كيفية إعداد الرد التلقائي على الرسائل المباشرة على إنستغرام في 2024

تخيل أنك تدير وكالة سفر شهيرة على إنستغرام. يشاهد الناس منشوراتك ويقومون برحلات، ومع مرور الوقت تكتسب أيضاً متابعين من الباحثين عن الإثارة. تبدأ الرسائل في الوصول إليك: "هل تقدمون جولات إلى أيسلندا؟" "هل يمكنني الحصول على عرض أسعار لباقات العطلات الجديدة؟ أمر مثير، ولكنه مربك في نفس الوقت، خاصةً عندما يكون فريقك في الخارج يصنع بعض التجارب التي لا تُنسى.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه الرد التلقائي على الرسائل المباشرة على إنستجرام ليغير قواعد اللعبة. يضمن لك الرد التلقائي أن يشعر عميلك المحتمل على الأقل بالتقدير والاستماع إليه، حتى عندما يكون فريقك مشغولاً بتقديم خدمة ممتازة يوماً بعد يوم. 

في هذه المدونة، سنستعرض كيف يمكن للرد التلقائي أن يساعد الشركات على البقاء على اتصال دائم بعملائها، وتقليل أوقات الاستجابة، وخلق انطباعات طويلة الأمد بسهولة. لذا دعنا نبدأ القراءة!

ما هو الرد التلقائي على Instagram؟

تتيح لك خاصية الرد التلقائي على الرسائل المباشرة على Instagram إعداد ردود جاهزة، مما يعفيك من كتابة الإجابات نفسها مرارًا وتكرارًا. فهو لا يساعد فقط في تقليل عبء العمل اليدوي الخاص بك، بل يبقي علامتك التجارية متاحة في أي وقت يطرح فيه العميل سؤالاً.

في عالم اليوم سريع الإيقاع، نعلم أنه من الصعب على الشركات أن تكون متصلاً بالإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع - ولكن هذا بالضبط ما يتوقعه العملاء. من خلال الرد التلقائي، يمكنك الحفاظ على استمرار هذه المحادثات، حتى عندما لا تكون متواجداً على مدار الساعة، مع تقديم إجابات فورية على الأسئلة المتداولة. إنها طريقة بسيطة للبقاء على تواصل دائم مع جمهورك وإظهار وجودك من أجلهم، بغض النظر عن وقت تواصلهم معك.

حالة الرد التلقائي على الرسائل المباشرة على إنستغرام

إنستغرام ليس مجرد منصة أخرى لوسائل التواصل الاجتماعي، فقد أصبح أداة نمو قوية للعلامات التجارية والشركات من جميع الأنواع. ومن أكبر مزاياه سهولة تواصل العملاء مع الشركات مباشرةً من خلال الرسائل المباشرة.

مع وجود ما يقرب من 200 مليون مستخدم يزورون صفحات الأعمال يومياً، من المحتمل أن تتلقى الشركات أسئلة واستفسارات في أي وقت. وبما أنه لا يمكنك التنبؤ بموعد ورود هذه الرسائل، فإن أذكى طريقة لإدارتها هي إعداد الرد التلقائي على الرسائل المباشرة على إنستغرام. وبهذه الطريقة، تكون مستعدًا دائمًا للتفاعل مع العملاء، وتظهر للعملاء أنك موجود لمساعدتهم متى احتاجوا إلى ذلك.

ما هو دور الرد التلقائي في خدمة العملاء؟

عندما لا تتمكن الشركات من الرد على استفسار في صندوق الوارد على الفور، يتدخل الرد التلقائي لتلبية توقعات المستهلكين بالرد السريع. لا تقتصر هذه الميزة على توفير الردود في الوقت المناسب فحسب، بل تحافظ أيضاً على مستوى عالٍ من التفاعل، سواء في التعليقات أو الرسائل المباشرة. 

يقدّر العملاء الاستجابات النشطة، ومن المرجح أن يثقوا في الشركة التي تقدم دعمًا سريعًا، مما يعزز ولاءهم وثقتهم في علامتك التجارية. 

الردود التلقائية تجعل أعمالك أكثر كفاءة

يمكن أن تؤدي إضافة الردود التلقائية إلى حسابك على Instagram إلى تعزيز كفاءتك التشغيلية بشكل كبير. يمكن أن تساعد أتمتة الردود على الأسئلة الشائعة فريقك على التركيز أكثر على استراتيجيات أخرى مثل تحسين إنتاجية خدمتهم بدلاً من العمل على الردود اليدوية مثل ساعات العمل أو توفر المنتج أو استفسارات الخدمة. 

عندما تتم أتمتة الأسئلة المتكررة يحصل فريق الدعم لديك على فرصة للتركيز على المهام الأكثر أهمية أو التذاكر المعقدة. 

لماذا يجب عليك إعداد الردود التلقائية على Instagram؟

يعد إعداد الردود التلقائية على Instagram أمرًا ضروريًا للشركات التي تتطلع إلى تحسين استراتيجيات خدمة العملاء والتفاعل مع العملاء، لأنه في سوق تنافسي، فإن التواصل الفعال والسريع مع عملائك يجعلك متميزًا عن الآخرين. 

ستكون توقعات الناس عالية عندما يشعرون بأنهم مشمولون أو محدثون بمنتجات العلامة التجارية. علاوة على ذلك، فإن الردود التلقائية ستجعل مشاركتك مفيدة لك بمجرد حصولك على ثقة الناس. 

كيف يمكنني إعداد الرد التلقائي على Instagram؟

كيفية إعداد الرد التلقائي على تطبيق Instagram؟ 

يعد إعداد الردود التلقائية لنشاطك التجاري على Instagram عملية بسيطة يمكن إجراؤها في بضع خطوات فقط.  

الخطوة 1: ادخل إلى حسابك على إنستغرام للأعمال

إذا كنت تستخدم حسابًا شخصيًا، فقم بالوصول إلى إعداداتك، وقم بتبديل حالتك من حساب شخصي إلى حساب تجاري. سيقوم Instagram بترقية ملفك الشخصي من شخصي إلى تجاري. 

كيفية العثور على إعدادات Instagram؟ 

افتح تطبيق Instagram الخاص بك وانتقل إلى ملفك الشخصي. الآن، اضغط على صورة ملفك الشخصي في الزاوية اليمنى السفلية. بعد ذلك، افتح شريط القائمة، واختر "الإعدادات".

الخطوة 3: اختر "عمل" أو "منشئ"

في قائمة الإعدادات، ابحث عن "الأعمال" أو "المنشئ" وحدد إما "الأعمال" أو "المنشئ"، بناءً على نوع الحساب الذي لديك. هنا يمكنك الوصول إلى أدوات متنوعة مصممة للحسابات الاحترافية.

الخطوة 4: حدد الردود المحفوظة أو الأسئلة المتداولة

يمكنك تعيين الردود التلقائية باستخدام الردود المحفوظة أو خيار الأسئلة المتداولة. يمكنك أيضًا استخدام كليهما حسب احتياجاتك. ومع ذلك، تذكر أنه يمكنك إضافة أربعة أسئلة متكررة فقط. 

الخطوة 5: تعيين اختصار

يمكنك إنشاء اختصار للردود المحفوظة. يمكنك استخدام الاختصار للوصول بسرعة إلى الرسالة على Instagram حتى لا تحتاج إلى كتابتها مراراً وتكراراً. يمكنك بسهولة إعداد الاختصار أثناء إنشاء رد جديد. 

إعداد الرد التلقائي على Instagram باستخدام Meta Business Suite

اتبع الخطوات التالية للردود التلقائية باستخدام Meta Business Suite: 

1. افتح حساب Meta Business Suite الخاص بك واحصل على حق الوصول إلى المسؤول
2. انقر على خيار البريد الوارد
3. اختر إنستغرام
4. حدد الرد الفوري
5. قم بتشغيل زر الرد الفوري
6. إعداد استجابتك

احصل على المزيد من ميزات أتمتة الرسائل المباشرة على Instagram مع Trengo

ترينجو هو حل ممتاز لأتمتة الردود على إنستغرام. فيما يلي المزايا الرئيسية التي يقدمها Trengo:

بدء الرسائل المباشرة من التعليقات

لا تقتصر ميزة الرد التلقائي على الرسائل المباشرة فقط حيث يمكنك أيضًا تطبيقها على التعليقات. على سبيل المثال، عندما يبدي شخص ما اهتمامًا أو يعلق على المنشورات، يمكن أن يكون الرد التلقائي طريقة رائعة لتوجيهه إلى رسالتك المباشرة. يمكنك إرسال رسالة "يرجى إرسال رسالة مباشرة لمزيد من التفاصيل" وفي الرسالة المباشرة يمكنك مواصلة المحادثة وتوجيه العميل المحتمل لشراء خدمتك أو منتجك. 

محادثات البحث

كعمل تجاري، قد يكون من الصعب تحديد موقع الرسائل على إنستجرام نظرًا لوجود العديد من الاستفسارات الواردة. ومع ذلك، يمكن أن يسهل عليك Trengo الأمر لأنه يتيح لك البحث في المحادثات السابقة داخل لوحة التحكم نفسها. 

الأسئلة الشائعة

يمكن أن تصبح الأسئلة الشائعة مزعجة في بعض الأحيان حيث يتعين عليك الإجابة على نفس الأشياء مراراً وتكراراً. يمكنك جعل الأمور أكثر سلاسة بالنسبة لك بمساعدة Trengo. على سبيل المثال، يمكنك إعداد الرد التلقائي على Instagram للاستفسارات مثل التسعير أو مواصفات المنتج أو وقت التسليم أو توفر منتج معين. 

قوالب قابلة للتخصيص للحصول على استجابات سريعة

يتيح لك ترينجو إمكانية تخصيص رسائلك التلقائية وفقاً لاحتياجات علامتك التجارية. سواء أكنت تريد أن تبدو غير رسمية وودودة أم احترافية ورسمية، يمكنك تعديل رسائلك لتعكس شخصية علامتك التجارية باستخدام مكتبة ترينجو الواسعة من القوالب.

تحليلات متكاملة للحصول على رؤى أفضل

يوفر Trengo أيضاً تقارير يمكنك استخدامها لتحسين دعم العملاء لديك. على سبيل المثال، يمكن أن يساعدك Trengo في معرفة متوسط وقت الاستجابة للمقاييس التي قمت بتطبيقها. يمكنك التحقق من التقارير المقدمة للتخطيط لكيفية تحسين دعم العملاء لديك.  

متى تستخدم ميزات أتمتة الرسائل المباشرة على Instagram؟

يمكنك استخدام ميزة الرد التلقائي على Instagram لأغراض مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك استخدامها لبدء التفاعل مع المتابعين الجدد، أو الرد على التعليقات، أو لمجرد التواصل مع جمهورك.    

بدء محادثات مع متابعين جدد

الردود الآلية هي أدوات فائقة تساعدك على التواصل مع متابعيك الجدد على الفور. على سبيل المثال، عندما تحصل على متابع جديد يمكنك إرسال رسالة ترحيبية له مثل "شكرًا لك على متابعة صفحتنا". تنقل رسالة الترحيب صورة إيجابية عن علامتك التجارية وتساعدك على كسب ثقة العملاء. 

التواصل مع العملاء المهتمين

إذا قام أحد العملاء بالتعليق على منشوراتك معربًا عن اهتمامه، فيمكن أن يساعدك الرد التلقائي على رسائل إنستغرام في الحفاظ على المحادثة. يمكنك إرسال رسالة سريعة مثل "شكرًا لك على تواصلك، سنعاود الاتصال بك قريبًا". يمكنك أيضًا دعوتهم لطرح أسئلة أو معرفة المزيد عن منتجاتك أو خدماتك. يمكن أن يساعد هذا الأسلوب علامتك التجارية في جذب العملاء المحتملين لشراء منتجاتك.

الاعتراف بالمتابعين النشطين

على إنستغرام، يجب أن تحاول بنشاط التفاعل مع متابعيك النشطين. سواء كانوا معجبين بمنشوراتك أو يشاهدون قصصك بانتظام. يمكنك تقليل المتاعب مع الردود التلقائية لأنك قد تحتاج إلى بدء محادثات مع عدة أشخاص. 

الحفاظ على الاتصال خارج ساعات العمل 

ليس لدى Instagram ساعات عمل ولا حد زمني. وهذا يعني أنه يمكن للعملاء التواصل مع العلامات التجارية في أي وقت. يمكن للرد التلقائي إشراك الأشخاص في غياب فريق العمل. سيتيح ذلك للعملاء الشعور بالتقدير لأن علامتك التجارية تتفهم احتياجاتهم. 

التعامل مع الأسئلة الشائعة

كل نشاط تجاري لديه بعض الأسئلة المتكررة مثل موقع النشاط التجاري وتفاصيل المنتج وسياسات الخدمة وما إلى ذلك. هذه هي الأسئلة التي يمكنك أتمتتها بسهولة. من المثالي استخدام أداة مثل Trengo والسماح للتكنولوجيا بالتعامل مع المهام المتكررة نيابةً عنك. 

6 نصائح لتحسين الردود التلقائية

لتحقيق أقصى استفادة من ميزة الرد التلقائي في إنستغرام، جرّب نصائح التحسين هذه:

• إنشاء ردود تراعي السياق: قم بتخصيص الردود على الاستفسارات الشائعة، مثل "ساعات عمل المتجر" أو "تفاصيل الشحن"، بحيث يبدو كل رد ملائمًا ومحددًا لسؤال المستخدم. هذا يجعل التفاعلات تبدو أكثر خصوصية ويحافظ على تفاعل المستخدمين.
• استخدم الكلمات المفتاحية المُشغِّلة بذكاء: قم بتعيين كلمات مفتاحية محددة في إعدادات Instagram الخاصة بك والتي تؤدي إلى استجابات مخصصة، مثل "حالة الطلب" أو "المرتجعات". يضمن ذلك حصول المستخدمين على المعلومات بشكل أسرع، مما يسمح لفريقك بالتركيز على الاستفسارات المعقدة.
• توفير خيارات الاشتراك: قم بتضمين مطالبة لطيفة للمستخدمين للانضمام إلى قائمة البريد الإلكتروني أو حملة التنقيط ضمن رسالة الرد التلقائي. صياغتها كميزة - مثل العروض الحصرية أو النصائح المفيدة - يجعلها جذابة مع جمع بيانات العملاء القيمة.
• تضمين تذكير متابعة: أضف رسالة لتؤكد للمستخدمين أنهم سيحصلون على متابعة أكثر تخصيصًا قريبًا. تعمل هذه الخطوة البسيطة على طمأنة العملاء بأن شخصًا حقيقيًا سيجيب على استفساراتهم، حتى لو تلقوا ردًا آليًا في البداية.
• استخدم لغة ودية وملائمة لعلامتك التجارية: احرص على أن تكون الردود التلقائية دافئة ومطابقة لصوت علامتك التجارية. فالنبرة الودية المقترنة بلغة مفيدة تزيد من رضا العملاء.
• توجيه المستخدمين إلى موارد المساعدة الذاتية: إذا أمكن، قم بتوجيه المستخدمين إلى الأسئلة الشائعة أو البرامج التعليمية أو صفحات المساعدة الذاتية الأخرى، إن أمكن، مما يسمح لهم بحل المشكلات البسيطة بشكل مستقل. 

استخدام أتمتة Instagram دون عناء

كيف يمكنني إعداد الرد التلقائي على Instagram دون عناء؟ الإجابة بسيطة - استخدم Trengo!

• تعقيد الإعداد اليدوي: قد يستغرق إعداد الردود التلقائية يدوياً وقتاً طويلاً وقد يتطلب تعديلات مستمرة. يعمل Trengo على تبسيط هذه العملية من خلال واجهات سهلة الاستخدام وقوالب معدة مسبقًا.
• وظائف محدودة: خيارات الرد التلقائي المدمجة في إنستغرام محدودة من حيث التخصيص والميزات المتقدمة. يقدم Trengo خيارات أكثر مرونة، بما في ذلك الرسائل المخصصة ومحفزات الرد المتنوعة.
• الإدارة متعددة القنوات: قد تكون إدارة العديد من منصات التواصل الاجتماعي إلى جانب إنستجرام أمرًا مرهقًا. يدمج Trengo الرسائل من مختلف القنوات، مما يسمح للشركات بالتعامل مع جميع الاتصالات من لوحة تحكم واحدة.
• اتساق الردود: بدون الأتمتة، هناك خطر عدم اتساق الردود على الاستفسارات المتشابهة. يضمن Trengo حصول جميع العملاء على ردود موحدة، مما يعزز الاحترافية.
• البيانات والتحليلات في الوقت الفعلي: يعد تتبع الأداء وفعالية الاستجابة أمرًا صعبًا مع ميزات Instagram الأساسية. يوفر Trengo تحليلات حول أوقات الاستجابة ومشاركة العملاء ومقاييس أخرى للمساعدة في تحسين استراتيجيات التواصل.
• تعاون الفريق: قد يكون من الصعب تنسيق الردود بين أعضاء الفريق في الرسائل المباشرة على Instagram. يسهل Trengo تعاون الفريق من خلال السماح لعدة مستخدمين بالوصول إلى نفس منصة المراسلة وإدارة الردود بكفاءة.
• جدولة الردود: قد يكون تحديد أوقات محددة للردود التلقائية أمراً معقداً. يسمح ترينجو بجدولة الرسائل، مما يضمن الردود في الوقت المناسب حتى في غير ساعات العمل.

إدارة عمليات الردود الخاصة بالشركات على إنستغرام باستخدام Trengo

من الآن فصاعداً، ستحتاج الشركات على إنستغرام بشكل متزايد إلى تكييف استراتيجياتها على وسائل التواصل الاجتماعي لتلبية الاحتياجات المتطورة لجمهورها. ستكون المشاركة الفعالة أمراً بالغ الأهمية لبناء علاقات قوية وتعزيز الولاء بين المتابعين. ومع ذلك، فإن إدارة التفاعلات مع جمهور كبير يمكن أن تكون صعبة.

وهنا يأتي دور ميزة الرد التلقائي على إنستغرام. فمن خلال استخدام ميزة الردود التلقائية، يمكنك الرد على الاستفسارات الشائعة بكفاءة، مما يضمن أن يشعر جمهورك بأنه مسموع ومقدر حتى خلال فترات الانشغال.

إذا كنت مستعدًا لتعزيز تفاعلك وتبسيط تواصلك، فقد حان الوقت لإعداد الرد التلقائي على Instagram.