Cómo gestionar una bandeja de entrada de correo electrónico compartida: 7 buenas prácticas

La implantación de un buzón de correo compartido es un punto de partida habitual para las empresas que buscan agilizar sus procesos de comunicación, ya sea para atención al cliente, ventas o colaboración interna. A medida que las empresas crecen, también lo hace la complejidad de la gestión de estos buzones compartidos. Cuando su equipo se amplía y el volumen de correos electrónicos aumenta, aprender a gestionar un buzón de correo electrónico compartido de forma eficaz se convierte en algo crucial.

Esto implica algo más que configurar el buzón; requiere estrategias para mantener la organización, garantizar la responsabilidad y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo. Si adopta las prácticas adecuadas, podrá ampliar su estrategia de comunicación para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa y mantener satisfechos a sus clientes. 

Aquí tienes siete buenas prácticas que te ayudarán a optimizar la gestión de tu bandeja de entrada de correo electrónico compartido.

¿Qué es una bandeja de entrada compartida?

Una bandeja de entrada compartida es una cuenta de correo electrónico a la que pueden acceder varios miembros del equipo para enviar y recibir correos electrónicos. Algunos ejemplos comunes son direcciones como info@companyname.com o support@companyname.com. Estas bandejas de entrada son versátiles y permiten la comunicación interna y externa dentro de una empresa.

Internamente, los equipos pueden utilizar un buzón de correo electrónico compartido para colaborar en los proyectos, asegurándose de que todo el mundo está en la misma página. Este buzón central puede gestionar todas las discusiones, actualizaciones y asignaciones de tareas, evitando que se pierda información importante.

Externamente, las bandejas de entrada de correo electrónico compartidas se utilizan a menudo en funciones orientadas al cliente, como atención al cliente o ventas. Los clientes pueden enviar mensajes a una única dirección de correo electrónico sin necesidad de saber a quién dirigirse específicamente para solicitar ayuda. Esto simplifica la comunicación y garantiza una respuesta eficaz a las consultas.

Cabe señalar que un buzón de correo electrónico compartido difiere significativamente de una lista de distribución. Mientras que una lista de distribución envía correos electrónicos a varios destinatarios, una bandeja de entrada compartida permite a varios usuarios acceder, gestionar y responder a correos electrónicos desde una única dirección de correo electrónico.

Ventajas de utilizar un buzón de correo electrónico compartido

Implementar una bandeja de entrada de correo electrónico compartida puede mejorar significativamente la eficiencia de su equipo y la satisfacción del cliente. Estas son algunas de las principales ventajas:

1. Simplifica la comunicación externa: Una bandeja de entrada de correo electrónico compartida proporciona un único punto de contacto para las partes externas, lo que facilita que los clientes o socios se pongan en contacto sin saber a quién dirigirse dentro de su organización. Por ejemplo, un cliente puede enviar una consulta a support@companyname.com y el miembro del equipo correspondiente se encargará de ella.
2. Aumenta la transparencia y la responsabilidad: Las configuraciones tradicionales del correo electrónico suelen dar lugar a pérdidas de información o retrasos en las respuestas debido a largas cadenas de mensajes u olvidos de reenvíos. Un buzón de correo electrónico compartido garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información, lo que fomenta la transparencia y la responsabilidad. Todo el mundo está en la misma página, lo que reduce errores y malentendidos.
3. Aumenta la capacidad de respuesta y la productividad de los equipos: Con una mayor transparencia, los equipos son más eficientes. La información fluye sin problemas, lo que permite a la persona adecuada responder rápidamente sin necesidad de poner al día a los demás. Este proceso racionalizado permite tomar decisiones con mayor rapidez y mejorar la productividad general.
4. Agiliza la asignación y organización del trabajo: Los grandes volúmenes de correos electrónicos pueden abrumar a los equipos, especialmente en atención al cliente. Las bandejas de entrada de correo electrónico compartidas suelen incluir funciones como la categorización, el etiquetado y las notas internas, que ayudan a organizar los correos electrónicos por prioridad o tipo. Esto proporciona una visión clara de la carga de trabajo del equipo, lo que permite una mejor distribución de las tareas y garantiza que ningún miembro del equipo tenga exceso de trabajo. Así se consiguen respuestas más rápidas y clientes más satisfechos.
5. Reduce el trabajo duplicado: En las configuraciones tradicionales, varios miembros del equipo podrían responder a la misma consulta sin darse cuenta. Una bandeja de entrada de correo electrónico compartida evita esto al permitir a los miembros del equipo ver quién está gestionando cada correo electrónico en tiempo real, lo que elimina la duplicación de respuestas y garantiza una experiencia de cliente cohesionada.
6. Mejora la satisfacción del cliente: Al centralizar la comunicación y automatizar las tareas, los buzones de correo electrónico compartidos ayudan a los equipos a responder con mayor rapidez y coherencia. Esto se traduce en una mayor satisfacción del cliente, ya que las consultas se atienden con rapidez y profesionalidad.
7. Mejora la colaboración entre departamentos: Las bandejas de entrada compartidas pueden integrarse con varios canales de comunicación, lo que permite a los equipos de diferentes departamentos colaborar de forma más eficaz. Este enfoque unificado garantiza que las interacciones con los clientes sean coherentes y estén bien coordinadas en todos los canales.

7 Buenas prácticas para gestionar un buzón de correo electrónico compartido

Si quieres optimizar la colaboración y la eficacia de tu equipo, es fundamental que sepas cómo gestionar eficazmente una bandeja de entrada de correo electrónico compartido. Aquí tienes siete prácticas recomendadas que te ayudarán a agilizar la gestión de la bandeja de entrada compartida:

1. Garantizar la seguridad en su buzón de correo electrónico compartido

Cuando se gestiona un buzón de correo electrónico compartido, la seguridad es una prioridad absoluta. Dado que varios miembros del equipo tienen acceso a la misma bandeja de entrada, que a menudo contiene datos confidenciales de empresas o clientes, es esencial adoptar medidas de seguridad sólidas. Una de las prácticas más importantes es mantener unos hábitos de seguridad básicos. Esto incluye mantener siempre bloqueado el portátil cuando esté desatendido y evitar escribir las contraseñas en notas adhesivas. Estos sencillos hábitos evitan el acceso no autorizado a la bandeja de entrada compartida.

También es crucial implantar medidas de seguridad avanzadas. La autenticación de dos factores añade una capa adicional de protección, asegurando que incluso si una contraseña se ve comprometida, se requiere un paso adicional de verificación para acceder a la bandeja de entrada. Además, el uso de redes Wi-Fi seguras al iniciar sesión evita la interceptación de datos. Cuando un miembro del equipo abandona la organización, es vital restablecer inmediatamente la contraseña del buzón compartido para evitar accesos no autorizados. Considere la posibilidad de utilizar un sistema centralizado de gestión de contraseñas para agilizar este proceso.

El uso de herramientas de buzón compartido conformes con la GDPR y la HIPAA garantiza que sus prácticas de tratamiento de datos cumplen las normas reglamentarias. Esto no solo protege sus datos, sino que también genera confianza con sus clientes al demostrar su compromiso con la protección de datos. Al dar prioridad a estos protocolos de seguridad, puedes salvaguardar la información confidencial y mantener un entorno seguro para que tu equipo colabore eficazmente.

2. Maximizar la productividad con mensajes predefinidos

El uso de respuestas predefinidas, a menudo denominadas respuestas enlatadas, es una estrategia eficaz para gestionar una bandeja de entrada de correo electrónico compartido. Se trata de respuestas pre-escritas o guardadas, diseñadas para responder a preguntas o problemas comunes que tu equipo encuentra con regularidad. Al aprovechar estas plantillas, puede reducir significativamente el tiempo dedicado a responder a los correos electrónicos, mejorando así la eficiencia y rapidez de su equipo.

Una de las principales ventajas de las respuestas enlatadas es que ayudan a mantener un tono de voz coherente en la comunicación. Esto es especialmente importante para los equipos de cara al exterior, como atención al cliente o ventas, donde la coherencia en los mensajes puede aumentar la confianza y la satisfacción del cliente. Herramientas como Trengo le permiten crear y gestionar estas plantillas de forma eficiente, garantizando que su equipo pueda acceder a ellas fácilmente y responder a las consultas de forma unificada.

3. Mantener una bandeja de entrada de correo electrónico compartida y bien organizada.

Mantener la bandeja de entrada del correo electrónico compartido bien organizada es crucial para una colaboración en equipo y una comunicación con el cliente eficientes. Esto implica tareas de mantenimiento periódicas, como archivar las tareas completadas, reorganizar los correos electrónicos mal colocados y eliminar los mensajes redundantes. De este modo, te aseguras de que tu bandeja de entrada se mantiene despejada y es fácil navegar por ella.

Una bandeja de entrada bien mantenida ofrece varias ventajas. Te permite localizar y dirigir correos electrónicos más rápidamente, reduciendo la probabilidad de errores causados por información obsoleta en correos electrónicos antiguos. Además, con una bandeja de entrada limpia, es menos probable que pases por alto los correos entrantes, ya que se destacan claramente sobre un fondo ordenado. Herramientas como Trengo pueden ayudar a agilizar este proceso proporcionando funciones que automatizan tareas y ayudan a mantener la bandeja de entrada organizada, garantizando que su equipo se mantenga centrado en las tareas actuales y proporcione respuestas puntuales a los clientes.

4. Supervisar el rendimiento con datos

El seguimiento de las métricas clave y los KPI es una práctica crucial en la gestión de una bandeja de entrada de correo electrónico compartido. Mediante el seguimiento de estas métricas a lo largo del tiempo, puedes obtener información valiosa sobre el rendimiento de tu equipo, identificando los puntos fuertes y débiles que te permitirán tomar mejores decisiones empresariales. Por ejemplo, si gestiona un equipo de atención al cliente, métricas como el tiempo medio de resolución, la tasa de cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio y el volumen de solicitudes son esenciales. Estas métricas le ayudan a comprender la eficacia de sus agentes de asistencia a la hora de resolver consultas, qué canales de asistencia reciben más consultas y el grado de satisfacción de sus clientes.

El análisis de estos datos le permite tomar decisiones informadas sobre si sus agentes necesitan formación adicional o qué canales priorizar para la asistencia. Herramientas como Trengo proporcionan funciones que le ayudan a evaluar el rendimiento de su equipo a través de cuadros de mando consolidados, ofreciendo información empresarial clave que se puede compartir con la alta dirección. Al aprovechar esta información, puede optimizar sus procesos de asistencia, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la eficiencia general del equipo. Este enfoque basado en datos garantiza que su bandeja de entrada de correo electrónico compartida no sea sólo una herramienta de comunicación, sino un activo estratégico para mejorar su estrategia de atención al cliente.

5. Mejora de la colaboración con notas internas

Aprovechar las notas internas es una forma eficaz de mejorar la colaboración dentro de un buzón de correo electrónico compartido. La mayoría de las herramientas avanzadas de buzón compartido, como Trengo, permiten adjuntar o enviar notas de forma segura, lo que ofrece a los compañeros de equipo una forma fluida de colaborar en cuestiones complejas. Esta función resulta especialmente útil cuando un correo electrónico requiere la aportación de varios miembros del equipo o cuando es necesario añadir contexto a una consulta.

Por ejemplo, si un cliente pregunta por una nueva función de un producto, es posible que el equipo de ventas no disponga de todos los detalles necesarios. Pueden utilizar notas internas para @mencionar a alguien del equipo de producto justo al lado del correo electrónico del cliente, facilitando una discusión interna antes de responder al cliente. Esto garantiza que el cliente reciba información precisa y útil en el primer intento, reduciendo la necesidad de comunicaciones adicionales de ida y vuelta. Mediante el uso eficaz de notas internas, los equipos pueden proporcionar respuestas más informadas, mejorar la satisfacción del cliente y agilizar sus procesos de comunicación interna.

6. Automatización de tareas para mejorar la eficacia

Habilitar automatizaciones en su bandeja de entrada de correo electrónico compartido puede aumentar significativamente la eficiencia y productividad de su equipo. Al automatizar las tareas rutinarias, libera a sus empleados de cargas administrativas y les permite centrarse en sus responsabilidades principales. Tareas como la asignación de correos electrónicos entrantes o el etiquetado de mensajes pueden llevar mucho tiempo si se hacen manualmente, pero con la automatización, estos procesos se vuelven fluidos.

Herramientas como Trengo ofrecen funciones de automatización avanzadas que pueden agilizar su flujo de trabajo. Por ejemplo, puede configurar asignaciones condicionales en las que los correos electrónicos se envían automáticamente a miembros específicos del equipo en función de condiciones predefinidas. Si un correo electrónico contiene una palabra clave concreta en el asunto o en el cuerpo, puede asignarse automáticamente al miembro del equipo correspondiente. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza que los correos electrónicos sean gestionados por la persona adecuada con prontitud, lo que mejora los tiempos de respuesta generales y la satisfacción del cliente. Al aprovechar estas funciones de automatización, la gestión del correo electrónico se convierte en una experiencia más sencilla para su equipo, que puede concentrarse en tareas de mayor valor.

7. Organizar la bandeja de entrada con etiquetas compartidas

Utilizar etiquetas compartidas es una forma eficaz de mantener organizada la bandeja de entrada del correo electrónico compartido y agilizar la colaboración entre los miembros del equipo. Las etiquetas se añaden a los mensajes de correo electrónico para clasificarlos según su contenido o finalidad. Puedes crear etiquetas y subetiquetas para organizar la comunicación con diferentes partes interesadas, como clientes o proveedores. Estas etiquetas pueden compartirse con los compañeros cuando sea necesaria la colaboración, lo que facilita la localización de correos específicos y la priorización de los urgentes.

Herramientas como Trengo permiten establecer reglas que añaden automáticamente a las etiquetas compartidas los correos electrónicos que contienen palabras clave específicas. Por ejemplo, los correos electrónicos que mencionan "reembolso" pueden etiquetarse automáticamente con la etiqueta "Finanzas". Esta automatización ayuda a garantizar que los correos electrónicos relevantes sean fácilmente accesibles y que se notifique con prontitud a los miembros adecuados del equipo. Además, puedes restringir el acceso a determinadas etiquetas para proyectos confidenciales, garantizando que la información sensible sólo se comparte con los compañeros autorizados. Al aprovechar eficazmente las etiquetas compartidas, puede aumentar la productividad de su equipo y mejorar la gestión general de su bandeja de entrada de correo electrónico compartido.

Las 3 mejores herramientas de gestión de bandejas de entrada compartidas para 2025

Si buscas optimizar la colaboración y la eficiencia de tu equipo, invertir en un software de buzón compartido es un gran paso. Estas son algunas de las mejores herramientas disponibles en 2025:

1. Trengo

Trengo es una solución líder de bandeja de entrada compartida que simplifica la colaboración en equipo integrando múltiples canales de comunicación en una plataforma unificada. Ayuda a los equipos a gestionar correos electrónicos, chats y otros mensajes de forma eficiente, garantizando interacciones fluidas con los clientes. Entre sus principales características se incluyen:

• Comunicación unificada: Trengo integra varios canales de comunicación, lo que permite a los equipos gestionar todas las interacciones con los clientes desde una única interfaz.
• Flujos de trabajo automatizados: La herramienta automatiza las tareas repetitivas, como la asignación de correos electrónicos o el etiquetado de mensajes, para liberar tiempo para un trabajo más estratégico.
• Herramientas de colaboración: Trengo ofrece funciones como notas internas y respuestas enlatadas para mejorar la colaboración en equipo y ofrecer una atención al cliente coherente.
• Información sobre el rendimiento: Proporciona análisis detallados para realizar un seguimiento de las métricas clave, ayudando a los equipos a optimizar su rendimiento y la satisfacción del cliente.

2. Hiver

Hiver es otro destacado software de bandeja de entrada compartida que se integra con Gmail y Outlook, lo que permite a los equipos asignar y realizar un seguimiento de los correos electrónicos, automatizar tareas y analizar métricas de rendimiento con facilidad. Entre sus principales características se incluyen:

• Respuestas enlatadas: Hiver permite a los equipos utilizar plantillas preescritas para dar respuestas rápidas, lo que mejora la eficacia y la coherencia.
• Notas internas: La herramienta admite comentarios privados dentro de los correos electrónicos para proporcionar contexto e impulsar la colaboración entre los miembros del equipo.
• Automatizaciones: Hiver automatiza tareas repetitivas, como la asignación de correos entrantes o el etiquetado de mensajes, para reducir el trabajo administrativo.
• Seguimiento del rendimiento: Ofrece análisis detallados para supervisar las métricas clave del correo electrónico, como el tiempo de respuesta y el tiempo de resolución.

3. Frente

Front es una herramienta versátil que centraliza en una bandeja de entrada unificada las comunicaciones con los clientes procedentes de diversos canales, como el correo electrónico, los SMS y las redes sociales. Admite la creación de tickets, respuestas rápidas y organiza los mensajes en distintas plataformas. Entre sus principales funciones se incluyen:

• Bandeja de entrada unificada: Front integra correos electrónicos, SMS y mensajes de redes sociales en una bandeja de entrada centralizada, lo que facilita a los equipos la gestión de todas las comunicaciones desde una única plataforma.
• Colaboración en equipo: La herramienta permite a los miembros del equipo colaborar en borradores de correo electrónico, asignar mensajes a compañeros específicos y dejar comentarios internos, lo que garantiza respuestas eficientes y coordinadas.
• Integración CRM: Front se conecta a la perfección con los sistemas CRM, lo que permite a los equipos acceder a la información de los clientes directamente desde la bandeja de entrada, mejorando la gestión de las relaciones con los clientes y la precisión de las respuestas.

Cómo configurar flujos de trabajo automatizados para su bandeja de entrada de correo electrónico compartido

Implementar flujos de trabajo automatizados en su bandeja de entrada de correo electrónico compartido es sencillo y puede mejorar significativamente la eficiencia de su equipo y la satisfacción del cliente. En primer lugar, identifica las situaciones en las que la automatización puede ser útil, como asignar los correos electrónicos entrantes a miembros concretos del equipo en función de palabras clave o dirigir las consultas de los clientes al departamento adecuado.

Para configurar estos flujos de trabajo, acceda a la sección de automatización o reglas de su herramienta de bandeja de entrada compartida, como Trengo. Aquí puedes configurar los detalles de tus procesos automatizados, como crear reglas que asignen automáticamente los correos electrónicos que contengan determinadas palabras clave a miembros específicos del equipo. Por ejemplo, un correo electrónico que mencione "reembolso" puede ser enviado automáticamente al equipo financiero.

Cuando elabores flujos de trabajo automatizados, asegúrate de que sean claros, concisos y acordes con el estilo de comunicación de tu equipo. Utiliza funciones como las notas internas para proporcionar contexto y asegurarte de que los miembros del equipo entienden por qué ciertos correos electrónicos se enrutan de una manera determinada. Por último, pruebe sus flujos de trabajo automatizados para asegurarse de que se activan correctamente y proporcionan los resultados previstos. Puede mantener un proceso de comunicación coherente y eficiente configurando estos flujos de trabajo de forma eficaz, incluso cuando los miembros del equipo no estén disponibles de inmediato para responder.

Elija la solución de bandeja de entrada que más le convenga

Aplicando estas siete prácticas recomendadas, puede mejorar significativamente la eficacia de su equipo y la satisfacción del cliente al gestionar una bandeja de entrada de correo electrónico compartida. Sin embargo, el viaje no termina aquí. A medida que su empresa evoluciona y recibe comentarios de su equipo, es esencial explorar estrategias adicionales que optimicen aún más su flujo de trabajo. Recuerde que la base de una gestión eficaz de la bandeja de entrada de correo electrónico compartido es contar con una herramienta sólida que satisfaga sus necesidades. Con Trengo, puede agilizar sus procesos de comunicación, garantizando que su equipo esté siempre preparado para ofrecer experiencias excepcionales a los clientes.