De 38 beste productiviteit apps en software tools voor 2021

Written byPim de Vos

Als je op mij lijkt, ben je in november al bezig met hoe je volgend jaar nóg meer uit je jaar kunt halen. Productiviteit staat daarbij hoog op mijn lijstje. Ik houd van een gezonde balans tussen ambitieuze plannen en ontspanning, maar het tweede komt mij makkelijker aanwaaien dan het eerste.

Daarom ben ik een groot fan van productiviteit apps en tools. Onder dit soort tools versta ik alles wat eraan bijdraagt dat ik mijzelf gedurende de dag goed kan concentreren, overzicht heb binnen team projecten of iets anders wat mijn productiviteit verhoogt. Van sport tot project management en van meditatie tot time management.

Wil jij net als ik tot de tanden bewapend het nieuwe jaar in gaan en al je doelen bereiken? Vul je arsenaal dan alvast aan met de onderstaande productiviteit apps en tools.

De 38 beste productiviteit apps en tools

1. Trengo
2. Slack
3. Toggl
4. Hours
5. Forest
6. Loop
7. Writeroom
8. Freedom
9. Mindfullness
10. Calm
11. Donothingfor2minutes
12. De Wim Hof Method App
13. Sworkit
14. Waterlogged
15. Asana
16. Notion
17. Monday
18. Trello
19. Todoist
20. Clear
21. Buffer
22. Hootsuite
23. Storychief
24. Zapier
25. Segment
26. DF Tube
27. LinkedIn feed blocker
28. News feed eradicator for facebook
29. Lastpass
30. Adblock Plus
31. Stay Focused
32. AppBlock
33. Pocket
34. Flipboard
35. Canva
36. Firgma
37. Evernote
38. Google Keep

Categorieën

• Team communicatie apps en software
• Time management apps en tools
• Meditatie apps en tools
• Gezondheid
• Project management
• To-do list Apps en tools
• Social media & content
• Work automation tools
• Chrome extensies voor productiviteit
• App en site blockers voor op je telefoon
• Nieuws
• Design tools
• Note-taking apps

Team communicatie apps en software

1. Trengo

Trengo is een team inbox waarmee je samen met je collega’s klantgesprekken behandelt. Je kunt aan deze inbox niet alleen e-mail koppelen, maar ook al je andere communicatiekanalen. Denk aan telefonie, live chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram en ga zo nog maar even door. Zo bespaar je enorm veel tijd die je normaal gesproken kwijt bent aan het monitoren van al deze kanalen en kun je gefocust werken in één overzicht.

Je kunt samenwerken aan gesprekken door collega’s te taggen in de thread. Zo is het dus niet nodig om heen en weer te schakelen van je team chat applicatie naar Trengo en weer terug. Sterker nog: Trengo heeft ook een team chat functionaliteit. Zo heb je zowel je interne als je externe communicatie in één tool.

2. Slack

Slack is een ideale team chat om te gebruiken binnen je bedrijf. Je bespreekt er gemakkelijk projecten met je team, deelt er bestanden en voert er 1-op-1 gesprekken met collega’s. Oude gesprekken kun je met de ijzersterke zoekfunctie gemakkelijk terugvinden. Zo weet je altijd wat er gebeurt, maar ook wat er zich heeft afgespeeld.

Sinds kort kun je ook een Slack kanaal delen met andere bedrijven, zodat je dus ook extern gemakkelijk contact kunt leggen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je werkt met langdurige partners.

Time management apps en tools

3. Toggl

Met Toggl track houd je gemakkelijk bij hoeveel tijd je kwijt bent aan elke activiteit. Zo leer je welke taken veel tijd kosten en welke taken je sneller voor elkaar krijgt dan je vooraf had gedacht. Met een handige agenda integratie kun je dit bijvoorbeeld ook toepassen op je meetings. Dit maakt het gemakkelijker om je dag in te plannen.

4. Hours

Eén van de moeilijkste aspecten van productief werken is het managen van je tijd. Zelfs wanneer je de hele dag keihard gewerkt hebt, kun je jezelf soms afvragen: ben ik wel productief geweest? Heb ik mijn tijd wel besteed aan de projecten die zorgen voor de meeste impact? Het spreekwoord luidt niet voor niets: hardlopers zijn doodlopers.

Met de productiviteit app Hours wordt je de baas over je tijd. Je houdt hierin gemakkelijk bij hoeveel tijd je besteedt aan welke activiteit. Wellicht kom je erachter dat je te veel tijd verdoet aan social media, of dat een landingspagina schrijven sneller gebeurt dan je vooraf had verwacht. Met deze kennis op zak wordt het makkelijker om je dag in te plannen en prioriteiten te stellen.

5. Forest

Elke maandag krijg ik een melding van mijn schermtijd. Confession: afgelopen week was deze schermtijd gemiddeld 3 uur en 53 minuten per dag. En dat is absoluut geen record.

De smartphone is één van de grootste bedreigingen voor onze productiviteit. Om hier tijdens werk geen last van te hebben, kun je de productiviteit app Forest gebruiken. Op een speelse manier kun je door lang niet op je telefoon te zitten een bos planten.

Je stelt de tijd in waarin je niet gestoord wil worden – laten we zeggen een half uur. Als je binnen dat half uur je scherm aanraakt, sterft de boom die is begonnen te groeien.

Klinkt misschien wat suf, maar het werkt wel en is zelfs een beetje verslavend. Op een goede manier. Juist omdat het zo kinderlijk eenvoudig is, voelt het zo rot wanneer het je niet lukt om een fatsoenlijk bos bij elkaar te werken.

Mooie toevoeging: als je genoeg bomen hebt geplant in de app, wordt er daadwerkelijk een echte boom gepland in de echte wereld. Twee vliegen in één klap dus.

6. Loop

Nog een productiviteit app die je helpt om minder tijd te verspillen: Loop. Deze app doet het echter op een andere manier dan de voorgaande kandidaten. Deze app richt zich namelijk niet op het verminderen van het verspillen van tijd aan afleidingen, maar helpt je om beter te focussen op dingen die je wél waardevol zijn.

In dit filmpje wordt kort uitgelegd hoe de app werkt:

Je kunt gemakkelijk doelen aanmaken, afvinken wanneer het doel is behaald en zelfs statistieken bekijken die je vertellen hoe je het doet.

7. Writeroom

Als copywriter breng ik de grootste gedeeltes van mijn werkende leven typend door. En hoewel bovenstaande apps in combinatie met mijn rotsvaste concentratie (haha) vaak voldoende zijn, is Writeroom mijn redder in bange dagen vol afleiding.

Writeroom is de isolatiecel op mijn laptop: als het aanstaat is er helemaal niets te zien behalve de tekst editor. Alle programma’s, taakbalken en andere vormen van afleiding worden in één klik verwijderd uit het scherm. Je kunt tekstbestanden importeren om aan te werken of from scratch een tekst schrijven. No nonsense dus. En dat werkt.

8. Freedom

Met Freedom kun je het nog een tandje rigoureuzer aanpakken. Als het je niet lukt om te stoppen met browsen naar Facebook, Instagram, LinkedIn of wat voor tijdrovende website dan ook, kan Freedom je bevrijden.

Je kunt in deze tool alle websites invullen die je regelmatig van je werk houden. Als je toch – wellicht zelfs onbewust – weer kattenfoto’s op Instagram wil bekijken, krijg je het volgende scherm te zien.

Free at last.

Meditatie apps en tools

9. Mindfulness

Een goede manier om rustig en geconcentreerd aan je dag te beginnen is door te mediteren. Hiermee leer je om te gaan met drukke gedachtes en afleidingen, en wordt het gemakkelijker om langdurig met één activiteit bezig te zijn.

De Mindfulness app maakt het voor iedereen heel toegankelijk om te beginnen met mediteren. Zelfs als je het nog nooit hebt gedaan. De guided meditations zijn een echte aanrader.

10. Calm

De naam van deze meditatie app verklapt het al, maar van Calm wordt je… * tromgeroffel * kalm. Bij het openen van de app kun je kiezen voor een meditatie die past bij waar je naar zoekt.

Mocht je nog extra overtuiging nodig hebben, Lebron James is fan. Of hij is betaald. Of beiden. Voor mij is het om het even.

11. Donothingfor2minutes

Donothingfor2minutes is een app van het merk Calm, maar de aanpak is iets meer rechtdoorzee. Je krijgt in de app een beeld te zien waarbij een teller van twee minuten naar nul aftelt. De teller begint weer opnieuw zodra je je telefoonscherm, muis of toetsenbord aanraakt.

Op deze manier neem je écht pauze en laad je jezelf weer op om even later weer te kunnen knallen. Je pauze doorbrengen op Facebook heeft het tegenovergestelde effect.

12. De Wim Hof Method App

Mijn favoriete BN’er heet Wim Hof, ook wel bekend als de Iceman. In zijn app kun je eenvoudige ademhalingsoefeningen doen waarvan je een flinke energieboost en een verbeterde concentratie krijgt. Wim begeleidt je in zijn app met zijn stem door het proces, en dat is even vermakelijk als handig. Je dient de ademhalingsoefeningen – als je er echt helemaal voor wil gaan – te combineren met een koude douche als aflsuiter.

Wim doet het even voor:

Gezondheid

13. Sworkit

Om écht productief te kunnen zijn tijdens het werk is het belangrijk om goed voor jezelf te zorgen buiten het werk om. Zo is dus ook voldoende lichaamsbeweging belangrijk. En met de gratis Sworkit app hoef je in ieder geval niet stil te zitten. Je krijgt toegang tot maar liefst 230 oefeningen. Je kunt kiezen voor kracht, cardio, stretchen en yoga.

Je kunt in de app bijhouden hoeveel je die maand gesport hebt en zo dus je eigen voortgang bijhouden. En een leuke extra: je kunt trainingsschema’s gebruiken van andere Sworkit gebruikers, waardoor je steeds nieuwe dingen leert. Dit houdt het sporten leuk.

14. Waterlogged

Een onderschat onderdeel van een gezonde levensstijl is verraderlijk eenvoudig: genoeg water drinken. Juist omdat het zo voor de hand ligt, drinken de meeste mensen lang niet genoeg water per dag.

Met de app Waterlogged kan je je waterinname bijhouden door een foto te maken van je waterflesjes. Zo houd je nauwkeurig bij hoeveel je dagelijks drinkt, zonder al te veel moeite. Als je het goed hebt gedaan, wordt je netjes gefeliciteerd door de app:

Project management

15. Asana

Mocht je in een team werken waarin iedereen om je heen regelmatig verzuipt in de Google sheets, vergeten afspraken, verlopen deadlines en een schrijnend gebrek aan overzicht: probeer Asana eens uit.

In Asana kun je gemakkelijk projecten en to do’s managen van je team. Het is een overzichtelijke tool waarin je alle handvaten krijgt toegereikt om te zorgen dat jij en je team projecten daadwerkelijk afronden in plaats van te druk te zijn met het ‘managen’.

16. Notion

Bij Trengo gebruiken alle teams Notion om hun projecten te managen. Zo houden we duidelijk deadlines bij, is onze roadmap met nieuwe product updates voor iedereen inzichtelijk en is bijvoorbeeld ook deze blog in Notion geschreven. De tool biedt ontzettend veel mogelijkheden en is met eenvoudige templates gemakkelijk in te richten.

In de onderstaande video wordt de tool heel duidelijk uitgelegd:

17. Monday.com

Nog een uitstekende project management tool: monday.com.

Hierin werk je gemakkelijk samen met je team aan projecten. Het grote pluspunt aan Monday.com is wat mij betreft hoe visueel alles is. Je ziet in één oogopslag hoe iedereen ervoor staat en wat er nog moet gebeuren.

18. Trello

Trello biedt een rechtdoorzee benadering van het managen van to do’s. In één overzicht kun je kaartjes aanmaken en deze slepen van status naar status. Bijvoorbeeld: van ’to do’ naar ‘working on it’ naar ‘done’. Handig voor ZZP’ers, maar ook prima te gebruiken in teamverband. Erg gebruikersvriendelijk en snel.

Tot voor kort gebruikten we Trello bij Trengo ook tijdens onze wekelijkse meetings. Elk lijstje stond voor een week, en elke ticket was voorzien van een agendapunt. We konden zo gemakkelijk zien wat er in de vorige meeting afgesproken was, en wat de status van die specifieke punten was. Als er een bepaald project vertraagd was, sleepten we een agendapunt gemakkelijk naar de volgende week.

To-do list apps en tools

19. Todoist

Todoist is een fijne productiviteit app om – je raadt het niet – to do lijstjes bij te houden. Of je nu de was moet doen, je oma niet wil vergeten te bellen, de plantjes water moet geven of een deadline moet halen: je kan het niet allemaal bijhouden zonder geheugensteuntje. Door met Todoist te werken behoud je het overzicht.

Elke keer dat je een checklist afvinkt geeft dat een lekker gevoel. Zelfs bij taken die je anders ook gewoon zou doen. Je gaat bewuster om met je tijd en daarvoor wordt je beloond.

20. Clear

De to do list app Clear doet haar naam eer aan. Zoals ze zelf zeggen: remarkably simple lists. In de app kun je eenvoudig lijstjes maken en dagelijks je reminders checken. En… that’s it.

En dat is er juist zo fijn aan. Veel productiviteit apps die je leven makkelijk moeten maken zijn voorzien van zoveel features dat je er uit juist van gaat duizelen. Precies het effect waar je dus niet naar op zoek was. Easy does it.

Social media & content

21. Buffer

Er is vrijwel geen organisatie meer te vinden waarbij sociale media geen enkele rol speelt. Veel bedrijven zijn actief op verschillende social media kanalen: Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn en zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar om al deze kanalen regelmatig te voorzien van nieuwe posts en comments te beantwoorden ben je al snel veel tijd kwijt.

Met Buffer ga je efficiënt om met het posten van social media berichten. In één overzicht kun je berichten ver vooruit plannen en tegelijkertijd posten op verschillende kanalen. Zo bespaar je jezelf dubbel werk.

22. Hootsuite

Hootsuite is een andere tool waarin je je social media activiteiten kunt managen. Je kunt het hele proces in de tool uitvoeren: van creatie tot planning en publicatie.

Het creatieproces wordt gemakkelijk gemaakt doordat je samen met je team een content library kunt bouwen. Hierin kun je al je belangrijke brand assets plaatsen. Zo heb je bij het maken van elke social post snel toegang tot passende afbeeldingen en video’s van jouw bedrijf.

23. Storychief

Storychief is de ideale tool voor elke content marketeer. Je kunt namelijk het gehele proces – van creatie tot distributie – in één overzichtelijke tool uitvoeren. Wanneer je bijvoorbeeld een blog schrijft, kun je deze via een WordPress integratie direct publiceren. Daarna plan je met één druk op de knop voor dezelfde blog een social post op al je kanalen.

Doordat je dus niet steeds van tool naar tool naar tool hoeft te klikken, bespaar je enorm veel tijd en wordt je minder afgeleid. Je hoeft minder tools te leren kennen en je kunt werken zonder een zee van tabbladen open te hebben staan.

Work automation tools

24. Zapier

Er zijn tegenwoordig zoveel verschillende apps en tools die je gebruikt voor je werk. Wat zou het fijn zijn als je deze makkelijk met elkaar kan verbinden, zonder dat er een developer bij komt kijken. Dankzij Zapier kun je alle apps koppelen die je gebruikt. Zo maak je makkelijk workflows die handmatige taken automatiseren. Dit allemaal zonder te hoeven programmeren.

25. Segment

Klantdata beheren is nogal een rompslomp. Dit kost extreem veel tijd voor marketeers, developers en engineers om te bewaren, regelmatig schoon te maken en te beheren. Dankzij segment kun je makkelijk apps koppelen die de klant data opslaat en deelt tussen verschillende apps. Zo stuur je makkelijk data van de ene app naar de ander en kun je workflows creëren die taken automatiseren. Dit bespaart je bedrijf extreem veel tijd en kosten.

Chrome extensies voor productiviteit

26. DF Tube

YouTube filmpjes kijken is iets wat iedereen doet. Is het je al eens opgevallen wanneer je een aantal specifieke video’s kijkt dat er nieuwe vergelijkbare video’s in je feed terecht komen? Voordat je het weet blijf je maar doorklikken en doorkijken. Herkenbaar? Installeer de DF chrome extensie dan nu in je Google Chrome browser.

Deze extensie zorgt er namelijk voor dat er geen nieuwe video’s als suggestie voorbij komen. Ook kun je comments, playlists, de sidebar en de feed volledig verbergen.

27. LinkedIn feed blocker

Als professional zit je natuurlijk op LinkedIn. Ondanks dat LinkedIn vooral zakelijk bedoelt is triggert het dezelfde verslaving als bij social media kanalen zoals Facebook en Twitter. Dankzij de LinkedIn feed blocker kun je alle updates van je netwerk, bedrijfs updates, aanbevolen content en gesponsorde content onzichtbaar maken.

28. Newsfeed eradicator for Facebook, Twitter, and Reddit

Social media is een fenomeen wat veel dat veel mensen snel afleidt. Bedenk maar eens hoe vaak je naar Facebook gaat en op refresh klikt om iets nieuws te zien. Ik in ieder geval veel te vaak. En het levert eigenlijk helemaal niets op. De news feed eradicator vervangt de feed van Facebook, Twitter & Reddit door een mooie diepe quote. En als je zoals ik een hekel hebt aan diepe quotes stop je direct met het navigeren naar je social media accounts. Lekker rustig.

30. AdBlock Plus

Allereerst: als je je productiviteit wil verbeteren is het verstandig om zo min mogelijk te browsen. Maar als het dan toch moet, wil je dat het liefst zonder al die schreeuwerige reclames te moeten doorstaan. Met AdBlock Plus worden alle reclame-uitingen in je browser vakkundig gedwarsboomd. Zo heb je geen last meer van vervelende pop-ups, pre-rolls op YouTube of display advertising.

31. Lastpass

Bij Trengo werken we naast onze eigen software met veel uiteenlopende tools, met daarbij ook nog eens vaak gedeelde accounts. Ik kan in mijn privéleven al in de knoop raken met mijn e-mail en Facebook wachtwoorden, laat staan als ik al deze wachtwoorden ook nog eens veilig op zou moeten slaan. Laat staan onthouden.

Lastpass is daarom een must-have. Alle gebruikersnamen en bijbehorende wachtwoorden worden opgeslagen in de Chrome extensie. Zodra ik op een bekende website moet inloggen herkent de password manager van Lastpass dit meteen en ben ik binnen een mum van tijd ingelogd. Wat een lifehack.

App en sites blockers voor je telefoon

31. Stay Focused

Je telefoon is waarschijnlijk afleidingsfactor nummer 1. Ben je net weer gefocust op je werk, of eindelijk tot rust gekomen van je dag, krijg je weer 100 notificaties binnen. Stay Focused maakt hier een eind aan. Je kunt per app kiezen of je notificaties krijgt en wanneer je de app of website kan openen of niet. Zo kun je bijvoorbeeld al je apps blokkeren van 10 uur ’s avonds tot 7 uur in de ochtend. Op deze manier krijg je de nachtrust die je verdient.

32. AppBlock

Appblock doet in principe hetzelfde als Stay Focused. De App blokkeert sites en apps gebaseerd op de instellingen die jij aanzet. Echt een aanrader, zeker wanneer je jezelf regelmatig terugvindt op Twitter, Facebook of YouTube zonder dat je precies weet hoe je er ook alweer terecht bent gekomen.

Nieuws

33. Pocket

Wanneer je productief wil zijn, helpt het niet dat je de hele dag door allerlei interessante artikelen voorbij ziet komen. Of het nu gebeurt in je LinkedIn feed of in de groepsapp van je schoonfamilie, je hebt er gewoonweg de tijd niet voor. Herkenbaar? Dan zou je Pocket eens moeten proberen.

In Pocket sla je alle interessante content op vanuit elke denkbare digitale bron. Van YouTube filmpjes tot krantenartikelen en alles er tussenin.

34. Flipboard

Als je niet te veel tijd kwijt wil zijn om helemaal up-to-date te zijn, is Flipboard een goede oplossing. Flipboard is namelijk een digital magazine tool waarin je verhalen en artikelen krijgt voorgeschoteld op basis van jouw interesses.

Kies de media outlets die je interessant vindt, geef aan welke onderwerpen je het meest boeien en de tool doet de rest van het dagelijkse werk.

Design tools

35. Canva

Snel een post nodig voor social media? Of een whitepaper om naar je klanten te sturen? Wanneer je hiervoor een designer moet inschakelen vergt dit vaak veel extra tijd en werk. Gelukkig hebben we Canva. Canva is een design tool waarmee iedereen makkelijk visuele producten kan maken zoals whitepapers, social media books, posters en flyers.

Canva heeft veel kant en klare templates beschikbaar, maar biedt ook de optie om zelf makkelijk afbeeldingen te designen. Onze tip: maak een aantal templates die je continu kunt hergebruiken door alleen de afbeeldingen en tekst aan te passen.

36. Figma

Samenwerken aan grafische designs kan lastig zijn. Op kantoor is dat al het geval, maar zeker wanneer je op afstand werkt. Figma is een overzichtelijke en intuïtieve design tool die dit probleem oplost. Bij Trengo werken hele teams bestaande uit CX designers, copywriters en developers samen in Figma aan het design van nieuwe features, whitepapers, webelementen, you name it.

Note taking tools

37. Evernote

Als je veel ideeën hebt, wil je ze graag zo snel en overzichtelijk mogelijk vastleggen. Zonder de juiste tool heb je al snel een tas vol kladblaadjes of notities in willekeurige apps. Maar het is 2020, en we hebben geen bierviltjes of servetjes meer nodig.

In Evernote kun je alle belangrijke notities opslaan in verschillende vormen. Van tekst tot audio en van afbeeldingen tot PDF’s. Met een handige zoekfunctie heb je binnen no-time die notitie van vorige week gevonden, zonder eindeloos te hoeven scrollen door een zee van hersenspinsels.

38. Google Keep

Een andere tool om snel je gedachten mee vast te leggen is Google Keep. Wat ik persoonlijk erg goed vind aan Google Keep is dat je een memo kunt inspreken en deze automatisch kunt laten omzetten in tekst.

Als je samen met je team wil samenwerken aan deze ideeën kan dit ook. Als je bijvoorbeeld een brainstorm sessie hebt gepland kun je van tevoren een Google Keep bord maken om alle ideeën alvast te verzamelen.

Written by Pim de Vos