Hoe gebruik je WhatsApp Business met meerdere gebruikers? Alle opties op een rij

De WhatsApp Business app is een handige tool voor ondernemers, maar heeft ook zo zijn beperkingen. Zo kun je de app met maximaal vijf gebruikers en op maximaal vijf apparaten gebruiken. Dat is natuurlijk prima voor kleine ondernemers, maar niet voor middelgrote- tot grote bedrijven die werken met grote klantenservice en sales teams.

Om als bedrijf WhatsApp Business met meerdere gebruikers te kunnen inzetten, is de WhatsApp Business API in het leven geroepen. Hiermee kunnen grote teams samen het klantcontact via WhatsApp beheren.

In dit artikel bespreken we alle opties om WhatsApp Business met meerdere gebruikers in te zetten. We bespreken per optie de voordelen, de beperkingen, de kosten en hoe je aan de slag kunt gaan.

https://www.youtube.com/watch?v=-7XoR8Lr6Q0&feature=emb_title

WhatsApp Business met meerdere apparaten en gebruikers: de voordelen

Wanneer je WhatsApp Business met meerdere apparaten en gebruikers kunt managen, heeft je gehele team een duidelijk overzicht van alle inkomende en uitgaande berichten. Dit biedt onder meer de volgende voordelen:

• Je kunt samenwerken aan het beantwoorden van klantvragen (zonder te hoeven communiceren via externe apps)
• Je hoeft apparaten niet te delen (denk aan de werktelefoon die om beurten met een andere medewerker mee naar huis gaat)
• Je kunt berichten gemakkelijk toewijzen aan de juiste collega's
• Doordat er meer mensen toegang hebben en de beschikbaarheid verbetert, krijgen klanten sneller antwoord

WhatsApp Business meerdere gebruikers: via de app

Tot 21 september in 2021 kon je de WhatsApp Business app maar met één persoon tegelijk gebruiken. Inmiddels is het mogelijk om met vijf personen tegelijk actief te zijn. Via de app kun je WhatsApp Business op meerdere apparaten gebruiken, waaronder maximaal één telefoon.

Voordelen

Het voordeel van de WhatsApp Business app is dat je er direct mee aan de slag kunt. Je kunt de app gemakkelijk downloaden in de App Store of de Play Store en daarna ben je binnen tien minuten good to go. De app is helemaal gratis te gebruiken.

Wanneer je een klein bedrijf met relatief weinig klantcontact runt, is de app daarnaast ruim voldoende. Je hoeft niet vaak te schakelen met collega’s om een klantvraag te bespreken, er zijn weinig repetitieve handelingen die je kunt automatiseren en ook het bijhouden van de statistieken is met lage volumes niet interessant. De reguliere app is in dit geval dus voldoende.

Nadelen

Wanneer je een groter bedrijf hebt met een groter klantgericht team en grotere volumes berichten is het niet verstandig om gebruik te maken van de app. Dit zijn de redenen op een rijtje:

• Je kunt de app met maximaal 5 gebruikers tegelijk inzetten.
• Je kunt in de app geen gesprekken toewijzen aan collega’s.
• Wanneer je WhatsApp Business op 2 telefoons wil gebruiken is dit niet mogelijk met de app.
• De app heeft beperkte automatiseringsmogelijkheden.
• Je kunt in de app niet intern communiceren. Het bespreken van een klantgesprek moet dus via een andere tool zoals Slack gebeuren.
• De statistieken in de app zijn beperkt.

Starten met de WhatsApp Business app

Wanneer je de app wil gebruiken om samen met je team berichten van klanten te beantwoorden kun je de app downloaden in de App Store of Play Store.

Als je de WhatsApp Business app met meerdere apparaten of gebruikers wil inzetten, dien je eerst deel te nemen aan het beta programma. Dit proces is eenvoudig en zo gebeurd.

1. Ga allereerst naar je WhatsApp Business app
2. Klik vervolgens op het ‘meer opties’ icoontje
3. Klik op ‘Linked devices’
4. Klik op ‘Multi-device beta’
5. Klik op ‘join beta’

Nu dat je in het beta programma zit, kun je andere apparaten aan het account verbinden.

⚠️ Let op: Je kunt een telefoonnummer niet voor de WhatsApp Business app én de reguliere WhatsApp gebruiken. Wanneer je WhatsApp dus ook privé wil blijven gebruiken, dien je een nieuw telefoonnummer te gebruiken voor de WhatsApp Business app.

WhatsApp Business meerdere gebruikers: via de API

Middelgrote en grote bedrijven hebben simpelweg niet genoeg aan de WhatsApp Business app. De app is nu eenmaal gemaakt voor bedrijven met een klein aantal werknemers, klanten en inkomende berichten. Voor grotere bedrijven is er de WhatsApp Business API.

De WhatsApp Business API heeft geen eigen interface. Je kunt daarom alleen gebruik maken van de API door gebruik te maken van een WhatsApp Business Solution Provider zoals Trengo.

Voordelen

• Via de API kun je WhatsApp zakelijk met meerdere gebruikers inzetten (ongelimiteerd)
• Via de API kun je WhatsApp met meerdere apparaten inzetten (ongelimiteerd)
• Je kunt tijdrovende handelingen automatiseren met chatbots, rules, auto-replies en quick replies
• Je krijgt toegang tot statistieken (resolutietijd, responstijd, klanttevredenheid, enz.)
• Je kunt samenwerken aan het beantwoorden van klantvragen met collega’s door elkaar te @taggen in een gesprek (zie onderstaande afbeelding)

Nadelen

De WhatsApp Business API heeft qua functionaliteiten alleen voordelen ten opzichte van de app. Het enige nadeel is dat de API niet gratis is. De exacte kosten verschillen per WhatsApp Business Solution Provider.

📚 Lees meer: Wat kost WhatsApp Business?

WhatsApp Business voor teams: hoe gebruiken Nederlandse bedrijven de API?

De API wordt al een aantal jaar veel gebruikt door Nederlandse bedrijven die WhatsApp met meerdere gebruikers willen inzetten. Hier een aantal voorbeelden.

Muntstad is een autodealer die de WhatsApp Business API inzet om meerdere teams (sales, customer service, aftersales) met klanten te laten communiceren. Er worden dagelijks ongeveer 900 chats via WhatsApp afgehandeld. Er worden maandelijks meerdere auto’s verkocht na een eerste contactmoment op WhatsApp. Berichten worden automatisch doorverwezen naar het juiste team.

Hubo is een landelijke keten met meer dan 130 doe-het-zelfzaken. Met WhatsApp helpen ze klussers bij het vinden van de juiste producten. Door de API te gebruiken, kunnen alle winkellocaties worden bereikt via hetzelfde telefoonnummer. De location finder functie zorgt dat klanten met de dichtstbijzijnde winkel in contact komen. Zo hoeft Hubo in reclamefolders slechts één nummer te communiceren.

https://www.youtube.com/watch?v=7lUzsHnQu2Q

Starten met de WhatsApp Business API

Je kunt de WhatsApp Business API gebruiken via een WhatsApp Business Solution Provider zoals Trengo.

Start een 14 dagen lange gratis trial en meld je aan voor de API. Je kunt binnen 10 minuten starten met het verzenden van WhatsApp berichten. Kom je er niet helemaal uit? Onze klantenservice staat voor je klaar.

📚 Lees meer: WhatsApp Business API: alles wat je moet weten

Moeite met kiezen tussen de app en de API?

Best practices: zo run je één WhatsApp bedrijfsaccount met meerdere gebruikers

Nu je weet hoe je WhatsApp Business met meerdere apparaten en gebruikers kunt inzetten, is het tijd voor wat handige tips en tricks.

Gesprekken oppakken of toewijzen aan collega’s

Wanneer je een klein team hebt en relatief weinig inkomende WhatsApp berichten, volstaat het om handmatig berichten op te pakken of toe te wijzen aan collega’s.

Wanneer je echter een groot team hebt met een hoog aantal inkomende WhatsApp berichten, kan het handmatig toewijzen van berichten tijdrovend worden. Daarom kun je dit proces automatiseren. Met de ‘round-robin’ regel krijgen alle teamleden een gelijk aantal gesprekken toegewezen per dag.

Werk samen aan WhatsApp Business gesprekken met meerdere gebruikers

Wanneer je samen één WhatsApp Business account beheert, is het ook handig om intern te kunnen communiceren. In een customer engagement platform als Trengo, kun je dit doen door elkaar intern te @taggen.

Zo hoef je dus niet steeds heen en weer te klikken tussen WhatsApp en je team chat app om met collega’s te overleggen.

Automatiseer gesprekken met chatbots

Om efficiënt te werken en klanten snel van antwoorden te voorzien, kun je bepaalde gesprekken automatiseren. Zo kun je in Trengo een chatbot bouwen (geheel zonder code) die eenvoudige vragen beantwoord en klanten naar de juiste medewerkers doorverwijst.

Monitor de klanttevredenheid

Wanneer je de API gebruikt kun je automatisch CSAT surveys (klanttevredenheidsonderzoeken) verzenden wanneer een gesprek is afgesloten. Je kunt daarnaast ook de gemiddelde responstijd, het aantal gevoerde gesprekken en andere interessante statistieken bekijken.

Start een gratis trial bij Trengo

WhatsApp is het populairste messaging kanaal van Nederland. Waar we vroeger alleen appten met vrienden en familie, gebruiken consumenten het nu ook om te communiceren met bedrijven.

Via de officiële WhatsApp Business Solution Provider Trengo kun je gebruik maken van de API. Op deze manier kun je WhatsApp inzetten met meerdere gebruikers en meerdere apparaten. Zo bieden we de tools om de best mogelijke klantervaring neerzetten via WhatsApp.

Probeer Trengo 14 dagen lang gratis uit