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Vuoi utilizzare WhatsApp Business per l'assistenza sanitaria? Oggi sempre più operatori sanitari consentono ai pazienti di controllare le cartelle cliniche o fissare appuntamenti tramite WhatsApp.
WhatsApp per l'assistenza sanitaria è ancora relativamente nuovo, ma ci sono molti modi per fornire ai pazienti le informazioni di cui hanno bisogno. Tutto questo sulla piattaforma su cui passiamo così tanto tempo ogni singolo giorno.
Questa guida ti illustrerà diversi casi d'uso di WhatsApp Business nel settore sanitario. Inoltre, ti forniremo dei modelli che potrai semplicemente copiare e incollare. Cominciamo!
Vantaggi dell'utilizzo di WhatsApp Business per il settore sanitario
I maggiori vantaggi di WhatsApp Business per ospedali e strutture sanitarie? Ve ne indichiamo 3. Comunicare tramite WhatsApp è:
- Comodo. Ogni giorno comunichiamo su WhatsApp con amici e familiari. Questo lo rende un canale di comunicazione con cui ci sentiamo a nostro agio. I messaggi vengono inviati in privato ai pazienti, che possono rispondere individualmente. L'uso di WhatsApp Business per l'assistenza sanitaria può mettere in contatto organizzazioni e pazienti in modo discreto.
- Sicuro. Tutti i messaggi inviati o ricevuti su WhatsApp sono crittografati. Tutte le informazioni mediche e i dati personali vengono condivisi in modo sicuro.
- Rapidità. Quando sei un paziente, non vuoi aspettare. Vuoi un servizio rapido e personalizzato. WhatsApp ti consente di automatizzare la comunicazione, in modo che i pazienti ricevano sempre una risposta immediata.
Ora vediamo come funziona WhatsApp Business per il settore sanitario.
8 casi d'uso di WhatsApp nel settore sanitario
WhatsApp per ospedali e strutture sanitarie funziona al meglio se si utilizza un chatbot o un flowbot. In questo modo, si risparmia tempo e denaro. Un chatbot aiuta rapidamente i pazienti con le loro domande. Automatizzando le conversazioni con WhatsApp, è possibile aiutare i pazienti in qualsiasi momento della giornata e offrire loro comunque un'esperienza personalizzata. È importante insegnare a un chatbot come comunicare e come rispondere. Se c'è una domanda più complessa, il tuo staff può rispondere. Insieme al tuo team, puoi lavorare contemporaneamente sui casi WhatsApp Business.
Ti forniremo alcuni esempi!
1. Pianificazione degli appuntamenti
Qualunque sia il tipo di operatore sanitario che sei, è molto probabile che i pazienti ti chiamino o ti inviino un'e-mail per fissare un appuntamento. È anche normale che possano chiamare solo in orari specifici o che riempiano la tua casella di posta elettronica, dato che hanno il tuo indirizzo e-mail grazie a un database di indirizzi e-mail di medici. Il risultato? Il tuo team è sottoposto a una forte pressione per gestire le chiamate il più rapidamente possibile e i pazienti devono aspettare molto a lungo. Allo stesso tempo, il tuo team non può aiutare altri pazienti presenti nella struttura di persona. Ci deve essere un modo più veloce, giusto?
Con WhatsApp puoi pianificare gli appuntamenti in modo efficiente. Un chatbot WhatsApp può gestire tutte le conversazioni e pianificare gli appuntamenti tramite una breve procedura. Ciò consente al tuo team di risparmiare molto tempo e semplifica il processo di prenotazione degli appuntamenti per i pazienti. Inoltre, non ci saranno malintesi. Il paziente ha tutte le informazioni scritte. Qui puoi trovare una guida passo passo su come configurare un chatbot WhatsApp in Trengo.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Sono qui per aiutarti oggi. Come posso esserti utile?
1. Prenota un appuntamento
2. Cancella un appuntamento
3. Riprogramma un appuntamento
Fammi sapere cosa desideri, rispondendo con un numero.
Nota: per creare un chatbot WhatsApp, dovrai utilizzare l' WhatsApp Business API.
2. Confermare gli appuntamenti
I pazienti spesso dimenticano gli appuntamenti, li annotano in modo errato nei loro calendari o arrivano in ritardo. Ciò comporta una perdita di tempo e denaro. E se inviaste ai pazienti un promemoria il giorno prima dell'appuntamento?
I messaggi WhatsApp hanno un tasso di apertura del 99%, quindi puoi essere certo che il paziente si presenterà, riprogrammerà o cancellerà in anticipo. Con le notifiche WhatsApp Business invii automaticamente un promemoria ai pazienti il giorno prima dell'appuntamento. Devi solo impostare il messaggio una volta in Trengo e lasciare che l'automazione faccia il resto.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Questo è un promemoria del tuo appuntamento di domani presso [struttura sanitaria]. L'appuntamento è fissato per [data e ora]. Ci trovi all'indirizzo [indirizzo]. A presto!
3. Condividi i risultati
I messaggi WhatsApp Business hanno quindi un tasso di apertura significativamente elevato. Se desiderate condividere informazioni importanti con i pazienti, potete essere certi che le leggeranno su WhatsApp. Chiamare personalmente i pazienti richiede molto più tempo e si rischia che risponda la segreteria telefonica. Quel tempo può essere impiegato molto meglio per i pazienti che si trovano nella vostra struttura sanitaria.
La condivisione dei risultati può essere effettuata in modo sicuro tramite WhatsApp. I pazienti che si sono recati in precedenza per un esame possono essere informati dei risultati con un semplice messaggio di testo. In questo modo, possono fissare un appuntamento di controllo, se necessario. Oppure potete dare loro dei consigli. È possibile impostare un messaggio standardizzato in Trengo o inviare i risultati tramite un chatbot.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Il [data] hai effettuato un esame del sangue presso [nome della struttura]. Ecco i risultati dell'esame. [risultati]. Desideri prenotare un appuntamento? Siamo sempre a tua disposizione. Se desideri ulteriori informazioni su [argomento], visita il sito [link].
4. Raccogliere dati
A seconda dei trattamenti offerti, i pazienti devono compilare un questionario o un modulo. Questo ti fornisce tutte le informazioni necessarie per un trattamento efficace. Puoi chiedere ai pazienti di farlo appena prima del trattamento nella struttura. Oppure puoi raccogliere i dati in anticipo tramite WhatsApp.
La raccolta dei dati tramite WhatsApp riduce i tempi di attesa e ti fornisce tutte le informazioni necessarie. Proprio come i promemoria degli appuntamenti, puoi utilizzare le notifiche di WhatsApp Business in Trengo per inviare automaticamente un questionario ai pazienti prima del trattamento.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Il [data e ora] hai un appuntamento presso [nome della struttura]. Per assicurarti di ricevere la migliore assistenza possibile, vorremmo farti alcune domande. Ti preghiamo di compilare [il modulo] con 24 ore di anticipo. Se hai domande, non esitare a contattarci. A presto!
5. Promemoria per le prescrizioni
I farmaci vengono spesso prescritti per un determinato periodo di tempo. Quando la scorta di farmaci sta per esaurirsi, i pazienti a volte hanno bisogno di una nuova dose. È possibile informare i pazienti con promemoria per le prescrizioni tramite WhatsApp. Non solo è un approccio personale, ma lascia anche spazio al paziente per porre domande. Allo stesso tempo, è possibile informare i pazienti su eventuali cambiamenti.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Sono passati [numero di giorni] dall'ultima volta che hai ritirato la tua prescrizione. Abbiamo preparato la tua nuova dose di medicinale [nome] che potrai ritirare in farmacia nei giorni lavorativi dalle [orario di apertura]. A presto!
6. Richieste di risarcimento relative al processo
Sei una compagnia assicurativa? Allora sai bene quanto possa essere difficile per i pazienti passare dalla cura alla richiesta di rimborso. Forse hai già inserito la procedura sul tuo sito web, ma tramite WhatsApp è molto più semplice.
Con WhatsApp, puoi consentire ai pazienti di presentare una richiesta di rimborso, ottenere informazioni sulle cure incluse e rimanere informati su quanto rimane loro a disposizione in termini di assistenza sanitaria. Il tutto con pochi messaggi di testo. È sufficiente impostare questa procedura una sola volta in Trengo e lasciare che sia il chatbot a occuparsi della comunicazione.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Grazie per aver contattato [nome]. Come posso aiutarti oggi?
1. Carica la richiesta di rimborso
2. Verifica la copertura
3. Traccia le richieste di rimborso
Fammi sapere come posso aiutarti, rispondendo con un numero.
7. Inviare i pagamenti
Quando si tratta di assistenza sanitaria, non è sempre possibile chiedere al paziente di pagare immediatamente. Non è come acquistare un paio di jeans nuovi. A volte è necessario inviare la fattura in un secondo momento. È possibile farlo tramite la buona vecchia posta tradizionale o tramite WhatsApp. In questo modo, è anche possibile includere un link o un codice QR in modo che il paziente possa pagare immediatamente. Ciò consente di risparmiare molto tempo e velocizzare il processo di pagamento!
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Il [data] hai visitato [nome struttura]. Ecco la fattura relativa al trattamento. Puoi pagare l'importo di [importo] cliccando su [link]. Il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni. Se hai domande relative al pagamento, non esitare a contattarci.
8. Raccogliere feedback
È importante sapere come i pazienti vivono le cure che offri. Non solo è utile per scopi di marketing, ma mostra anche dove c'è margine di miglioramento. Puoi lasciare un questionario sulla scrivania dopo il trattamento, ma è molto più efficace chiedere ai pazienti di lasciare una recensione tramite WhatsApp. I pazienti sono già abituati a scrivere sulla piattaforma ogni giorno, quindi è molto più probabile che compilino il questionario piuttosto che farlo di persona o via e-mail.
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Come è stata la tua esperienza presso [nome della struttura]? Per migliorare l'esperienza dei nostri pazienti, vorremmo farti alcune domande. Quanto è probabile che consiglieresti [nome della struttura] a un amico o a un familiare? Scegli un numero compreso tra 1 e 9, dove 9 indica "molto probabile".
Messaggio di esempio
Ciao [nome]. Per migliorare l'esperienza dei nostri pazienti, vorremmo chiederti come è stata la tua esperienza presso [nome della struttura]. Puoi raccontarci brevemente la tua esperienza?
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Inizia a utilizzare WhatsApp per l'assistenza sanitaria
Tieni presente che WhatsApp Business è molto severo e che i prodotti farmaceutici sono un argomento delicato. Promuovere o vendere medicinali su WhatsApp non dovrebbe mai essere l'obiettivo. Puoi utilizzare WhatsApp Business per l'assistenza sanitaria per fornire ai pazienti un servizio personalizzato e rendere un'esperienza difficile molto più confortevole.
Per eseguire uno qualsiasi dei casi d'uso sopra indicati, non è sufficiente utilizzare la normale app WhatsApp Business. L'API WhatsApp Business è stata creata per consentire ai grandi team di rispondere, automatizzare e analizzare le conversazioni con i clienti. È possibile accedere all'API tramite la nostra piattaforma di coinvolgimento dei clienti Trengo.
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Domande frequenti (FAQ)
Gli operatori sanitari possono utilizzare WhatsApp per comunicare con i pazienti?
Sì, gli operatori sanitari possono utilizzare WhatsApp per comunicare con i pazienti per fissare appuntamenti, inviare promemoria, effettuare follow-up, condividere consigli sulla salute e persino fornire consulenze di telemedicina. La diffusione capillare di WhatsApp e le sue funzionalità di messaggistica istantanea lo rendono un canale altamente efficace per la comunicazione in tempo reale incentrata sul paziente. Piattaforme di automazione come Trengo consentono a cliniche e ospedali di gestire grandi volumi di conversazioni con i pazienti, automatizzare i messaggi di routine e garantire che nessuna richiesta venga trascurata.
WhatsApp è sicuro per condividere informazioni mediche?
WhatsApp utilizza la crittografia end-to-end, che garantisce la sicurezza dei messaggi durante la trasmissione. Tuttavia, WhatsApp non è considerato conforme alla normativa HIPAA negli Stati Uniti e non dovrebbe essere utilizzato per la condivisione di informazioni sanitarie protette (PHI), a meno che non sia il paziente stesso ad avviare o richiedere specificatamente la comunicazione tramite WhatsApp. In tali casi, gli operatori sanitari dovrebbero documentare la richiesta del paziente, informarlo dei rischi e implementare misure di sicurezza ragionevoli. Per le comunicazioni non PHI, come promemoria di appuntamenti o consigli generali sulla salute, WhatsApp è ampiamente utilizzato e accettato in ambito sanitario.
Posso automatizzare le comunicazioni con i pazienti utilizzando WhatsApp Business?
Sì, è possibile automatizzare le comunicazioni con i pazienti utilizzando l'API WhatsApp Business e piattaforme come Trengo. L'automazione copre la pianificazione degli appuntamenti, i promemoria, le notifiche delle prescrizioni, la condivisione dei risultati di laboratorio, i sondaggi e i follow-up. I chatbot e i flussi automatizzati possono gestire le domande frequenti, smistare le richieste dei pazienti e indirizzarli al reparto giusto, liberando tempo per il personale e migliorando l'efficienza.
Quali tipi di messaggi sanitari possono essere inviati tramite l'API di WhatsApp Business?
È possibile inviare una vasta gamma di messaggi, tra cui conferme e promemoria di appuntamenti, notifiche relative a prescrizioni e referti di laboratorio, consigli di educazione sanitaria, avvisi di vaccinazione, richieste di pagamento, istruzioni per le cure di follow-up, avvisi di emergenza e sondaggi di feedback. Questi messaggi possono essere automatizzati e personalizzati utilizzando modelli approvati, garantendo una comunicazione tempestiva e pertinente con i pazienti.
Posso usare WhatsApp per gestire richieste di assistenza medica urgenti o di emergenza?
WhatsApp può essere utilizzato per smistare e indirizzare le richieste di assistenza urgente, ma non deve sostituire i numeri di emergenza o i canali di assistenza critica. I bot di smistamento automatico (configurati con Trengo o piattaforme simili) possono aiutare a identificare i casi urgenti e inoltrarli al team appropriato o fornire istruzioni per contattare i servizi di emergenza. Tuttavia, i fornitori devono garantire chiari disclaimer e protocolli di risposta per evitare ritardi in situazioni critiche.
Come possono gli ospedali gestire le chat WhatsApp tra reparti o team?
Gli ospedali possono gestire le chat WhatsApp tra i vari reparti integrando l'API WhatsApp Business con piattaforme come Trengo. Ciò consente di creare una casella di posta condivisa, inoltrare i messaggi al reparto corretto, assegnare le chat a operatori specifici e collaborare tramite note interne. È possibile creare team per i diversi reparti, garantendo che i pazienti siano sempre in contatto con lo specialista giusto e che nessun messaggio vada perso.
Posso integrare WhatsApp con il mio sistema di gestione della clinica o con l'EMR?
Sì, l'API di WhatsApp Business può essere integrata con i sistemi di gestione delle cliniche (CMS), le cartelle cliniche elettroniche (EMR) e i CRM. Questa integrazione consente di automatizzare i promemoria degli appuntamenti, gli aggiornamenti delle cartelle cliniche dei pazienti e la registrazione continua della cronologia delle comunicazioni. Piattaforme come Trengo e Zapier rendono queste integrazioni semplici, consentendo alle cliniche di automatizzare i flussi di lavoro e centralizzare i dati dei pazienti per un migliore coordinamento delle cure.
