Cos'è la collaborazione tra team nel 2024: vantaggi, strumenti migliori e altro ancora

Sappiamo tutti cos'è la collaborazione tra team e, in molte forme e ruoli, la pratichiamo quotidianamente. Naturalmente, stiamo parlando del processo in cui i membri di un team lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune, condividendo risorse, competenze e idee per raggiungere un obiettivo condiviso.

Il lavoro di squadra e la collaborazione di squadra sono spesso usati in modo intercambiabile e, a volte, si sovrappongono. Tuttavia, c'è una sottile differenza: quando i membri di un team con competenze quasi simili e sotto la guida di un leader apportano i loro contributi come singoli individui, il lavoro di squadra è un'altra cosa. individui, si tratta di lavoro di squadra. Quando individui con competenze diverse, di solito senza una gerarchia rigida, esplorano compiti e scoprono soluzioni insieme, si tratta di collaborazione.

Che sia in sede o da remoto, la collaborazione efficace tra team è un elemento fondamentale negli ambienti di lavoro moderni. Tuttavia, il passaggio a modelli di lavoro remoti e ibridi ha trasformato radicalmente il modo in cui i team collaborano. Con i membri del team situati in diverse parti del mondo, le tradizionali interazioni di persona sono - o possono essere - l'unica modalità di collaborazione.

Per essere produttivi e sicuri, i team devono adottare soluzioni di collaborazione moderne che facilitino la comunicazione in tempo reale, la gestione efficiente delle attività e la condivisione sicura delle informazioni. Ora voglio approfondire il tema dei team di assistenza clienti, che è la mia specialità e il motivo per cui siamo qui. Perché la collaborazione tra team è importante per il tuo team di assistenza e come puoi migliorarla? Ecco cosa esploreremo in questo blog.

L'importanza della collaborazione di squadra (e delle giuste competenze)

La collaborazione non è solo importante: è un requisito fondamentale dell'ambiente di lavoro moderno. Un rapporto preparato da Deloitte per Google afferma che quando i dipendenti collaborano: 

• Lavorano in media il 15% più velocemente; 
• 73% per lavorare meglio; 
• Il 60% è innovativo; e 
• Il 56% è più soddisfatto.

Ci addentreremo in questo argomento, ma prima di tutto, alcune nozioni di base. 

Perché il lavoro di squadra è importante nella collaborazione?

Sappiamo tutti cos'è, ma cosa significa collaborazione di squadra e perché è così importante?

Il lavoro di squadra è il fondamento stesso della collaborazione. Con il lavoro di squadra, gli individui possono unire le loro risorse, competenze ed esperienze per raggiungere un obiettivo comune. Quando un gruppo lavora ragionevolmente bene, supera le prestazioni individuali: il lavoro di squadra può infatti aumentare il QI del gruppo (la somma dei migliori talenti di ciascun membro del team). "In un team ad alta intelligenza collettiva, le soluzioni fornite da un gruppo erano sistematicamente migliori di quelle offerte da qualsiasi individuo, compresa la persona più intelligente nella stanza", sostiene una ricerca di Science Magazine, citata qui. 

E ha senso: ogni individuo porta in tavola qualcosa di diverso che potrebbe essere altrimenti trascurato. Nel lavoro di squadra, i singoli membri possono sfruttare prospettive e competenze diverse e promuovere l'innovazione e la creatività. Inoltre, possono migliorare la produttività e l'efficienza, rispettare le scadenze, raggiungere i traguardi prefissati e costruire relazioni solide e di fiducia: tutto ciò porta a una cultura di squadra positiva e solidale. 

Quali sono i vantaggi della collaborazione in team

1. Maggiore produttività ed efficienza‍

La collaborazione aiuta a snellire i flussi di lavoro e a distribuire i compiti in base ai punti di forza e alle competenze individuali. Quando i membri del team comunicano apertamente e coordinano i loro sforzi, possono evitare la duplicazione del lavoro e garantire che i compiti siano completati in modo più rapido e accurato, con conseguente aumento della produttività complessiva.

2. Miglioramento della risoluzione dei problemi

Una collaborazione efficace tra team migliora le capacità di risoluzione dei problemi. Lavorando insieme, i membri del team possono mettere in comune le loro conoscenze e competenze per affrontare le sfide in modo più efficiente. La risoluzione collaborativa dei problemi consente un'analisi più approfondita delle questioni e lo sviluppo di soluzioni più solide ed efficaci.

3. Aumento dell'innovazione e della creatività

La collaborazione di squadra mette insieme prospettive e competenze diverse, favorendo un ambiente in cui le idee creative possono fiorire. Quando i membri del team condividono i loro punti di vista unici e fanno brainstorming insieme, possono sviluppare soluzioni innovative che non sarebbero state concepite individualmente.

Quali sono le tre abilità importanti per la collaborazione in team?

Una collaborazione efficace richiede alcune competenze essenziali, ma quali sono le più importanti? Non esiste una risposta univoca. Molto dipende dal tipo di ambiente di lavoro (in sede o a distanza), dalle dimensioni del team, dalla distribuzione del team e dal settore. In linea di massima, però, le tre competenze più importanti per la collaborazione tra team sono quelle che potrebbero funzionare virtualmente per ogni team. 

1. Comunicazione

Innanzitutto, la comunicazione è molto importante, indipendentemente dal fatto che sia di persona o attraverso uno strumento di collaborazione tra team. Secondo un rapporto McKinsey, una migliore comunicazione e collaborazione potrebbe aumentare la produttività del 20-25%. Al contrario, il 70% dei dipendenti ritiene che la perdita di tempo sia una delle peggiori conseguenze della scarsa comunicazione.

In qualsiasi ambiente di lavoro, i membri del team devono essere in grado di articolare chiaramente le proprie idee e i propri pensieri, di ascoltare attivamente gli altri, di porre domande chiarificatrici e di chiedere un feedback. Devono fornire un feedback costruttivo che sia specifico, tempestivo e attuabile. Inoltre, devono utilizzare canali e strumenti di comunicazione appropriati, come lo strumento assegnato dall'azienda, l'e-mail, il telefono o la videoconferenza.

Insieme alla comunicazione c'è l'empatia. Infatti, quando comprendi le prospettive degli altri, puoi comunicare i tuoi pensieri in modo comprensibile per gli altri membri. L'empatia cognitiva, insieme alla lettura accurata dei sentimenti di un'altra persona, rende la comunicazione efficace.

💡 Quando il tuo team di assistenza ha a che fare con la comunicazione con i clienti giorno per giorno, vuoi che prima di tutto si occupi della comunicazione interna. Infatti, come possono collaborare per fornire ai clienti risposte eccellenti (in tempi rapidi) se non riescono a comunicare bene all'interno.

2. Adattabilità

Un'altra abilità cruciale - e spesso trascurata - è la capacità di adattamento. Ma l'adattabilità non consiste solo nell'adattarsi all'ambiente, bensì nel sapersi riprendere. "Significa che sei andato oltre la semplice sopportazione di una sfida per prosperare al di là di essa", afferma Jacqueline Brassey, scienziato capo della People & Organisational Performance Practice di McKinsey & Company, citata in questo eccellente articolo della BBC sull'adattabilità sul posto di lavoro. 

I team collaborativi devono essere flessibili e adattabili, in grado di adeguarsi a priorità, scadenze e obiettivi in continua evoluzione. Devono essere in grado di cambiare rotta quando i piani non funzionano o quando si presentano nuove sfide, devono essere aperti a nuove idee e prospettive ed essere disposti a imparare e crescere anche quando le sfide si presentano. Il COVID-19 è un esempio in cui l'isolamento ci ha costretti a rimanere a casa, ma le organizzazioni che si sono adattate alla nuova normalità hanno prosperato e hanno trovato nuovi modi per non solo abbracciare la sfida, ma anche per andare oltre. 

💡 Domande su prenotazioni, prenotazioni, valutazioni a 5 stelle o a 1 stella: ogni punto di contatto richiede un approccio specifico. Se il tuo team vuole soddisfare le aspettative dei clienti, deve essere in grado di adattarsi.

3. Consapevolezza (di sé e degli altri)

Infine, la consapevolezza, sia di sé che degli altri. Nella mia carriera ultradecennale, ho scoperto che la consapevolezza è uno degli attributi chiave dei team collaborativi di successo. I dipendenti non devono solo essere consapevoli di ciò che accade ai loro colleghi nelle conversazioni individuali, ma devono anche essere in grado di percepire l'umore e i sentimenti dell'ambiente di lavoro.

Questo rende l'ambiente di lavoro un luogo accogliente. I membri del team con un'elevata consapevolezza sono in grado di riconoscere i propri punti di forza, le proprie debolezze e le proprie emozioni e di utilizzare questa autoconsapevolezza per informare le proprie azioni e decisioni. Riescono a comprendere meglio le prospettive, le esigenze e le emozioni degli altri, oltre a identificare e gestire i propri pregiudizi e le proprie supposizioni. 

I clienti sono persone, giusto? Vogliono essere trattati con empatia ogni volta che si rivolgono al tuo team. Non importa quanto siano infastiditi all'inizio, l'empatia aiuterà il tuo team di assistenza a fare molta strada. Può fare la differenza tra perdere un cliente o trasformarlo in un fedele ambasciatore del marchio.

Che cos'è una buona collaborazione di squadra? Continuiamo a leggere!

Qual è un buon esempio di collaborazione di squadra?

Una buona collaborazione di squadra è essenziale per raggiungere il successo in qualsiasi progetto o organizzazione: tutti lo sanno. Ma cos'è una buona collaborazione di squadra? Una buona collaborazione di squadra implica una comunicazione aperta, il rispetto reciproco e una visione condivisa tra i membri del team.

Quando i membri di un team capiscono e abbracciano le caratteristiche di una buona collaborazione di squadra, possono lavorare in modo più efficace ed efficiente, portando a un maggiore successo. Questo può variare da team a team.

Come si presenta una buona collaborazione di squadra? E che cos'è la collaborazione di squadra sul posto di lavoro? Se mi guardo intorno (lavoro per un'azienda SaaS che ha creato una piattaforma di coinvolgimento dei clienti) mi rendo conto che il nostro team di sviluppo prodotti è un ottimo esempio di collaborazione di squadra in azione, in particolare per quanto riguarda la partnership cruciale tra designer e ingegneri. Osservarli fornisce una risposta chiara alla domanda su cosa sia la collaborazione di squadra sul posto di lavoro, in quanto esemplificano le migliori pratiche nelle loro interazioni quotidiane. Il loro successo dimostra che cos'è la collaborazione di squadra sul posto di lavoro e il suo impatto significativo sulla produttività e sull'innovazione.

Processi di sviluppo del prodotto

I team di sviluppo dei prodotti sono tipicamente composti da persone con competenze diverse, come designer, ingegneri, project manager e, nella maggior parte dei casi, anche esperti di marketing. I designer apportano la loro visione creativa e il loro approccio incentrato sull'utente, mentre gli ingegneri forniscono la loro esperienza tecnica e la loro capacità di risolvere i problemi. Gli esperti di marketing offrono preziose informazioni sulle esigenze dei clienti e sulle tendenze del mercato, mentre i project manager assicurano che il progetto sia in linea con i suoi obiettivi.

Immagina la mancanza di collaborazione tra loro e un progetto che altrimenti richiederebbe un mese potrebbe richiedere mesi. Tuttavia, quando designer e ingegneri collaborano in modo efficace, possono creare prodotti innovativi e di successo che soddisfano sia i requisiti estetici che quelli funzionali. I designer possono fornire agli ingegneri, in tempo reale, una profonda comprensione delle esigenze e delle preferenze degli utenti, mentre gli ingegneri possono fornire loro indicazioni sulla fattibilità tecnica del progetto. 

Di recente ho letto la biografia di Elon Musk di Walter Issacson, che parla a lungo della filosofia di progettazione e produzione di Musk. Un aspetto fondamentale, molto legato a quello di cui stiamo discutendo ora, è l'impatto della collaborazione tra i team di progettazione e produzione. Secondo le parole di Franz Von Holzhausen, Chief Designer di Tesla, citate nel libro, "La visione era quella di creare designer che pensassero come ingegneri e ingegneri che pensassero come designer". Questo riassume l'importanza della collaborazione in un team di sviluppo prodotto. 

Dall'assistenza clienti al successo dei clienti

Naturalmente, se guardo al mio team, vedo una collaborazione molto efficace. E questo è un bene perché è essenziale per fornire un servizio eccezionale e garantire la soddisfazione dei clienti.

Prendiamo una situazione recente: un cliente vuole creare un'integrazione con Trengo. Il team di assistenza riceve la domanda iniziale sulla configurazione di un'integrazione e, dopo una valutazione preliminare, si rende conto che per configurare l'integrazione è necessario il contributo di più reparti.

Per risolvere questo problema in modo efficiente, il mio team di assistenza collabora con il responsabile del successo del cliente, l'assistenza tecnica e anche il team di sviluppo del prodotto utilizzando la nostra piattaforma e il nostro prodotto Trengo, una piattaforma di comunicazione unificata. Trengo facilita la comunicazione senza soluzione di continuità integrando vari canali come e-mail, chat e social media in un'unica interfaccia, il che è ottimo per i clienti. Ma internamente, Trengo permette anche a tutti i team di collaborare facilmente.

1. La conversazione è etichettata come domanda e integrazione. Possiamo vedere immediatamente di cosa si tratta

2. Poiché l'etichetta ci fa capire che si tratta di una domanda di assistenza, la conversazione viene indirizzata automaticamente a questo team.

3. L'automazione informa direttamente il cliente che ci stiamo occupando della sua richiesta e di quanto tempo abbiamo intenzione di impiegare.

4. Se si taggano a vicenda nella domanda iniziale del cliente, i team di assistenza, di successo e di prodotto possono arrivare alla risposta giusta. Senza che i clienti siano disturbati da discussioni.

5. Qualsiasi aggiornamento sullo "stato della conversazione" viene aggiornato nel profilo del cliente, in modo che l'intero team di assistenza sia aggiornato su questa domanda.

6. Una volta ottenuta la risposta corretta, il cliente viene aggiornato dal mio collega dell'assistenza e la conversazione viene templata. Così, quando incontriamo un'altra domanda come questa, abbiamo la risposta!

Questa collaborazione senza soluzione di continuità fa sì che il cliente si senta valorizzato e supportato, rafforzando la sua fiducia nell'impegno dell'azienda per la sua soddisfazione.

Qual è l'obiettivo della collaborazione in team?

L'obiettivo principale della collaborazione tra team è quello di raggiungere in modo più efficace gli obiettivi o i risultati condivisi. Come fa la collaborazione tra team a raggiungere questo obiettivo finale? 

Ecco come fare: 

• Mettere in comune risorse e competenze: i team possono accedere a una gamma più ampia di conoscenze e competenze quando vengono riunite persone con background, esperienze e competenze diverse. Nessun problema è più grande e nessuna soluzione è impossibile! 
• Generare soluzioni innovative : prospettive diverse possono portare ad approcci e soluzioni inedite che i singoli individui che lavorano da soli non avrebbero considerato. Secondo uno studio di News Corp, le aziende che collaborano innovano il 17% delle volte e hanno il 70% di probabilità in più di farlo rispetto alle aziende che non collaborano. 
• Miglioramento del processo decisionale : le aziende che dispongono di meccanismi di collaborazione efficaci hanno maggiori probabilità di evitare modelli di comportamento comuni che portano a decisioni non ottimali. Infatti, quando gli individui collaborano, possono identificare potenziali problemi, rischi e opportunità che altrimenti potrebbero essere trascurati da un singolo individuo.
• Aumento dell'efficienza e della produttività : quando i compiti vengono suddivisi tra i membri del team in base ai loro punti di forza e alle loro competenze, il lavoro può essere portato a termine in modo più efficiente e con una qualità migliore. Secondo uno studio della Stanford University, i team che lavorano bene insieme sono più produttivi del 50%.
• Relazioni più forti : la collaborazione di gruppo crea fiducia, rispetto ed empatia tra i membri del team. Quando si sentono a proprio agio, saranno se stessi e porteranno grandi idee al tavolo. È naturale che i team con relazioni più forti tendano a ottenere risultati migliori rispetto a quelli in cui i singoli individui trattengono i propri pensieri. 

Strategie per migliorare la collaborazione di gruppo

La collaborazione efficace tra team è un'abilità che può essere sviluppata e rafforzata con le giuste strategie e la giusta mentalità. Esploriamo gli attributi e le strategie chiave che possono aiutare i team a lavorare insieme al meglio.

Come si presenta una buona collaborazione di squadra? I 3 principali attributi di una collaborazione efficace

Una buona collaborazione di squadra è essenziale per raggiungere il successo in qualsiasi progetto o organizzazione: tutti lo sanno. Ma cos'è una buona collaborazione di squadra? Una buona collaborazione di squadra implica una comunicazione aperta, il rispetto reciproco e una visione condivisa tra i membri del team. Quando i membri del team capiscono e abbracciano le caratteristiche di una buona collaborazione di squadra, possono lavorare in modo più efficace ed efficiente, portando a un maggiore successo.

Ecco le 3 caratteristiche principali che ritengo necessarie per una collaborazione efficace tra team:

1. Tutti sanno cosa ci si aspetta da loro

Per qualsiasi team, prima di ogni altra cosa, la collaborazione di squadra inizia con una chiara proprietà dei ruoli assegnati. Quando i membri del team hanno chiaro il senso di appartenenza dei loro compiti e delle loro responsabilità, è più probabile che si assumano la responsabilità del loro lavoro e di conseguenza che lo portino a termine. Una chiara titolarità aiuta anche a prevenire la confusione e le sovrapposizioni di lavoro, poiché ogni membro del team sa esattamente cosa ci si aspetta da lui. 

Harvard Business Review ha studiato i team della BBC responsabili delle trasmissioni dei Proms 2006, il team che ha trasmesso i Mondiali di calcio 2006 e un team responsabile dei notiziari televisivi del giorno. Questi team erano composti da 271 persone in totale. I team sono stati divisi in squadre più piccole per le diverse funzioni, con ogni persona che aveva un ruolo chiaramente definito, "con una precisione tale da mantenere l'attrito al minimo". Definire chiaramente i ruoli: ecco come ha fatto la BBC. 

L'assenza di una chiara titolarità, invece, potrebbe minare il morale del team e far deragliare lo spirito di collaborazione. 

2. La comunicazione è chiara

Una buona collaborazione significa che i membri del team comunicano in modo aperto e trasparente, condividono le idee e cercano e rispettano i feedback. Se ci sono preoccupazioni o incomprensioni, vengono affrontate in modo rispettoso e costruttivo. Questo prevede riunioni di squadra regolari, ascolto attivo e una comunicazione chiara di obiettivi, ruoli e aspettative. 

Deve anche essere chiaro quale piattaforma di comunicazione deve essere utilizzata ufficialmente per la collaborazione. Ad esempio, se il canale di comunicazione ufficiale è Slack, i membri del team devono usare quello invece di Skype o WhatsApp. 

Se la comunicazione tra i team interni è importante, anche quella tra i vari reparti è fondamentale. In Trengo, il nostro team di supporto è in costante contatto con il team tecnico attraverso gli strumenti di collaborazione internazionale della piattaforma di Trengo. Oltre a questi due team, tutti i nostri team sono interconnessi e ci aiutano a fornire un prodotto eccellente e un'assistenza rapida ed efficiente ai nostri clienti. 

3. Il team comprende il "perché"

La collaborazione è un mezzo per raggiungere un fine piuttosto che un fine in sé: il tuo team deve capire il "perché" del suo lavoro e usarlo per alimentare i suoi sforzi. Questo include obiettivi e traguardi chiaramente definiti, l'allineamento dei ruoli e delle responsabilità individuali con gli obiettivi del team e aggiornamenti e feedback regolari sui progressi. Ad esempio, l'obiettivo del team di assistenza clienti non è solo la rapidità di risposta, ma anche il successo generale del cliente. Alcuni membri si specializzeranno nell'assistenza al front-desk, altri in quella tecnica e altri ancora nell'onboarding. Ma quando i membri del team condividono uno scopo comune - in questo caso, il successo del cliente - sono più concentrati e impegnati a raggiungere il successo. 

Migliori pratiche per la creazione di un ambiente di squadra collaborativo

La creazione di un ambiente di collaborazione tra team richiede uno sforzo intenzionale e una pianificazione strategica. Di seguito ti elenchiamo alcune best practice da tenere in considerazione mentre lavori al tuo progetto di collaborazione in team. 

Stabilisci ruoli e responsabilità chiare

Innanzitutto, definisci ruoli e responsabilità. Definire chiaramente il ruolo, le responsabilità e le aspettative di ciascun membro del team è uno degli elementi più importanti per evitare confusione e sovrapposizioni di lavoro. L'assegnazione di ruoli e responsabilità deve essere l'inizio della collaborazione tra i team e i loro membri. In altre parole, il team deve essere consultato sui nuovi ruoli e il suo feedback sulla funzionalità dei ruoli deve essere preso in considerazione. I ruoli di chi esegue il lavoro, di chi lo approva, di chi deve essere consultato e di chi deve essere informato devono essere chiaramente definiti. Quando i ruoli sono definiti, tutti sono consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro e nulla sfugge. 

Che rapporto ha con la collaborazione? Secondo una ricerca della Harvard Business Review, "la collaborazione migliora quando i ruoli dei singoli membri del team sono chiaramente definiti e ben compresi, quando gli individui sentono di poter svolgere una parte significativa del loro lavoro in modo indipendente". 

Inoltre, i dipendenti che sperimentano la chiarezza dei ruoli sono il 53% più efficienti e il 27% più efficaci sul lavoro rispetto a quelli che hanno un ruolo ambiguo. In generale, potresti assistere a un aumento del 25% delle prestazioni del tuo lavoro di squadra.

Stabilire obiettivi condivisi

Obiettivi e traguardi condivisi aiutano i membri del team a concentrarsi su ciò che è importante, a dare priorità al loro lavoro e a misurare i loro progressi. La tua richiesta di collaborazione con un membro del team potrà essere esaudita meglio se lo riterrà in linea con l'obiettivo generale. Sviluppa una comprensione condivisa dello scopo, degli obiettivi e degli indicatori chiave di prestazione (KPI) del team e delle attività. Uno studio condotto su oltre 1.100 aziende - due terzidelle quali includono la collaborazione come valore organizzativo dichiarato - ha rilevato che la differenza tra una collaborazione produttiva e una improduttiva può essere riassunta in una parola: scopo. 

E ha senso: senza un obiettivo condiviso, i ruoli possono essere chiaramente definiti, ma i team non si concentrano. Secondo uno studio di Fierce Inc. oltre il 97% degli intervistati ritiene che la mancanza di allineamento all'interno di un team influisca direttamente sull'esito di un determinato compito o progetto.

Inoltre, gli obiettivi devono essere fissati a diversi livelli e per ogni compito principale. Ad esempio, come accade di solito, gli obiettivi vengono fissati al livello superiore e si chiede al team di raggiungerli. Questo va bene. Tuttavia, un approccio migliore sarebbe quello di coinvolgere i membri del team nella definizione degli obiettivi, incoraggiandoli in particolare a ideare modi per raggiungere meglio gli obiettivi. 

Allo stesso modo - e ho notato la mancanza di questo aspetto in alcuni ambienti di lavoro - la definizione di obiettivi a livello di attività. C'è una riunione? Dichiara in anticipo lo scopo della riunione in modo che il tuo team sia preparato. Il prodotto richiede un cambiamento? Informa il tuo team! 

Strumenti di collaborazione efficaci per i team

Poi bisogna scegliere gli strumenti giusti e usarli in modo efficace. Quali sono i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti?

Esistono molti tipi di strumenti di collaborazione, come la gestione dei progetti, la condivisione dei file, le videoconferenze, le chat e altro ancora. L'utilizzo di questi strumenti può migliorare la collaborazione, gestire le autorizzazioni e mantenere la visibilità. Il 46% di coloro che dispongono di strumenti di collaborazione efficaci considera la propria organizzazione trasparente, rispetto al 22% di coloro che non ne dispongono. Alcuni strumenti, anche se utilizzati per altri scopi, offrono funzionalità di collaborazione per un'esperienza senza soluzione di continuità. 

Il tuo team di assistenza ha bisogno di una piattaforma, uno spazio, per lavorare insieme. Con Trengo, ad esempio, possono collaborare con qualsiasi team per gestire le conversazioni con i clienti. Una piattaforma di engagement che si occupi anche della collaborazione è la chiave per offrire ai clienti un'esperienza senza soluzione di continuità.

Promuovi una comunicazione aperta

Oggi le organizzazioni sono complesse e operano in ambienti di lavoro diversi con compiti che richiedono la collaborazione non solo di singoli individui ma anche di team. Secondo uno studio di Grammarly, i leader aziendali indicano l'aumento della produttività (72%), la soddisfazione dei clienti (63%) e la fiducia dei dipendenti (60%) come i tre principali vantaggi di una comunicazione efficace.

Ecco perché è importante una comunicazione chiara e aperta. Se la comunicazione è inefficace, i fallimenti sul posto di lavoro sono comuni, almeno per l '86% delle persone. Ma con una comunicazione aperta, i team possono allinearsi intorno a un obiettivo comune, assicurarsi che tutti comprendano i propri ruoli e le proprie responsabilità, condividere conoscenze e competenze, fornire feedback e critiche costruttive e affrontare tempestivamente conflitti e problemi. 

Inoltre, la comunicazione non deve avvenire solo tra i membri del team, ma anche tra la leadership e i dipendenti. Il 90% dei partecipanti a un sondaggio ritiene che i responsabili delle decisioni debbano cercare altre opinioni prima di prendere una decisione definitiva. Ma il problema? Circa il 40% ritiene che i leader e i responsabili delle decisioni non lo facciano mai.

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L'importanza di mantenere la sicurezza negli strumenti di collaborazione

Gli strumenti di collaborazione hanno reso la vita più facile sul posto di lavoro: la comunicazione, la condivisione di file e la gestione dei progetti sono facili da gestire. Tuttavia, con l'aumento dell'uso di questi strumenti aumenta il rischio di violazioni della sicurezza e di fughe di dati. Secondo un'indagine di Insight Partners, il 43% dei responsabili IT ritiene che gli strumenti di collaborazione online rappresentino un rischio per la sicurezza. Ma puoi giocare d'anticipo, se sei in grado di implementare solide misure di cybersecurity. 

Ad esempio: 

1. Usa piattaforme di collaborazione sicure: sceglistrumenti di collaborazione che abbiano funzioni di sicurezza integrate, come la crittografia, il controllo degli accessi e i registri di verifica. Non affidarti a qualsiasi strumento online: leggi le informazioni sullo strumento, le recensioni degli utenti e le loro dichiarazioni sulla sicurezza informatica. 
2. Imposta controlli di accesso chiari: nontutti i membri del team devono avere lo stesso livello di accesso. Definisci i ruoli e le autorizzazioni degli utenti per controllare chi può accedere, modificare o condividere le informazioni sensibili. Tutte le modifiche apportate devono essere documentate e fatte da chi è autorizzato. 
3. Usa la condivisione sicura dei file: utilizzastrumenti di collaborazione che offrono funzioni di condivisione sicura dei file, come il trasferimento crittografato dei file e il controllo degli accessi.
4. Gestione dei segreti: per lagestione dei segreti puoi utilizzare strumenti che archiviano e gestiscono in modo sicuro informazioni sensibili come chiavi API, password e certificati. 
5. Implementare la prevenzione della perdita di dati: utilizzastrumenti di collaborazione che offrono funzioni di prevenzione della perdita di dati (DLP) per rilevare e prevenire la condivisione o la fuga di dati sensibili. La maggior parte degli strumenti non offre la funzione DLP; in questo caso, puoi scegliere strumenti di terze parti progettati appositamente per questo scopo.  
6. Usa l'autenticazione a due fattori: questadovrebbe essere una pratica standard per tutti gli strumenti e le piattaforme che richiedono il login. 
7. Stabilisci politiche di sicurezza chiare: stabiliscipolitiche di sicurezza e linee guida chiare per l'utilizzo degli strumenti di collaborazione e la condivisione di informazioni sensibili. Inoltre, assicurati di rispettare le leggi sulla privacy, come il GDPR, l'HIPAA, il CCPA e altre leggi locali sulla privacy in cui opera l'azienda. 
8. Fornire una formazione di sensibilizzazione alla sicurezza: fornisciagli utenti una formazione di sensibilizzazione alla sicurezza per istruirli sulle migliori pratiche di sicurezza e sull'importanza di mantenere la sicurezza sul posto di lavoro per tutti gli strumenti utilizzati.

Evoluzione degli strumenti di collaborazione

Nel corso degli anni la risposta a cosa sia un software per la collaborazione tra team è rimasta la stessa, ma è anche cambiata (nel modo migliore!).

Le persone dipendono l'una dall'altra: non potrebbero mai sperare di fornire un servizio clienti eccellente senza lavorare insieme. Quindi, in che modo la collaborazione è passata dalla semplice interazione faccia a faccia alle moderne piattaforme alimentate dall'intelligenza artificiale?

I primi strumenti di collaborazione (anni '80-2000)

I computer sono diventati lentamente comuni e il termine Computer-Supported Collaborative Work (CSCW) è nato in quest'epoca (1986). Nacquero i primi strumenti di collaborazione, anche se basilari, ma che permettevano la comunicazione a distanza e la collaborazione di base. L'e-mail (Outlook) divenne una modalità di comunicazione primaria e le piattaforme di messaggistica istantanea come AOL Instant Messenger resero più semplice la chat in tempo reale. Software come Microsoft Project, Lotus Notes e Microsoft Exchange Server aiutavano i team a organizzare e tenere traccia dei progressi. 

Pur rappresentando un passo avanti, questi strumenti erano spesso goffi e limitati nelle loro funzionalità. Arrivano gli anni 2000!

Web 2.0 e social media (anni 2000-2010)

L'ascesa del Web 2.0 e dei social media ha rivoluzionato la collaborazione tra team. Con il lancio di Skype nel 2003, la comunicazione in tempo reale e la condivisione delle conoscenze sono diventate possibili. In un certo senso, questa è stata l'epoca in cui le aziende lungimiranti hanno iniziato a reimmaginare i processi di lavoro tradizionali. Le piattaforme di social media come Facebook e Twitter hanno aiutato ulteriormente i team a connettersi al di là dei luoghi di lavoro. 

Sono nati strumenti di gestione dei progetti online come Basecamp e Asana e software CRM come Salesforce, che hanno fornito una piattaforma centralizzata per la collaborazione tra i team.

Cloud computing e SaaS (2010-oggi)

Sebbene il cloud computing e il SaaS fossero già presenti prima del 2010, hanno iniziato a guadagnare terreno negli anni 2010. Sia il cloud computing che il Software as a Service (SaaS) hanno permesso ai team di accedere agli strumenti di collaborazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. 

Le piattaforme di riunioni virtuali come Zoom e Google Meet hanno reso il lavoro a distanza una realtà: i team potevano organizzare riunioni virtuali e collaborare da qualsiasi parte del mondo. Piattaforme di archiviazione cloud come Google Drive e Dropbox hanno permesso ai team di condividere file e collaborare su documenti. Piattaforme di collaborazione come Slack e Microsoft Teams sono utilizzate quotidianamente, oltre a strumenti di gestione dei progetti come Trello e Jira. 

Inoltre, le piattaforme che si concentrano sull'assistenza a team specifici, come quelli del servizio clienti e dell'assistenza, sono diventate sempre più importanti. Al giorno d'oggi, se vuoi rivolgerti ai clienti attraverso qualsiasi canale online, hai bisogno di uno strumento avanzato di coinvolgimento dei clienti con cui lavorare se vuoi essere competitivo.

Strumenti di collaborazione moderni (oggi)

Oggi gli strumenti di collaborazione tra team sono più avanzati che mai, con funzionalità come l'intelligenza artificiale, l'apprendimento automatico e la realtà virtuale. L'intelligenza artificiale è ovunque, dagli strumenti di gestione dei progetti alimentati dall'intelligenza artificiale alle piattaforme di gestione dei clienti alimentate dall'intelligenza artificiale, fino all'analisi predittiva e ai flussi di lavoro automatizzati. Inoltre, data la complessità dei processi di workflow, esistono strumenti e soluzioni specifiche per il settore. E non ci si ferma qui: il meglio deve ancora venire. 

Collaborare per ottenere il miglior servizio

Che tu sia una grande azienda o una piccola startup, è ora di iniziare a creare un ambiente collaborativo che dia potere al tuo team. Non possono rendere felici i clienti da soli. Hanno bisogno di un'impostazione corretta per collaborare al meglio con i clienti.

Le aziende che danno priorità al lavoro di squadra e investono nella creazione di ambienti favorevoli vedono una maggiore produttività, dipendenti più felici e, in definitiva, risultati migliori. Pensate a dipendenti e clienti felici.

Qual è il miglior software di collaborazione tra team?

Se vuoi dipendenti più felici e clienti più felici, prendi in considerazione Trengo. Grazie alle sue solide funzionalità di collaborazione tra team, Trengo può aiutarti a sbloccare il pieno potenziale del tuo team di assistenza clienti.

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