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Si estás a punto de irte de vacaciones a las Bahamas, escribir un mensaje de correo electrónico de respuesta automática te será súper útil. Sin embargo, desde la perspectiva de tu cliente, leer un mensaje de que estás ausente, a veces no es muy divertido.
A veces esto significa que:
- No recibirán una respuesta (real) a su correo electrónico.
- Tú estás en las Bahamas y ellos no. 🤷♀️
9 de cada 10 veces, una respuesta automática es aburrida. ¿Por qué no aprovechar la oportunidad para hacer sonreír a tu cliente? Eso es algo útil para las respuestas automáticas en todas las situaciones: cuando está fuera de la oficina, fuera del horario comercial o durante la temporada de mayor actividad.
En este blog, compartiré las ventajas de utilizar un mensaje de ausencia, y donde explicaré algunos elementos esenciales que debes incluir en tus mensajes automáticos. También, encontrarás 8 ejemplos de mensajes de correo electrónico de respuesta automática imprescindibles para utilizar en diversas situaciones.
Ventajas de las respuestas automáticas para los mensajes de correo electrónico
Utiliza una respuesta automática para responder a los mensajes de correo electrónico cuando no estés disponible. Una respuesta automática para mensajes de correo electrónico te permite reducir el tiempo de respuesta y responder a las preguntas de los clientes incluso fuera del horario laboral. En conjunto, el uso de una respuesta automática te ayudará a trabajar de forma más eficiente y a mejorar la satisfacción del cliente.
Con un mensaje de salida, puedes:
Responder rápidamente
Garantizarás a los clientes una respuesta rápida incluso fuera del horario comercial.
No se pierda ningún mensaje
De vez en cuando, se te puede escapar responder un correo electrónico. Con un mensaje de respuesta automática te aseguras de que ningún mensaje se quede sin ser contestado.
Mejora la satisfacción del cliente
Si respondes con rapidez y claridad, mejorarás la satisfacción del cliente. Los clientes saben lo que pueden esperar y, a partir de aquí, tú solo tienes la oportunidad de ofrecerles más de lo que esperan.
Cómo debe ser una buena respuesta automática
Haz que tus mensajes de despedida sean creativos cuando se requiera, pero recuerda siempre incluir algunos elementos esenciales. Un mensaje de salida claro debe:
1) Fijar expectativas
El objetivo de tu mensaje de ausencia es informar a los clientes sobre su ausencia y establecer expectativas. Por eso, comunica:
- La fecha o franja horaria en la que estarás fuera.
- A quién dirigirse en caso de que el correo electrónico sea urgente.
2) Piense en el siguiente paso
Traza el siguiente paso e impleméntelo en tu mensaje. ¿Quiere que los clientes consulten tu centro de ayuda? Incluye el enlace al sitio web. ¿Quieres redirigir tu correo electrónico a un colaborador? Házcelo saber. Así no se llevarán sorpresas y no les dejarás con las manos vacías.
8 ejemplos de mensajes de correo electrónico de respuesta automática
En este apartado, he investigado algunos ejemplos de mensajes de correo electrónico de respuesta automática. Algunos son bastante generales y otros son sólo para atrevidos. 😈
P.D. No he podido evitarlo, así que también he creado algunos de los míos.
Respuestas automáticas fuera de la oficina
1) "Hola,
Tengo buenas y malas noticias para ti. Vayamos primero con las malas.
La mala noticia es que estoy fuera de la oficina. La buena noticia es que estoy fuera de la oficina y disfrutando de cócteles en las Bahamas.🍹
Si no puedes esperar una respuesta, envía un correo electrónico a mi compañero/a: [dirección de correo electrónico].
Volveré el [MM/DD]".
Fuente: Hubspot
2) "Hola, [nombre],
Estaré fuera de la oficina del [MM/DD] al [MM/DD] y no revisaré el correo electrónico. Lo más probable es que tu nota se pierda en el mar de la banalidad de la bandeja de entrada y no vuelva a aparecer. Si necesitas una respuesta, vuelve a enviar un correo electrónico después del [MM/DD]. Para asuntos importantes, envía un correo electrónico a mi compañero/a a [dirección de correo electrónico]".
Fuente: El futuro del trabajo
3) "¡Hola! ¡Gracias por tu correo electrónico! Estoy fuera de la oficina hasta [fecha de finalización]. Permitiré a cada remitente un correo electrónico. Si me envías varios correos, los borraré aleatoriamente hasta reducirlos a uno. Alternativamente, puede ponerse en contacto con [nombre de contacto] en [correo electrónico o número de teléfono de contacto], que no tiene una política de un solo correo electrónico para su bandeja de entrada.
Recuerda que ya me has enviado un correo electrónico.
Saludos cordiales,
[nombre]"
Fuente: OutofOfficeMessage
4) "[Nombre] está fuera de la oficina. Su correspondencia electrónica durante este tiempo será irregular o inexistente. Cuando vuelva, estará desbordado por el trabajo atrasado. Intenta perdonarle, es humano y, por tanto, es compresible. Este mensaje no lo ha enviado un humano, sino un robot. Los robots no somos frágiles ni falibles. Somos incansables y un día gobernaremos el Universo.
Firmado,
Auto Responder"
Fuente: OutofOfficeMessage
Respuestas automáticas estacionales
5) "Gracias por ponerte en contacto con nosotros. Estamos en plena temporada alta, por lo que nuestra respuesta puede demorarse hasta dos días. Mientras tanto, consulta nuestro centro de ayuda con respuestas a las preguntas más frecuentes. Gracias por tu comprensión.🙏"
Fuente: El futuro del trabajo
6) "¡Hola, [nombre]! Gracias por tu mensaje. Puede que tardemos un poco más de lo habitual en responderte. Papá Noel nos ha enseñado tu lista de deseos y parece que necesita ayuda. Nos hemos subido a nuestros renos y estamos trabajando día y noche para entregarte tus regalos a tiempo. Gracias por tu comprensión y que pases unas Navidades maravillosas".
Respuestas automáticas fuera del horario laboral
7) "¡Eh, [nombre]! El equipo de Árboles Verdes se ha ido a casa, a sus jardines, a pasar la tarde. Volveremos a la oficina mañana a las 9 de la mañana y responderemos entonces. Mientras tanto, puedes consultar nuestro centro de ayuda con respuestas a las preguntas más frecuentes aquí: [enlace al sitio web]".
8) "Hola. 👋 Gracias por tu correo electrónico. Pero, ¿qué haces en tu bandeja de entrada? Podrías estar tumbado en el sofá viendo Netflix. Al menos, eso es lo que estamos haciendo actualmente. En fin, que disfrutes de la noche. Nos pondremos en contacto contigo el próximo día laborable. Puedes consultar nuestro horario de atención al público en [enlace web]. Equipo [empresa]".
Cómo configurar una respuesta automática para tu correo electrónico
En una plataforma de comunicación omnicanal como Trengo, puedes crear una respuesta automática para todos tus canales de comunicación: correo electrónico, Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, chat en directo o cualquier otro canal que utilices con frecuencia.
Lo que hace que el uso de Trengo sea aún más fácil es que puedes crear respuestas automáticas que se activan automáticamente en los siguientes casos:
- En horario de oficina
- Fuera del horario comercial
- En días concretos (por ejemplo: sólo los fines de semana)
De este modo, no tendrás que cambiar constantemente tu mensaje de respuesta automática (con el riesgo de olvidarse de desactivarlo).
Cómo instalarlo:
- Ve a la configuración de Trengo > automatización > respuestas automáticas.
- Haz clic en el signo +.
- Elige el correo electrónico como canal.
- Decide cuándo debe activarse la respuesta automática.
- Rellena el mensaje de respuesta automática.
- Haz clic en "Guardar".
Crea tu propio mensaje de correo electrónico de respuesta automática
Después de esta lista de mensajes de despedida inspiradores, espero que te sientas inspirado para crear los tuyos propios. Si empiezas tu prueba gratuita en Trengo, puedes ponerte en marcha directamente siguiendo los pasos para configurar una respuesta automática en el párrafo anterior.
