is aan jou.

Tijd

Kies een tijdspanne waarin je deep work gaat uitvoeren. Dit kan om te beginnen een periode zijn van tien minuten per keer, met kleine pauzes ertussen. Na een tijdje wordt je er vanzelf beter in en kun je je steeds langer concentreren.

Regels

Geef jezelf een aantal basisregels. Bijvoorbeeld: niet opstaan om snacks te pakken tijdens een sessie, geen telefoon, geen internet, enzovoorts. Daarnaast is het goed om voor elke sessies duidelijk te hebben naar wat voor resultaat je op zoek bent. Wat moet de uitkomst van de sessie zijn?

Benodigdheden

Zorg dat je voor elke sessie goed bent voorbereid. In mijn geval leg ik mijn koptelefoon klaar, vul ik mijn flesje water bij en kies ik een nieuwe Spotify playlist om naar te luisteren.

Neem tijd om te rusten

Er is nog veel meer waar we het over zouden kunnen hebben als het gaat om routine, maar dan wordt dit een boek in plaats van een blog. Waar ik het echter wél over wil hebben is hoe belangrijk het is om genoeg tijd voor rust in te plannen.

Het is eenvoudig: om diep in de zee genaamd je werk te kunnen duiken, is het belangrijk om genoeg tijd te nemen om op adem te komen. Deep work is niet hetzelfde als jezelf over de kop werken zonder pauzes. Er is niets leuk aan nonstop werken en daarnaast is het ook niet eens effectief.

Je kunt deep work nu eenmaal niet te lang doen. Je hebt tijd nodig om nieuwe energie te verzamelen en je onderbewustzijn tijd te geven om problemen op te lossen waar je maar niet uitkomt.

Daarnaast, het leven is toch helemaal niets waard als je alleen maar aan het werk bent?

Voorkom afleidingen

“To master the art of deep work, you must take back control of your time and attention from the many diversions that attempt to steal them,” aldus Cal Newport.

Met andere woorden: het is hoog tijd om je social media verslaving onder controle te krijgen.

Laten we eerlijk zijn. We weten allemaal hoe het is om urenlang op LinkedIn, Facebook of Twitter rond te hangen. Ik ook, en soms heb ik er zelfs een goed excuus voor. “Ik heb het nodig voor mijn werk, ik moet up-to-date zijn en de laatste trends kennen.” En dat is ook zo. Maar het is ook zo dat ik vaak op social media kom met die gedachte, maar blijft voor iets anders. Zoals foto’s van honden of memes.

Het loopt helemaal uit de hand wanneer je de ‘Any-Benefit’ aanpak hanteert. Dit houdt in dat je het gebruik van al je apps en social media kanalen goed praat onder het mom van ‘baat het niet, dan schaadt het niet’. Het schaadt namelijk wel. Je hebt Facebook niet nodig om verjaardagen te onthouden. Je hebt geen Twitter nodig om het laatste nieuws te checken. Je hebt geen Instagram nodig om naar honden te kijken.

De Craftsman aanpak

Met de zogenaanmde Craftman aanpak identificeer je jouw belangrijkste levensdoelen, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Daarna bepaal je welke taken je moet volbrengen om die doelen te bereiken en welke digitale tools daar bij helpen. En belangrijker nog: welke digitale tools je vooral tegen werken.

Een goede manier om erachter te komen welke social media kanalen daadwerkelijk iets toevoegen aan je leven is door ze een maand lang te verwijderen. Na een maand kun je terugkijken en bepalen of je iets heb gemist. Misten mensen jou? Heb je iets van waarde misgelopen?

Als je tijdens deze maand ineens niets te doen hebt is het tijd om te schakelen. Het kan in dat ‘zwarte gat’ namelijk verleidelijk zijn om weer in de social media te duiken. Daarom is het belangrijk om op zoek te gaan naar gezonde alternatieven. Denk bijvoorbeeld aan lezen (ik kan de stemmen van m’n ouders nu horen, “doe die Gameboy weg en ga een boek lezen ofzo”), sporten of het oppakken van een instrument.

Manage je oppervlakkige werk

We weten nu dus hoe je met Deep Work en afleidingen om moet gaan, maar er is nog steeds een middle ground waar we het over moeten hebben: oppervlakkig werk.

Laten we eerst vaststellen wat met oppervlakkig werk wordt bedoeld. Hier zijn een aantal voorbeelden:

  • Reageren op berichten in de team chat
  • Het lezen en ordenen van berichten in je inbox
  • Meetings die beter een e-mail hadden kunnen zijn bijwonen

Zoals eerder gezegd kunnen we helaas niet van al dit werk afkomen. Sommige dingen moeten nu eenmaal gebeuren. Die wekelijkse meetings zijn misschien verplicht. En een beetje socializen in de team chat heeft natuurlijk ook voordelen.

We zijn ten slotte geen robots.

Plannen

Om te zorgen dat oppervlakkig werk ons niet in de weg gaat zitten moeten we er eerst bewust van zijn. Daarna is het belangrijk om elke minuut van je dag te plannen. Klinkt misschien heftig, maar het kost minder tijd dan je denkt.

Door je dag te verdelen in blokken van deep work, oppervlakkig werk en genoeg vrije tijd, creëer je de beste workflow. Dus denk goed na over wat voor oppervlakkig werk je morgen allemaal voor de boeg hebt en plan het in één of twee blokken. Zo hoef je je deep work sessies niet te onderbreken en kun je je focus het langst vasthouden.

Hier is een schema van één van mijn werkdagen:

TimeActivity
07:00 – 07:45Hardlopen
07:45 – 09:00Douchen, ontbijten, klaarmaken voor werk
09:00-09:20Dagelijkse marketing sprint
09:20-10:00E-mail checken en contentfeedback rondje met collega’s
10:00-12:00Deep work sessie: keyword research voor nieuwe content.
12:00-13:00Lunch en een wandeling.
13:00-15:00Deep work sessie: schrijf een blog over Deep Work.
15:00-16:00Brainstorm sessie met het content team.
16:00-17:00Deep work sessie: verder met de blog over Deep Work.
17:00-17:30Plan de volgende werkdag en reageer op e-mails.
17:30-20:00Eten en tijd om te ontspannen.
20:00-20:30Wandeling.
20:30-21:30Aflevering kijken van Peaky Blinders.
21:30-22:30Gitaarspelen.
22:30Naar bed.

Zoals ik al zei, het doel is niet om een robot te worden die elke seconde van de dag productief is. Nee, mijn dag loopt niet altijd als gepland. Ja, ik wordt soms onderbroken, ook tijdens deep work. Ja, ik kijk ook Netflix. Maar toch geeft deze methode mij de structuur om genoeg gedaan te krijgen. Zowel professioneel als op privégebied.

Wat ik erg fijn vind is om mijn oppervlakkige werk er in korte tijdsblokken even snel doorheen te rammen. Dit gaat vooral om het managen van e-mail. Om hier zo efficiënt mogelijk mee om te gaan, gebruikt ons team een team inbox. Hier kunnen teamgenoten gemakkelijk communiceren binnen een e-mail thread, zodat je niet heen en weer hoef te slingeren tussen de team chat en de inbox. CC’s en BCC’s zijn helemaal uit den boze. Daarnaast hebben we de inbox geautomatiseerd zodat veel e-mails direct bij de juiste teamleden terecht komen. Dit scheelt ons veel tijd.

Zoals je kunt zien zorg ik ervoor dat ik mijn werkdag beperkt houd. Ik wil dat al het werk erop zit voor 17:30. Daarna draait alles om mijn privéleven. Ik ben streng voor al het oppervlakkige werk en zeg vaak “nee” om genoeg rust te kunnen pakken. Het draait allemaal om balans, niet om 24/7 aan het werk te zijn.

Om te zorgen dat je je daadwerkelijk aan je routine houdt, kun je gebruik maken van deze tip.

Informeer je baas en directe collega’s

Tenzij je als freelancer actief bent, zul je vaak met een leidinggevende of collega’s moeten samenwerken. Daarom is het belangrijk om te zorgen dat zij op de hoogte zijn van je plannen op het gebied van deep work. In veel bedrijven wordt je als goede werknemer gezien wanneer je snel reageert, altijd beschikbaar bent en lange dagen maakt. Ze kijken niet naar kwaliteit, maar naar tekenen van ‘hard werk’.

Daarom kan het lastig zijn om je team ervan te overtuigen dat deep work the way to go is. Als dat het geval is, kun je het beste klein beginnen. Probeer niet direct hele dagdelen in te plannen, maar begin met een korte periode. En zorg dat je de positieve resultaten deelt met je team.

Vallen en opstaan

Overtuigd? Dat betekent dat het tijd is om zelf aan de slag te gaan met deep work. Onthoud dat het niet gaat om blinde productiviteit, maar de controle terugkrijgen over je eigen tijd. Het is een proces van vallen en opstaan, maar grote veranderingen vergen nu eenmaal tijd. Gelukkig heb je met deze methode tijd zat. Succes!

   Deel dit artikel van Pim 🚀

Tags

Andere interessante artikelen

Instagram Business account met meerdere gebruikers

Hoe gebruik je één Instagram Business account met meerdere gebruikers?

Het is alweer een tijdje mogelijk om een Instagram Business…

Lees verder
WhatsApp meerdere gebruikers

WhatsApp Business met Meerdere Gebruikers: een how-to gids

WhatsApp Business met meerdere gebruikers managen is de ultieme cheat code. Jij en je team…

Lees verder
Je mailbox op werk organiseren

Je mailbox op werk organiseren als een pro: 5 tips

E-mail is een handig communicatiemiddel, maar voor veel professionals ook een blok aan het been.…

Lees verder

Blijf up to date

Ontvang maandelijks geweldige content in je inbox. Geen spam.
Alleen geweldige content, we delen niet je gegevens met derden.