Cómo enviar mensajes de WhatsApp Business usando Zapier

Las notificaciones de pedidos, las actualizaciones sobre envíos o las solicitudes de reseñas se suelen enviar por correo electrónico. Pero, en el 2022, las empresas más innovadoras están enviando estos mensajes de marketing automatizados a través de WhatsApp, directamente desde su software de comercio electrónico al canal de comunicación más usado en el mundo.

El problema es que WhatsApp Business no ofrece esta opción. Entonces, ¿cómo lo hacen estas empresas?

Pues con Zapier, claro.

Si todavía no conoces Zapier, no te preocupes, porque voy a empezar explicándote brevemente qué es. Es una herramienta que te ayuda a automatizar tareas repetitivas que implican el uso de dos o más aplicaciones. Por ejemplo, puedes crear automáticamente tarjetas de Trello desde un pedido de Magento, o enviar una invitación de Trustpilot después de recibir un pedido de BigCommerce. Las posibilidades son infinitas; todo depende de tu creatividad.

Pero no existe una integración de Zapier con WhatsApp...

Si ya has estado investigando cómo integrar WhatsApp y Zapier, probablemente esta página te resulte familiar:

Como ves, no existe una integración oficial entre Zapier y WhatsApp. Tampoco se sabe cuándo la habrá, si es que llega a haberla a algún día.

Pero eso no significa que no sea posible integrar Zapier con WhatsApp.

Enviar mensajes de WhatsApp con Zapier a través de Trengo

Puede que Zapier no ofrezca una integración con WhatsApp, pero sí que se puede integrar con Trengo.

Trengo es una plataforma de conversaciones inteligente que permite a los equipos gestionar desde una única vista todos los canales de comunicación, como WhatsApp Business, correo electrónico, mensajes directos de Instagram o Facebook Messenger, entre otros.

Si gestionas los mensajes de WhatsApp Business en Trengo, podrás enviar mensajes de WhatsApp con Zapier.

Cómo enviar mensajes de WhatsApp con Zapier a través de Trengo

Esto es lo que necesitas para empezar:

• Un canal de WhatsApp Business en Trengo
• Una plantilla de WhatsApp Business que esté aprobada por WhatsApp
• Configurar la integración con Zapier

Configurar WhatsApp Business en Trengo

Lo primero que tienes que hacer es empezar una prueba gratuita de Trengo.

Después, podrás solicitar inmediatamente la API de WhatsApp Business. Esta API se creó para empresas medianas y grandes. Permite automatizar flujos de trabajo y acceder a varios usuarios, que pueden colaborar para responder preguntas.

Este proceso de configuración no lleva más de 10 minutos. En este vídeo se explica brevemente cómo hacerlo:

https://www.youtube.com/watch?v=AFWe-xnw8EY&feature=emb_title&ab_channel=Trengo

Conseguir una plantilla de WhatsApp Business

El siguiente paso es conseguir una plantilla de mensaje de WhatsApp Business que esté aprobada.

Estas plantillas son mensajes predefinidos que las empresas usan para enviar notificaciones o comunicaciones de atención al cliente; por ejemplo, mensajes con información sobre un envío, notificaciones de pedidos o actualizaciones sobre el pago.

«Pero, si uso plantillas, ¿qué hay de la personalización?».

Entiendo tu preocupación, pero te confirmo que puedes personalizar ciertas partes de estas plantillas. Aquí tienes un ejemplo:

«Hola, [nombre del cliente]. Te informamos de que [el producto] ya está arreglado y puedes pasarte a recogerlo el [fecha] a las [hora]».

WhatsApp debe aprobar estas plantillas antes de que puedas empezar a utilizarlas. Para que aprueben tu plantilla, debes asegurarte de cumplir con la Política de comercio de WhatsApp.

Configurar la integración con Zapier

Ya casi hemos terminado. Ahora solo queda configurar la integración de Trengo con Zapier.

Para ello, necesitas una cuenta de administrador y, después, tienes que seguir estos pasos:

1. Ve a Settings (Configuración) > Apps & Integrations (Aplicaciones e integraciones).
2. Haz clic en «Zapier» y, después, en «Start building» (Empezar a crear).

3. Se te redirigirá a Zapier. Inicia sesión o crea una cuenta y empieza a crear Zaps haciendo clic en «Make a zap» (Crear un Zap) en la esquina izquierda.
4. Selecciona Trengo como evento que inicia la acción (Trigger) o como la aplicación que ejecutará la tarea (Action app), junto con otras aplicaciones si así lo deseas.

Y listo. Ahora viene lo bueno.

Configurar la automatización

Para enviar automáticamente plantillas de mensaje de WhatsApp a través de Zapier, sigue estos pasos:

1. Ve a Zapier y crea un nuevo Zap.
2. Elige el «Trigger» (por ejemplo, Shopify → con cada nuevo pedido).
3. Elige la «Action» (por ejemplo, Trengo → Enviar plantilla de mensaje de WhatsApp)

Si es tu primera vez usando Zapier, puedes echar un vistazo a los conceptos clave de la herramienta en este artículo.

Ahora que ya hemos abordado todos los puntos, te voy a presentar algunos casos prácticos sobre cómo usar WhatsApp con Zapier.

Casos prácticos sobre cómo usar la integración de WhatsApp y Zapier a través de Trengo

Es cierto que son necesarios algunos pasos para poder configurar WhatsApp y Zapier, pero los siguientes casos prácticos te demostrarán que vale la pena.

Enviar notificaciones de pedidos

A los clientes les gusta poder hacer un seguimiento de sus pedidos. Esperan recibir una notificación de su pedido segundos después de hacer la compra. Si esta notificación se envía a través de WhatsApp, recibirán inmediatamente una notificación push en el teléfono, lo que les ahorrará un par de segundos porque no tendrán que actualizar la bandeja de entrada de su correo electrónico. Puede parecer algo insignificante, pero son esos pequeños detalles los que marcan la diferencia.

A continuación te explico cómo funciona.

1. Cuando un cliente hace un pedido de un producto, el software de tu tienda online (por ejemplo, Shopify, Magento o Lightspeed) creará una notificación del pedido. Esto sería el «Trigger».
2. La «Action» sería enviar una plantilla de mensaje de WhatsApp. Podría ser algo tan simple como: «Hola, [nombre del cliente]. Te confirmamos que hemos recibido tu pedido de [nombre del producto]. Tu número de pedido es [número del pedido]. Vamos a empezar a preparar tu pedido y te lo enviaremos lo antes posible».

Directo al grano, totalmente personalizado y enviado cómodamente a través de WhatsApp. Así es exactamente como debe ser una experiencia de cliente moderna.

Enviar actualizaciones

Si informas a tus clientes sobre el estado de su envío, te percibirán como una empresa fiable y seria. A nadie le gusta tener que quedarse en casa desde las 9:00 hasta las 17:00 esperando por un paquete que finalmente llega a las 17:10. Por lo tanto, no se lo hagas a tus clientes.

Puedes enviarles actualizaciones sobre el envío desde el software de tu tienda online a través de WhatsApp. Solo tienes que seguir estos pasos:

1. Cuando el producto tenga un número de pedido asignado y esté listo para enviarlo, tu software activará un «Trigger» (que sería una actualización).
2. La «Action» será enviar una plantilla de mensaje de WhatsApp. «Hola, [nombre del cliente]. Recibirás tu pedido [número de pedido] hoy entre las [franja horaria].

Si quieres, también puedes enviar más de una actualización de pedido; por ejemplo, también puedes avisarles cuando estés preparando el pedido. Cuanta más información reciban los clientes, mejor.

Pedir reseñas

Las reseñas valen su peso digital en oro. Por un lado, te sirven para saber cómo puedes mejorar tu producto o servicio. Por otro lado, son la mejor prueba social que puedas tener.

Pero solemos olvidarnos de pedir reseñas porque, una vez que atendemos a un cliente, pasamos inmediatamente al siguiente, y después al siguiente, y, antes de que nos demos cuenta, es hora de salir.

A continuación te explico cómo puedes automatizar con Zapier y WhatsApp el proceso de pedir reseñas.

1. Crea una plantilla de mensaje de WhatsApp Business para pedir reseñas. «Hola, [nombre del cliente]. 👋 Esperamos que estés disfrutando de [nombre del producto] tanto como nosotros preparándolo. Si te ha gustado nuestro servicio, nos gustaría pedirte que nos escribieras una reseña. Puedes hacerlo a través de este enlace: [enlace]. Solo te llevará un minuto. Esperamos volver a verte pronto por [nombre de la empresa]».
2. Cuando cierres una conversación en Trengo y la etiquetes como «Happy customer» (Cliente satisfecho), se activará el «Trigger» que envía la plantilla de mensaje anterior al cliente.

La pareja perfecta: Zapier y WhatsApp

Puedes seguir usando el correo electrónico para enviar actualizaciones de marketing, seguir haciendo las cosas igual y esperar a que el mundo deje de cambiar tan rápido.

O

Puedes usar la plataforma de conversaciones inteligente de Trengo para empezar a comunicarte con tus clientes a través de WhatsApp. Tú decides.