Hoe werk je als bedrijf effectief vanuit huis?

Steeds meer bedrijven werken met zogenaamde “remote teams”. In remote teams werken collega’s van een afdeling allemaal volledig op afstand. Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat dit soort teams béter presteren dan teams die gezamenlijk op kantoor werken. Mensen die thuiswerken, of het nu een dagje in de week is of bijna altijd, ervaren veel voordelen.

De voordelen van thuiswerken

Werken in je pyjama, languit op de bank met je laptop op schoot. Hartstikke leuk natuurlijk, maar los van het comfort zijn er nog een aantal belangrijke voordelen.

  • Kortere reistijd

Werknemers wonen gemiddeld tussen 15 en 35 kilometer van hun werk vandaan. De reistijd kan daarbij oplopen tot wel 90 minuten. Tijd die nuttig besteed zou kunnen worden op een andere, productievere manier. 

Wanneer werknemers vanuit huis werken, elimineer je reistijd. Hierdoor houdt je team meer vrije tijd over. Daar worden ze allereerst gelukkiger van, maar daarnaast besteden ze óók meer tijd aan hun werk. 

  • Hogere productiviteit

Werknemers die thuiswerken zijn productiever. Ondanks dat werkgevers vaak denken dat er thuis te veel afleiding is, hebben werknemers juist meer focus en minder afleiding van de collega’s waar zij normaal bij op de afdeling werken. Denk aan alle kantoortuinen waar mensen met een koptelefoon op werken om zich te kunnen concentreren. Hier hebben ze thuis geen last van.

  • Lagere kosten

Wanneer werknemers thuiswerken heeft de werknemer minder kosten, zoals reiskosten. Zo hoeven er door de baas minder onkostenvergoedingen betaald te worden. Ook komt het kantoor waar iedereen normaal gesproken aanwezig is te vervallen, of kan het in ieder geval een stuk inkrimpen.

  • Lager personeelsverloop

Thuiswerken zorgt voor een betere balans tussen werk en privé, waardoor mensen gelukkiger zijn met hun werk. Dit vergroot de kans dat zij langer in dienst blijven bij een bedrijf. Nieuwe werknemers aantrekken is een stuk duurder dan de huidige behouden, wat dus enorm scheelt in de kosten.

Hoe laat je werknemers effectief thuiswerken?

Wanneer iedereen vanaf een andere locatie werkt is het belangrijk om efficiënt met elkaar samen te werken en te communiceren. Dit is alleen mogelijk met de juiste software. Hieronder leg ik uit hoe wij bij Trengo ons team op afstand goed laten presteren. 

effectief thuis werken

Creëer een goede bedrijfscultuur 

Eén van de grootste uitdagingen van werken op afstand is alle neuzen dezelfde kant op krijgen. Als je niet goed bent voorbereid, kan het zijn dat je teamleden, vrijwel letterlijk, op een eilandje komen te werken.

Een goede bedrijfscultuur is dan ook onmisbaar voor remote teams. Deze cultuur zorgt ervoor dat iedereen werkt vanuit dezelfde basis, met dezelfde normen, waarden en doelen. Zo kun je er van op aan dat, ook als het even niet lukt om (remote) meetings te plannen, je teamleden weten wat ze moeten doen.

Wanneer iedereen altijd op afstand werkt zullen er minder snel vriendschappen en relaties opgebouwd worden. Veel mensen vinden het sociale aspect van hun werk juist belangrijk, wat betekent dat je hier iets op moet verzinnen. Een fijne bedrijfscultuur waar regelmatig meetups georganiseerd worden zodat iedereen elkaar weer even ziet, kan er daarom voor zorgen dat mensen beter samenwerken en gelukkiger zijn.

Manage je team efficiënt

Project management hoeft tegenwoordig niet meer plaats te vinden op locatie. Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk vooruit hebt gepland en dat dit voor het gehele team online inzichtelijk is. Zorg ervoor dat je beschikbaar bent om te chatten, zodat mensen altijd terecht kunnen voor vragen.

Durf verder vooral ook uit de buurt te blijven, in dit geval natuurlijk letterlijk, maar óók figuurlijk. Afstand nemen is allereerst voor jezelf gezond, maar zorgt er ook voor dat je teamleden zich meer betrokken voelen en verantwoordelijkheid nemen. Zie thuiswerken daarom vooral als een kans om ownership te stimuleren. 

op afstand managen

Bij Trengo maken we project management op afstand makkelijk door al onze klantcommunicatie via één gedeelde inbox binnen te laten komen. Dit zorgt ervoor dat we altijd van elkaar weten wat we doen, wie met welke klant in gesprek is, en welke klanten nog wachten op een antwoord. Als we vragen hebben, doen we dit ook in diezelfde inbox, aangezien het mogelijk is om intern te chatten.

Gebruik de juiste klantcontact software

Communiceren met klanten en andere bedrijven klinkt waarschijnlijk als de grootste drempel voor je bedrijf wanneer iedereen op afstand werkt. Bij het gebruik van de juiste klantenservice software kun je echter productief samenwerken en komen alle contactkanalen binnen in één gedeelde inbox. 

Samenwerken via email

Veel teams werken nog steeds vanuit Gmail of Outlook. Bijna onmogelijk om daarin goed samen te werken toch? Laat staan op afstand. Gelukkig bestaat er software waar je als team goed kan samenwerken.

In deze team inbox kun je gemakkelijk e-mails toewijzen aan de juiste collega of de juiste afdeling. Wanneer je collega een vraag heeft over die e-mail, hoeft hij je niet te bellen of, erger nog, terug te mailen. Hij of zij stuurt je gewoon een intern chatberichtje in diezelfde inbox, onder het desbetreffende mailtje. Zo los je op afstand samen problemen op van de klant.

samenwerken via e-mail

Alle kanalen in één inbox

E-mail is niet het enige kanaal waar deze functionaliteit mogelijk is. De juiste team inbox zorgt er namelijk voor dat alle contactkanalen samenkomen in één inbox. Zo communiceren wij in onze inbox via WhatsApp, Facebook messenger, telefoon, live chat en nog veel meer.

Een team inbox is natuurlijk niet alleen bedoeld voor klantenservice teams. Daarom maken ook andere afdelingen zoals sales, marketing, HR en operations gebruik van deze inbox.

Houd het overzicht met teams & labels

Krijg je dagelijks veel berichten binnen? Zorg er dan voor dat de inbox goed is ingedeeld. Dit kun je doen door teams te maken en berichten te voorzien van labels.

De team inbox is makkelijk in te delen in verschillende teams. Zorg ervoor dat iedere afdeling aan de juiste inbox is toegevoegd is en de berichten via de daarvoor bedoelde kanalen binnenkrijgt.

Door vervolgens labels toe te voegen aan gesprekken kun je makkelijk het overzicht in de inbox behouden. Wanneer de labels zijn toegevoegd kun je de gesprekken snel terugvinden met bijvoorbeeld ‘klachten’ of ‘sollicitaties’. 

Zorg voor effectieve interne communicatie

Een mail sturen naar een collega met een vraag is totaal niet efficiënt, zeker niet als er veel antwoorden volgen. Interne communicatie zorgt vaak voor enorm veel kostbare tijdsverspilling binnen teams.

hoe kan je effectief intern communiceren?

Bij Trengo gaan we dit tegen door gebruik te maken van handige team chats. Hiermee kun je met één collega, een afdeling, of het gehele bedrijf gemakkelijk met elkaar chatten. 

Zorg ervoor dat de team chat is ingedeeld in de juiste categorieën om nooit het overzicht te verliezen. Een teamchat waarin alle onderwerpen door elkaar worden besproken kan namelijk een flink averechts effect hebben, waardoor er alleen maar chaos ontstaat.

Al onze geheimen, rechtstreeks in je inbox

We mailen je alleen waardevolle tips, trends en strategieën rondom customer service, productiviteit en teamwork.

Digitale 1-op-1 meetings 

Veel bedrijven die zich nog vasthouden aan standaard kantoortijden, zouden daar eigenlijk al lang vanaf kunnen stappen. Je hebt het zelf misschien ook wel eens gemerkt. Je collega’s communiceren voornamelijk online, zelfs wanneer ze pal naast je zitten. Negen van de tien meetings waar je in zit hadden eigenlijk best via een e-mail gekund, en in steeds meer meetings belt er iemand op afstand in. En dat werkt eigenlijk net zo goed.

digitale 1 op 1 meetings

Digitale 1-op-1 meetings zijn een super effectieve oplossing wanneer je tóch even de behoefte hebt om één van je collega’s te spreken. Veel zakelijk leiders geloven dan ook heilig in 1-op-1 meetings. Sterker nog, maar liefst 94% houden ze regelmatig en geeft aan dat het de meest waardevolle vergaderingen zijn die ze voeren. Het zorgt ervoor dat je een persoonlijke band opbouwt en dat er meer betrokkenheid ontstaat. Daarnaast is er veel meer ruimte voor diepgang.

Is dat ook zo als de vergadering digitaal plaatsvindt? Natuurlijk. Zeker met moderne mogelijkheden als Facetime is dit helemaal geen  probleem meer. Uiteindelijk draait het om de aandacht die je steekt in het gesprek, en dat kan op afstand natuurlijk net zo goed.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

Over Trengo

Trengo bied bedrijven een innovatieve team-inbox waarmee klanten via communicatie(kanalen) kunnen communiceren met hun klanten via één overzichtelijke inbox.

Innovatie voor bedrijven in communicatie


Laat ons je bedrijf innoveren