De definitieve gids voor teamsamenwerking (editie 2024)

Klantenservice
30 mei 2024
10
min lezen
Geschreven door
Alan
Een nieuwsbrief opgezet om jou een stap dichter bij klanttevredenheid te krijgen
Hoe benutten teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze voor tevreden klanten? Schrijf je in voor The Convo en kom erachter.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees verder

We weten allemaal wat teamsamenwerking is, en in vele vormen en rollen doen we dat dagelijks. Natuurlijk hebben we het over het proces van teamleden die samenwerken aan een gemeenschappelijk doel, waarbij ze middelen, expertise en ideeën delen om een gezamenlijk doel te bereiken.

Teamwerk en teamsamenwerking worden vaak door elkaar gebruikt en soms overlappen ze elkaar. Er is echter een subtiel verschil: wanneer teamleden met bijna dezelfde vaardigheden en onder een leider hun bijdragen leveren als individuen, dan is dat teamwork. Wanneer individuen met verschillende vaardigheden, meestal zonder strikte hiërarchie, samen taken verkennen en oplossingen ontdekken, dan is dat teamwerk. samen, dan is dat samenwerking.

Op locatie of op afstand, effectieve teamsamenwerking is de basis van moderne werkomgevingen. De verschuiving naar externe en hybride werkmodellen heeft de manier waarop teams samenwerken echter drastisch veranderd. Als teamleden zich in verschillende delen van de wereld bevinden, zijn traditionele persoonlijke interacties de enige manier van samenwerken - of kunnen dat zijn.

Om productief en veilig te blijven, hebben teams moderne samenwerkingsoplossingen nodig die real-time communicatie, efficiënt taakbeheer en het veilig delen van informatie mogelijk maken. Nu wil ik ingaan op klantenserviceteams, dat is mijn specialiteit en de reden waarom we hier zijn. Dus waarom is teamsamenwerking belangrijk voor je serviceteam en hoe kun je het verbeteren? Dat is wat we gaan onderzoeken in deze blog.

Het belang van samenwerking (en de juiste vaardigheden)

Samenwerking is niet alleen belangrijk, het is een belangrijke vereiste voor de moderne werkomgeving. Een rapport dat Deloitte heeft opgesteld voor Google zegt dat wanneer werknemers samenwerken: 

  • Ze werken gemiddeld 15% sneller; 
  • 73% om beter werk te leveren; 
  • 60% is innovatief; en 
  • 56% is meer tevreden.

We zullen hier dieper op ingaan, maar eerst enkele basisprincipes. 

Waarom is teamwerk belangrijk bij samenwerking?

Teamwerk is de basis van samenwerking. Met teamwerk kunnen individuen hun middelen, expertise en ervaringen bundelen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Als een groep redelijk goed functioneert, zal deze beter presteren dan individuele prestaties - teamwerk kan het IQ van de groep (de som van de beste talenten van elk lid van het team) daadwerkelijk verhogen. "In een hoog collectief intelligent team waren oplossingen die door een groep werden aangereikt systematisch significant beter dan oplossingen die door een individu werden aangereikt, inclusief de slimste persoon in de kamer," beweert onderzoek door Science Magazine, zoals hier geciteerd. 

En dat is logisch - elk individu brengt iets anders in dat anders misschien over het hoofd wordt gezien. In teamverband kunnen individuele leden verschillende perspectieven en vaardigheden benutten en innovatie en creativiteit stimuleren. Bovendien kunnen ze de productiviteit en efficiëntie verhogen, deadlines halen, mijlpalen bereiken en sterke relaties en vertrouwen opbouwen - wat allemaal leidt tot een positieve en ondersteunende teamcultuur. 

Wat zijn de drie belangrijke vaardigheden voor teamsamenwerking?

Effectieve samenwerking vereist bepaalde essentiële vaardigheden, maar welke zijn het belangrijkst? Er is geen pasklaar antwoord. Veel hangt af van het type werkomgeving (op locatie of op afstand), de grootte van het team, de teamverdeling en de branche. Maar over het algemeen zijn de volgende drie vaardigheden het belangrijkst voor teamsamenwerking die vrijwel voor elk team zouden kunnen werken. 

1. Communicatie

Eerst en vooral is communicatie erg belangrijk, ongeacht of de communicatie persoonlijk is of via een samenwerkingstool. Volgens een rapport van McKinsey kan een betere communicatie en samenwerking de productiviteit met 20 tot 25 procent verhogen. Omgekeerd is 70% van de werknemers van mening dat tijdverspilling een van de ergste gevolgen is van slechte communicatie.

In elke werkomgeving moeten teamleden hun ideeën en gedachten duidelijk kunnen verwoorden, actief naar anderen luisteren, verhelderende vragen stellen en feedback vragen. Ze moeten constructieve feedback geven die specifiek, tijdig en bruikbaar is. Dit betekent ook dat ze de juiste communicatiekanalen en -middelen moeten gebruiken, zoals de tool die door het bedrijf is toegewezen, e-mail, telefoon of videoconferentie.

Gekoppeld aan communicatie is empathie. Want als je het perspectief van anderen begrijpt, kun je je gedachten overbrengen op een manier die andere leden kunnen begrijpen. Cognitieve empathie, samen met het nauwkeurig lezen van de gevoelens van een ander, zorgt voor effectieve communicatie.

💡Wanneer je serviceteam dag in dag uit te maken heeft met communicatie met klanten, wil je dat ze eerst de interne communicatie onder de knie krijgen. Want hoe kunnen ze samenwerken om klanten goede antwoorden te geven (en snel), als ze intern niet goed kunnen communiceren.

2. Aanpassingsvermogen

Een andere cruciale - en vaak over het hoofd geziene - vaardigheid is aanpassingsvermogen. Maar aanpassingsvermogen gaat niet alleen over het aanpassen aan de omgeving, maar meer over terugveren. "Het betekent dat je een uitdaging niet alleen verdraagt, maar dat je er ook beter van wordt," zegt Jacqueline Brassey, chief scientist bij McKinsey & Company's People & Organisational Performance Practice, zoals geciteerd in dit uitstekende stuk van de BBC over aanpassingsvermogen op de werkplek. 

Samenwerkende teams moeten flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderende prioriteiten, deadlines en doelen. Ze moeten kunnen schakelen als plannen niet werken of als er nieuwe uitdagingen ontstaan, ze moeten openstaan voor nieuwe ideeën en perspectieven en bereid zijn om te leren en te groeien, zelfs als er uitdagingen zijn. COVID-19 is een voorbeeld van een situatie waarin de lockdown ons dwong om thuis te blijven - maar organisaties die zich aanpasten aan het nieuwe normaal gedijden en nieuwe manieren vonden om de uitdaging niet alleen aan te gaan, maar zelfs te overstijgen. 

💡Vragen over boekingen, reserveringen, 5-sterrenbeoordelingen of 1-sterrenbeoordelingen, elk contactpunt vereist een specifieke aanpak. Als je team aan de verwachtingen van de klant wil voldoen, moeten ze zich kunnen aanpassen.

3. Bewustzijn (zelf en van anderen)

Tot slot, bewustzijn - zowel van jezelf als van anderen. In mijn carrière van meer dan tien jaar heb ik gemerkt dat bewustzijn een van de belangrijkste kenmerken is van succesvolle samenwerkende teams. Werknemers moeten zich niet alleen bewust zijn van wat er gaande is met hun collega's in één-op-één gesprekken, maar ze moeten ook in staat zijn om de stemming en gevoelens van hun werkomgeving op te pikken.

Dit maakt de werkplek tot een uitnodigende plek om te werken. Teamleden met een hoog bewustzijn kunnen hun eigen sterktes, zwaktes en emoties herkennen - en dit zelfbewustzijn gebruiken om hun acties en beslissingen te onderbouwen. Ze kunnen de perspectieven, behoeften en emoties van anderen beter begrijpen, naast het identificeren en beheren van hun eigen vooroordelen en aannames. 

Klanten zijn mensen, toch? Ze willen met empathie worden behandeld wanneer ze contact opnemen met je team. Hoe geïrriteerd ze in eerste instantie ook zijn, empathie zal je serviceteam een heel eind op weg helpen. Het kan het verschil zijn tussen een klant verliezen of iemand veranderen in een loyale merkambassadeur.

Wat is een goed voorbeeld van teamsamenwerking?

Dit kan per team verschillen. Als ik om me heen kijk (ik werk voor een SaaS-bedrijf dat een platform voor klantbetrokkenheid heeft ontwikkeld), denk ik dat ons productontwikkelingsteam een geweldig voorbeeld is van teamsamenwerking in actie, vooral als het gaat om de cruciale samenwerking tussen ontwerpers en technici. 

Productontwikkelingsprocessen

Productontwikkelingsteams bestaan meestal uit individuen met verschillende expertise, zoals ontwerpers, ingenieurs, projectmanagers en in de meeste gevallen zelfs marketeers. Ontwerpers brengen hun creatieve visie en gebruikersgerichte aanpak in, terwijl ingenieurs hun technische expertise en probleemoplossende vaardigheden inbrengen. Marketeers bieden waardevolle inzichten in de behoeften van klanten en markttrends, en projectmanagers zorgen ervoor dat het project op schema blijft en de doelstellingen worden gehaald.

Stel je het gebrek aan samenwerking tussen hen voor en een project dat anders een maand zou duren, zou maanden kunnen duren. Als ontwerpers en ingenieurs echter effectief samenwerken, kunnen ze innovatieve en succesvolle producten maken die zowel aan esthetische als functionele eisen voldoen. Ontwerpers kunnen ingenieurs in realtime voorzien van een diepgaand inzicht in de behoeften en voorkeuren van gebruikers, terwijl ingenieurs hen inzicht kunnen geven in de technische haalbaarheid van het ontwerp. 

Onlangs las ik Walter Issacson's biografie van Elon Musk, waarin hij het uitgebreid heeft over Musk's ontwerp- en productiefilosofie. Een van de belangrijkste dingen die je eruit kunt halen, die erg verwant is aan wat we nu bespreken, is de impact van samenwerking tussen de ontwerp- en productieteams. In de woorden van Franz Von Holzhausen, de hoofdontwerper bij Tesla, die in het boek wordt geciteerd: "De visie was dat we ontwerpers zouden creëren die dachten als ingenieurs en ingenieurs die dachten als ontwerpers." Dit vat het belang van samenwerking in een productontwikkelingsteam goed samen. 

Van klantenondersteuning tot klantsucces

Natuurlijk, als ik naar mijn eigen team kijk, zie ik veel effectieve samenwerking. En dat is goed, want het is essentieel voor het leveren van uitzonderlijke service en het waarborgen van klanttevredenheid.

Laten we een recente situatie nemen: een klant wil een integratie met Trengo opzetten. Het supportteam ontvangt de eerste vraag over het opzetten van een integratie en realiseert zich, na een eerste beoordeling, dat ze voor het opzetten van de integratie input van meerdere afdelingen nodig hebben.

Om dit efficiënt op te lossen, werkt mijn support teamlid samen met de customer success manager, technische ondersteuning en zelfs het productontwikkelingsteam met behulp van ons eigen platform en product Trengo, een unified communication platform. Trengo maakt naadloze communicatie mogelijk door verschillende kanalen zoals e-mail, chat en sociale media te integreren in één interface, wat geweldig is voor klanten. Maar intern zorgt Trengo er ook voor dat alle teams gemakkelijk kunnen samenwerken.

1. Het gesprek is gelabeld onder vraag en integratie. We kunnen meteen zien waar het over gaat

2. Omdat het label ons laat weten dat het om een ondersteuningsvraag gaat, wordt het gesprek automatisch naar dit team geleid.

3. Automatisering informeert de klant direct dat we hun vraag in behandeling nemen en hoe lang we van plan zijn erover te doen.

4. Door elkaar te @taggen in de initiële klantvraag kunnen de support-, succes- en productteams tot het juiste antwoord komen. Zonder dat de klanten last hebben van discussies.

5. Alle updates van de 'gespreksstatus' worden bijgewerkt in het klantprofiel, zodat het hele supportteam op de hoogte is van deze vraag.

6. Zodra het juiste antwoord is gevonden, wordt de klant door mijn collega van support op de hoogte gebracht en wordt deze conversatie gesimplated. Dus als we weer zo'n vraag tegenkomen, hebben we het antwoord!

Deze naadloze samenwerking zorgt ervoor dat de klant zich gewaardeerd en ondersteund voelt, wat zijn vertrouwen versterkt in het streven van het bedrijf naar hun tevredenheid.

Wat is het doel van teamsamenwerking?

Het primaire doel van teamsamenwerking is om gedeelde doelen of resultaten effectiever te bereiken. Hoe bereikt teamsamenwerking dit einddoel? 

Dit is hoe: 

  • Middelen en expertise bundelen - teams hebben toegang tot een breder scala aan kennis en vaardigheden wanneer mensen met verschillende achtergronden, ervaringen en expertise worden samengebracht. Geen probleem is groter en geen oplossing is onmogelijk! 
  • Innovatieve oplossingen genereren - verschillende perspectieven kunnen leiden tot nieuwe benaderingen en oplossingen die individuen die alleen werken misschien niet in overweging hadden genomen. Volgens een onderzoek van News Corp innoveren samenwerkende bedrijven 17% van de tijd en hebben ze 70% meer kans om dit te doen dan bedrijven die niet samenwerken. 
  • Verbeterde besluitvorming - bedrijven die effectieve samenwerkingsmechanismen hebben, hebben meer kans om veelvoorkomende gedragspatronen die leiden tot suboptimale beslissingen te vermijden. Want als individuen samenwerken, kunnen ze potentiële problemen, risico's en kansen identificeren die anders misschien over het hoofd worden gezien door één individu.
  • Verhoogde efficiëntie en productiviteit - wanneer taken onder teamleden worden verdeeld op basis van hun sterke punten en expertise, kan het werk efficiënter en met betere kwaliteit worden uitgevoerd. Volgens een onderzoek van Stanford University zijn teams die goed samenwerken 50% productiever.
  • Sterkere relaties - samenwerking in een team schept vertrouwen, respect en empathie onder de teamleden. Als ze zich op hun gemak voelen, zullen ze zichzelf zijn en geweldige ideeën naar voren brengen. Het is vanzelfsprekend dat teams met sterkere relaties beter presteren dan teams waarin individuen hun gedachten achterhouden. 

Strategieën voor het verbeteren van teamsamenwerking

Effectieve teamsamenwerking is een vaardigheid die kan worden ontwikkeld en versterkt met de juiste strategieën en mindset. Laten we eens kijken naar de belangrijkste eigenschappen en strategieën die teams kunnen helpen om optimaal samen te werken.

Hoe ziet een goede samenwerking in een team eruit? Top 3 kenmerken van effectieve samenwerking

Goede teamsamenwerking is essentieel voor het behalen van succes in elk project of organisatie - dat weet iedereen. Maar hoe ziet effectieve teamsamenwerking eruit? 

Hier zijn de top 3 kenmerken die volgens mij nodig zijn voor effectieve teamsamenwerking:

1. Iedereen weet wat er van hem wordt verwacht

Voor elk team begint samenwerking met een duidelijk eigenaarschap van de toegewezen rollen. Wanneer teamleden duidelijk eigenaar zijn van hun taken en verantwoordelijkheden, zullen ze eerder verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en er bijgevolg voor zorgen dat het gedaan wordt. Duidelijk eigenaarschap helpt ook verwarring en overlappend werk te voorkomen, omdat elk teamlid precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht. 

Harvard Business Review onderzocht de BBC-teams die verantwoordelijk waren voor de uitzendingen van de Proms in 2006, het team dat de wereldkampioenschappen voetbal in 2006 uitzond en een team dat verantwoordelijk was voor het televisienieuws overdag. Deze teams bestonden in totaal uit 271 mensen. De teams werden opgedeeld in kleinere teams voor verschillende functies, waarbij elke persoon een duidelijk gedefinieerde rol had, "met zoveel precisie dat het wrijving tot een minimum beperkt." Het duidelijk definiëren van de rollen: dat is hoe de BBC het voor elkaar kreeg

Aan de andere kant kan het ontbreken van duidelijk eigenaarschap het moreel van het team ondermijnen en de geest van teamsamenwerking doen ontsporen. 

2. De communicatie is duidelijk

Goede samenwerking betekent dat teamleden open en transparant communiceren, ideeën delen en feedback willen en respecteren. Als er zorgen of misverstanden zijn, worden die op een respectvolle en constructieve manier aangepakt. Dit omvat regelmatige teamvergaderingen, actief luisteren en duidelijke communicatie over doelen, rollen en verwachtingen. 

Het moet ook duidelijk zijn welk communicatieplatform officieel moet worden gebruikt voor samenwerking. Als het officiële communicatiekanaal bijvoorbeeld Slack is, moeten teamleden dat gebruiken in plaats van Skype of WhatsApp. 

Hoewel communicatie tussen interne teams belangrijk is, is communicatie tussen afdelingen ook van cruciaal belang. Bij Trengo staat ons support team constant in contact met het technische team door middel van internationale samenwerkingstools in Trengo's platform. Naast deze twee teams zijn al onze teams onderling met elkaar verbonden, wat ons helpt een uitstekend product en snelle en efficiënte ondersteuning aan onze klanten te bieden. 

3. Het team begrijpt het "waarom

Samenwerking is eerder een middel om een doel te bereiken dan een doel op zich, en je team moet het "waarom" achter hun werk begrijpen en dat gebruiken om hun inspanningen aan te wakkeren. Dit omvat duidelijk gedefinieerde doelen en doelstellingen, afstemming van individuele rollen en verantwoordelijkheden op teamdoelen en regelmatige voortgangsupdates en feedback. Het doel van het klantenserviceteam is bijvoorbeeld niet alleen een snelle respons, maar het algehele succes van de klant. Sommige leden zijn gespecialiseerd in frontdeskondersteuning, andere in technische ondersteuning en weer andere in onboarding. Maar wanneer teamleden een gemeenschappelijk doel delen - in dit geval, het succes van de klant - zijn ze meer gefocust en toegewijd om succes te behalen. 

Best Practices voor het opzetten van een collaboratieve teamomgeving

Het opzetten van een collaboratieve teamomgeving vereist bewuste inspanning en strategische planning. Hieronder volgen enkele best practices die je in overweging kunt nemen terwijl je aan je samenwerkingsproject werkt. 

Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Bepaal eerst de rollen en verantwoordelijkheden. Het duidelijk definiëren van de rol, verantwoordelijkheden en verwachtingen van elk teamlid is een van de belangrijkste elementen om verwarring en overlappend werk te voorkomen. En laat deze toewijzing van rollen en verantwoordelijkheden het begin zijn van uw samenwerking tussen teams en hun leden. Dat wil zeggen dat het team moet worden geraadpleegd over nieuwe rollen en dat hun feedback over de functionaliteit van hun rollen in overweging moet worden genomen. De rollen van wie het werk uitvoert, wie het goedkeurt, wie moet worden geraadpleegd en wie moet worden geïnformeerd, moeten duidelijk worden omschreven. Als de rollen zijn gedefinieerd, weet iedereen wat er van hem wordt verwacht en glipt er niets door de mazen van het net. 

Hoe verhoudt dit zich tot samenwerking? Volgens onderzoek van Harvard Business Review "verbetert de samenwerking wanneer de rollen van individuele teamleden duidelijk zijn gedefinieerd en goed worden begrepen - wanneer individuen het gevoel hebben dat ze een aanzienlijk deel van hun werk zelfstandig kunnen doen". 

Bovendien zijn werknemers die rolduidelijkheid ervaren 53% efficiënter en 27% effectiever op het werk dan werknemers met rolduidelijkheid. Over het geheel genomen kun je getuige zijn van een toename van 25% in je teamwerkprestaties.

Gezamenlijke doelen en doelstellingen vaststellen

Gedeelde doelen en doelstellingen helpen teamleden zich te concentreren op wat belangrijk is, hun werk prioriteit te geven en hun vooruitgang te meten. Je verzoek om samenwerking met een teamlid kan beter worden beantwoord als hij of zij het in lijn acht met het algemene doel. Ontwikkel een gedeeld begrip van het doel, de doelen en de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) van het team en de taken. Uit een onderzoek onder meer dan 1100 bedrijven -waarvan tweederdesamenwerking als organisatorische waarde heeft - blijkt dat het verschil tussen productieve en onproductieve samenwerking kan worden samengevat in één woord: doel

En het is heel logisch - zonder een gedeeld doel zijn de rollen misschien wel duidelijk gedefinieerd, maar hebben teams geen focus. Volgens een onderzoek van Fierce Inc. gelooft meer dan 97 procent van de ondervraagden dat het gebrek aan afstemming binnen een team een directe invloed heeft op het resultaat van een bepaalde taak of project.

Ook moeten er doelen worden gesteld op verschillende niveaus en voor elke belangrijke taak. Zoals meestal gebeurt, worden er bijvoorbeeld doelen gesteld op het hoogste niveau en wordt het team gevraagd om die doelen te bereiken. Dat is prima. Een betere aanpak zou echter zijn om de betrokken teamleden te betrekken bij het stellen van doelen, en hen vooral aan te moedigen om manieren te bedenken waarop die doelen beter bereikt kunnen worden. 

Op dezelfde manier - en ik heb gemerkt dat dit op sommige werkplekken ontbreekt - doelen stellen op taakniveau. Is er een vergadering? Geef het doel van de vergadering van tevoren aan, zodat je team voorbereid is. Het product vraagt om een verandering? Informeer je team! 

Effectieve samenwerkingstools

Vervolgens de juiste tools kiezen - en ze effectief gebruiken. Er zijn vele soorten samenwerkingstools beschikbaar, zoals projectbeheer, het delen van bestanden, videoconferenties, chat en meer. Het gebruik van deze tools kan de samenwerking verbeteren, machtigingen beheren en de zichtbaarheid behouden. 46% van degenen met effectieve tools voor samenwerking beschouwt hun organisatie als transparant, vergeleken met 22% die dat niet doet. Sommige tools, ook al worden ze voor andere doeleinden gebruikt, bieden samenwerkingsmogelijkheden voor een naadloze ervaring. 

Je serviceteam heeft een platform nodig, een ruimte, waar ze kunnen samenwerken. Met Trengo, bijvoorbeeld, kunnen ze met elk team samenwerken aan het afhandelen van klantgesprekken. Een betrokkenheidsplatform dat ook geschikt is voor samenwerking is de sleutel tot het leveren van naadloze klantervaringen.

Open communicatie bevorderen

Organisaties zijn tegenwoordig complex en werken in verschillende werkomgevingen aan taken die niet alleen de samenwerking van individuen, maar ook van teams vereisen. Volgens een onderzoek van Grammarly rapporteren bedrijfsleiders een verhoogde productiviteit (72%), verhoogde klanttevredenheid (63%) en toegenomen vertrouwen van werknemers (60%) als de top drie voordelen van effectieve communicatie.

Daarom is duidelijke en open communicatie belangrijk. Als de communicatie niet effectief is, zijn mislukkingen op de werkvloer heel gewoon, althans voor 86% van de mensen. Maar met open communicatie kunnen teams zich rond een gemeenschappelijk doel scharen, ervoor zorgen dat iedereen zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt, kennis en expertise delen, feedback en opbouwende kritiek geven en conflicten en problemen snel aanpakken. 

Deze communicatie zou niet alleen tussen teamleden moeten plaatsvinden, maar ook tussen de leiding en werknemers. 90% van de respondenten van een enquête was van mening dat besluitvormers andere meningen moeten vragen voordat ze een definitieve beslissing nemen. Maar het probleem? Ongeveer 40% vond dat leiders en besluitvormers dit consequent nalieten.

Bron

Het belang van beveiliging in samenwerkingstools

Samenwerkingstools hebben het leven op de werkplek gemakkelijker gemaakt - communicatie, het delen van bestanden en projectbeheer gaan moeiteloos. Met het toegenomen gebruik van deze tools neemt echter ook het risico op beveiligingslekken en datalekken toe. Volgens een onderzoek van Insight Partners is 43% van de IT-leiders van mening dat online samenwerkingstools een beveiligingsrisico vormen. Maar u kunt op veilig spelen als u robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen implementeert. 

Bijvoorbeeld: 

  1. Gebruik veilige samenwerkingsplatforms-kiessamenwerkingstools die ingebouwde beveiligingsfuncties hebben, zoals encryptie, toegangscontroles en auditlogs. Vertrouw niet zomaar op online tools - lees over de tool, beoordelingen van gebruikers en hun eigen verklaring over cyberbeveiliging. 
  2. Stel duidelijke toegangscontroles in: nietalle leden van het team hebben hetzelfde toegangsniveau nodig. Definieer gebruikersrollen en machtigingen om te bepalen wie gevoelige informatie kan inzien, bewerken of delen. Alle bewerkingen moeten worden gedocumenteerd en uitgevoerd door degenen met autorisatie. 
  3. Gebruik veilig delen van bestanden: gebruiksamenwerkingstools met functies voor veilig delen van bestanden, zoals versleutelde bestandsoverdracht en toegangscontrole.
  4. Geheimenbeheer Voorgeheimenbeheer kun je tools gebruiken die gevoelige informatie zoals API-sleutels, wachtwoorden en certificaten veilig opslaan en beheren. 
  5. Implementeer preventie van gegevensverlies: gebruiksamenwerkingstools die functies voor de preventie van gegevensverlies (DLP) bieden om te detecteren en te voorkomen dat gevoelige gegevens worden gedeeld of uitlekken. De meeste tools bieden geen DLP; in dat geval kun je tools van derden kiezen die speciaal voor dit doel zijn ontworpen.  
  6. Gebruik tweefactorauthenticatie: ditzou een standaardpraktijk moeten zijn voor alle tools en platforms waarvoor inloggen vereist is. 
  7. Stel een duidelijk beveiligingsbeleid op: steleen duidelijk beveiligingsbeleid en duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van samenwerkingstools en het delen van gevoelige informatie. Zorg er ook voor dat je voldoet aan de relevante privacywetgeving, zoals GDPR, HIPAA, CCPA en andere lokale privacywetten waar het bedrijf actief is. 
  8. Geef training over beveiligingsbewustzijn - geefgebruikers een training over beveiligingsbewustzijn om ze te leren wat de beste beveiligingspraktijken zijn en hoe belangrijk het is om de beveiliging van alle gebruikte tools op de werkplek te handhaven.

Evolutie van samenwerkingstools

Mensen zijn afhankelijk van elkaar - ze kunnen nooit hopen uitstekende klantenservice te leveren zonder samen te werken. Hoe heeft samenwerking zich ontwikkeld van eenvoudige face-to-face interactie tot moderne, AI-gestuurde platforms?

Vroege samenwerkingstools (jaren 1980-2000)

Computers werden langzaam gemeengoed en de term Computer-Supported Collaborative Work (CSCW) ontstond in dit tijdperk (1986). De eerste samenwerkingstools verschenen, hoewel ze eenvoudig waren, maar toch communicatie op afstand en basale samenwerking mogelijk maakten. E-mail (Outlook) werd een primaire communicatiemethode en instant messaging platforms zoals AOL Instant Messenger maakten real-time chatten gemakkelijker. Software zoals Microsoft Project, Lotus Notes en Microsoft Exchange Server hielpen teams bij het organiseren en bijhouden van de voortgang. 

Hoewel deze tools een stap vooruit waren, waren ze vaak onhandig en beperkt in hun functionaliteit. Komt 2000!

Web 2.0 en sociale media (jaren 2000-2010)

De opkomst van Web 2.0 en sociale media zorgde voor een revolutie in teamsamenwerking. Met de lancering van Skype in 2003 werd real-time communicatie en kennisdeling mogelijk. In zekere zin was dit het tijdperk waarin vooruitstrevende bedrijven de traditionele werkprocessen begonnen te herdefiniëren. Sociale mediaplatforms zoals Facebook en Twitter hielpen teams verder om met elkaar in contact te komen buiten de werkplek. 

Online projectbeheertools zoals Basecamp en Asana en CRM-software zoals Salesforce kwamen op, die een gecentraliseerd platform boden voor teams om samen te werken.

Cloud computing en SaaS (2010-heden)

Hoewel cloud computing en SaaS al voor 2010 bestonden, begon het in de jaren 2010 aan populariteit te winnen. Zowel cloudcomputing als Software as a Service (SaaS) stelden teams in staat om altijd en overal toegang te krijgen tot samenwerkingstools. 

Virtuele vergaderplatforms zoals Zoom en Google Meet maakten werken op afstand werkelijkheid - teams konden overal ter wereld virtueel vergaderen en samenwerken. Platformen voor cloudopslag zoals Google Drive en Dropbox stelden teams in staat om bestanden te delen en samen te werken aan documenten. Samenwerkingsplatformen zoals Slack en Microsoft Teams worden dagelijks gebruikt, naast projectbeheertools zoals Trello en Jira. 

Plus platforms die zich richten op het helpen van specifieke teams, zoals klantenservice- en supportteams, met hun werk werden steeds prominenter. Tegenwoordig heb je een geavanceerde tool voor klantbetrokkenheid nodig om mee te werken als je concurrerend wilt zijn.

Moderne samenwerkingstools (vandaag de dag)

Vandaag de dag zijn tools voor teamsamenwerking geavanceerder dan ooit, met functies als kunstmatige intelligentie, machine learning en virtual reality. AI is overal, van AI-gebaseerde projectmanagementtools tot AI-gebaseerde platforms voor klantenservice, voorspellende analyses en geautomatiseerde workflows. Daarnaast zijn er, gezien de complexiteit van workflowprocessen, branchespecifieke tools en oplossingen. En hier houdt het niet op - je kunt verwachten dat het beste nog moet komen. 

Samenwerken aan de allerbeste service

Of je nu een groot bedrijf of een kleine startup bent, het is tijd om te beginnen met het opbouwen van een samenwerkingsomgeving die je team sterker maakt. Ze kunnen klanten niet alleen gelukkig maken. Ze hebben de juiste opstelling nodig om goed te kunnen samenwerken aan vragen van klanten.

Bedrijven die prioriteit geven aan teamwerk en investeren in het creëren van een stimulerende omgeving, zien een hogere productiviteit, tevreden werknemers en uiteindelijk betere resultaten. Denk aan tevreden werknemers en klanten.

En als je blijere medewerkers en blijere klanten wilt, overweeg dan Trengo. Met zijn robuuste mogelijkheden voor teamsamenwerking kan Trengo u helpen het volledige potentieel van uw klantenserviceteam te ontsluiten.

Vraag vandaag nog een demoaan en begin met beter samenwerken!

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo