Onboarden bij Trengo: zo werden wij in no time een inbox expert!

Twee weken geleden begon ik tegelijk met mijn nieuwe collega's Niels, Aga en Jurre aan mijn Trengo avontuur. Na een inspirerende presentatie op onze eerste werkdag, werd het onboarding proces in gang gezet. Met een lange to-do lijst en een Trengo account ging ik aan de slag. Het was tijd om de inbox te ontdekken. 

De eerste indruk 

Ik was direct blij verrast door de strakke en overzichtelijke inbox van Trengo. Door de smalle zij- en bovenbalk bleef er genoeg ruimte over om tickets af te handelen. Jurre, onze Customer Success manager, was onder de indruk van alle mogelijkheden die de inbox met zich meebrengt. "Je kunt vrijwel alle populaire communicatiekanalen integreren in de inbox. De eerste kanalen, zoals Facebook, Twitter en Telegram had ik razendsnel aan de inbox toegevoegd." Niels, onze nieuwe recruiter, definieert de inbox als strak en intuïtief. "Ik had vrij snel door waar ik moest zijn." 

Na het registreren van mijn Trengo account kreeg ik een lijst met te behalen doelen om mijn inbox optimaal te benutten. Deze doelen bestonden uit stappen om kanalen te integreren en de eerste conversaties te starten. Dit was een grote hulp voor mij. Door deze handige tool was ik voor mij het wist actief aan het communiceren op de eerste kanalen. Aga, onze productspecialist, kon snel aan de slag. "Het was vrij duidelijk wat er gedaan moest worden." Ook voor Niels was de to-do lijst een goed houvast. "Door mijn focus op de to-do lijst was de registratie snel voltooid." Al snel waren onze eerste doelen behaald. 

Een persoonlijke inbox

Na het integreren van de kanalen kwamen de eerste tickets langzaam binnen. Het was nu tijd om de tickets op de juiste plek te krijgen. Ik hou van een overzichtelijke inbox en Trengo gaf mij de juiste tools om structuur aan te brengen. Door het aanmaken van kanalen en labels, kreeg mijn inbox een persoonlijke touch. "Elk bedrijf heeft zijn eigen manier van werken. Ik was verbaasd hoe gemakkelijk persoonlijke behoeften geïmplementeerd kunnen worden in de inbox," zegt Jurre. Hij had zijn inbox zo ingesteld, dat de tickets voor Customer Success automatisch werden gefilterd. Superhandig! 

Niels ziet direct kansen in het gebruik van de inbox voor zijn functie als recruiter: "Het is heel handig om in de interne chat feedback te vragen over kandidaten." Hij ziet het gemakkelijk corresponderen met zijn HR collega's over kandidaten als een groot pluspunt. "Ik vroeg mij altijd af wanneer er een applicatie zou komen waarin ik al mijn communicatie kon stroomlijnen." Met Trengo hoeft hij niet meer over te schakelen op een andere chat, maar is alle communicatie op één plek.

Communicatie automatiseren 

Trengo heeft verschillende mogelijkheden om communicatie te automatiseren. Denk hierbij aan quick replies, auto-replies, chatbots en rules. Dit klinkt als een grote uitdaging, maar het is ons allemaal snel gelukt om deze tools optimaal te gebruiken. "Ik heb mijn vriendin gevraagd om te chatten met mijn chatbot", zegt Jurre. "Het werkte perfect."

Het is leuk om te zien dat collega's met verschillende functies andere kansen zien in het gebruik van de chatbot. "Als recruiter krijg je vaak dezelfde vragen, zoals: is de vacature nog open, accepteren jullie nog kandidaten en in welke taal moet ik solliciteren? Het zou veel werk schelen als de chatbot deze vragen op kan pakken," aldus Niels. 

Aga was onder de indruk van het persoonlijke aspect van de flow- en chatbot. "De flowbot is een soort robot, maar je kunt hem menselijker maken. Met bijvoorbeeld een vertraging in de reactietijd laat je klanten niet schrikken." 

Wat ik persoonlijk erg fijn vind aan de inbox van Trengo, is het brede scala aan mogelijkheden. Je kunt veel repetitieve taken automatiseren. Dat kan met auto-replies en quick replies, maar dus ook met chat en flowbots. Er is een passende oplossing voor iedereen. Voor mij was de eerste stap het toevoegen van auto-replies en quick replies. Al snel wilde ik de volgende stap maken en begon ik de chatbot te integreren in mijn inbox.

Helpdesk en ondersteuning

Het instellen van de inbox was erg gemakkelijk, maar op een gegeven moment had ik wat technische hulp nodig. Dit had te maken met het instellen van mijn chatbot. De chatbot herkende de door mij toegevoegde vragen niet. Dankzij het Customer Success team kwam ik er al snel achter dat het probleem in de Google Cloud Key zat. Toen ik een nieuwe key had aangemaakt, was het probleem snel opgelost.

Ik werd superfijn geholpen door het help center en het Customer Success team van Trengo. Zoals een echte klant. Een mooie kans om direct de vaardigheden van het Customer Success team te testen ;). Ik heb de helpdesk ook goed uitgepluisd om ingewikkelde tools, zoals de chatbot, werkend te krijgen. 

Jurre werd door Customer Succes geholpen met het integreren van WhatsApp Business. Hij wilde graag met klanten kunnen appen vanaf een zakelijk account, maar kreeg WhatsApp niet aan de praat. "Het is fijn dat Customer Succes ook vertelt wat het probleem is, niet alleen hoe je het op moet lossen. Dit geeft inzicht in de techniek achter de inbox, wat ik erg interessant vind."

Voor een enthousiast steuntje in de rug kun je natuurlijk ook gewoon terecht bij Customer Success. Daar kwam Niels al snel achter: "Ik dacht dat ik een berichtje had gestuurd in de testomgeving, tot ik een reactie kreeg van Customer Success. Ze wenste me veel succes met mijn onboarding. Oeps," zegt hij lachend. 

Aan de slag

De onboarding werd afgesloten met individuele presentaties. Hierin konden we laten zien wat we in een korte tijd geleerd hadden om vanuit daar onze functies op te pakken. "Het is fijn om een rustige onboarding te hebben en de software te leren kennen. Nu weet ik hoe ik binnen mijn functie optimaal gebruik kan maken van Trengo", aldus Niels. 

Aga is ook erg te spreken over het onboarding proces bij Trengo. "Wauw. Dat was het eerste wat ik dacht toen ik hoorde over het onboarding proces. Je leert zelf in stappen waardoor de inwerktijd optimaal benut wordt. Ik heb mezelf ingewerkt en heb dat als heel prettig ervaren!" 

De manier waarop we als nieuwe collega's zijn ontvangen, is ook zeker het benoemen waard. Het hele team was direct voor mij klaar, vol enthousiasme en met een grote passie voor het product. Zo waren we al uitgenodigd voor een barbecue voordat we officieel aan de slag gingen en deelden we met succes de eerste drankjes uit op de vrimibo. Zoals Jurre zegt: "Mijn collega's hebben mij direct thuis laten voelen." Mooier dan dat kan je carrière toch niet beginnen? 

Kan jij niet wachten om in ons unieke onboardingsproces te stappen? We zijn altijd op zoek naar nieuwe collega's. Neem vooral een kijkje op onze website!