November 24, 2020 10 min read

De 10 beste klantenservice software oplossingen

Written by
Beste klantenservice software tools

Het werk van de klantenservice professional is nog nooit zo uitdagend geweest als nu. Klanten verwachten tegenwoordig een vrijwel perfecte ervaring, maar veel teams komen handen en voeten te kort om die ervaring te creëeren. Het gebruiken van de juiste klantenservice software is daarom essentieel.

Van het verzamelen van feedback tot het automatiseren van workflows en van het plannen van afspraken tot het delen van tutorial filmpjes, klantenservice software helpt bedrijven om de hoge verwachtingen van hun klanten waar te maken.

Hier zijn 10 klantenservice tools die elk klantgerichte team nodig heeft.

10 beste klantenservice software

  1. Trengo
  2. YouTube
  3. Zoom
  4. CloudApp
  5. Calendly
  6. Trello
  7. Nicereply
  8. Hootsuite
  9. Mailchimp
  10. Picqer

1.Trengo

We beginnen dit lijstje met onszelf. Het is onze blog, niet waar? 🙂

Bij Trengo geven we onze klanten toegang tot de tools die ze nodig hebben om de baas te worden over hun zakelijke communicatie. Je kunt in Trengo al je communicatiekanalen koppelen aan één inbox, samenwerken aan gesprekken met collega’s en op die manier een ijzersterke customer experience neerzetten.

Veel van onze klanten gebruiken onze inbox daarom ook als de centrale workplace voor hun klantenservice team. En ons eigen customer team doet dit natuurlijk ook.

This image has an empty alt attribute; its file name is Work-together.gif

Heen en weer klikken van je e-mail naar de team chat, van Facebook naar Twitter, en van live chat naar Instagram kost veel tijd en energie. Door in Trengo alle gesprekken met zowel klanten als collega’s in één overzicht te voeren en handmatige handelingen te automatiseren, kunnen teams gefocust blijven werken.

Ieder bedrijf wil natuurlijk goede service bieden: snel reageren op vragen, aanwezig zijn op alle moderne kanalen en zelfservice bieden met een help center. Met Trengo is dit mogelijk.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

2. YouTube

Laatste vertelde mijn vader trots over een ingewikkelde Italiaanse ovenschotel die hij had gemaakt.

“Klinkt goed, heb je dat recept uit dat kookboek dat ik voor je verjaardag had gegeven?”, vroeg ik.

“Nee, van YouTube,” antwoordde hij.

YouTube is – voor jong en blijkbaar dus ook oud – dé tool om uit te zoeken ‘hoe iets werkt’. Noem een willekeurige activiteit en er is een tutorial over. Van veterstrikken tot ovenschotels bereiden. Ook bedrijven springen hier steeds vaker op in. Met een filmpje kun je bepaalde dingen vaak net even wat makkelijker uitleggen dan met een geschreven help center artikel.

Daarom maken we bij Trengo ook filmpjes over ons product:

Zo kunnen klanten snel en gemakkelijk zien hoe ons product werkt zonder daarvoor de hulp van een medewerker nodig te hebben. Ons klantenservice team kan de filmpjes gemakkelijk opsturen na een gesprek en we plaatsen ze ook in onze help center artikelen. Zo is YouTube dus een ideale klantenservice software tool.

De volgende keer dus maar een YouTube playlist cadeau doen als pa jarig is.

3. Zoom

Zoom calls worden door customer service professionals steeds vaker ingezet. Het zien van elkaars gezichtsuitdrukkingen en gebaren zorgt namelijk voor een persoonlijker gesprek dat je normaal gesproken voert aan de telefoon, laat staan via e-mail.

Een groot probleem ontstaat vaak wanneer je iets wat gebeurt op jouw scherm uit moet leggen aan een klant. Dat gaat dan ongeveer zo: “Klik op de menuknop, dan even naar beneden scrollen en daar klik je op de grote groene knop. Wat zeg je? Nee, naar beneden scrollen, niet naar boven. Nee, ik bedoel… Ik stuur je wel een linkje. Wat is je e-mail adres? Schrijf je dat met dubbel s?”

Ik heb al hoofdpijn na het schrijven van dit voorbeeld, laat staan na een achturige werkdag met dit soort gesprekken.

Wat ik daarom met name prettig vind aan Zoom is hoe gemakkelijk je in één klik op de knop je scherm kunt delen. Zo kun je de klant snel even meenemen langs je product, presentatie of website. Zonder dat je ze er doorheen hoeft te coachen.

4. CloudApp

Als je niet over een tutorial video beschikt en een video call via Zoom iets te gortig is, is CloudApp de ideale middenweg. Met de app maak je schermopnames – inclusief je gezicht en stem – die je kunt delen om iets uit te leggen aan de klant.

Slechts een screenshot sturen is vaak niet genoeg. Je kunt met CloudApp daarom ook afbeeldingen sturen met tekeningen of annotaties. Zo kun je klanten in een afbeelding direct van alle context voorzien die ze nodig hebben.

5. Calendly

Een afspraak maken met een klant kan zonder de juiste tool meer tijd kosten dan je lief is. Voor je van alle partijen weet wie precies wanneer beschikbaar is ben je zomaar een paar e-mails verder.

This image has an empty alt attribute; its file name is Schermafbeelding_2020-11-12_om_17.06.17-700x515.png

Met Calendly kunnen klanten zelf een meeting inplannen met één van je klantenservice medewerkers. Je geeft simpelweg aan op welke tijdstippen je beschikbaar bent voor afspraken en deelt de Calendly link via je website of een mailtje. Dit is veel eenvoudiger voor de klant en bespaart je team veel kostbare tijd.

6. Trello

Trello is een tool waarmee je projecten kunt managen met je team. Met overzichtelijke borden, lijsten en kaarten houd je de voortgang van elk project nauwkeurig in de gaten. Maar je kunt het bijvoorbeeld ook gebruiken om problemen aan te kaarten of ideëen op te slaan.

Klantenservice teams zijn niet alleen zo belangrijk omdat ze vragen van klanten kunnen beantwoorden, maar ook omdat ze de rest van het bedrijf kunnen bijbrengen wat er écht speelt bij de klant.

Bij Trengo krijgen onze customer service medewerkers uit gesprekken met klanten bijvoorbeeld vaak ideeën voor nieuwe features. Wanneer iedereen die continu doorstuurt naar het development team wordt het natuurlijk al snel een chaos.

This image has an empty alt attribute; its file name is Untitled-9-2-700x343.png

Met een Trello bord zoals je hierboven ziet is dit makkelijk te verhelpen. Het hele customer service team kan zien welke ideeën er al aangedragen zijn en welke er op de roadmap staan.

7. Nicereply

Je weet pas of je échte goede klantenservice levert wanneer je dit hoort van je klanten zelf. Meten is weten. Met Nicereply kun je daarom feedback verzamelen van je klanten. De surveys die klanten invullen geven je belangrijke data over de prestaties van je klantenservice team. Denk aan NPS (Net Promoter Score), je CSAT (Customer Satisfaction Score) en je CES (Customer Effect Score).

This image has an empty alt attribute; its file name is Schermafbeelding_2020-11-12_om_15.40.00-700x492.png

Je kunt deze surveys toevoegen aan de handtekening van elke e-mail, zodat je klant altijd terecht kan om haar verhaal te doen. De feedback wordt vervolgens gesorteerd per werknemer, zodat je in de gaten kunt houden wie er goed presteert en waar de verbeterpunten liggen.

8. Hootsuite

Klantenservice teams zijn in deze tijd steeds vaker actief op verschillende kanalen. Met name social media speelt hierin een belangrijke rol. Maar wat als je steeds heen en weer moet klikken tussen Facebook, Twitter, Instagram, TikTok en Snapchat? Juist, dan wordt je én duizelig én verspil je zeeën van tijd.

Met Hootsuite koppel je al je sociale media kanalen aan één tool. Hier kun je nieuwe posts plaatsen en alle communicatie met je volgers nauwkeurig monitoren

9. Mailchimp

“Is Mailchimp niet een marketing tool?” hoor ik je denken. Het antwoord hierop luidt: ja, dat klopt.

Maar ook voor customer service teams is dit tegenwoordig een nuttige tool. Eén van de makkelijkste manieren om je klanten op de hoogte te brengen van nieuwe updates is door webinars te organiseren. En hoe houd je je bestaande klanten op de hoogte van dat soort webinars? Right, via e-mail. Met Mailchimp gaat dit snel en gemakkelijk.

10. Picqer

Eén van de irritantste vragen voor elke klantenservice medewerker in e-commerce: “is product X nog op voorraad?”

This image has an empty alt attribute; its file name is Schermafbeelding_2020-11-24_om_16.36.55-700x318.png

Met Picqer heb je met een druk op de knop inzicht in je magazijn. Je kunt deze tool met een integratie gemakkelijk koppelen aan je inbox. Zo heeft je team veel sneller dan normaal de informatie bij de hand om klanten te kunnen helpen. Het is daarmee een uitstekende klantenservice software tool.

Written by

More great articles

Stay right up to date

Get great content to your inbox monthly. No spam.