.png)
Un tercio de las organizaciones ya están aplicando la IA en varias unidades de negocio, y no es difícil entender por qué. En esta guía sobre la IA para la automatización empresarial, descubrirá cómo los equipos de todo tipo de departamentos empresariales agilizan las operaciones, ahorran tiempo, reducen el trabajo manual y toman mejores decisiones con herramientas de IA.
Desglosaremos cómo puede ser la automatización de la IA en las empresas, las ventajas que aporta y los tipos de herramientas que puede utilizar para ayudar a sus equipos a pasar de reactivos a proactivos.
¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización empresarial hace referencia al uso de la tecnología para automatizar el trabajo y los procesos rutinarios de forma que los equipos puedan centrarse en tareas más estratégicas.
Desde la gestión de facturas hasta la asignación de tickets de asistencia, la automatización puede ayudarle a reducir el esfuerzo manual, disminuir los errores y mantener la coherencia en todo tipo de tareas. En el mundo real, esto puede significar utilizar software para programar citas, dirigir las preguntas de los clientes al equipo adecuado o elaborar informes sin tener que mover un dedo.
La automatización empresarial llega a todos los departamentos, incluidos los de finanzas y RRHH, marketing y atención al cliente, y es uno de los principales facilitadores de la escalabilidad y la eficiencia. Cuando las empresas crecen, la automatización es necesaria para mantener el equilibrio de las operaciones y evitar cuellos de botella.
Las formas más avanzadas de automatización empresarial utilizan la inteligencia artificial para ir más allá de las tareas básicas basadas en reglas.
¿Qué es la automatización de la IA para las empresas?
La automatización de la IA empresarial consiste en aplicar la inteligencia artificial a los procesos empresariales para reducir la necesidad de intervención humana, al tiempo que suelen realizarse con mayor precisión, velocidad y escala.
A diferencia de la automatización típica, que toma decisiones utilizando reglas preestablecidas y activadores establecidos, la automatización de la IA utiliza el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y el análisis de datos para tomar decisiones, adquirir nuevos conocimientos y mejorar con el tiempo.
Esto significa que las empresas pueden ir más allá de la automatización de tareas repetitivas y ahora automatizar los procesos de toma de decisiones, las interacciones con los clientes e incluso las previsiones predictivas. Algunos ejemplos de IA para la automatización empresarial son el uso de chatbots de IA para la atención al cliente, la automatización de la puntuación de clientes potenciales en marketing o el análisis de miles de tickets de soporte para priorizar los problemas urgentes.
¿Cuál es el efecto? Sus equipos dedican menos tiempo a reaccionar y más a elaborar estrategias. La automatización de la IA para empresas permite a sus equipos tomar decisiones más rápidamente, atender mejor a los clientes y escalar sin añadir complejidad.
Con un 80% de ejecutivos que creen que la automatización puede aplicarse a cualquier decisión empresarial, está claro que las herramientas de IA para la automatización empresarial son cada vez más esenciales y están más integradas en más áreas de negocio.
Componentes clave de la IA para la automatización de procesos empresariales
La IA para la automatización empresarial suele tratar de aunar varias tecnologías avanzadas para que trabajen en armonía. El objetivo general suele ser agilizar las operaciones, adaptarse al cambio y ayudar a las empresas a escalar.
En lugar de depender de una única herramienta, el éxito de la automatización de la IA para las empresas suele implicar todo un ecosistema de herramientas y componentes que complementan las capacidades de los demás. Estos son algunos de los componentes clave que debe buscar en sus herramientas de automatización para obtener los mejores resultados.
Algoritmos de aprendizaje automático
Estos algoritmos aprenden de datos históricos y pueden detectar rápidamente patrones, predecir resultados y utilizar estos datos para mejorar sus propios resultados a lo largo del tiempo. En el servicio de atención al cliente, ayudan a identificar tendencias en las solicitudes de asistencia y a personalizar las interacciones basándose en comportamientos e interacciones anteriores.
Procesamiento del lenguaje natural (PLN)
La PNL ayuda a los sistemas de IA a entender y responder al lenguaje humano de forma natural. Esto es crucial para las herramientas de cara al cliente, ya que los clientes se frustran rápidamente cuando sienten que están hablando con un robot. Herramientas como los chatbots, los Flowbots y las bandejas de entrada potenciadas por IA deben incluir PNL si se quieren obtener los mejores resultados.
Automatización robótica de procesos (RPA)
La RPA se encarga de tareas repetitivas basadas en reglas, como el enrutamiento de conversaciones a la persona adecuada o la actualización de campos de CRM. Cuando interviene la IA, la RPA puede evolucionar para ir más allá de la simple automatización y empezar a tomar decisiones informadas basadas en la intención y el comportamiento del cliente.
Análisis de macrodatos
Las herramientas de automatización de IA para empresas necesitan grandes cantidades de datos para rendir al máximo. El análisis de big data garantiza que la información de la que aprenden sus modelos de IA sea relevante, de alta calidad y de gran valor. Esto es importante para automatizaciones como la atención al cliente proactiva y los informes en tiempo real.
Infraestructura en nube
La nube es ideal para la flexibilidad y la escalabilidad. Las herramientas de automatización de IA basadas en la nube, como Trengo, se implantan rápidamente en su empresa y pueden actualizarse al instante. Y todo ello sin necesidad de una compleja infraestructura interna ni de grandes conocimientos técnicos. La otra gran ventaja de la nube es que es increíblemente segura y ayudará a sus sistemas a mantenerse seguros, conformes y siempre actualizados.
Integración de IoT
Los dispositivos del Internet de las Cosas (IoT) combinados con la IA le ayudan a crear un puente entre los mundos físico y digital. Por ejemplo, si tienes una empresa de logística, puedes utilizar sensores IoT para hacer un seguimiento de los envíos en tiempo real. A continuación, puede incorporar la IA para detectar cualquier anomalía o retraso.
Automatización cognitiva
La automatización cognitiva combina IA, PNL y RPA para asumir tareas más complejas. Por ejemplo, puede escalar problemas de los clientes a los jefes de equipo, detectar fraudes o crear procesos de incorporación personalizados para su producto o servicio.
Ventajas de la IA para la automatización empresarial
La automatización de IA para empresas le ayuda a tomar el control de sus operaciones, reducir la complejidad de sus flujos de trabajo y aumentar la eficiencia general. He aquí cómo.
Aumento de la productividad
Las tareas manuales, como la asignación de conversaciones o la gestión de bandejas de entrada, consumen más tiempo de lo que la mayoría de los equipos creen. Con la automatización mediante IA, esas tareas pueden realizarse automáticamente, sin necesidad de intervención humana ni de sacrificar la calidad o el control. Se acabó cambiar de pestaña o pasar horas haciendo seguimientos repetitivos.
Menos errores
Los errores ocurren. Desde enviar una respuesta errónea hasta etiquetar una conversación de forma incorrecta pueden convertirse en algo habitual en tus equipos. No solo interrumpen los flujos de trabajo, sino que también pueden dañar la confianza con el cliente.
La cuestión es que, cuando se producen picos estacionales o cuando hay mucho movimiento en torno al lanzamiento de productos, estos errores son más frecuentes.
Con Trengo, puede utilizar la automatización de IA para mantener la coherencia y reducir los errores. Todos los mensajes de sus clientes se etiquetan correctamente. Cada cliente recibe la respuesta correcta. Y todas las tareas se hacen siempre de la misma manera. La IA se encarga de los detalles para que su equipo no tenga que volver a comprobar su trabajo o solucionar problemas más adelante.
Este tipo de automatización no consiste en sustituir a las personas, sino en ayudarlas a hacer su mejor trabajo sin riesgo de error humano.
Costes más bajos
Contratar a más personas no siempre es una opción. No sólo necesitan tiempo para formarse, sino que además aumentan los gastos generales del equipo. Pero el agotamiento puede producirse rápidamente cuando los equipos pequeños se ven abrumados con demasiadas tareas. Las herramientas de automatización de IA para empresas te ayudan a escalar sin aumentar tu plantilla.
Los clientes de Trengo utilizan la IA para recoger más del 80% de sus conversaciones repetitivas, lo que libera al personal para realizar otras tareas para las que podría haber pensado en contratar a nuevas personas. Con la IA trabajando entre bastidores, su equipo puede atender a más clientes en menos tiempo, manteniendo la calidad.
Se acabaron las tareas repetitivas
Nadie quiere pasarse el día copiando y pegando respuestas o etiquetando el mismo tipo de ticket por quincuagésima vez. Pero esas tareas hay que hacerlas.
La IA puede automatizar esas interacciones de gran volumen y escaso valor. Los clientes siguen recibiendo respuestas rápidas y útiles, pero nadie de su equipo se aburre y frustra haciendo lo mismo por centésima vez ese día. Su equipo recupera tiempo para resolver problemas reales o centrarse en tareas más estratégicas.
5 estrategias de automatización de procesos empresariales
La IA para la automatización empresarial funciona mejor cuando se implementa para afrontar los retos reales a los que se enfrentan sus empresas, no solo para modernizarse o porque sus competidores lo estén haciendo. Aquí tienes cinco estrategias que puedes poner en práctica y que abordan problemas comunes a los que se enfrentan muchas empresas.
1. Automatizar la atención al cliente a escala
Los equipos de atención al cliente están sometidos a una presión constante para responder más rápido y hacer más con menos. Los chatbots y asistentes virtuales basados en IA ayudan a su equipo a satisfacer las crecientes demandas sin aumentar su plantilla.
Entre las principales ventajas para sus equipos de atención al cliente se incluyen:
- Respuestas instantáneas a consultas de gran volumen y escaso valor
- Disponibilidad de asistencia 24/7 a través de múltiples canales
- Escalada de casos complejos a humanos
2. Racionalizar los flujos de trabajo internos
Cuando las solicitudes de los clientes se quedan atascadas en la bandeja de entrada equivocada o rebotan entre departamentos, todos pierden tiempo y usted pierde la confianza de sus clientes. El enrutamiento del flujo de trabajo basado en IA facilita la gestión de las solicitudes entre equipos.
Puede:
- Dirija los mensajes en función del idioma, la intención o la prioridad
- Autoetiquetado y categorización de tickets para una mejor visibilidad
- Evite los cuellos de botella ajustando continuamente las asignaciones en función de quién esté disponible o tenga las habilidades necesarias.
Esto le ayuda a responder más rápidamente y a evitar los silos internos, lo que es especialmente crítico cuando se trabaja en varios mercados o zonas horarias.
3. Mejor toma de decisiones con información en tiempo real
La IA toma los datos brutos de sus clientes y los convierte en información clara y práctica. Ayuda a sus equipos a tomar decisiones más rápidas sin perder tiempo en interminables hojas de cálculo o informes.
Con el análisis en tiempo real, los equipos saben:
- Si un canal (como WhatsApp o el correo electrónico) va a la zaga de los demás, lo sabrás inmediatamente y podrás tomar medidas
- ¿Cuáles son las tendencias actuales en el sentimiento del cliente o el volumen de entradas?
- Cómo optimizar la programación en función de las horas punta de asistencia
¿Cuál es el resultado? Menos conjeturas. Más planificación proactiva.
4. Reducir la administración en RRHH e incorporación
Los equipos de RRHH se ocupan a menudo de tareas repetitivas y manuales que restan tiempo a otras labores más importantes. La automatización de la IA ofrece una forma mejor de gestionar la contratación, la incorporación y el apoyo a los empleados.
Los casos de uso incluyen:
- Selección de CV en función de los criterios del puesto
- Automatización de la programación de entrevistas y recordatorios
- Ofrecer procesos de incorporación personalizados
Estas tareas se realizan más rápidamente y con menos errores, lo que ayuda a los equipos de RRHH a centrarse en la cultura y el compromiso en lugar de en el papeleo.
5. Optimizar las operaciones financieras y el cumplimiento
En finanzas, la precisión es de suma importancia. La IA puede ayudarle a gestionar el riesgo y mejorar los flujos de trabajo de su equipo financiero mediante la estandarización de los procesos.
Las ventajas estratégicas incluyen:
- Procesamiento más rápido de facturas y gastos
- Detección de fraudes y alertas de anomalías en tiempo real
- Registros de auditoría automatizados para informes de cumplimiento
Las 5 mejores herramientas de automatización empresarial con IA
Elegir las herramientas de automatización de IA adecuadas para su empresa marca la diferencia entre la eficiencia y la reducción de la carga de trabajo, y la frustración del personal y los clientes. Debe encontrar las herramientas adecuadas que tengan un impacto real en su empresa. He aquí cinco herramientas que ayudan a los equipos a automatizar diversas tareas.
1. Trengo: Atención al cliente multicanal con chatbots de IA
Trengo combina todos los canales de comunicación con el cliente (correo electrónico, WhatsApp, Instagram, etc.) en una bandeja de entrada omnicanal. Su chatbot y su Flowbot, basados en IA, automatizan las conversaciones, responden a preguntas frecuentes y derivan consultas complejas al miembro adecuado de tu equipo. Con las reglas y las respuestas automáticas, también puedes automatizar el enrutamiento, el etiquetado y el seguimiento en todos estos canales.
Trengo es ideal para equipos que desean ofrecer un servicio rápido y coherente a gran escala, sin pasar de una plataforma a otra ni perder el toque humano. Es especialmente útil para los equipos de cara al cliente que gestionan grandes volúmenes de solicitudes cada día.
2. Zapier: Automatiza los flujos de trabajo cotidianos sin codificar
Zapier te ayuda a conectar las herramientas que ya utilizan -como Gmail, Slack y HubSpot- y a automatizar los flujos de trabajo entre ellas. No requiere código, por lo que es accesible para todos los equipos, no solo para los que tienen muchos conocimientos técnicos.
Puedes configurar "Zaps" para automatizar tareas repetitivas como:
- Envío de alertas cuando llega un nuevo cliente potencial
- Creación de entradas CRM a partir de envíos de formularios
- Actualización automática de hojas de cálculo con datos de ventas
Zapier también se puede utilizar para vincular otras herramientas de esta lista, como Trengo, a herramientas internas y desencadenar flujos de trabajo basados en las interacciones de los clientes.
3. Salesforce Einstein: Inteligencia CRM impulsada por IA
Salesforce Einstein incorpora la automatización de IA directamente a su CRM. Analiza los datos de los clientes para puntuar prospectos, pronosticar ventas y recomendar los siguientes pasos.
Con conocimientos predictivos y recomendaciones automatizadas, los equipos de ventas y asistencia pueden centrarse en las oportunidades más lucrativas y asegurarse de no perder ninguna venta respondiendo con mayor rapidez. Para las empresas que ya utilizan Salesforce, Einstein añade una nueva capa de inteligencia sin necesidad de una nueva herramienta o suscripción.
4. Grammarly Business: Escritura más inteligente en todos los equipos
Grammarly tiene fama de ser una especie de corrector ortográfico inflado. Pero esta herramienta empresarial va mucho más allá. Ayuda a los equipos a escribir de forma clara, profesional y acorde con la marca. Utiliza la IA para mejorar el tono, la claridad y el compromiso en los mensajes internos y externos.
Para los equipos de atención al cliente y marketing, esto garantiza que las respuestas sean coherentes y fáciles de entender, independientemente de quién las escriba. Grammarly también se integra en plataformas como Gmail, Slack y Google Docs para utilizar las herramientas con las que ya estás familiarizado.
5. Notion AI: Automatizar la creación de conocimientos y contenidos
Notion AI agiliza el trabajo que requiere mucho contenido. Puede resumir notas de reuniones, generar informes o convertir ideas preliminares en documentos listos para publicar.
Esta herramienta es ideal para equipos de operaciones, recursos humanos y productos que documentan mucho y necesitan ahorrar tiempo en tareas de redacción. Puedes utilizarla para redactar POE, preparar comunicaciones internas o resumir comentarios para informes.
Consejos para implantar la automatización de la IA en tu empresa
El despliegue de la automatización mediante IA debe centrarse en la creación de un sistema que funcione. No se trata simplemente de elegir una herramienta nueva y brillante y esperar lo mejor, hay que elaborar una estrategia sobre cómo encaja esa herramienta en el flujo de trabajo y cómo va a aumentar la eficiencia. A continuación te explicamos cómo abordar la IA para la automatización empresarial de forma meditada, eficaz y escalable.
1. Identifique sus cuellos de botella manuales
Empiece por identificar dónde pierde más tiempo su equipo. Busque tareas repetitivas, retrasos frecuentes o resultados incoherentes. Piense a gran escala y analice toda su empresa, en lugar de centrarse específicamente en un departamento. La automatización de la IA para empresas suele aportar el máximo valor a procesos como:
- Atención al cliente y gestión de incidencias
- Cualificación de clientes potenciales o incorporación de clientes
- Aprobaciones internas o informes periódicos
Céntrese en los problemas reales de sus flujos de trabajo, no sólo en las posibilidades. Esto te ayudará a priorizar la automatización que tenga más impacto.
2. Elija herramientas de IA que se ajusten a sus objetivos
Las herramientas de IA pueden automatizar todo tipo de tareas y procesos. Pero de nada sirve acelerar o mejorar la precisión de una tarea si realmente no afecta a los resultados o a los objetivos empresariales. Por ejemplo, algunas herramientas son mejores para analizar datos. Otras están diseñadas para apoyar conversaciones o automatizar flujos de trabajo administrativos. La clave está en encontrar herramientas que se integren con los sistemas existentes y contribuyan al crecimiento de la empresa a largo plazo.
Pregúntatelo a ti mismo:
- ¿Es compatible con los canales que utilizo (como WhatsApp, correo electrónico o chat en directo)?
- ¿Puede adaptarse a mi equipo o a mi base de clientes?
- ¿Es fácil de gestionar para equipos no técnicos?
La plataforma adecuada complementará sus flujos de trabajo, no los complicará.
3. Prepare a su equipo para la IA
El éxito de la automatización de la IA depende de las personas tanto como de la tecnología. Su equipo debe comprender qué está cambiando, por qué es importante y cómo trabajar con los nuevos sistemas. Tienen que formar parte del cambio, en lugar de que se les imponga.
Invierta en formación práctica que se adapte al trabajo diario de su equipo. Pídales su opinión sobre cómo utilizar mejor las nuevas herramientas o qué herramientas les serían más útiles. Asegúrese de que saben cómo gestionar los resultados de la IA, ajustar los flujos de trabajo y aportar comentarios que mejoren el sistema con el tiempo.
4. Empezar poco a poco, probar rápido
No es necesario automatizarlo todo a la vez. De hecho, esa suele ser la peor estrategia, ya que habrá demasiadas cosas que pueden salir mal y los equipos se verán desbordados. Empieza con un proceso o tarea específicos, como el etiquetado automático de tickets de clientes o el enrutamiento de solicitudes internas, y prueba cómo funciona la IA en esa función.
Esto te da espacio para:
- Recabe la opinión de su equipo
- Detecte los problemas a tiempo
- Ajuste sus flujos de trabajo antes de escalar
5. Seguimiento de los resultados y optimización continua
La IA rara vez es una herramienta que se instala y se olvida. La automatización más eficaz debe seguir optimizándose con el tiempo, a medida que su empresa evoluciona y su equipo comprende mejor las herramientas. Establezca métricas específicas para medir el éxito, como el tiempo de respuesta, la satisfacción del cliente, el coste por ticket o las horas ahorradas.
A continuación, busque formas de seguir optimizando. Busque patrones, lagunas y victorias. Cuanto más itere, más valiosas serán sus soluciones de IA para la automatización empresarial.
Desafíos a los que puede enfrentarse al utilizar la IA para la automatización empresarial
La IA para la automatización empresarial puede ofrecer resultados impresionantes. Pero, como la mayoría de las cosas buenas, no viene sin sus retos. A menudo, los beneficios superan a los costes, pero es importante conocer los obstáculos a los que puede enfrentarse en su implantación para prepararse mejor para ellos.
1. Esfuerzo y coste iniciales elevados
La IA no es una solución rápida. Antes de que la automatización aporte un valor real a su empresa, es necesario auditar los flujos de trabajo, limpiar los datos y trazar los objetivos. Muchos equipos subestiman la inversión de tiempo inicial necesaria para encontrar la herramienta adecuada y ponerla en marcha sin problemas.
2. Cuestiones de integración
La mayoría de las empresas ya utilizan una pila de herramientas para cosas como su CRM, el servicio de asistencia, el chat en directo o las comunicaciones internas. Añadir IA a la mezcla puede crear fricciones y desorden sin la estrategia adecuada. Una mala integración puede dar lugar a duplicidades, silos de datos o experiencias de cliente incoherentes.
3. Resistencia y miedo del equipo
Uno de los mayores obstáculos no es técnico, sino emocional. A los empleados les preocupa que la IA les sustituya o que les obligue a hacer más de lo que ya hacen. Sin una comunicación clara, transparencia e implicación, la moral y la adopción pueden verse afectadas. Hay que dejar claro cómo las herramientas les ayudarán y reducirán el agotamiento y el estrés.
4. 4. Mala calidad de los datos
Las herramientas de IA necesitan datos limpios, estructurados y coherentes para tomar buenas decisiones. Si los datos están obsoletos, duplicados o faltan contexto, los resultados no serán fiables y perderás la confianza en el sistema.
5. Baja adopción
Incluso la mejor solución de IA fracasa si la gente no la utiliza. Cuando la automatización parece demasiado compleja, irrelevante o intrusiva, los equipos y los clientes la evitan. Garantizar la facilidad de uso e involucrar a su equipo desde el principio es clave para el éxito a largo plazo.
Reflexiones finales
La IA para la automatización empresarial se está convirtiendo en la columna vertebral de unas operaciones eficientes y escalables. Ya se trate de reducir el esfuerzo manual en tareas repetitivas, mejorar el servicio al cliente o tomar decisiones más inteligentes, la estrategia de despliegue adecuada marca la diferencia.
Empiece poco a poco. Manténgase centrado. Y elija herramientas, como Trengo, que hagan que la automatización se sienta como una extensión natural de su equipo, no como un sustituto.
