Cos'è la collaborazione di squadra nel 2026: vantaggi, strumenti migliori e altro ancora

Sappiamo tutti cosa sia la collaborazione di squadra e la mettiamo in pratica quotidianamente in molteplici forme e ruoli. Ovviamente, ci riferiamo al processo attraverso il quale i membri di un team lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune, condividendo risorse, competenze e idee.

Il lavoro di squadra e la collaborazione di squadra sono spesso usati in modo intercambiabile e, in alcuni casi, si sovrappongono. Tuttavia, c'è una sottile differenza: quando i membri di un team con competenze quasi simili e sotto la guida di un leader danno il loro contributo come individui, si tratta di lavoro di squadra. Quando individui con competenze diverse, solitamente senza una gerarchia rigida, esplorano i compiti e scoprono soluzioni insieme, si tratta di collaborazione.

Sul posto o da remoto, una collaborazione efficace all'interno del team è fondamentale nei moderni ambienti di lavoro. Tuttavia, il passaggio a modelli di lavoro remoti e ibridi ha trasformato radicalmente il modo in cui i team collaborano. Con membri del team dislocati in diverse parti del mondo, le tradizionali interazioni di persona sono, o possono essere, l'unica modalità di collaborazione.

Per rimanere produttivi e sicuri, i team devono adottare soluzioni di collaborazione moderne che facilitino la comunicazione in tempo reale, la gestione efficiente delle attività e la condivisione sicura delle informazioni. Ora vorrei approfondire il tema dei team di assistenza clienti, che è la mia specialità e il motivo per cui siamo qui. Perché la collaborazione di squadra è importante per il vostro team di assistenza e come potete migliorarla? È quello che vedremo in questo blog.

L'importanza della collaborazione di squadra (e delle competenze giuste)

La collaborazione non è solo importante, è un requisito fondamentale dell'ambiente di lavoro moderno. Un rapporto redatto da Deloitte per Google afferma che quando i dipendenti collaborano: 

• Lavorano in media il 15% più velocemente; 
• 73% per lavorare meglio; 
• Il 60% è innovativo; e 
• Il 56% è più soddisfatto.

Approfondiremo questo argomento, ma prima vediamo alcune nozioni di base. 

Perché il lavoro di squadra è importante nella collaborazione?

Sappiamo tutti di cosa si tratta, ma cosa significa collaborazione di squadra e perché è così importante?

Il lavoro di squadra è alla base della collaborazione. Grazie al lavoro di squadra, gli individui possono mettere in comune le loro risorse, competenze ed esperienze per raggiungere un obiettivo comune. Quando un gruppo lavora bene, i risultati superano quelli ottenibili dai singoli individui: il lavoro di squadra può infatti aumentare il QI del gruppo (la somma totale dei migliori talenti di ciascun membro del team). "In un team altamente intelligente dal punto di vista collettivo, le soluzioni fornite da un gruppo erano sistematicamente migliori rispetto a quelle offerte da qualsiasi individuo, compresa la persona più intelligente nella stanza", afferma una ricerca della rivista Science Magazine, citata qui. 

E questo ha senso: ogni individuo apporta qualcosa di diverso che altrimenti potrebbe essere trascurato. Nel lavoro di squadra, i singoli membri possono sfruttare prospettive e competenze diverse e stimolare l'innovazione e la creatività. Inoltre, possono migliorare la produttività e l'efficienza, rispettare le scadenze, raggiungere traguardi importanti e costruire relazioni solide e di fiducia, il tutto contribuendo a creare una cultura di squadra positiva e solidale. 

Quali sono i vantaggi della collaborazione in team?

1. Maggiore produttività ed efficienza‍

La collaborazione aiuta a semplificare i flussi di lavoro e a distribuire i compiti in base alle capacità e alle competenze individuali. Quando i membri del team comunicano apertamente e coordinano i propri sforzi, possono evitare la duplicazione del lavoro e garantire che i compiti vengano completati in modo più rapido e accurato, con un conseguente aumento della produttività complessiva.

2. Miglioramento nella risoluzione dei problemi

Una collaborazione efficace all'interno del team migliora le capacità di risoluzione dei problemi. Lavorando insieme, i membri del team possono mettere in comune le loro conoscenze e competenze per affrontare le sfide in modo più efficiente. La risoluzione collaborativa dei problemi consente un'analisi più approfondita delle questioni e lo sviluppo di soluzioni più solide ed efficaci.

3. Maggiore innovazione e creatività

La collaborazione all'interno del team riunisce prospettive e competenze diverse, favorendo un ambiente in cui possono fiorire idee creative. Quando i membri del team condividono i loro punti di vista unici e fanno brainstorming insieme, possono sviluppare soluzioni innovative che non sarebbero state concepite individualmente.

Quali sono le tre competenze fondamentali per la collaborazione in team?

Una collaborazione efficace richiede alcune competenze essenziali, ma quali sono le più importanti? Non esiste una risposta valida per tutti. Molto dipende dal tipo di ambiente di lavoro (in sede o da remoto), dalle dimensioni del team, dalla distribuzione del team e dal settore. Tuttavia, in linea di massima, le tre competenze seguenti sono le più importanti per la collaborazione in team e potrebbero funzionare praticamente per ogni team. 

1. Comunicazione

Innanzitutto, la comunicazione è molto importante, indipendentemente dal fatto che avvenga di persona o tramite uno strumento di collaborazione di gruppo. Secondo un rapporto McKinsey, una migliore comunicazione e collaborazione potrebbe aumentare la produttività dal 20 al 25%. Al contrario, il 70% dei dipendenti ritiene che la perdita di tempo sia una delle conseguenze peggiori di una comunicazione inadeguata.

In qualsiasi ambiente di lavoro, i membri del team devono essere in grado di esprimere chiaramente le proprie idee e opinioni, ascoltare attivamente gli altri, porre domande chiarificatrici e richiedere feedback. Devono fornire feedback costruttivi che siano specifici, tempestivi e attuabili. Ciò comporta anche l'utilizzo di canali e strumenti di comunicazione appropriati, come gli strumenti assegnati dall'azienda, e-mail, telefono o videoconferenze.

Alla comunicazione si accompagna l'empatia. Perché quando comprendi il punto di vista degli altri, puoi comunicare i tuoi pensieri in modi che gli altri membri possono comprendere. L'empatia cognitiva, insieme alla capacità di interpretare accuratamente i sentimenti altrui, rende la comunicazione efficace.

💡Quando il tuo team di assistenza si occupa quotidianamente della comunicazione con i clienti, è importante che prima di tutto curi la comunicazione interna. Infatti, come può collaborare per fornire ai clienti risposte eccellenti (in tempi rapidi) se non è in grado di comunicare efficacemente al suo interno?

2. Adattabilità

Un'altra competenza fondamentale, spesso sottovalutata, è la capacità di adattamento. Ma l'adattabilità non significa solo adeguarsi all'ambiente, bensì anche saper rialzarsi dopo una caduta. "Significa andare oltre il semplice superamento di una sfida per prosperare al di là di essa", afferma Jacqueline Brassey, capo ricercatrice presso McKinsey & Company's People & Organisational Performance Practice, come riportato in questo eccellente articolo della BBC sull'adattabilità sul posto di lavoro. 

I team collaborativi devono essere flessibili e adattabili, in grado di adeguarsi a priorità, scadenze e obiettivi mutevoli. Devono essere in grado di cambiare rotta quando i piani non funzionano o sorgono nuove sfide, essere aperti a nuove idee e prospettive ed essere disposti a imparare e crescere anche quando si presentano delle difficoltà. Il COVID-19 è un esempio in cui il lockdown ci ha costretti a rimanere a casa, ma le organizzazioni che si sono adattate alla nuova normalità hanno prosperato e hanno trovato nuovi modi non solo per affrontare la sfida, ma anche per superarla. 

💡Domande su prenotazioni, valutazioni a 5 stelle o a 1 stella: ogni punto di contatto richiede un approccio specifico. Se il tuo team vuole soddisfare le aspettative dei clienti, deve essere flessibile.

3. Consapevolezza (di sé e degli altri)

Infine, la consapevolezza, sia di sé stessi che degli altri. Nella mia carriera ultradecennale, ho scoperto che la consapevolezza è una delle caratteristiche fondamentali dei team collaborativi di successo. I dipendenti non solo devono essere consapevoli di ciò che accade ai loro colleghi nelle conversazioni individuali, ma devono anche essere in grado di cogliere l'umore e le sensazioni del loro ambiente di lavoro.

Questo rende l'ambiente di lavoro un luogo accogliente in cui lavorare. I membri del team con un'elevata consapevolezza sono in grado di riconoscere i propri punti di forza, le proprie debolezze e le proprie emozioni e di utilizzare questa autoconsapevolezza per orientare le proprie azioni e decisioni. Sono in grado di comprendere meglio le prospettive, le esigenze e le emozioni degli altri, oltre a identificare e gestire i propri pregiudizi e preconcetti. 

💡I clienti sono persone, giusto? Vogliono essere trattati con empatia ogni volta che contattano il tuo team. Non importa quanto siano infastiditi all'inizio, l'empatia aiuterà molto il tuo team di assistenza. Può fare la differenza tra perdere un cliente o trasformarlo in un fedele ambasciatore del marchio.

Che cos'è una buona collaborazione di squadra? Continuiamo a leggere!

Qual è un buon esempio di collaborazione di squadra?

Una buona collaborazione di squadra è essenziale per raggiungere il successo in qualsiasi progetto o organizzazione: lo sanno tutti. Ma cos'è una buona collaborazione di squadra? Una buona collaborazione di squadra implica comunicazione aperta, rispetto reciproco e una visione condivisa tra i membri del team.

Quando i membri del team comprendono e accettano ciò che è una buona collaborazione di squadra, possono lavorare in modo più efficace ed efficiente, ottenendo un maggiore successo. Questo può variare da team a team.

Come si presenta una buona collaborazione di squadra? E cos'è la collaborazione di squadra sul posto di lavoro? Ora, quando mi guardo intorno (lavoro per un'azienda SaaS che ha creato una piattaforma di coinvolgimento dei clienti), mi rendo conto che il nostro team di sviluppo prodotti è un ottimo esempio di collaborazione di squadra in azione, in particolare per quanto riguarda la partnership cruciale tra designer e ingegneri. Osservarli fornisce una risposta chiara alla domanda "cos'è la collaborazione di squadra sul posto di lavoro", poiché essi incarnano le migliori pratiche nelle loro interazioni quotidiane. Il loro successo dimostra cos'è la collaborazione di squadra sul posto di lavoro e il suo significativo impatto sulla produttività e sull'innovazione.

Processi di sviluppo dei prodotti

I team di sviluppo dei prodotti sono generalmente composti da persone con competenze diverse, come designer, ingegneri, project manager e, nella maggior parte dei casi, anche esperti di marketing. I designer apportano la loro visione creativa e il loro approccio incentrato sull'utente, mentre gli ingegneri mettono a disposizione le loro competenze tecniche e le loro capacità di risoluzione dei problemi. Gli esperti di marketing offrono preziose informazioni sulle esigenze dei clienti e sulle tendenze del mercato, mentre i project manager garantiscono che il progetto proceda secondo i piani e raggiunga i suoi obiettivi.

Immaginate la mancanza di collaborazione tra loro e un progetto che altrimenti richiederebbe un mese potrebbe richiedere mesi. Tuttavia, quando designer e ingegneri collaborano in modo efficace, possono creare prodotti innovativi e di successo che soddisfano sia i requisiti estetici che quelli funzionali. I designer possono fornire agli ingegneri, in tempo reale, una comprensione approfondita delle esigenze e delle preferenze degli utenti, mentre gli ingegneri possono fornire loro informazioni sulla fattibilità tecnica del progetto. 

Recentemente ho letto la biografia di Elon Musk scritta da Walter Issacson, in cui l'autore descrive approfonditamente la filosofia di Musk in materia di progettazione e produzione. Un punto chiave, strettamente correlato a ciò di cui stiamo discutendo in questo momento, è l'impatto della collaborazione tra i team di progettazione e produzione. Nelle parole di Franz Von Holzhausen, Chief Designer di Tesla, citato nel libro, "La visione era quella di creare designer che pensassero come ingegneri e ingegneri che pensassero come designer". Questo riassume l'importanza della collaborazione in un team di sviluppo prodotto. 

Dal supporto clienti al successo dei clienti

Naturalmente, quando guardo il mio team vedo molta collaborazione efficace. E questo è positivo perché è essenziale per fornire un servizio eccezionale e garantire la soddisfazione dei clienti.

Prendiamo una situazione recente: un cliente desidera configurare un'integrazione con Trengo. Il team di assistenza riceve la richiesta iniziale relativa alla configurazione dell'integrazione e, dopo una valutazione preliminare, si rende conto che per configurarla è necessario il contributo di più reparti.

Per risolvere questo problema in modo efficiente, il membro del mio team di assistenza collabora con il responsabile del successo dei clienti, l'assistenza tecnica e persino il team di sviluppo dei prodotti utilizzando la nostra piattaforma e il nostro prodotto Trengo, una piattaforma di comunicazione unificata. Trengo facilita una comunicazione fluida integrando vari canali come e-mail, chat e social media in un'unica interfaccia, il che è ottimo per i clienti. Ma internamente, Trengo consente anche a tutti i team di lavorare facilmente insieme.

1. La conversazione è etichettata sotto "domanda" e "integrazione". Possiamo immediatamente capire di cosa si tratta.

2. Poiché l'etichetta ci indica che si tratta di una richiesta di assistenza, la conversazione viene inoltrata automaticamente a questo team.

3. L'automazione informa direttamente il cliente che ci stiamo occupando della sua richiesta e quanto tempo prevediamo di impiegare.

4. Taggandosi a vicenda nella domanda iniziale del cliente, i team di assistenza, successo e prodotto possono arrivare alla risposta giusta. Senza che i clienti siano disturbati da alcuna discussione.

5. Qualsiasi aggiornamento sullo "stato della conversazione" viene aggiornato nel profilo del cliente, in modo che l'intero team di assistenza sia sempre aggiornato su questa questione.

6. Una volta formulata la risposta corretta, il cliente viene aggiornato dal mio collega dell'assistenza e questa conversazione viene inserita in un modello. Così, quando ci capita un'altra domanda simile, abbiamo già la risposta pronta!

Questa collaborazione perfetta fa sentire il cliente apprezzato e supportato, rafforzando la sua fiducia nell'impegno dell'azienda per la sua soddisfazione.

Qual è l'obiettivo della collaborazione di gruppo?

L'obiettivo principale della collaborazione di gruppo è quello di raggiungere obiettivi o risultati condivisi in modo più efficace. In che modo la collaborazione di gruppo consente di raggiungere questo obiettivo finale? 

Ecco come fare: 

• Messa in comune di risorse e competenze: i team possono accedere a una gamma più ampia di conoscenze e competenze quando vengono riunite persone con background, esperienze e competenze diverse. Nessun problema è troppo grande e nessuna soluzione è impossibile! 
• Generare soluzioni innovative: prospettive diverse possono portare ad approcci e soluzioni innovativi che individui che lavorano da soli potrebbero non aver preso in considerazione. Secondo uno studio di News Corp, le aziende collaborative innovano il 17% delle volte e sono il 70% più propense a farlo rispetto alle aziende che non collaborano. 
• Miglioramento del processo decisionale: le aziende che dispongono di meccanismi di collaborazione efficaci sono più propense a evitare modelli comportamentali comuni che portano a decisioni non ottimali. Questo perché quando gli individui collaborano, sono in grado di identificare potenziali problemi, rischi e opportunità che altrimenti potrebbero essere trascurati da un singolo individuo.
• Maggiore efficienza e produttività: quando i compiti vengono suddivisi tra i membri del team in base alle loro capacità e competenze, il lavoro può essere svolto in modo più efficiente e con una qualità migliore. Secondo uno studio condotto dalla Stanford University, i team che lavorano bene insieme sono più produttivi del 50%.
• Relazioni più solide: la collaborazione all'interno del team crea fiducia, rispetto ed empatia tra i membri. Quando si sentono a proprio agio, i membri del team sono se stessi e propongono idee brillanti. È naturale che i team con relazioni più solide tendano a ottenere risultati migliori rispetto a quelli in cui i singoli membri trattengono i propri pensieri. 

Strategie per migliorare la collaborazione all'interno del team

Una collaborazione efficace all'interno del team è un'abilità che può essere sviluppata e rafforzata con le giuste strategie e la giusta mentalità. Esploriamo le caratteristiche e le strategie chiave che possono aiutare i team a lavorare insieme al meglio.

Come si presenta una buona collaborazione di squadra? Le 3 caratteristiche principali di una collaborazione efficace

Una buona collaborazione di squadra è essenziale per il successo di qualsiasi progetto o organizzazione: lo sanno tutti. Ma cos'è una buona collaborazione di squadra? Una buona collaborazione di squadra implica comunicazione aperta, rispetto reciproco e una visione condivisa tra i membri del team. Quando i membri del team comprendono e accettano cosa sia una buona collaborazione di squadra, possono lavorare in modo più efficace ed efficiente, ottenendo un maggiore successo.

Ecco le tre caratteristiche principali che ritengo necessarie per una collaborazione efficace all'interno di un team:

1. Tutti sanno cosa ci si aspetta da loro

Per qualsiasi team, prima di ogni altra cosa, la collaborazione inizia con una chiara attribuzione dei ruoli assegnati. Quando i membri del team hanno una chiara attribuzione dei propri compiti e delle proprie responsabilità, sono più propensi ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro e, di conseguenza, a garantire che venga portato a termine. Una chiara attribuzione dei ruoli aiuta anche a prevenire confusione e sovrapposizioni di lavoro, poiché ogni membro del team sa esattamente cosa ci si aspetta da lui. 

Harvard Business Review ha studiato i team della BBC responsabili delle trasmissioni dei Proms 2006, il team che ha trasmesso i Mondiali di calcio 2006 e un team responsabile dei notiziari televisivi diurni. Questi team erano composti da 271 persone in totale. I team erano suddivisi in team più piccoli con funzioni diverse, in cui ogni persona aveva un ruolo chiaramente definito, "con una precisione tale da ridurre al minimo gli attriti". Definire chiaramente i ruoli: è così che la BBC ha raggiunto il suo obiettivo. 

L'assenza di una chiara attribuzione delle responsabilità, d'altra parte, potrebbe minare il morale del team e compromettere lo spirito di collaborazione. 

2. La comunicazione è chiara

Una buona collaborazione significa che i membri del team comunicano in modo aperto e trasparente, condividono idee e cercano - e rispettano - il feedback. Se ci sono preoccupazioni o malintesi, questi vengono affrontati in modo rispettoso e costruttivo. Ciò include riunioni regolari del team, ascolto attivo e comunicazione chiara di obiettivi, ruoli e aspettative. 

Dovrebbe anche essere chiaro quale piattaforma di comunicazione debba essere utilizzata ufficialmente per la collaborazione. Ad esempio, se il canale di comunicazione ufficiale è Slack, i membri del team dovrebbero utilizzarlo invece di Skype o WhatsApp. 

Sebbene la comunicazione tra i team interni sia importante, anche la comunicazione tra i vari reparti è fondamentale. In Trengo, il nostro team di assistenza è in costante contatto con il team tecnico grazie agli strumenti di collaborazione internazionale presenti nella piattaforma Trengo. Oltre a questi due team, tutti i nostri team sono interconnessi, il che ci aiuta a fornire un prodotto eccellente e un'assistenza rapida ed efficiente ai nostri clienti. 

3. Il team comprende il "perché"

La collaborazione è un mezzo per raggiungere un fine piuttosto che un fine in sé, e il vostro team deve comprendere il "perché" che sta alla base del proprio lavoro e utilizzarlo per alimentare i propri sforzi. Ciò include obiettivi e traguardi chiaramente definiti, l'allineamento dei ruoli e delle responsabilità individuali con gli obiettivi del team e aggiornamenti regolari sui progressi e feedback. Ad esempio, l'obiettivo del team di assistenza clienti non sarebbe solo una risposta rapida, ma il successo complessivo del cliente. Alcuni membri sarebbero specializzati nell'assistenza front-desk, altri nell'assistenza tecnica e altri ancora nell'onboarding. Ma quando i membri del team condividono uno scopo comune, in questo caso il successo dei clienti, sono più concentrati e impegnati nel raggiungimento del successo. 

Migliori pratiche per creare un ambiente di lavoro collaborativo

La creazione di un ambiente di lavoro collaborativo richiede uno sforzo intenzionale e una pianificazione strategica. Di seguito sono riportate alcune best practice da tenere in considerazione mentre lavori al tuo progetto di collaborazione di gruppo. 

Definire ruoli e responsabilità chiari

In primo luogo, definite ruoli e responsabilità. Definire chiaramente il ruolo, le responsabilità e le aspettative di ciascun membro del team è uno degli elementi più importanti per evitare confusione e sovrapposizioni di lavoro. E fate in modo che l'assegnazione dei ruoli e delle responsabilità sia l'inizio della collaborazione tra i team e i loro membri. Ciò significa che il team dovrebbe essere consultato sui nuovi ruoli e che il loro feedback sulla funzionalità dei ruoli dovrebbe essere preso in considerazione. I ruoli di chi esegue il lavoro, chi lo approva, chi deve essere consultato e chi deve essere informato dovrebbero essere chiaramente definiti. Quando i ruoli sono definiti, tutti sono consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro e nulla sfugge al controllo. 

In che modo questo si ricollega alla collaborazione? Secondo una ricerca condotta dall'Harvard Business Review, "la collaborazione migliora quando i ruoli dei singoli membri del team sono chiaramente definiti e ben compresi, ovvero quando gli individui sentono di poter svolgere una parte significativa del proprio lavoro in modo indipendente". 

Inoltre, i dipendenti che hanno una chiara definizione dei propri ruoli sono il 53% più efficienti e il 27% più efficaci sul lavoro rispetto ai dipendenti che hanno ruoli ambigui. Nel complesso, potresti assistere a un aumento del 25% delle prestazioni del tuo team.

Stabilire obiettivi e traguardi condivisi

Obiettivi e traguardi condivisi aiutano i membri del team a concentrarsi su ciò che è importante, a stabilire le priorità del proprio lavoro e a misurare i propri progressi. La tua richiesta di collaborazione con un membro del team potrà ottenere una risposta più positiva se questi la riterrà in linea con l'obiettivo generale. Sviluppa una comprensione condivisa dello scopo, degli obiettivi e degli indicatori chiave di prestazione (KPI) del team e dei compiti. Uno studio condotto su oltre 1.100 aziende,due terzi delle quali includono la collaborazione tra i valori dichiarati dell'organizzazione, ha rilevato che la differenza tra collaborazione produttiva e improduttiva può essere riassunta in una sola parola: scopo. 

Ed è perfettamente logico: senza un obiettivo condiviso, i ruoli possono essere chiaramente definiti, ma i team non avranno un obiettivo preciso. Secondo uno studio condotto da Fierce Inc., oltre il 97% degli intervistati ritiene che la mancanza di allineamento all'interno di un team influisca direttamente sul risultato di qualsiasi attività o progetto.

Inoltre, gli obiettivi dovrebbero essere fissati a diversi livelli e per ogni compito principale. Ad esempio, come spesso accade, gli obiettivi vengono fissati al livello più alto e al team viene chiesto di raggiungerli. Questo va bene. Tuttavia, un approccio migliore sarebbe quello di coinvolgere i membri del team nella definizione degli obiettivi, incoraggiandoli in particolare a ideare modi per raggiungerli nel modo migliore. 

Allo stesso modo, e ho notato la mancanza di questo in alcuni luoghi di lavoro, fissare obiettivi a livello di attività. C'è una riunione? Dichiarate in anticipo lo scopo della riunione in modo che il vostro team sia preparato. Il prodotto richiede una modifica? Informate il vostro team! 

Strumenti efficaci per la collaborazione in team

Successivamente, occorre scegliere gli strumenti giusti e utilizzarli in modo efficace. Quali sono quindi i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti?

Esistono molti tipi di strumenti di collaborazione disponibili, come la gestione dei progetti, la condivisione di file, le videoconferenze, la chat e altro ancora. L'utilizzo di strumenti come questi può migliorare la collaborazione, gestire le autorizzazioni e mantenere la visibilità. Il 46% di coloro che disp ongono di strumenti efficaci per la collaborazione ritiene che la propria organizzazione sia trasparente, rispetto al 22% di coloro che non ne dispongono. Alcuni strumenti, anche se utilizzati per altri scopi, offrono funzionalità di collaborazione per un'esperienza senza soluzione di continuità. 

Il tuo team di assistenza ha bisogno di una piattaforma, uno spazio in cui poter lavorare insieme. Con Trengo, ad esempio, può collaborare con qualsiasi team nella gestione delle conversazioni con i clienti. Una piattaforma di coinvolgimento che favorisca anche la collaborazione è la chiave per offrire un'esperienza cliente senza soluzione di continuità.

Promuovere una comunicazione aperta

Oggi le organizzazioni sono complesse, operano in diversi ambienti di lavoro e svolgono compiti che richiedono la collaborazione non solo dei singoli individui, ma anche dei team. Secondo uno studio condotto da Grammarly, i leader aziendali indicano l'aumento della produttività (72%), l'aumento della soddisfazione dei clienti (63%) e l'aumento della fiducia dei dipendenti (60%) come i tre principali vantaggi di una comunicazione efficace.

Ecco perché è importante comunicare in modo chiaro e aperto. Se la comunicazione è inefficace, gli insuccessi sul posto di lavoro sono comuni, almeno per l'86% delle persone. Ma con una comunicazione aperta, i team possono allinearsi su un obiettivo comune, garantire che tutti comprendano i propri ruoli e responsabilità, condividere conoscenze e competenze, fornire feedback e critiche costruttive e affrontare tempestivamente conflitti e problemi. 

Inoltre, questa comunicazione non dovrebbe avvenire solo tra i membri del team, ma anche tra la dirigenza e i dipendenti. Il 90% degli intervistati ritiene che i responsabili delle decisioni dovrebbero chiedere altre opinioni prima di prendere una decisione definitiva. Ma qual è il problema? Circa il 40% ritiene che i leader e i responsabili delle decisioni non lo facciano mai.

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L'importanza di garantire la sicurezza negli strumenti collaborativi

Gli strumenti collaborativi hanno semplificato la vita sul posto di lavoro: la comunicazione, la condivisione di file e la gestione dei progetti sono ora più facili. Tuttavia, con l'aumento dell'uso di questi strumenti aumenta anche il rischio di violazioni della sicurezza e fughe di dati. Secondo un sondaggio condotto da Insight Partners, il 43% dei responsabili IT ritiene che gli strumenti di collaborazione online rappresentino un rischio per la sicurezza. Ma è possibile giocare sul sicuro, se si implementano misure di sicurezza informatica robuste. 

Ad esempio: 

1. Utilizza piattaforme di collaborazione sicure: scegli strumenti di collaborazione che dispongano di funzionalità di sicurezza integrate, quali crittografia, controlli di accesso e registri di audit. Non affidarti ciecamente a qualsiasi strumento online: informati sullo strumento, leggi le recensioni degli utenti e le dichiarazioni dell'azienda in merito alla sicurezza informatica. 
2. Imposta controlli di accesso chiari: non tutti i membri del team necessitano dello stesso livello di accesso. Definisci i ruoli e le autorizzazioni degli utenti per controllare chi può accedere, modificare o condividere informazioni sensibili. Qualsiasi modifica apportata deve essere documentata ed effettuata da persone autorizzate. 
3. Utilizza la condivisione sicura dei file: utilizza strumenti di collaborazione che offrono funzionalità di condivisione sicura dei file, come il trasferimento crittografato dei file e i controlli di accesso.
4. Gestione dei segreti: per la gestione dei segreti è possibile utilizzare strumenti che archiviano e gestiscono in modo sicuro le informazioni sensibili, quali chiavi API, password e certificati. 
5. Implementare la prevenzione della perdita di dati: utilizzare strumenti di collaborazione che offrono funzionalità di prevenzione della perdita di dati (DLP) per rilevare e impedire la condivisione o la divulgazione di dati sensibili. La maggior parte degli strumenti non offre funzionalità DLP; in tal caso, è possibile scegliere strumenti di terze parti progettati specificamente per questo scopo.  
6. Utilizza l'autenticazione a due fattori: questa dovrebbe essere una pratica standard per tutti gli strumenti e le piattaforme che richiedono il login. 
7. Definisci politiche di sicurezza chiare: stabilisci politiche e linee guida di sicurezza chiare per l'utilizzo degli strumenti di collaborazione e la condivisione di informazioni sensibili. Inoltre, assicurati di rispettare le leggi sulla privacy pertinenti, come GDPR, HIPAA, CCPA e altre leggi locali sulla privacy vigenti nel luogo in cui opera l'azienda. 
8. Fornire formazione sulla consapevolezza della sicurezza: fornire agli utenti una formazione sulla consapevolezza della sicurezza per istruirli sulle migliori pratiche di sicurezza e sull'importanza di mantenere la sicurezza sul posto di lavoro per tutti gli strumenti utilizzati.

Evoluzione degli strumenti di collaborazione

Nel corso degli anni, la risposta alla domanda "cos'è un software di collaborazione in team" è rimasta la stessa, ma è anche cambiata (in meglio!).

Le persone dipendono l'una dall'altra: non potrebbero mai sperare di fornire un servizio clienti eccellente senza lavorare insieme. Quindi, come è passata la collaborazione dalla semplice interazione faccia a faccia alle moderne piattaforme basate sull'intelligenza artificiale?

I primi strumenti di collaborazione (anni '80-2000)

I computer divennero gradualmente comuni e in questo periodo (1986) nacque il termine Computer-Supported Collaborative Work (CSCW, lavoro collaborativo supportato dal computer). Emersero i primi strumenti di collaborazione, ancora rudimentali, ma comunque in grado di consentire la comunicazione a distanza e una collaborazione di base. L'e-mail (Outlook) divenne la principale modalità di comunicazione e le piattaforme di messaggistica istantanea come AOL Instant Messenger facilitarono la chat in tempo reale. Software come Microsoft Project, Lotus Notes e Microsoft Exchange Server aiutarono i team a organizzare e monitorare i progressi. 

Sebbene questi strumenti rappresentassero un passo avanti, erano spesso poco pratici e limitati nelle loro funzionalità. Arriva il 2000!

Web 2.0 e social media (anni 2000-2010)

L'avvento del Web 2.0 e dei social media ha rivoluzionato la collaborazione in team. Con il lancio di Skype nel 2003, sono diventate possibili la comunicazione in tempo reale e la condivisione delle conoscenze. In un certo senso, questa è stata l'era in cui le aziende lungimiranti hanno iniziato a ripensare i processi di lavoro tradizionali. Le piattaforme di social media come Facebook e Twitter hanno ulteriormente aiutato i team a connettersi al di là dei luoghi di lavoro. 

Sono emersi strumenti di gestione dei progetti online come Basecamp e Asana e software CRM come Salesforce, che hanno fornito una piattaforma centralizzata per la collaborazione tra i team.

Cloud computing e SaaS (dal 2010 ad oggi)

Sebbene il cloud computing e il SaaS esistessero già prima del 2010, hanno iniziato a guadagnare terreno nel corso degli anni 2010. Sia il cloud computing che il Software as a Service (SaaS) hanno consentito ai team di accedere agli strumenti di collaborazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. 

Le piattaforme per riunioni virtuali come Zoom e Google Meet hanno reso possibile il lavoro da remoto: i team possono tenere riunioni virtuali e collaborare da qualsiasi parte del mondo. Le piattaforme di archiviazione cloud come Google Drive e Dropbox consentono ai team di condividere file e collaborare su documenti. Le piattaforme di collaborazione come Slack e Microsoft Teams vengono utilizzate quotidianamente, oltre agli strumenti di gestione dei progetti come Trello e Jira. 

Inoltre, le piattaforme dedicate ad aiutare specifici team, come quelli del servizio clienti e dell'assistenza, sono diventate sempre più importanti. Oggi, se vuoi soddisfare i clienti attraverso qualsiasi canale online, hai bisogno di uno strumento avanzato di coinvolgimento dei clienti per essere competitivo.

Strumenti di collaborazione moderni (oggi)

Oggi gli strumenti di collaborazione in team sono più avanzati che mai, con funzionalità quali intelligenza artificiale, apprendimento automatico e realtà virtuale. L'intelligenza artificiale è ovunque, dagli strumenti di gestione dei progetti basati sull'intelligenza artificiale alle piattaforme di gestione dei clienti basate sull'intelligenza artificiale, fino all'analisi predittiva e ai flussi di lavoro automatizzati. Inoltre, data la complessità dei processi di flusso di lavoro, esistono strumenti e soluzioni specifici per ogni settore. E non finisce qui: il meglio deve ancora venire. 

Collabora per offrire il miglior servizio possibile

Che siate una grande azienda o una piccola startup, è ora di iniziare a creare un ambiente collaborativo che dia forza al vostro team. Da soli non possono rendere felici i clienti. Hanno bisogno della giusta struttura per poter collaborare efficacemente alle richieste dei clienti.

Le aziende che danno priorità al lavoro di squadra e investono nella creazione di ambienti favorevoli registrano un aumento della produttività, dipendenti più soddisfatti e, in ultima analisi, risultati migliori. Pensate a dipendenti e clienti soddisfatti a tutti i livelli.

Qual è il miglior software per la collaborazione in team?

E se desideri dipendenti più soddisfatti e clienti più felici, prendi in considerazione Trengo. Grazie alle sue solide funzionalità di collaborazione in team, Trengo può aiutarti a liberare tutto il potenziale del tuo team di assistenza clienti.

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