21 WhatsApp Zakelijke groetberichten om een geweldige eerste indruk te maken

Je kent het gezegde 'beoordeel een boek nooit op de kaft'.  

Dat gezegde wordt zo vaak gebruikt omdat — je raadt het al — mensen boeken continu op de kaft beoordelen. En geloof me, jouw bedrijf is één van die boeken.

Bij WhatsApp Business dient het automatische welkomstbericht als de kaft van je boek. Want deze begroeting maakt het mogelijk om een sterke eerste indruk te maken, zelfs wanneer klanten contact opnemen buiten openingstijd. 

In deze blog staat alles wat je wilt weten over het WhatsApp Business welkomstbericht en hoe je deze in je voordeel gebruikt. Dus lees verder over:

• Wat is een WhatsApp Business begroeting?
• Waarom gebruik je een WhatsApp Business welkomstbericht?
• WhatsApp Business welkomstbericht voorbeelden

Wat is een WhatsApp Business begroeting?

Wanneer een klant voor het eerst contact met je opneemt via WhatsApp business, kun je een automatische 'WhatsApp Business greeting message' sturen. Dit wordt ook een WhatsApp Business welkomstbericht genoemd. Je kunt meerdere begroetingen maken voor verschillende situaties. 

En met Trengo maak je één welkomstbericht voor al je communicatiekanalen. Denk aan e-mail, live chat, Facebook Messenger en WhatsApp Business. 

Wat is het verschil tussen een begroeting en een afwezigheidsbericht in WhatsApp?

Je kan een "welkomstboodschap" instellen om klanten te verwelkomen en hen een speciaal gevoel te geven.

Als u niet beschikbaar bent om uw klanten te antwoorden, kunt u een "weg-bericht" instellen om hen te informeren dat u spoedig terug zult zijn om hen te helpen.

Hier is een voorbeeld van een begroetingsbericht:

"Hallo, welkom bij Trengo! Hoe kunnen we u helpen?"

Hier is een voorbeeld van een afwezigheidsbericht:

"Dank u voor uw bericht. We zijn nu niet beschikbaar, maar zullen binnen 24 uur reageren."

Waarom gebruik je een WhatsApp Business welkomstbericht?

Met de juiste begroeting bereik je:

• Lagere reactietijd 
• De klantervaring verbeteren
• Hogere klanttevredenheid, door klanten naar de juiste informatie te leiden
• Altijd een reactie voor klanten. Ook buiten openingstijd
• Verzamel van waardevolle leads

De grote retailer Hubo haalt enorme waarde uit WhatsApp Business bijvoorbeeld. Lees meer over hun ervaring. En hoe zij meer dan 500 bestellingen per dag te ontvangen via WhatsApp Business.

Let op: je kunt WhatsApp Business-groetberichten alleen gebruiken als je de WhatsApp Business-app of de WhatsApp Business API gebruikt. In onderstaande video krijg je in 3 minuten uitgelegd wat de exacte verschillen zijn tussen WhatsApp en WhatsApp Business:

Hoe ziet een effectief WhatsApp Business welkomstbericht bericht eruit?

Hoewel er ontelbare variaties te bedenken zijn, voldoet een effectieve begroeting op WhatsApp Business veelal aan de volgende best practices:

1. Schep heldere verwachtingen

Verwachtingsmanagement is essentieel. Want wachten duurt gevoelsmatig altijd een eeuwigheid. Maak daarom duidelijk wanneer de klant een reactie kan verwachten.

Je kan niet specifiek genoeg zijn. Kijk maar naar deze twee voorbeelden:

1) "We nemen zo snel mogelijk contact met u op."

2)"We nemen binnen 24 uur contact met u op."

Het eerste bericht oogt mooi, maar is in werkelijkheid een vage belofte zonder duidelijke verwachting. 'Zo snel mogelijk' kan van alles betekenen. Van 10 minuten tot 10 uur.

Het tweede voorbeeld laat aan duidelijkheid niets te wensen over. Plus het geeft collega's de kans om verwachtingen te overtreffen.

2. Wees zo transparant mogelijk

De tweede beste practice is om simpelweg zo eerlijk en transparant mogelijk te zijn.

Je klanten zijn slim en prikken gemakkelijk door slappe excuses heen. Als je team druk is en geen tijdig antwoord kan beloven, zeg dat dan eerlijk. Het loont altijd. 

3. Wees geen robot

Veel automatische welkomstberichten zijn vaak wat formeel. 

Maar dat een bericht is geautomatiseerd betekent niet dat je als een robot hoeft te klinken. 

Probeer altijd zo menselijk mogelijk te klinken. Houd het professioneel, zeker, maar voorkom dat je klinkt als een advocaat. Nou ja, tenzij je een advocaat bent, natuurlijk. Je snapt het wel.

21 WhatsApp zakelijke groetberichten voorbeelden

Een 'perfect' welkomstbericht voor WhatsApp Business bestaat niet. Het hangt allemaal af van de aard jouw bedrijf, de tone of voice, je situatie en nog vele andere aspecten. Maar bepaalde situaties doen zich vaker voor dan anderen. Daarom hebben we hier een lijst gemaakt met 10 voorbeelden die je altijd kan inzetten! 

Zullen we starten?

Algemene WhatsApp Business welkomstbericht voorbeelden

1. "Bedankt voor uw bericht! We nemen binnen 24 uur contact met u op. Met vriendelijke groet, [uw bedrijf] Team."

2. "Hiya! Welkom bij [uw bedrijf]. We nemen binnen 3 uur contact met u op. In de tussentijd kunt u ons helpcentrum [link] bekijken. We hebben er veel moeite in gestoken, dus het antwoord op je vraag staat er misschien al in!"

3. "Hallo! Leuk dat je er bent. De sale is gestart! We geven 50% korting op al onze producten. De code is XXXX. Niet doorvertellen. 😉 Laat het vooral even weten als je nog meer vragen hebt. We komen dan snel bij je terug!"

4. "Hallo [naam klant], welkom bij [uw bedrijf]. We hebben een speciale 15% korting op alle plannen voor onze nieuwe klanten. Wilt u de uwe nu ontvangen? [link] Antwoord 'Stop' om u af te melden."

5. "Bedankt om deel uit te maken van onze gemeenschap! We zijn zo blij je aan boord te hebben. Bekijk de diensten die we aanbieden [jouw diensten]. Laten we ook verbinding maken op Instagram voor wat plezier: [Instagram link]. Proost, Team [uw bedrijfsnaam]"

6. "Bedankt dat u contact met ons opneemt. Laat ons weten wat de reden van uw aanvraag is, zodat we u naar de juiste persoon kunnen verwijzen.

1) Vragen over betalingen

2) Retourbeleid

3) Update van de bestelling

4) Andere

We komen binnenkort bij u terug!"

Nu, dat was niet echt rocket science, toch?

Houd de welkomstboodschap voor een messaging app eenvoudig. Want klanten benaderen je via WhatsApp omdat ze de gangbare informele toon waarderen. En die toon is simpel en to the point.

Bij Trengo gebruiken we het eerste bericht tijdens kantooruren.

Voorbeelden van WhatsApp Business begroetingen

7. "Hallo, bedankt voor uw bericht! Onze support agents zullen uw bericht controleren en ervoor zorgen dat het wordt doorgestuurd naar de best passende persoon. We zullen u binnen 24 uur antwoorden."

8. "Beste [Klantnaam], we hebben uw verzoek ontvangen en zijn momenteel op zoek naar een agent die het op de beste manier kan oplossen. Het kan tot 8 uur duren, maar we doen ons best om zo snel mogelijk contact met u op te nemen. Bedankt voor uw geduld."

9. "In de tussentijd kunt u ons helpcentrum vol antwoorden op veelgestelde vragen hier bekijken: [link]."

Steeds meer klanten willen zelf op zoek naar het antwoord op hun vragen. Eenhelpcentrum is daarin een uitkomst. Zo hebben je klanten altijd toegang tot de juiste informatie, zelfs buiten openingstijd. Met Trengo maak je makkelijk zo'n help center;

Begroetingen voor speciale gelegenheden

Voor speciale situaties kies je vaak voor een aangepaste welkomstboodschap. Denk aan een bericht over de drukte tijdens de Kerstperiode, of door de Covid-19 uitbraak. Hieronder twee voorbeelden voor beide gevallen.

10. "Hey [Klantnaam]. Vrolijk Kerstfeest! We ontvangen nu veel berichten, maar we willen dat u weet dat uw bericht belangrijk voor ons is. De Kerstmannen nemen binnen 2 uur contact met u op."

11. "Ho ho ho! 🎅 Laat het me weten als je vragen hebt. Onze elven zijn erg druk met het inpakken van alle cadeaus, dus het kan zijn dat we niet zo snel antwoorden als u van ons gewend bent."

12. "Hé daar, hoe kan ik u helpen? Houd er rekening mee dat we misschien iets minder snel antwoorden dan normaal in deze ongekende tijden."

13. "Hoi [Klantnaam], Ramadan Mubarak! Moge uw huis gevuld zijn met licht, liefde en gelach. Vanwege de feestdagen zijn we momenteel overstelpt met bestellingen. We nemen binnen 24 uur contact met u op."

14. "Fijne Valentijnsdag 💖 Bedankt dat u contact heeft opgenomen met [bedrijfsnaam]. Wij selecteren momenteel de mooiste bloemen voor uw boeketten en zullen u binnen de komende twee uur antwoorden.🌷"

15. "Hey [Klantnaam]. Gelukkige Moederdag! Om deze speciale dag te vieren, geven we 25% korting op al onze producten. Als je vragen hebt, stel ze ons gerust en we nemen binnen een uur contact met je op."

Begroetingsberichten voor zakelijke updates

Wanneer u te maken hebt met een technisch probleem, is het belangrijk uw klanten te laten weten dat u op de hoogte bent van het probleem en het probeert op te lossen.

16. "Beste klant, we hebben technische problemen met [productnaam]. ⚠️ Ons team werkt er hard aan om het op te lossen. Voor problemen die geen verband houden met [productnaam], kunt u hieronder uw bericht achterlaten en we zullen binnen de komende 24 uur reageren. Bedankt voor uw geduld."

17. "Hallo daar! We ondervinden momenteel wat technische problemen met onze website. We verontschuldigen ons voor het ongemak dat dit voor u heeft veroorzaakt. We doen er alles aan om het probleem op dit moment te verhelpen. We zullen u op de hoogte brengen wanneer het probleem is opgelost. Bedankt voor uw begrip."

Welkomstboodschappen voor buiten openingstijd

Wanneer de klok vijf uur heeft geslagen en er niemand op kantoor is om berichten te beantwoorden, moeten je klanten soms even wachten op een reactie. Er zijn een aantal manieren om dit te tackelen.

Naar website doorverwijzen

18. "Bedankt voor uw bericht! We zijn momenteel niet op kantoor, maar we komen er morgenochtend meteen op terug."

Ga voor meer informatie naar onze website: www.trengo.com."

Reactie met openingstijden

19. "Bedankt voor het contact met ons. We zijn momenteel niet beschikbaar, maar we nemen contact met u op tijdens onze kantooruren: [uw kantooruren]. In de tussentijd kunt u gerust onze website [uw website] bekijken voor meer informatie over onze producten en diensten."

Bij Trengo gebruiken we het volgende out of office bericht:

20."Bedankt voor het contact met Trengo!

We willen u graag helpen, maar we zijn *momenteel* gesloten 🕦 (Zie onze agenda op trengo.com/businesshours). We komen de volgende werkdag bij u terug ⏰.

In de tussentijd, wist u dat we een Help Center hebben op help.trengo.com dat onze meest gestelde vragen beantwoordt? Misschien vindt u uw antwoord zonder de hulp van onze agenten.

Cheers,

Team Trengo"

Zoals u kunt zien, integreren we ook ons helpcentrum en geven we klanten een duidelijke reden waarom we niet meteen kunnen reageren.

Verzamel leads

21. "Hé daar! Sorry, we kunnen momenteel niet op uw bericht reageren. Laat uw naam en e-mailadres achter en we nemen binnen 24 uur contact met u op. Team Trengo."

WhatsApp is een waardevolle manier om leads te verzamelen. Ook buiten openingstijd. Vraag de potentiële klant om zijn contactgegevens achter te laten en je kunt de volgende dag contact met hem opnemen.

Gebruik snelle antwoorden om FAQ's te beantwoorden

Een WhatsApp bedrijf snel antwoord is een bericht dat je gemakkelijk kunt zoeken, bewerken en naar je klant kunt sturen. Ze worden vaak gebruikt door medewerkers van de klantenservice om veelgestelde vragen te beantwoorden.

Snelle antwoorden kunnen begroetingsberichten, openingstijden van bedrijven, retourbeleid en meer omvatten. Zolang je een bericht binnen 24 uur beantwoordt, hoef je niets door WhatsApp te laten goedkeuren. Je kunt maximaal 50 snelle antwoorden tegelijk opslaan.

Hier is een snel antwoord voorbeeld voor het retourbeleid:

WhatsApp Business message templates

WhatsApp Business welkomstberichten die je automatisch verstuurt zijn een uitkomst. Ze schelen jouw team veel tijd en moeite. Let er wel op dat wanneer je proactief contact opneemt je WhatsApp Business message templates moet gebruiken.

Lees hier meer informatie over WhatsApp Business templates.

Maak direct een goede indruk met WhatsApp Business

Met Trengo, ons slimme customer engagement platform, kun je de best mogelijke klantervaring bieden via WhatsApp Business. Hiermee kun je WhatsApp-berichten samen met al je andere kanalen in één inbox ontvangen (zoals e-mail, spraak en live chat), WhatsApp Business met meerdere gebruikers gebruiken, je eigen WhatsApp-chatbot maken en meer.

Aan de slag met begroetingsberichten voor WhatsApp

Het eerste bericht dat een klant ontvangt op WhatsApp is een welkomstbericht. Dit zet de toon voor de rest van het gesprek. Een goed opgesteld welkomstbericht kan ervoor zorgen dat klanten zich welkom en gewaardeerd voelen, waardoor een positieve klantervaring ontstaat.

Klaar om wensberichten naar je klanten te sturen via WhatsApp? Je kunt hier een gratis proefperiode van 14 dagen starten. 🚀