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Haben Sie schon einmal das Sprichwort “Never judge a book by its cover” gehört? Natürlich haben Sie das.
Der Grund, warum dieses Sprichwort so oft verwendet wird, ist einfach: Menschen urteilen immer nach dem ersten Eindruck. Und ja, auch Ihr Unternehmen ist von seinem ersten Eindruck geprägt.
Wenn Sie WhatsApp Business nutzen, ist Ihre Begrüßungsnachricht das Cover Ihres Buches. Mit einer gut durchdachten ersten Nachricht und Tonwahl hinterlassen Sie einen starken Eindruck, auch wenn Sie außerhalb der Geschäftszeiten kontaktiert werden.
In diesem Blog erfahren Sie alles, was Sie über Begrüßungsnachricht WhatsApp Business wissen müssen und wie Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen können:
- Was ist eine Begrüßungsnachricht WhatsApp Business?
- Warum sollten Sie eine WhatsApp Business
Begrüßungsnachricht verwenden? - Beispiele für WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten
Was ist eine Begrüßungsnachricht WhatsApp Business?
Eine WhatsApp Begrüßungsnachricht wird automatisch gesendet, wenn Ihnen jemand zum ersten Mal auf WhatsApp Business schreibt. Es ist eine Art einfache Willkommensnachricht für Ihre Kunden. Sie können mehrere Begrüßungen für verschiedene Situationen erstellen.
Mit Trengo können Sie eine einzige Willkommensnachricht für alle Ihre Kommunikationskanäle formulieren. Von E-Mail, Live-Chat, Facebook Messenger bis hinzu WhatsApp Business, und viele weitere Berührpunkte.
Was ist der Unterschied zwischen einer Willkommens- und einer Abwesenheitsnachricht in WhatsApp?
Eine “Willkommensnachricht” begrüßt Ihre Kunden und vermittelt ihnen ein Gefühl der Wertschätzung.
Wenn Sie nicht verfügbar sind, um zu antworten, können Sie eine “Abwesenheitsnachricht” einstellen, um Ihren Kunden mitzuteilen, dass Sie bald zurück sein werden, und sich umgehend um die Angelegenheit kümmern.
Hier ist ein Beispiel für eine Begrüßungsnachricht WhatsApp:
"Hallo, willkommen bei Trengo! Wie können wir Ihnen helfen?"
Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht:
"Vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider sind wir im Moment nicht erreichbar. Ihr Anliegen ist uns wichtig, unser Team wird sich bei Ihnen innerhalb 24 Stunden melden."
Warum sollten Sie eine Begrüßungsnachricht WhatsApp Business verwenden?
Mit einer richtigen Begrüßungsnachricht WhatsApp können Sie:
- Die Reaktionszeit verkürzen
- Das Kundenerlebnis verbessern
- Die Kundenzufriedenheit steigern, indem Sie Ihre Kunden schnelle Lösungen bieten.
- Kunden, die Sie außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren, wertschätzen
- Wertvolle Kundenkontakte sammeln
Hinweis: Sie können WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten nur verwenden, wenn Sie die WhatsApp Business App oder die WhatsApp Business API nutzen. Im folgenden Video wird Ihnen in 3 Minuten erklärt, was die genauen Unterschiede zwischen WhatsApp und WhatsApp Business sind:
Was macht eine effektive WhatsApp Business Willkommensnachricht aus?
Auch wenn es unzählige Möglichkeiten von Begrüßungen gibt, sollte eine effektive Erstnachricht für WhatsApp Business den folgenden Best Practices folgen:
1. Klare Erwartungen setzen
Das wichtigste Ziel ist es, eine realistische Erwartung zu formulieren, wann der Kunde eine Antwort erwarten kann. Nur so fühlt sich der Kunde gesehen.
Geben Sie genaue Zeitangaben an, wie folgende zwei Beispiele zeigen:
1) „Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.“
2)„Wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen melden.“
Das erste Beispiel ist vage und lässt Interpretationsspielraum. Sprechen wir hier von 10 Minuten oder 10 Stunden?
Das zweite Beispiel hingegen setzt klare Erwartungen und wirkt professionell.
2. So transparent wie möglich sein
Die zweite bewährte Praxis ist, einfach ehrlich und transparent mit Ihren Kunden zu sein.
Niemand mag faule Ausreden für langsame Reaktionszeiten. Wenn Ihr Team überlastet ist, gibt es keinen Grund, das zu verschweigen.
3. Treten Sie natürlich auf
Viele Begrüßungen via E-Mail, LiveChat oder WhatsApp wirken oft sehr förmlich. Auch automatisierte Nachrichten sollten so menschlich wie möglich klingen.
Bleiben Sie professionell, aber vermeiden Sie es, wie ein Roboter zu klingen.
Fällt es Ihnen schwer, Ihren Nachrichten eine natürliche Tonalität zu verleihen? Kein Problem! Ein Online Tool zur Vermenschlichung von KI kann Wunder bewirken, indem es Ihre Nachrichten auf den Kunden personalisiert.
Wie sende ich eine Begrüßungsnachricht Whatsapp?
Um effektive WhatsApp Begrüßungsnachrichten zu versenden, empfehlen wir Ihnen Tools wie Trengo. Diese ermöglicht eine reibungslose Kommunikation mit Ihren Kunden durch automatisierte und personalisierte Nachrichten.
1. Richten Sie zunächst ein WhatsApp Business Konto auf Trengo ein.
2. Navigieren Sie dann zu den Automatisierungseinstellungen, um einen neuen workflow zu erstellen.
3. Gestalten Sie Ihre Nachricht, indem Sie die passenden Vorlagen für bestimmte Anlässe auswählen, z. B. Nachricht eines neuen potentiellen Kunden. Personalisieren Sie die Nachricht, indem Sie den Namen des Empfängers und alle relevanten Informationen einfügen.
Sie finden eine detaillierte Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung der WhatsApp Business Automatisierung in Trengos Help Center Artikel, dazu klicken Sie hier.
💡 Sind Sie an Vorlagen für automatisierte Begrüßungsnachrichten interessiert, dann lesen Sie weiter!
21 Beispiele für WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten
Ehrlich gesagt gibt es nicht so etwas wie die "beste Begrüßungsnachricht" für WhatsApp Business. Es kommt wirklich auf die Situation an, und welchen Eindruck Sie hinterlassen möchten. Deshalb haben wir Ihnen eine Liste mit WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten für verschiedene Szenarien zusammengestellt.
Lassen Sie uns eintauchen.
Vorlagen für WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten (jetzt kopieren)
1. „Vielen Dank für Ihre Nachricht! Wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen melden. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Unternehmen] Team.“
2. „Hallo! Willkommen bei [Ihr Unternehmen]. Wir melden uns innerhalb von 3 Stunden bei Ihnen. In der Zwischenzeit besuchen Sie unser Hilfecenter [Link]. Hier haben wir nützliche Antworten auf die meisten Fragen.“
3. „Hallo! Schön, dich zu sehen. Wusstest du schon, dass wir derzeit einen Rabatt von 50% auf alle unsere Produkte anbieten? Der Code lautet XXXX. Verrate es aber nicht weiter ;-) Lassen uns wissen, wenn Du weitere Fragen hast, und wir melden uns umgehend.“
4. „Hallo [Kundenname], Willkommen bei [deinem Unternehmen]. Wir haben derzeit einen Sonderrabatt von 15 % auf alle Tarife für unsere neuen Kunden. Möchtest du deine persönliche Gutschrift jetzt erhalten? Dann klicke hier [Link] Antworte mit 'Stop', um keine weiteren Nachrichten mehr zu erhalten.“
5. „Danke, dass du Teil unserer Community wirst! Wir sind froh, dich an Bord zu haben. Sieh dir an, welche Dienste wir anbieten [deine Dienste]. Lass uns auch auf Instagram Freunde werden, so bist du immer auf dem neusten Stand unserer Produkte: [Instagram-Link]. Cheers, Team [Name deines Unternehmens]“
6. „Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben. Bitte geben Sie uns den Grund für Ihr Anliegen an, damit wir Sie an die richtige Person weiterleiten können.
1) Zahlungsabwicklung
2) Rückgaberichtlinien
3) Aktualisierung der Bestellung
4) Sonstiges
Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden!"
Das war jetzt nicht gerade Raketenwissenschaft, oder?
Der Schlüssel zur erfolgreichen Nutzung jeder Ansprache liegt darin, es nicht zu übertreiben. WhatsApp bietet eine schnelle und informelle Möglichkeit, mit einer Person oder einem Unternehmen in Kontakt zu treten. Behalten Sie den Tonfall Ihres Unternehmens und Ihre Marke im Hinterkopf, aber fassen Sie sich immer kurz und knapp.
Bei Trengo verwenden wir die erste Nachricht während der Geschäftszeiten.
Muster für Willkommensnachrichten für den Kundenservice (jetzt kopieren)
7. „Hallo, danke für Ihre Nachricht! Unsere Support-Mitarbeiter prüfen Ihre Anfrage und leiten sie an die zuständige Person weiter. Wir antworten Ihnen innerhalb von 24 Stunden.“
8. „Sehr geehrter [Kundenname], wir haben Ihre Anfrage erhalten und suchen den passenden Sachbearbeiter. Es kann bis zu 8 Stunden dauern, aber wir tun unser Bestes, um Ihnen schnell zu antworten, und Ihnen eine Lösung anzubieten. Danke für Ihre Geduld“
9. "Danke für Deine Kontaktaufnahme. In der Zwischenzeit kannst du unser Hilfecenter mit Antworten auf häufig gestellte Fragen hier besuchen: [Link].“
Ein bedeutender Trend im Kundensupport ist, dass immer mehr Kunden die Möglichkeit zur Selbstbedienung bevorzugen. Mit Trengo können Sie mühelos Ihr eigenes Help Center einrichten. So haben Ihre Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten jederzeit Zugang zu wichtigen Informationen.
Begrüßungsnachricht WhatsApp zu besonderen Anlässen (jetzt kopieren)
Manchmal ist Ihr Unternehmen möglicherweise mit saisonalen Aktivitäten oder besonderen Anlässen beschäftigt. Sei es die Weihnachtszeit oder besondere Umstände wie Covid-19 – Ihre Kunden müssen informiert werden. Hier sind zwei Beispiele für beide Fälle:
10. „Hey [Name des Kunden]. Fröhliche Weihnachten! Wir erhalten derzeit viele Nachrichten, aber Deine ist uns besonders wichtig. Santa Claus ist leider nicht mehr der Jüngste, aber unsere eifrigen Elfen sind schon dran, und melden sich innerhalb von 2 Stunden bei Dir.“
11. „Ho ho ho! 🎅 Fröhliche Weihnachten. Bitte lass uns wissen, wenn Du weitere Fragen hast. Unsere Elfen sind gerade fleißig beschäftigt, alle Geschenke zu verpacken 🎁. Daher kann es sein, dass wir nicht so schnell antworten, wie du es von uns gewohnt bist.“
12. "Hallo, wie kann ich dir helfen? Bitte beachte, dass wir in diesen noch nie dagewesenen Zeiten vielleicht etwas langsamer antworten als sonst."
13. „Hallo [Name des Kunden], „Ramadan Mubarak! Möge Ihr Zuhause mit Licht, Liebe und Lachen erfüllt sein. Aufgrund der Feiertage sind wir derzeit eingespannt, melden uns aber innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.“
14. „Alles Gute zum Valentinstag 💖 Vielen Dank, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktiert haben. Wir sind gerade dabei, die schönsten Blumen für Ihre Sträuße auszuwählen und werden Ihnen innerhalb der nächsten zwei Stunden antworten.🌷“
15. „Hey [Name des Kunden]. Alles Gute zum Muttertag! Um diesen besonderen Tag zu feiern, bieten wir dir 25% Rabatt auf alle unsere Produkte. Wenn du Fragen hast, kannst du sie uns gerne stellen und wir werden uns innerhalb einer Stunde bei dir melden.“
Antwortvorlagen für technische Störungen (jetzt kopieren)
Bei vorübergehenden technischen Problemen ist es entscheidend, Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie das Problem erkannt haben und bereits an einer Lösung arbeiten. Hier sind einige Beispiele, wie Sie dies kommunizieren können:
16. „Sehr geehrter Kunde, wir haben momentan technische Schwierigkeiten mit [Produktname]. ⚠️ Unser Team arbeitet intensiv an einer Lösung. Bei anderen Anliegen hinterlassen Sie bitte Ihre Nachricht, und wir werden Ihnen innerhalb von 24 Stunden antworten. Vielen Dank für Ihre Geduld."
17. „Lieber Kunde, zurzeit haben wir einige technische Probleme mit unserer Website. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, die dir dadurch entstanden sind. Wir geben unser Bestes, um das Problem schnellstmöglich zu beheben. Wir werden dich benachrichtigen, sobald das Problem behoben ist. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
Begrüßungsnachricht WhatsApp außerhalb der Geschäftszeiten
Nach Geschäftsschluss kann es vorkommen, dass keine sofortige Antwort auf eingehende WhatsApp Nachrichten erfolgt. Doch keine Sorge, es gibt verschiedene clevere Ansätze, um diese Zeit zu überbrücken und Ihre Kunden bestens zu betreuen.
Folgende Methoden helfen Ihnen dabei ein positives Kundenerlebnis zu hinterlassen:
Zur Homepage verweisen
18. „Danke für Ihre Nachricht! Wir sind zurzeit nicht im Büro, wir werden uns umgehend morgen früh bei Ihnen.“
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: www.trengo.com
Antworte mit deinen Geschäftszeiten
19. „Danke, dass du dich mit uns in Verbindung gesetzt hast. Wir sind zur Zeit nicht erreichbar, werden uns zu unserer regulären Geschäftszeiten umgehend bei dir melden: [Ihre Geschäftszeiten]. In der Zwischenzeit kannst du dich gerne auf unserer Website [deine Website] über unsere Produkte und Dienstleistungen informieren.“
Bei Trengo verwenden wir zum Beispiel folgende Abwesenheitsnotiz
20. "Danke, dass du Trengo kontaktiert hast!
Wir würden dir gerne helfen, aber wir haben *zurzeit geschlossen* 🕦 (Unsere Öffnungszeiten siehst du unter trengo.com/businesshours). Wir melden uns am nächsten Werktag, in der Frühe, wieder bei dir ⏰.
Wusstest Du, dass wir ein Help Center unter help.trengo.com haben, in dem die häufigsten Fragen beantwortet werden? Vielleicht findest Du deine Antwort ja auch ohne die Hilfe unserer Agenten :).
Vielen Dank,
Dein Team Trengo"
Wie Sie sehen geben wir den Kunden einen klaren Grund, wieso wir nicht sofort anworten könnnen und verweisen geschickt auf unseren Help Center.
Kundendaten aufnehmen
21. „Hallo! Es tut uns leid, dass wir deine Nachricht momentan nicht beantworten können. Bitte hinterlasse deinen Namen und deine E-Mail-Adresse und wir werden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir melden. Team Trengo.“
Die Nutzung von WhatsApp ist eine wertvolle Möglichkeit, potentielle Kunden zu gewinnen, und das, auch wenn du nicht im Büro bist! Bitten Sie den Kunden die Möglichkeit seine Kontaktinformationen zu hinterlassen, und kommen Sie auf das Anliegen umgehend am nächsten Tag zurück.
Verwende Schnellantworten, um FAQs zu beantworten
Eine WhatsApp Business Schnellantwort ist eine vorgefertigte Nachricht, die Sie einfach suchen, bearbeiten und an Ihre Kunden senden kannst. Sie werden oft von Kundendienstmitarbeitern verwendet, um häufig gestellte Fragen zu beantworten.
Schnellantworten können Nachrichtenvorlagen, Geschäftsöffnungszeiten, Rückgaberichtlinien und vieles mehr enthalten. Solange Sie innerhalb von 24 Stunden auf eine Nachricht antworten, brauchen Sie keine explizite WhatsApp Genehmigung. Sie können bis zu 50 Schnellantworten auf einmal speichern.
Hier ist ein Beispiel für eine automatisierte Nachricht für Business WhatsApp zu Rückgaberichtlinien:
Neukundenansprache über WhatsApp Business
Wie zuvor erwähnt, sind WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten jene Nachrichten, die automatisch versendet werden, sobald Ihnen eine Person auf WhatsApp Business eine Nachricht sendet. Um proaktiv mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten, sollten Sie WhatsApp Business Nachrichtenvorlagen verwenden.
Mein Kollege Luuk hat einen interessanten Blog über WhatsApp Business Nachrichtenvorlagen geschrieben und informiert, wie Sie eine Begrüßungsnachricht WhatsApp verschicken. Mehr dazu hier.
Wie sieht eine effektive Ansprache über WhatsApp Business aus?
Wie sieht eine clever durchdachte WhatsApp Business Begrüßungsnachricht aus? Schauen wir uns genauer die Struktur an, eine zielgerechte Nachricht ist:
Proaktiv
Eine effektive WhatsApp Business Nachricht sollte sofort Aufmerksamkeit erzeugen. Das erfordert einen freundlichen Ton und eine herzliche Begrüßung. Ein freundliches "Hallo" oder "Hi" bewirkt schon vieles. Sie zeigt, dass Sie dem Kunden gerne helfen möchten. Auch die Verwendung von Emojis wirkt auf den Kunden einladender und sympathischer, und verbessert zugleich die Kundenerfahrung.
Persönlich
Personalisierung ist das A und O für die Kundenwertschätzung! Hier einigt sich WhatsApp am Besten dafür. Überlegen Sie mal, auf diesem Kanal kommuniziert üblicherweise Ihr treuer Kunde mit Familie und Freunden.
Daher verwende stets den Namen des Kunden und beziehen Sie sich vorangegangene Interaktionen und Erfahrungen. Eine persönliche Note in ihrer Ansprache zeigt, dass Ihr Unternehmen, die Person kennt und schätzt. Dadurch fördern Sie eine stärkere Bindung - vor, während und nach dem Kauf.
Kurz und präzise
Bei einer Begrüßungsnachricht WhatsApp Business ist es wichtig, sich kurz zu fassen. Ihre Kunden schätzen es, die wichtigsten Informationen schnell zu erhalten. Es ist letztendlich ein Social Media Nachrichtenkanal!
Ihre Ansprache sollte also immer kurz und klar sein und die wichtigsten Schritte auf den Punkt bringen. Am Ende ist nur eine Sache entscheidend, wie schnell haben Sie das Problem Ihres Kunden gelöst?
Unternehmensspezifisch
Achten Sie stets drauf, Ihre Unternehmenskultur in den Vordergrund zu stellen! Dabei ist wichtig, dass die Nachricht zum Auftreten und den Werten Ihres Unternehmens passt - dies kann formell, leger, professionell oder spielerisch sein. Ein konsistentes Branding in Ihrer Startnachricht stärkt die Markenidentität und sorgt für einen positiven und vertrauenswürdigen Wiedererkennungswert.
Jetzt wissen Sie, wie eine erste Ansprache für Business WhatsApp aussehen sollte!
Garantiere das beste Kundenerlebnis über WhatsApp Business
Mit Trengo, unserer intelligenten Customer Engagement Plattform, können Sie das bestmögliche Kundenerlebnis über WhatsApp Business bieten. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen, WhatsApp Nachrichten zusammen mit all Ihren anderen Kanälen in nur einem Posteingang zu empfangen und bearbeiten (z. B. E-Mail, Sprache und Live-Chat). Außerdem erlaubt Trengo WhatsApp Business mit mehreren Nutzern zu verwenden, Ihren eigenen WhatsApp Chatbot zu erstellen und vieles mehr.
Starten Sie jetzt durch mit WhatsApp Begrüßungsnachrichten
Kommunikation via WhatsApp Business ist mit Trengo ein Kinderspiel! Nutzen Sie unsere Vorlagen, und fangen Sie schon heute an Ihre Kunden zu begeistern.
Eine effektive WhatsApp Kommunikation bindet Ihre Kunde und sorgt gleichzeitig für garantierte Kundenloyalität. Gestalten Sie schon heute den perfekten Ton für alle zukünftigen Kundengespräche!
Sind Sie bereit, Ihre Kunden mit einer gut durchdachten ersten Ansprache zu begegnen?
