Werken op afstand
April 3, 2020

10 handige tools om werken op afstand makkelijk te maken

Pim de Vos
Pim de Vos

Tijdens de corona crisis werken veel mensen thuis. Bij Trengo is ook iedereen al een aantal weken thuis aan het werk. En hoewel wij software maken die ideaal is voor werken op afstand, is het ook voor ons aanpassen. Los van het feit dat we elkaar natuurlijk ontzettend missen, zijn er ook praktische zaken die lastiger zijn geworden.

Er komt natuurlijk ook nogal wat bij kijken. Iedereen binnen het bedrijf krijgt te maken met een nieuw ritme, een nieuwe werkomgeving en andere processen.

We zouden geen startup zijn als we niet direct op zoek waren gegaan naar de beste lifehacks en tools. We vroegen ons af: “Welke tools kunnen we iedereen die thuiswerkt aanraden om het leven makkelijker te maken?” De lijst die daaruit is voortgekomen kun je hieronder terugvinden:

Hours

Op afstand werken heeft zijn voordelen. Lekker in je pyjama werken en geen seconde reistijd per dag. Heerlijk. Er is echter een groot voordeel van op kantoor werken wat mensen vergeten: het managen van tijd.

Screenshot van de Hours app

Wanneer je vanuit een kantoor werkt is er namelijk een heel duidelijk onderscheid tussen werk en privé. Tijdens het thuiswerken kan je snel worden afgeleid. Het huishouden is altijd om je heen, je hond wilt uitgelaten worden en die Nintendo trekt ook steeds de aandacht.

Dit kan een flink risico vormen voor je productiviteit. Als je je productiviteit wil bewaken, moet je dus zorgen dat je genoeg uren op een dag maakt. Dit kun je eenvoudiger maken met de handige iOS app Hours. Met deze app kun je eenvoudig in- en uitklokken om zo je gewerkte uren bij te houden.

Sworkit

Ik zal maar gewoon eerlijk zijn: ik ben niet zo’n sportfanaat. Zoals zovelen grijp ik elk mogelijke excuusje aan om mezelf niet in het zweet te hoeven werken. Je kent het wel: je sportmaatje zegt af, of het is slecht weer. Allemaal redenen om de handdoek in de ring te gooien. Het moet natuurlijk wel leuk blijven.

Fitness app voor werken op afstand
Screenshot van de Sworkit app

Maar zeker tijdens het werken op afstand merk ik hoe belangrijk beweging voor me is. Ik voel me namelijk frisser, productiever en gemotiveerd na het sporten. Daarnaast val ik ‘s nachts gemakkelijker in slaap, zodat ik er de volgende dag weer voor volgas tegenaan kan.

Om het mezelf wat gemakkelijker te maken, gebruik ik hier een app voor. Met Sworkit kun je krachtoefeningen, yoga oefeningen en cardio oefeningen doen. De app is gratis en bij elke oefening hoort een handig filmpje waarin alles wordt voorgedaan. 

Ik maak zelf gebruik van een fitness schema die samengesteld is door een andere gebruiker, maar je kan dit ook helemaal zelf inrichten. Ook handig: de app houdt precies bij hoeveel tijd ik per maand heb gesport.

Forest

Over productiviteit gesproken. De grootste afleiding van allemaal is in deze tijd natuurlijk de smartphone. Ik krijg elke week een melding van mijn wekelijkse schermtijd, en ook ik schrik elke keer weer van de tijd die ik wekelijks kwijt ben aan mijn telefoon.

Om hier tijdens mijn werk geen last van te hebben, gebruik ik de app Forest. Dit is een speelse app waarmee je, je raadt het niet, op je telefoon een bos kunt planten. 

Screenshot van de Forest app

In de app stel je tijd in, laten we zeggen een uur per keer, waarin je onafgebroken wil werken. Wanneer je op start klikt, begint er gedurende dat uur een boom te groeien. Als je binnen het uur je telefoon aanraakt, sterft de boom. Hoe vaker je het uur dus volmaakt, hoe groter je bos wordt. Klinkt misschien wat kinderachtig, maar het is een fijne en effectieve geheugensteun.

Gyazo

Eén van de lastigste dingen aan op afstand werken is het communiceren met collega’s. Zeker wanneer jij en je collega online werken en elkaar iets uit willen leggen over wat er gebeurt op het scherm. Je kunt je wel voorstellen, dat kost onnodig veel tijd zonder de juiste hulpmiddelen.

Met Gyazo kun je gemakkelijk screenshots maken en delen met je collega’s. In de tool kun je gemakkelijk pijltjes, tekst en andere graphics toevoegen om feedback te geven en dingen helder uit te leggen. Je kunt ook handige gifjes maken ter uitleg.

Als het nodig is, kun je eenvoudig bepaalde elementen uit de afbeelding wazig maken. Erg handig wanneer je dingen omwille van privacy liever wilt verbergen.

Mindfulness

Een voordeel van thuiswerken is dat je meer de kans krijgt om op je (mentale) gezondheid te letten. In veel kantoren is het namelijk niet mogelijk om bijvoorbeeld even te mediteren. Niet dat het niet wordt toegestaan, maar waar vindt je de ruimte?

Door te mediteren verminder je stress en verleng je je aandachtsspanne. Veel mensen doen dit daarom voordat ze aan hun dag beginnen, direct nadat ze wakker worden.

Mindfulness
Screenshot van de Mindfulness app

Met de Mindfulness app kan iedereen gemakkelijk aan de slag met meditatie. Je kunt gebruik maken van de zogenaamde guided meditations, waarbij je wordt begeleid in het proces. Op die manier begin je fris aan een nieuwe werkdag.

Probeer Trengo gratis uit 🚀

Bij Trengo is thuiswerken alleen geen obstakel meer om ons werk goed te kunnen blijven doen. Ben je benieuwd naar onze gedeelde team inbox? Probeer het zelfs dan eens uit, dat kan twee weken helemaal gratis.

Begin je gratis trial

Meer dan 20.000 bedrijven gingen je voor.

monday

Zoals gezegd, één van de lastigste dingen aan op afstand werken is samenwerken met collega’s. Als je op afstand met een team aan projecten werkt, is het vrijwel onmogelijk om dit zonder project management software te doen.

Bij Trengo gebruiken we hiervoor monday. Hier plannen we ook onze marketingactiviteiten in. In de tool wordt op een visuele manier inzichtelijk gemaakt hoe ver we met elk project zijn. Alle openstaande to do’s en de daarbij horende verantwoordelijken zijn in een oogopslag zichtbaar. Zo weet iedereen wat hem te doen staat, zonder dat daar al te veel communicatie voor nodig is.

Als je vragen hebt over bepaalde projecten, kun je collega’s taggen en opmerkingen plaatsen. Zo hoef je niet over te schakelen naar een ander platform, maar vindt de communicatie rondom het project gewoon binnen monday plaats. Superhandig.

WiFi map

Als je op afstand werkt, maar niet vanuit  je eigen huis, kan het wel eens lastig zijn om een plek te vinden met goed werkend internet. Met WiFi map kun je echter altijd zien waar er in je omgeving WiFi is, zodat je altijd snel aan de slag kunt.

Wifi map
Screenshot van de WiFi Map app

Als je een vaste stek hebt, is dit natuurlijk niet nodig. Maar als je voor je werk veel onderweg bent, of simpelweg geen vaste plek hebt vanwaar je werkt, is WiFi map ideaal. In plaats van dat je bij elk café moet vragen of ze WiFi hebben, kun je gericht zoeken.

Zoom

Wanneer teams op afstand werken, is het in 2020 natuurlijk nog steeds prima mogelijk om te vergaderen. Er zijn namelijk voldoende opties om op afstand via video te communiceren, zonder dat het onder hoeft te doen voor een meeting op kantoor.

Bij Trengo gebruiken we Zoom voor het voeren van digitale meetings. Als je in Zoom een meeting aanmaakt, krijg  je een code die je vervolgens aan je collega’s of klanten kunt geven. Met die code kunnen ze deelnemen aan de meeting. Met een gratis account mag de meeting 40 minuten duren.

Wat ik fijn vind aan Zoom meetings is dat alle deelnemers in beeld komen. In onze laatste meeting waren 20 mensen tegelijkertijd aanwezig, en alle 20 waren ze te zien.

Veel bedrijven die door de corona crisis geen afspraken meer kunnen maken met hun klanten, gebruiken Zoom om hun klanten alsnog te kunnen spreken.

Trengo

Ik ben zoals je begrijpt niet helemaal objectief als het gaat om Trengo, maar onze eigen software kan in dit lijstje niet ontbreken. Onze software vormt namelijk ook voor onze eigen dagelijkse gang van zaken de basis.

Trengo team inbox

Wij regelen namelijk al onze inkomende communicatie via één gezamenlijke inbox. Met Trengo is het vervolgens gemakkelijk om inkomende berichten te labelen, toe te wijzen aan collega’s of zelf op te pakken.

Daarnaast is het mogelijk om onder berichten met collega’s te chatten. Als ik dus een vraag heb over een klantvraag, en ik weet zelf het antwoord niet, hoef ik geen collega te bellen. Ik kan direct onder het mailtje met een collega chatten. Zo ziet die collega direct over welk bericht mijn vraag gaat, terwijl de klant niets meekrijgt.

Miro

Meetings doen we zoals gezegd meestal via Zoom. Daardoor verandert er in principe weinig ten opzichte van de meetings op kantoor. Praktische zaken doornemen, actiepunten bespreken of reflecteren op de week; het kan allemaal prima in Zoom. Het enige wat lastiger wordt is het creatieve proces.

Wanneer je met een groep op afstand wil brainstormen, wordt het een stuk lastiger. Op kantoor gebruiken wij zelf graag een whiteboard om ideëen op kwijt te kunnen. En dat gaat helaas niet in Zoom.

Daarom gebruiken we Miro voor brainstormen op afstand. Miro is een digitaal whiteboard, waarop je op afstand kunt werken aan nieuwe concepten. Je kunt gemakkelijk post-it’s en afbeeldingen toevoegen, net als op een echt whiteboard. Superhandig voor het uitwerken van innovaties, mind maps, product development en het uitlijnen van projecten.

Tot zover onze lijst. Als we in de komende periode nieuwe tools tegenkomen die ons leven makkelijker maken tijdens het thuiswerken, zal ik deze blog direct updaten.

Wil je in de tussentijd meer lezen? Mijn collega Luuk schreef een blog over effectief vanuit huis werken als bedrijf. Enjoy!

Deel dit artikel van Pim 🚀

Tags

Andere interessante artikelen

kerstgroeten voor live chat

29 beste kerstgroeten voor live chat

Net wanneer je klaar bent met het schrijven van kerstkaarten naar tante Jo en…

Lees verder
Instagram DM's beantwoorden via API

Coming soon: Instagram DMs beantwoorden via API

Binnenkort kunnen jij en je team in de DM’s van…

Lees verder
live chat begroetingen

15 beste live chat begroetingen voor een hogere conversie

Stel je voor: je loopt een winkel in, kijkt rond en ziet nergens een medewerker…

Lees verder

Blijf up to date

Ontvang maandelijks geweldige content in je inbox. Geen spam.
Alleen geweldige content, we delen niet je gegevens met derden.