الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، القليل من الوقت لخدمة عملاء رائعة؟

يعد إرهاق البريد الإلكتروني معضلة شائعة لمعظمنا - خاصة في العمل. هل تعلم أن 319.6 مليار رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها واستلامها يوميا في جميع أنحاء العالم وأنه في المتوسط ، يحصل الموظفون على 121 رسالة بريد إلكتروني يوميا؟

إن قضاء الوقت في قراءة رسائل البريد الإلكتروني التي لا تمثل أولوية ليس منتجا ، ويمكن أن يستنزف الطاقة الإبداعية لفريقك. يمكن أن يجعل ذلك من الصعب تقديم خدمة جيدة ويصعب ابتكار طرق جديدة لتنمية عملك. من خلال إيجاد طريقة لإدارة صندوق الوارد الخاص بك بشكل فعال ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على إسعاد عملائك وإيجاد مسارات نمو جديدة. هناك الكثير من الطرق الرائعة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني التي لا تدمر الإنتاجية وهذا هو الهدف هنا: أن نكون أكثر كفاءة حتى نتمكن من التركيز على المهام التي تزيد من أرباحنا النهائية.

في هذه المقالة ، سنجيب على بعض الأسئلة الشائعة لمساعدة عملك على ترويض وحش البريد الإلكتروني والحصول على قيمة أكبر من تفاعلات البريد الإلكتروني مع العملاء:

• ماذا تعني إدارة البريد الإلكتروني؟
• ما هي أفضل طريقة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني؟
• كيف يؤدي استخدام برنامج إدارة البريد الإلكتروني إلى تحسين خدمة العملاء؟
• متى يكون برنامج إدارة البريد الإلكتروني هو الحل؟

ماذا تعني إدارة البريد الإلكتروني؟

وفقا ل TechTarget ، "إدارة البريد الإلكتروني هي نهج منظم لتحقيق أقصى قدر من كفاءة ممارسات البريد الإلكتروني وتقليل الآثار السلبية التي يمكن أن تحدثها معالجة البريد الإلكتروني على إنتاجية الفرد والرضا الوظيفي."

أيضا ، جزء من إدارة البريد الإلكتروني هو فرز رسائل البريد الإلكتروني وتصفيتها وتحديد أولوياتها بحيث تقضي المزيد من الوقت في الأنشطة التجارية الأكثر ربحية.

ما هي أفضل طريقة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني؟

هناك عدة طرق لتنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. فيما يلي بعض أفضل النصائح التي وجدناها لمساعدتك في إنجازها:

• خصص قدرا محددا من الوقت لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. قم بإيقاف تشغيل هاتفك الخلوي وتأكد من أنك في مكان هادئ.
• قم بالرد أولا على رسائل البريد الإلكتروني التي تشعر أنها الأكثر إلحاحا وتلك التي يمكنك حلها بسرعة.
• قم بتنظيم رسائل البريد الإلكتروني عن طريق تصنيفها وتحديد أولوياتها وفرزها وتجميعها وتصفيتها في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. قم بإعداد مجلدات الوالدين وتصنيفها وفقا للمجالات الرئيسية لعملك.

على سبيل المثال، قم بإنشاء مجلدات أصل للمحاسبة والمالية والمشاريع والموارد البشرية وما إلى ذلك، ثم قم بإنشاء مجلدات فرعية بفئات أكثر تحديدا، مثل المجلد الأصل المحاسبة والمالية، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية تسمى ضرائب الأعمال أو كشوف المرتبات. استخدم القواعد ووظائف التصفية في بريدك الإلكتروني لبرمجة رسائل البريد الإلكتروني الواردة للهبوط في مجلد معين.

• وفقا لمجلة Entrepreneur ، عند تقديم بريد إلكتروني ، تأكد من جعل سطر الموضوع سهل البحث. إذا لم يكن كذلك ، ففكر في تغييره قبل تصنيفه وأرشفته.

عند الانتهاء من قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، قم بإيقاف تشغيل تنبيهات البريد الإلكتروني المشتتة للانتباه وضوضاء الإشعارات و / أو أوقف صندوق الوارد مؤقتا وتناول أنشطة عملك الأساسية. الآن بعد أن تعرفت على بعض التفاصيل لإدارة البريد الإلكتروني اليومية ، إليك بعض أفضل الممارسات لتسهيل الأمور طوال الوقت:

1. تأكد من إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها غير المرغوب فيها.

2. طور عادة عدم "الرد على الجميع" إذا لم يكن ذلك ضروريا. هذا يقلل من رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد للجميع.

3. اجعل اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك مختصرة وفي صلب الموضوع. هذا يقلل من مقدار الوقت المستغرق في القراءة والاستجابة.

4. استخدم 4 D لمساعدتك

افعل - اتخذ إجراء فوريا بشأن البريد الإلكتروني إذا كنت تعلم أن الأمر سيستغرق دقيقتين فقط للتعامل معه. قد يعني تأجيلها نسيان القيام بذلك ، مما قد يترك عملائك محبطين.

حذف - احذف على الفور ما تعرف أنه بريد عشوائي. لا أحد لديه الوقت لذلك.

تأجيل - لست متأكدا ما هي الاستجابة الصحيحة؟ ضع رسائل البريد الإلكتروني هذه في مجلد مع تذكير للعودة إليه.

مندوب - قم بتعيين البريد الإلكتروني إلى زميل يمكنه التعامل معه بكفاءة أكبر. بالطبع ، يجب أن تعرض التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني في مجال خبرتك لمساعدة زملائك في العمل أيضا!

5. تعامل مع رسائل البريد الإلكتروني على دفعات ، وتجنب قراءة كل بريد إلكتروني مباشرة عند تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك.

6. ضع في اعتبارك الاستثمار في برامج إدارة البريد الإلكتروني.

كيف يعمل برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تحسين خدمة العملاء؟

يعمل برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تحسين خدمة العملاء من خلال:

• مساعدة فريقك على أن يكون أكثر كفاءة من خلال طلبات العملاء والمهام البسيطة. يمنح ذلك فريقك مزيدا من الوقت للتركيز على المهام القيمة الأخرى.
• تعزيز تجربة العميل. مع ظهور سجل كل عميل على الفور في Trengo ، يسهل على ممثلي خدمة العملاء تقديم تجربة عملاء أكثر تخصيصا. هذا يجعل العميل أكثر سعادة ورضا.
• الوصول إلى مقاييس حول مدى استجابة فريقك لرسائل البريد الإلكتروني للعملاء. يمكنك مراجعة هذه البيانات وقتما تشاء وإجراء تحسينات إذا لزم الأمر.
• تقليل الإحباط الذي قد يشعر به أعضاء فريقك إذا كان هناك عدد هائل من رسائل البريد الإلكتروني التي يجب معالجتها.

برنامج إدارة البريد الإلكتروني ، الحل

بعض الناس على ما يرام مع البريد الوارد المزدحم. يفضل آخرون أن يكون صندوق الوارد الخاص بهم في "البريد الوارد صفر" ، وهي عبارة صاغها الكاتب ميرلين مان والتي تعني عدم وجود رسائل بريد إلكتروني في نهاية اليوم ، كل يوم. يبدو الأمر مريحا ، ولكن قد يستغرق الوصول إلى الصفر الكثير من العمل.

يعتمد إيجاد توازن بين إدارة البريد الإلكتروني والمهام القيمة الأخرى على طبيعة عملك. يمكنك الوصول إلى وسيط سعيد باتباع أفضل الممارسات المذكورة أعلاه ، وقد تفكر في الاستثمار في برامج إدارة البريد الإلكتروني مثل Trengo. تقدم Trengo تجربة فريدة من نوعها متعددة القنوات تمنحك القدرة على إدارة جميع قنوات اتصال العملاء الخاصة بك على منصة واحدة.

مع Trinko ، تكون إدارة البريد الإلكتروني أقل إرهاقا وأكثر كفاءة. فيما يلي بعض ميزاتنا المفيدة لإدارة البريد الإلكتروني:

• يتيح التعاون الداخلي لفريقك التحدث داخليا حول رسائل بريد إلكتروني محددة. هذا يلغي التبديل إلى أدوات الاتصال الأخرى لإبقاء الجميع على نفس الصفحة.
• يتيح لك تعيين البريد الإلكتروني بنقرة واحدة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى عضو الفريق المناسب بسرعة.
• تساعدك ملفات تعريف العملاء المرئية على الفور على تخصيص استجابة مخصصة عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني تحتوي على تفاصيل أساسية عن العميل.
• تتيح لك التصنيفات القابلة للتخصيص لرسائل البريد الإلكتروني والمحادثات الأخرى الرجوع إليها بسهولة لاحقا.
• يقيس Inbox Analytics أداء البريد الوارد مثل: الوقت حتى الاستجابة الأولى ، ومتوسط وقت الاستجابة ، وعدد التذاكر التي تم حلها.
• يتيح اتصال البريد الإلكتروني الشخصي ب Trengo للمديرين والمالكين المشغولين التعامل مع جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في تطبيق واحد.

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مربكا ، ولكن يمكن ترويض الانهيار الجليدي بممارسات الإدارة الصحيحة. كلما بدأت مبكرا ، كلما استفاد الجميع في مؤسستك بشكل أسرع. هل أنت مستعد لتقليل إجهاد الموظفين ، والمزيد من العملاء الراضين ، والمزيد من التوفير في وقت الموظف وماله؟ تعرف على كيفية تحقيق أهداف إدارة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وجعل فريقك أكثر إنتاجية وتعاونا وتقديم خدمة عملاء أفضل مع Trengo.