.png)
Un terzo delle organizzazioni sta già applicando l'IA in diverse unità aziendali e non è difficile capire perché. In questa guida all'IA per l'automazione aziendale, scoprirai come i team di tutti i tipi di dipartimenti aziendali stanno ottimizzando le operazioni, risparmiando tempo, riducendo il lavoro manuale e prendendo decisioni migliori con gli strumenti di IA.
Ti spiegheremo come può essere l'automazione dell'IA nelle aziende, i vantaggi che porta e i tipi di strumenti che puoi usare per aiutare i tuoi team a passare da reattivi a proattivi.
Che cos'è l'automazione aziendale?
L'automazione aziendale si riferisce all'uso della tecnologia per automatizzare il lavoro e i processi di routine in modo da consentire ai team di concentrarsi su attività più strategiche.
Dalla gestione delle fatture all'assegnazione dei ticket di assistenza, l'automazione può aiutarti a ridurre lo sforzo manuale, a diminuire gli errori e a mantenere la coerenza tra tutti i tipi di attività. Nel mondo reale, questo può significare l'utilizzo di un software per programmare gli appuntamenti, indirizzare le domande dei clienti al team giusto o creare report senza dover muovere un dito.
L'automazione aziendale coinvolge tutti i reparti, compresi quelli finanziari, le risorse umane, il marketing e il servizio clienti, ed è uno dei principali fattori di scalabilità ed efficienza. Quando le aziende crescono, l'automazione è necessaria per mantenere le operazioni in equilibrio ed evitare colli di bottiglia.
Le forme più avanzate di automazione aziendale utilizzano l'intelligenza artificiale per andare oltre le attività basate su regole di base.
Che cos'è l'automazione AI per le aziende?
L'automazione dell'IA aziendale significa applicare l'intelligenza artificiale ai processi aziendali per ridurre la necessità di input umano e, in genere, per renderli più accurati, veloci e scalabili.
A differenza dell'automazione tipica, che prende decisioni utilizzando regole preimpostate e trigger predefiniti, l'automazione AI utilizza l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale e l'analisi dei dati per prendere decisioni, acquisire nuove conoscenze e migliorare nel tempo.
Ciò significa che le aziende possono andare oltre l'automazione di attività ripetitive e automatizzare i processi decisionali, le interazioni con i clienti e persino le previsioni. Esempi di AI per l'automazione aziendale sono l'utilizzo di chatbot AI per l'assistenza clienti, l'automazione del lead scoring nel marketing o l'analisi di migliaia di ticket di assistenza per dare priorità ai problemi più urgenti.
L'impatto? I tuoi team passano meno tempo a reagire e più tempo a fare strategie. L'automazione dell'intelligenza artificiale per le aziende consente ai tuoi team di prendere decisioni più velocemente, di servire meglio i clienti e di scalare senza aggiungere complessità.
Con l'80% dei dirigenti che ritiene che l'automazione possa essere applicata a qualsiasi decisione aziendale, è chiaro che gli strumenti di AI per l'automazione aziendale stanno diventando sempre più essenziali e sempre più integrati in un numero maggiore di aree aziendali.
Componenti chiave dell'IA per l'automazione dei processi aziendali
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale spesso cerca di riunire diverse tecnologie avanzate per farle lavorare in armonia. L'obiettivo generale è solitamente quello di semplificare le operazioni, adattarsi ai cambiamenti e aiutare le aziende a scalare.
Piuttosto che affidarsi a un singolo strumento, l'automazione AI di successo per le aziende coinvolge un intero ecosistema di strumenti e componenti che si integrano a vicenda. Ecco alcuni componenti chiave che dovresti cercare negli strumenti di automazione per ottenere i migliori risultati.
Algoritmi di apprendimento automatico
Questi algoritmi imparano dai dati storici e sono in grado di individuare rapidamente gli schemi, prevedere i risultati e utilizzare questi dati per migliorare i propri risultati nel tempo. Nel servizio clienti, aiutano a identificare le tendenze dei ticket di assistenza e a personalizzare le interazioni in base ai comportamenti e alle interazioni precedenti.
Elaborazione del linguaggio naturale (NLP)
L'NLP aiuta i sistemi di intelligenza artificiale a comprendere e a rispondere al linguaggio umano in modo naturale. Questo aspetto è fondamentale per gli strumenti rivolti ai clienti, che si sentono rapidamente frustrati quando hanno la sensazione di parlare con un robot. Strumenti come chatbot, Flowbot e caselle di posta elettronica alimentate dall'intelligenza artificiale dovrebbero includere l'NLP se vuoi ottenere i migliori risultati.
Automazione robotica dei processi (RPA)
L'RPA gestisce attività ripetitive e basate su regole, come l'instradamento delle conversazioni alla persona giusta o l'aggiornamento dei campi del CRM. Quando viene coinvolta l'intelligenza artificiale, l'RPA può evolversi per andare oltre la semplice automazione e iniziare a prendere decisioni informate basate sulle intenzioni e sul comportamento dei clienti.
Analisi dei grandi dati
Gli strumenti di automazione AI per le aziende hanno bisogno di enormi quantità di dati per funzionare al meglio. L'analisi dei big data garantisce che le informazioni da cui i modelli di IA apprendono siano pertinenti, di alta qualità e di alto valore. Questo è importante per le automazioni come il servizio clienti proattivo e la reportistica in tempo reale.
Infrastruttura cloud
Il cloud è ottimo per la flessibilità e la scalabilità. Gli strumenti di automazione AI basati sul cloud come Trengo sono rapidi da implementare nella tua azienda e possono essere aggiornati all'istante. E tutto ciò avviene senza la necessità di una complessa infrastruttura interna o di una grande conoscenza tecnologica. L'altro grande vantaggio del cloud è che è incredibilmente sicuro e aiuterà i tuoi sistemi a rimanere sicuri, conformi e sempre aggiornati.
Integrazione IoT
I dispositivi dell'Internet of Things (IoT) abbinati all'intelligenza artificiale ti aiutano a creare un ponte tra il mondo fisico e quello digitale. Ad esempio, se possiedi un'azienda di logistica, puoi utilizzare i sensori IoT per tracciare le spedizioni in tempo reale. Poi puoi incorporare l'intelligenza artificiale per segnalare eventuali anomalie o ritardi.
Automazione cognitiva
L'automazione cognitiva combina AI, NLP e RPA per svolgere compiti più complessi. Ad esempio, può passare i problemi dei clienti ai team leader, rilevare le frodi o creare percorsi di onboarding personalizzati per i tuoi prodotti o servizi.
I vantaggi dell'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale
L'automazione AI per le aziende ti aiuta a prendere il controllo delle tue operazioni, a ridurre la complessità dei flussi di lavoro e ad aumentare l'efficienza complessiva. Ecco come.
Aumento della produttività
Attività manuali come l'assegnazione di conversazioni o la gestione delle caselle di posta occupano più tempo di quanto la maggior parte dei team si renda conto. Con l'automazione dell'intelligenza artificiale, queste attività possono essere svolte automaticamente, senza la necessità di un intervento umano o di sacrificare la qualità o il controllo. Non dovrai più passare da una scheda all'altra e non dovrai più passare ore e ore a fare ricerche ripetitive.
Meno errori
Gli errori capitano. Tutto, dall'invio di una risposta sbagliata al tagging errato di una conversazione, può diventare un evento comune nei tuoi team. Non solo disturbano i flussi di lavoro, ma possono anche danneggiare la fiducia dei tuoi clienti.
Il fatto è che quando ci sono dei picchi stagionali o c'è molto da fare per il lancio di un prodotto, questi errori diventano più frequenti.
Con Trengo puoi utilizzare l'automazione dell'AI per mantenere la coerenza e ridurre gli errori. Ogni messaggio dei tuoi clienti viene etichettato correttamente. Ogni cliente riceve la risposta giusta. E ogni attività viene svolta nello stesso modo, ogni volta. L'intelligenza artificiale si occupa dei dettagli, così il tuo team non deve ricontrollare il proprio lavoro o risolvere i problemi in un secondo momento.
Questo tipo di automazione non serve a sostituire le persone, ma ad aiutarle a fare il loro lavoro al meglio senza il rischio di errori umani.
Costi più bassi
Assumere altre persone non è sempre un'opzione. Non solo hanno bisogno di tempo per essere formati, ma aumentano anche le spese del tuo team. Ma l'esaurimento può avvenire rapidamente quando i piccoli team vengono sommersi da troppi compiti. Gli strumenti di automazione AI per le aziende ti aiutano a scalare senza aumentare l'organico.
I clienti di Trengo utilizzano l'intelligenza artificiale per gestire oltre l'80% delle conversazioni ripetitive, liberando così il personale per svolgere altri compiti per i quali avresti potuto pensare di assumere nuove persone. Con l'AI che lavora dietro le quinte, il tuo team può servire più clienti in meno tempo, mantenendo la qualità.
Niente più lavoro ripetitivo
Nessuno vuole passare la giornata a copiare le risposte o a etichettare lo stesso tipo di ticket per la cinquantesima volta. Ma questi compiti devono comunque essere svolti.
L'intelligenza artificiale può automatizzare le interazioni ad alto volume e basso valore. I clienti continuano a ricevere risposte veloci e utili, ma nessuno del tuo team si annoia e si sente frustrato nel fare la stessa cosa per la centesima volta al giorno. Il tuo team recupera il suo tempo per risolvere problemi reali o per concentrarsi su attività più strategiche.
5 strategie di automazione dei processi aziendali
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale funziona meglio quando viene implementata per affrontare le vere sfide che le aziende devono affrontare, non solo per modernizzarsi o perché lo fanno i tuoi concorrenti. Ecco cinque strategie che puoi implementare per risolvere i problemi comuni di molte aziende.
1. Automatizzare l'assistenza clienti su scala
I team del servizio clienti sono costantemente sotto pressione per rispondere più velocemente e fare di più con meno. I chatbot e gli assistenti virtuali dotati di AI aiutano il tuo team a soddisfare le crescenti richieste senza aumentare l'organico.
I principali vantaggi per i team del servizio clienti includono:
- Risposte istantanee a richieste di alto volume e di basso valore
- Disponibilità dell'assistenza 24/7 su più canali
- Escalation di casi complessi agli esseri umani
2. Semplificare i flussi di lavoro interni
Quando le richieste dei clienti rimangono bloccate nella casella di posta sbagliata o rimbalzano tra i vari reparti, tutti perdono tempo e tu perdi la fiducia dei tuoi clienti. L'instradamento del flusso di lavoro basato sull'intelligenza artificiale rende più facile la gestione delle richieste tra i vari team.
Può:
- Instradare i messaggi in base alla lingua, all'intenzione o alla priorità
- Etichettatura automatica e categorizzazione dei biglietti per una migliore visibilità
- Previeni i colli di bottiglia regolando continuamente le assegnazioni in base a chi è disponibile o ha le competenze necessarie
Questo ti aiuta a rispondere più velocemente e a evitare i silos interni, il che è particolarmente critico quando si lavora su più mercati o fusi orari.
3. Migliorare il processo decisionale con approfondimenti in tempo reale
L'intelligenza artificiale prende i dati grezzi dei clienti e li trasforma in informazioni chiare e attuabili. Aiuta i tuoi team a prendere decisioni più rapide senza dover perdere tempo in fogli di calcolo o report infiniti.
Grazie all'analisi in tempo reale, i team sanno che:
- Se un canale (come WhatsApp o l'email) è in ritardo rispetto agli altri, lo saprai immediatamente e potrai intervenire.
- Quali sono le tendenze attuali del sentiment dei clienti o del volume dei biglietti?
- Come ottimizzare la programmazione in base alle ore di punta dell'assistenza
Il risultato? Meno congetture. Una pianificazione più proattiva.
4. Ridurre l'amministrazione delle risorse umane e l'onboarding
I team HR spesso si occupano di attività manuali e ripetitive che sottraggono tempo ad altre attività più importanti. L'automazione dell'intelligenza artificiale offre un modo migliore per gestire le assunzioni, l'onboarding e l'assistenza ai dipendenti.
I casi d'uso includono:
- Vagliare i CV in base ai criteri di lavoro
- Automatizzare la programmazione dei colloqui e i promemoria
- Realizzare percorsi di onboarding personalizzati
Questi compiti vengono svolti più velocemente e con meno errori, aiutando i team delle risorse umane a concentrarsi sulla cultura e sul coinvolgimento piuttosto che sulla ricerca di documenti.
5. Ottimizzare le operazioni finanziarie e la conformità
Nella finanza, la precisione è di estrema importanza. L'intelligenza artificiale può aiutarti a gestire i rischi e a migliorare i flussi di lavoro del tuo team finanziario standardizzando i processi.
I vantaggi strategici includono:
- Elaborazione più rapida di fatture e spese
- Rilevamento delle frodi in tempo reale e avvisi di anomalia
- Tracce di audit automatizzate per i rapporti di conformità
I 5 migliori strumenti di automazione aziendale AI
Scegliere i giusti strumenti di automazione dell'intelligenza artificiale per le aziende significa fare la differenza tra efficienza e riduzione del carico di lavoro e frustrazione del personale e dei clienti. Devi trovare gli strumenti giusti che abbiano un impatto reale sulla tua azienda. Ecco cinque strumenti che aiutano i team ad automatizzare una serie di attività.
1. Trengo: Assistenza clienti multicanale con chatbot AI
Trengo combina tutti i canali di comunicazione con i clienti - e-mail, WhatsApp, Instagram e altro - in un'unica casella di posta omnichannel. I suoi chatbot e Flowbot alimentati dall'intelligenza artificiale automatizzano le conversazioni, rispondono alle domande frequenti e inoltrano le richieste complesse al membro giusto del tuo team. Grazie alle regole e alle risposte automatiche, puoi anche automatizzare l'instradamento, l'etichettatura e i follow-up su questi canali.
Trengo è ideale per i team che vogliono fornire un servizio veloce e coerente su scala, senza dover passare da una piattaforma all'altra o perdere il tocco umano. È particolarmente utile per i team che si rivolgono ai clienti e che gestiscono ogni giorno volumi elevati di richieste.
2. Zapier: Automatizza i flussi di lavoro quotidiani senza bisogno di codificare
Zapier ti aiuta a collegare gli strumenti che già utilizzano, come Gmail, Slack e HubSpot, e ad automatizzare i flussi di lavoro tra di essi. Non prevede l'uso di codice, il che lo rende accessibile a tutti i team, non solo a quelli che hanno molte conoscenze tecniche.
Puoi impostare degli "Zaps" per automatizzare attività ripetitive come:
- Inviare avvisi quando arriva un nuovo lead
- Creare voci del CRM a partire dall'invio di un modulo
- Aggiornamento automatico dei fogli di calcolo con i dati di vendita
Zapier può essere utilizzato anche per collegare altri strumenti di questo elenco, come Trengo, a strumenti interni e attivare flussi di lavoro basati sulle interazioni dei clienti.
3. Salesforce Einstein: Intelligenza CRM potenziata dall'intelligenza artificiale
Salesforce Einstein porta l'automazione AI direttamente nel tuo CRM. Analizza i dati dei clienti per assegnare un punteggio ai lead, prevedere le vendite e consigliare le fasi successive.
Grazie agli insight predittivi e alle raccomandazioni automatiche, i team di vendita e assistenza possono concentrarsi sulle opportunità più redditizie e assicurarsi di non perdere nessuna vendita rispondendo più velocemente. Per le aziende che già utilizzano Salesforce, Einstein aggiunge un nuovo livello di intelligenza senza bisogno di un nuovo strumento o abbonamento.
4. Grammarly Business: Scrivere in modo più intelligente in tutti i team
Grammarly ha la reputazione di essere una sorta di controllo ortografico potenziato. Ma questo strumento per le aziende va ben oltre. Aiuta i team a scrivere in modo chiaro, professionale e in linea con il marchio. Utilizza l'intelligenza artificiale per migliorare il tono, la chiarezza e il coinvolgimento nei messaggi interni ed esterni.
Per i team di assistenza clienti e di marketing, questo garantisce risposte coerenti e facili da capire, indipendentemente dal membro del team che le scrive. Grammarly si integra anche in piattaforme come Gmail, Slack e Google Docs per essere utilizzato con gli strumenti che già conosci.
5. Notion AI: automatizzare la creazione di conoscenze e contenuti
Notion AI semplifica il lavoro che richiede contenuti. È in grado di riassumere gli appunti di una riunione, di generare report o di trasformare le idee grezze in documenti pronti per la pubblicazione.
Questo strumento è ideale per i team operativi, delle risorse umane e di prodotto che documentano molto e hanno bisogno di risparmiare tempo nella scrittura. Puoi usarlo per redigere SOP, preparare comunicazioni interne o riassumere i feedback per i report.
Suggerimenti su come implementare l'automazione dell'AI nella tua azienda
L'introduzione dell'automazione dell'IA deve essere incentrata sulla costruzione di un sistema che funzioni. Non si tratta di scegliere uno strumento nuovo e luccicante e sperare che sia il migliore, ma di studiare il suo inserimento nel flusso di lavoro e il modo in cui aumenterà l'efficienza. Ecco come affrontare l'IA per l'automazione aziendale in modo ponderato, efficace e pronto a scalare.
1. Traccia una mappa dei tuoi colli di bottiglia manuali
Inizia a individuare i punti in cui il tuo team perde più tempo. Cerca le attività ripetitive, i frequenti ritardi o i risultati incoerenti. Pensa in modo ampio e guarda all'intera azienda, piuttosto che a un solo reparto. L'automazione dell'intelligenza artificiale per le aziende spesso apporta il massimo valore in processi quali:
- Assistenza clienti e gestione dei ticket
- Qualificazione dei clienti o onboarding dei clienti
- Approvazioni interne o report ricorrenti
Concentrati sui problemi reali dei tuoi flussi di lavoro, non solo sulle possibilità. Questo ti aiuta a dare priorità all'automazione che ha un impatto maggiore.
2. Scegli gli strumenti di intelligenza artificiale che corrispondono ai tuoi obiettivi
Gli strumenti di intelligenza artificiale possono automatizzare ogni tipo di attività e processo. Ma non serve a nulla velocizzare o migliorare l'accuratezza di un'attività se questa non influisce realmente sui tuoi profitti o sugli obiettivi aziendali. Ad esempio, alcuni strumenti sono più adatti ad analizzare i dati. Altri sono progettati per supportare le conversazioni o automatizzare i flussi di lavoro del back-office. Il segreto è trovare strumenti che si integrino con i tuoi sistemi esistenti e che supportino la tua crescita aziendale a lungo termine.
Chiediti:
- Supporta i canali che utilizzo (come WhatsApp, email o live chat)?
- È in grado di adattarsi al mio team o alla mia base di clienti?
- È facile da gestire per i team non tecnici?
La piattaforma giusta completerà i tuoi flussi di lavoro, non li complicherà.
3. Prepara la tua squadra all'intelligenza artificiale
Il successo dell'automazione dell'IA dipende dalle persone tanto quanto dalla tecnologia. Il tuo team deve capire cosa sta cambiando, perché è importante e come lavorare con i nuovi sistemi. Devono essere parte del cambiamento, piuttosto che essere costretti a farlo.
Investi in una formazione pratica che si inserisca nel lavoro quotidiano del tuo team. Chiedi il loro contributo su come utilizzare al meglio i nuovi strumenti o su quali strumenti sarebbero più utili per loro. Assicurati che sappiano come gestire i risultati dell'IA, regolare i flussi di lavoro e fornire feedback per migliorare il sistema nel tempo.
4. Iniziare in piccolo, testare velocemente
Non devi automatizzare tutto in una volta. Anzi, spesso questa è la strategia peggiore, perché ci sono troppe cose che possono andare storte e i team vengono sopraffatti. Inizia con un processo o un'attività specifica, come l'etichettatura automatica dei ticket dei clienti o l'instradamento delle richieste interne, e verifica le prestazioni dell'IA in quel ruolo.
Questo ti dà lo spazio per:
- Raccogli il feedback del tuo team
- Individuare i problemi in anticipo
- Regola i tuoi flussi di lavoro prima di scalare
5. Traccia i risultati e continua a ottimizzare
L'intelligenza artificiale è molto raramente uno strumento che si imposta e si dimentica. L'automazione più efficace deve continuare a essere ottimizzata nel tempo, man mano che la tua azienda si evolve e il tuo team comprende meglio gli strumenti. Stabilisci delle metriche specifiche per monitorare il successo, come i tempi di risposta, la soddisfazione dei clienti, il costo per ticket o le ore risparmiate.
Poi cerca dei modi per continuare a ottimizzare. Cerca modelli, lacune e successi. Più itererai, più l'AI per le soluzioni di automazione aziendale diventerà preziosa nel tempo.
Le sfide che potresti incontrare nell'utilizzo dell'IA per l'automazione aziendale
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale può dare risultati impressionanti. Ma come la maggior parte delle cose belle, non è priva di sfide. Spesso i benefici superano i costi, ma è importante conoscere gli ostacoli che potresti incontrare durante l'implementazione per prepararti al meglio.
1. Elevato sforzo e costo iniziale
L'AI non è una soluzione rapida. Prima che l'automazione offra un reale valore alla tua azienda, devi verificare i flussi di lavoro, ripulire i dati e definire gli obiettivi. Molti team sottovalutano l'investimento iniziale di tempo necessario per trovare lo strumento giusto e poi per farlo funzionare senza problemi.
2. Problemi di integrazione
La maggior parte delle aziende utilizza già una serie di strumenti come il CRM, l'help desk, la live chat e le comunicazioni interne. L'aggiunta dell'intelligenza artificiale può creare attriti e confusione senza la giusta strategia. Una scarsa integrazione può portare a duplicazioni di lavoro, silos di dati o esperienze incoerenti per i clienti.
3. Resistenza e paura del team
Uno dei maggiori ostacoli non è di natura tecnica, ma emotiva. I dipendenti temono che l'intelligenza artificiale li sostituisca o che li metta sotto pressione per fare più di quanto già facciano. Senza una comunicazione chiara, trasparenza e coinvolgimento, il morale e l'adozione possono risentirne. Devi essere chiaro su come gli strumenti li aiuteranno e ridurranno il burnout e lo stress.
4. Scarsa qualità dei dati
Gli strumenti di intelligenza artificiale hanno bisogno di dati puliti, strutturati e coerenti per prendere buone decisioni. Se i tuoi dati sono obsoleti, duplicati o mancano di contesto, i risultati non saranno affidabili e perderai la fiducia nel sistema.
5. Bassa adozione
Anche la migliore soluzione di intelligenza artificiale fallisce se le persone non la usano. Quando l'automazione sembra troppo complessa, irrilevante o invadente, i team e i clienti la evitano. Garantire la facilità d'uso e coinvolgere il team fin dall'inizio è la chiave del successo a lungo termine.
Pensieri finali
L'AI per l'automazione aziendale sta diventando la spina dorsale di operazioni efficienti e scalabili. Che si tratti di ridurre il lavoro manuale su attività ripetitive, migliorare il servizio clienti o prendere decisioni più intelligenti, la giusta strategia di implementazione fa la differenza.
Inizia in piccolo. Concentrati sull'obiettivo. E scegli strumenti, come Trengo, che facciano sentire l'automazione come un'estensione naturale del tuo team, non come una sostituzione.
