WhatsApp voor de gezondheidszorg: Een praktische gids (+Templates)

Communicatie
20 maart 2023
10
min lezen
Geschreven door
Pim
Een nieuwsbrief ontworpen om je te helpen groeien
Hoe gebruiken teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze dat klanten blij weglopen? Neem deel aan The Convo en vindt met ons de antwoorden.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees meer

Wilt u WhatsApp Business gebruiken voor de gezondheidszorg? Steeds meer zorgverleners stellen patiënten tegenwoordig in staat om via WhatsApp medische verslagen te bekijken of afspraken te maken.

WhatsApp voor de gezondheidszorg is nog relatief nieuw, maar er zijn veel manieren om patiënten te voorzien van de informatie die ze nodig hebben. Allemaal op het platform waar we dagelijks zoveel tijd aan besteden.

Deze gids leidt je door verschillende use cases voor WhatsApp Business voor de gezondheidszorg. Bovendien geven we je sjablonen die je gewoon kunt kopiëren en plakken. Laten we erin duiken! 

Voordelen van het gebruik van WhatsApp Business voor de gezondheidszorg

De grootste voordelen van WhatsApp Business voor ziekenhuizen en de zorg? Wij geven je er 3. Communiceren via WhatsApp is: 

  • Comfortabel. Elke dag communiceren we via WhatsApp met vrienden en familie. Dat maakt het een communicatiekanaal waar we ons prettig bij voelen. Berichten worden privé verstuurd naar patiënten, zodat zij ze individueel kunnen beantwoorden. Door WhatsApp Business te gebruiken voor de gezondheidszorg kunnen organisaties en patiënten op een laagdrempelige manier met elkaar in contact komen. 
  • Veilig. Elk bericht dat je verstuurt of ontvangt op WhatsApp is gecodeerd. Alle medische informatie en persoonlijke gegevens worden veilig gedeeld. 
  • Snel. Als patiënt wilt u niet wachten. Je wilt snelle en persoonlijke service. Met WhatsApp kun je communicatie automatiseren, zodat patiënten altijd meteen antwoord krijgen. 

Laten we nu eens kijken hoe WhatsApp Business voor de gezondheidszorg werkt. 

8 use cases van WhatsApp voor de gezondheidszorg

WhatsApp voor ziekenhuizen en gezondheidszorg werkt het beste als je een chatbot of flowbot gebruikt. Zo bespaar je tijd en geld. Een chatbot helpt patiënten snel met vragen. Door gesprekken met WhatsApp te automatiseren, help je patiënten op elk moment van de dag en geef je ze toch een persoonlijke ervaring. Het is belangrijk om een chatbot te leren hoe te communiceren en hoe te antwoorden. Als er een complexere vraag is, kan je personeel die beantwoorden. Samen met je team kun je tegelijkertijd werken aan WhatsApp Business cases. 

We geven je enkele voorbeelden!

1. Afspraken inplannen

Wat voor soort zorgverlener je ook bent, er is een grote kans dat patiënten meestal bellen of e-mailen om een afspraak te maken. Het komt zelfs vaak voor dat ze alleen op een bepaald tijdstip kunnen bellen of dat ze uw inbox overspoelen omdat ze uw e-mail hebben via een database met e-maillijsten van artsen. Uw team staat onder grote druk om de telefoontjes zo snel mogelijk af te handelen en patiënten wachten erg lang. Tegelijkertijd kan je team andere patiënten in de instelling niet persoonlijk helpen. Er moet toch een snellere manier zijn?

Met WhatsApp kun je efficiënt afspraken inplannen. Een WhatsApp chatbot kan de gastheer zijn van elk gesprek en afspraken inplannen via een korte flow. Dit bespaart uw team veel tijd en maakt het proces van afspraken maken gemakkelijk voor de patiënten. Bovendien zal er geen miscommunicatie ontstaan. De patiënt heeft de informatie opgeschreven. Hier vind je een stap-voor-stap handleiding voor het opzetten van een WhatsApp chatbot in Trengo.

Voorbeeldbericht
Hallo [naam]. Ik ben hier om u te helpen vandaag. Hoe kan ik u van dienst zijn?
1. Boek een afspraak
2. Een afspraak annuleren
3. Een afspraak verzetten
Laat me weten wat u wilt, door een nummer terug te sturen.

Opmerking: om een WhatsApp-chatbot te bouwen, moet je de WhatsApp Business API.

2. Afspraken bevestigen

Patiënten vergeten vaak afspraken, noteren ze verkeerd in hun agenda of komen te laat. Dat is een verlies van tijd en geld. Wat als u patiënten een dag voor hun afspraak een herinnering stuurt?

WhatsApp-berichten hebben een open rate van 99%, dus je weet zeker dat de patiënt vooraf komt opdagen, de afspraak verzet of afzegt. Met WhatsApp Business notificaties stuur je een dag voor de afspraak automatisch een herinnering naar patiënten. Je hoeft het bericht maar één keer in te stellen in Trengo en laat de automatisering het werk doen.

Voorbeeldbericht
Hallo [naam]. Dit is een herinnering aan uw afspraak morgen bij [zorgverlener]. U wordt verwacht op [datum en tijd]. U kunt ons vinden op [adres]. Tot ziens!

3. Resultaten delen

WhatsApp Business-berichten hebben dus een aanzienlijk hoge open rate. Als je belangrijke informatie wilt delen met patiënten, weet je zeker dat ze het via WhatsApp lezen. Het kost veel meer tijd om patiënten persoonlijk te bellen, en je riskeert de piep van de voicemail. Die tijd kun je veel beter gebruiken voor patiënten die in je zorginstelling zijn.

Resultaten delen kan veilig via WhatsApp. Patiënten die eerder binnenkwamen voor een test kunnen via een eenvoudige sms op de hoogte worden gebracht van de resultaten. Zo kunnen ze eventueel een vervolgafspraak inplannen. Of je kunt ze tips geven. Je kunt in Trengo een gestandaardiseerd bericht instellen of de resultaten via een chatbot versturen.

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Op [datum] heb je een bloedtest gedaan bij [naam instelling]. Hier zijn de resultaten van uw bloedonderzoek. [resultaten]. Wilt u een afspraak maken? We zijn er altijd om je te helpen. Als u meer informatie wilt over [onderwerp]. Ga dan naar [link]. 

4. Gegevens verzamelen

Afhankelijk van de behandelingen die u aanbiedt, moeten patiënten een vragenlijst of formulier invullen. Dit geeft u alle informatie die u nodig heeft voor een goede behandeling. U kunt patiënten dit vlak voor de behandeling in de vestiging laten doen. Of u verzamelt de gegevens vooraf via WhatsApp.

Het verzamelen van gegevens met WhatsApp verkort de wachttijd en geeft je alle informatie die je nodig hebt. Net als bij afspraakherinneringen kun je in Trengo WhatsApp Zakelijke meldingen gebruiken om automatisch een vragenlijst naar patiënten te sturen voorafgaand aan de behandeling. 

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Op [datum en tijd] heeft u een afspraak bij [naam instelling]. Om ervoor te zorgen dat u de beste zorg krijgt, willen we u een paar vragen stellen. Vul [het formulier] 24 uur van tevoren in. Als u vragen heeft, laat het ons dan weten. Tot ziens! 

5. Herinneringen voor recepten

Medicijnen worden vaak voor een bepaalde periode voorgeschreven. Zodra de medicatie opraakt, hebben patiënten soms een nieuwe dosis nodig. Je kunt patiënten via WhatsApp informeren met reminders voor recepten. Dat voelt niet alleen persoonlijk, maar laat ook ruimte voor de patiënt om vragen te stellen. Tegelijkertijd kun je de patiënten informeren over eventuele wijzigingen.

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Het is [aantal dagen] geleden dat u uw laatste recept heeft opgehaald. Wij hebben ervoor gezorgd dat uw nieuwe dosis medicijn [naam] voor u klaar ligt in de apotheek. U kunt het ophalen op werkdagen vanaf [openingstijden]. Tot ziens!

6. Verwerken van vorderingen

Bent u een verzekeringsmaatschappij? Dan weet u hoe lastig het voor patiënten kan zijn om van behandeling naar declaratie te gaan. Misschien heeft u het proces al op uw website staan, maar via WhatsApp is het veel makkelijker. 

Met WhatsApp laat je patiënten een declaratie indienen, krijg je informatie over welke zorg is inbegrepen en blijf je op de hoogte van hoeveel zorg ze nog hebben. Allemaal binnen een paar teksten over en weer. Je kunt dit proces eenvoudig eenmalig instellen in Trengo en de chatbot het woord laten doen. 

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Bedankt dat u [naam] benadert. Hoe kan ik u vandaag helpen?
1. Claim uploaden

2. Controleer dekking
3. Claims volgen
Laat me weten hoe ik u kan helpen, door een nummer terug te sturen.

7. Betalingen verzenden

In de gezondheidszorg kun je een patiënt niet altijd meteen laten betalen. Het is niet zoals het kopen van een nieuwe spijkerbroek. Soms moet je de factuur later sturen. Dat kan via de goede ouderwetse post of je doet het via WhatsApp. Zo kun je zelfs een link of QR-code meesturen, zodat ze meteen kunnen betalen. Dat scheelt een hoop tijd en versnelt het proces van betalen!

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Op [datum] bezocht u [naam instelling]. Hier is uw factuur voor de behandeling. U kunt het [bedrag] betalen door op [link] te klikken. De betaling dient binnen 30 dagen te worden voldaan. Als u vragen heeft over de betaling, laat het ons dan weten. 

8. Feedback verzamelen

Het is belangrijk om te weten hoe patiënten de zorg die u verleent ervaren. Het is niet alleen handig voor marketingdoeleinden, maar het laat ook zien waar er ruimte is voor verbetering. Je kunt na de behandeling een enquête op de balie achterlaten, maar het is veel effectiever om via WhatsApp om beoordelingen van patiënten te vragen. Patiënten zijn al gewend om dagelijks op het platform te typen, dus de kans is veel groter dat ze de enquête invullen dan persoonlijk of via e-mail.

Bron: Trengo

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Hoe was uw ervaring bij [naam instelling]? Om de ervaring van onze patiënten te verbeteren, willen we u een paar vragen stellen. Hoe waarschijnlijk is het dat u [naam instelling] zou aanbevelen aan een vriend of familie? Kies een getal tussen 1 en 9, waarbij 9 zeer waarschijnlijk is. 

Voorbeeldbericht

Hallo [naam]. Om de ervaring van onze patiënten te verbeteren, willen we u vragen hoe uw ervaring was bij [naam instelling]. Kunt u ons dat in een paar woorden laten weten? 

<image example WhatsApp conversation>

Aan de slag met WhatsApp voor de gezondheidszorg

Houd er rekening mee dat WhatsApp Business zeer streng is en dat geneesmiddelen een delicaat onderwerp zijn. Het mag nooit het doel zijn om medicijnen te promoten of te verkopen op WhatsApp. Je kunt WhatsApp Business voor de gezondheidszorg gebruiken om patiënten persoonlijke service te bieden en een uitdagende ervaring een stuk aangenamer te maken. 

Om een van de bovenstaande use cases uit te voeren, volstaat het niet de gewone WhatsApp Business-app te gebruiken. De WhatsApp Business API is gebouwd om grote teams in staat te stellen klantgesprekken te beantwoorden, te automatiseren en te analyseren. Je hebt toegang tot de API via ons customer engagement platform Trengo.

Begin uw gratis 14-daagse Trengo proefperiode

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Dus verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo