6 essentiële e-mail management software functies

Om goede resultaten te bereiken is een solide basis nodig. Een huis kan echt niet voldoen aan de verwachtingen van huiselijkheid en warmte als er geen isolatie is en de ramen enkel glas hebben. Hetzelfde geldt voor uw teams die geweldige klantervaringen creëren. Dit wordt een onmogelijke taak als ze niet beschikken over de hulpmiddelen die ze nodig hebben om te slagen.

Customer engagement omvat alle kanalen en hoewel het 2022 is, is e-mail nog steeds het belangrijkste contactpunt voor veel organisaties. Maar werken uw teams vanuit een e-mail management software die bij uw bedrijf past? Een die de efficiëntie en productiviteit verhoogt?

De juiste software voor e-mailbeheer vinden kan een hele klus zijn. Er is een oneindige lijst om uit te kiezen. Laten we eens kijken naar de waarde, de voordelen en de zes functies die het programma moet hebben. Zo weet u welke inbox u moet kiezen!

Wat is software voor e-mailbeheer?

Software voor e-mailbeheer is een oplossing van waaruit bedrijven e-mails kunnen beheren, sorteren, organiseren en verzenden. Met de juiste beheersoftware en functies die passen bij workflows wordt het beheren van e-mails een fluitje van een cent. Denk aan automatisering, samenwerkingstools en statistieken.

Waarom is e-mailbeheer belangrijk?

Het belang van een e-mail management software zal blijken uit de hieronder opgesomde voordelen. Maar het is ook een geval van wat we al eerder zeiden. Uw klantenservice- en supportteams hebben een solide basis nodig om geweldige klantervaringen op te doen. En niet alleen de CS-teams, iedereen binnen het bedrijf zal profiteren van een e-mailbeheertool die de reactietijden verkort, de samenwerking tussen teams verbetert en repetitieve taken automatiseert. Want een tool voor e-mailbeheer is uiteindelijk de drijvende kracht achter groeiende inkomsten.

Voordelen van het gebruik van software voor e-mailbeheer

Software voor e-mailbeheer kan veel doen, afhankelijk van de oplossing die u kiest. Het kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat teams efficiënt werken. Terwijl het ook inzichtelijke informatie kan bieden over alle betrokkenheid en prestaties. Zo heeft u alle informatie bij de hand om een betere klantervaring te creëren.

Met software voor e-mailbeheer kunt u:

Efficiënter werken

Samenwerking in een team is essentieel voor een goede klantenservice. Efficiënt samenwerken aan e-mails met uw team in één overzicht kan veel miscommunicatie besparen. En wanneer teamleden niet meer hoeven te switchen tussen tools voor klantgegevens en engagement tools kunnen ze veel kostbare tijd besparen!

Geautomatiseerde en geïntegreerde klantervaringen

Van automatische reacties tot inzichtelijke klantprofielen. Wanneer uw software voor e-mailbetrokkenheid al uw kanalen combineert, uw webshop integreert en automatiseringsfuncties bevat, hebben teams alles bij de hand om klanten te binden.

Bied waardevolle inzichten

Wanneer u dagelijks een aantal e-mails behandelt, kunt u veel winnen aan inzichten. Wat zijn de terugkerende vragen of uitdagingen die uw team tegenkomt? Waar moet je op focussen, wat kun je automatiseren? Inzichten helpen je de communicatie en prestaties te stroomlijnen!

6 essentiële e-mail management software functies

1. Klantprofielen

De beste e-mail management software legt uw klant vast in een inzichtelijk klantprofiel. Het profiel toont contactgegevens, bedrijfsinformatie en eerdere contactmomenten. Zo heeft u alle informatie die u nodig heeft om uw klant de beste service te bieden.

Krijgt uw team een vraag over de levering van een artikel? Als ze het profiel direct naast het kanaal hebben en kunnen zien welke artikelen de klant heeft besteld en wat de leveringsstatus is. Een relevant en snel antwoord is zo geregeld!

2. Integraties

Stel je voor: je krijgt een e-mail van een klant die vraagt naar de status van zijn bestelling. U moet uw e-mail tabblad sluiten, een andere app openen, de informatie kopiëren en dan teruggaan naar uw inbox.

Ik werd moe van het schrijven.

Het wordt veel gemakkelijker wanneer je software voor het beheer van bedrijfse-mail kan integreren met de apps die je team gebruikt. Geen heen en weer klikken meer - je kunt alles op één platform doen. En we hebben het niet alleen over verbinding met andere workflow-apps, maar ook over integraties met webshops via Shopify, Lightspeed, enzovoort.

Lees hoe Volero Trengo gebruikt om Lightspeed en Picqer te integreren met hun e-mail.

3. Rapportage

Als u uw e-mailgebruik wilt bijhouden, hebt u e-mail management software nodig die inzichtelijke rapporten laat zien. Denk aan gegevens als responspercentages, sluitingspercentages, aantal e-mails en klanttevredenheid.

Zoals gezegd kunnen deze gegevens de brug vormen tussen efficiënt werken en werken. Daarnaast zorgt het implementeren van verrijkingspraktijken voor contactgegevens in je strategie ervoor dat je nooit een gegevenspunt mist. Als je weet dat 70% van de klanten op een bepaald punt in het klanttraject dezelfde dingen vraagt, kun je daarop inspelen. Denk aan het instellen van auto-replies, quick-replies en andere nuttige automatiseringen (zie volgende functie).

4. Snelle antwoorden en auto-replies

Nog een vraag over uw retourbeleid... en nog een... en... Tijd om hetzelfde antwoord te typen voor de 24e keer vandaag.

Gelukkig is die er wel!

Met snelle antwoorden kunnen teams met één klik op een e-mail reageren. U kunt een lijst maken met antwoorden op veelgestelde vragen, deze opslaan als snelle antwoorden in Trengo, en u kunt aan de slag.

Bent u niet op kantoor? Met auto-replies kunt u klanten altijd snel antwoord geven. Het bericht wordt automatisch verstuurd als antwoord op een e-mail.

5. Geautomatiseerde workflows

Met geautomatiseerde workflows kunt u taken in uw inbox automatiseren. Zo kunt u uw inbox automatisch organiseren en e-mails doorsturen naar collega's of het team waarmee u uw klant in contact wilt brengen. Dat betekent dat e-mails niet langer handmatig getagd, toegewezen of gesleept hoeven te worden.

Geautomatiseerde workflows zorgen voor veel minder verwarring (als die er al is) en niemand zal tijd verliezen en repetitieve taken uitvoeren.

6. Samenwerking

Als u efficiënt wilt samenwerken via e-mail, is een gedeelde team-inbox cruciaal. Met Trengo bijvoorbeeld kunt u samen met uw team één e-mailadres beheren. En als je binnenkomende klantvragen hebt die teamleden intern willen bespreken, kunnen ze collega's @taggen in de e-mail thread. U kunt ook de teamchat gebruiken om een privé- of groepsgesprek te starten.

En dit is nog niet alles met een gedeelde inbox! Alle kanalen en integraties zijn ook binnen de inbox aanwezig. Dit maakt het voor teams gemakkelijker om een heel overzicht van informatie te hebben, en om intern tickets te bespreken, op te lossen en af te sluiten.

Uw volgende software voor e-mailbeheer

Na het doornemen van deze zes functies. Is het duidelijk wat je zoekt in e-mail management software?

Bent u op zoek naar een kleine oplossing? Of wil je de klantcommunicatie stroomlijnen via één customer engagement platform? Eén die een gedeelde inbox biedt, integraties met kanalen als WhatsApp (naast e-mail) en uw webshop, automatiseringsfuncties als auto- en quick replies en meer!

Als je gaat voor geweldige klantervaringen, moet je de productiviteit verhogen en de efficiëntie verhogen door een solide basis te hebben. Probeer Trengo en start een 14-daagse gratis proefperiode hier.