8 exemples incontournables de messages de réponse automatique par courriel

Si tu es sur le point de partir en vacances aux Bahamas, écrire un message électronique de réponse automatique peut être amusant. Mais du point de vue de ton client, lire ce message n'est pas si amusant.

Cela signifie souvent que :

1. Ils ne recevront pas de sitôt une réponse (réelle) à leur courriel.
2. Tu es aux Bahamas, et eux ne le sont pas. 🤷‍♀️

9 fois sur 10, une réponse automatique est en fait tout simplement ennuyeuse. Pourquoi ne pas saisir l'occasion de mettre un sourire sur le visage de ton client ? Cela compte pour les réponses automatiques dans toutes les situations : lorsque tu n'es pas au bureau, après les heures de travail ou pendant ta saison la plus chargée.

Dans ce blog, je partagerai les avantages de l'utilisation d'un message d'éloignement et discuterai de certains éléments essentiels que le message devrait inclure. Tu trouveras également 8 exemples incontournables de messages électroniques de réponse automatique à utiliser dans diverses situations.

Avantages de l'utilisation d'une réponse automatique pour les messages électroniques

Tu peux utiliser une réponse automatique pour répondre aux courriels lorsque tu n'es pas là. Une réponse automatique pour les messages électroniques te permet de diminuer ton temps de réponse et de répondre aux questions des clients même en dehors des heures de bureau. Dans l'ensemble, l'utilisation d'une réponse automatique te permettra de travailler plus efficacement et d'améliorer la satisfaction des clients.

Avec un message à l'extérieur, tu peux :

Réponds rapidement

Tu assures aux clients une réponse rapide, même en dehors des heures de bureau.

Ne manque jamais de messages

Il se peut qu'un courriel te glisse entre les doigts de temps en temps. En utilisant un message de réponse automatique, tu peux t'assurer qu'aucun courriel ne restera sans réponse.

Améliorer la satisfaction des clients

En répondant rapidement et clairement, tu amélioreras la satisfaction des clients. Les clients savent à quoi s'attendre, et à partir de là, tu ne peux que surpasser leurs attentes.

Qu'est-ce qui fait une bonne réponse automatique ?

Tu peux rendre les messages d'éloignement aussi créatifs que tu le souhaites, mais ils doivent toujours comporter certains éléments essentiels. Un message d'accompagnement clair doit :

1) Définir les attentes

Le but de ton message d'absence est d'informer les clients de ton absence et de définir leurs attentes. Tu dois communiquer :

• La date ou la plage horaire à laquelle tu seras absent.
• Qui contacter au cas où l'email est urgent.

2) Réfléchis à l'étape suivante

Établis la prochaine étape et mets-la en œuvre dans ton message. Tu aimerais que les clients consultent ton centre d'aide ? Inscris le lien du site Web. Veux-tu rediriger leur courriel vers ton collègue ? Fais-le leur savoir. De cette façon, ils n'auront pas de surprise et tu ne les laisseras pas les mains vides.

8 exemples incontournables de messages électroniques de réponse automatique

J'ai fait quelques recherches sur les exemples incontournables de messages électroniques de réponse automatique. Certains sont plutôt généraux, et d'autres sont réservés aux casse-cou. 😈

P.S. Je n'ai pas pu m'en empêcher, alors j'en ai aussi créé quelques-uns.

Réponses automatiques en dehors du bureau

1) "Salut toi,

J'ai de bonnes et de mauvaises nouvelles pour toi. Commençons par la mauvaise.

La mauvaise nouvelle, c'est que je ne suis plus au bureau. La bonne nouvelle, c'est que je ne suis plus au bureau et que je déguste des cocktails aux Bahamas.🍹

Si tu ne peux pas attendre une réponse, envoie un courriel à mon collègue à l'adresse [adresse électronique].

Je serai de retour le [MM/JJ]."

Source : Hubspot

2) "Bonjour, [nom],

Je suis absent du bureau du [MM/JJ] au [MM/JJ] et je ne consulterai pas mes courriels. Il est probable que ta note soit engloutie dans une mer de banalités de la boîte de réception, pour ne plus jamais être vue. Si tu as besoin d'une réponse, renvoie ton courriel après le [MM/JJ]. Pour les questions importantes, envoie un courriel à mon collègue à [adresse électronique]."

Source : L'avenir du travail

3) "Hiya ! Merci pour ton e-mail ! Je suis absent du bureau jusqu'au [date de fin]. J'autoriserai chaque expéditeur à envoyer un seul courriel. Si tu m'envoies plusieurs courriels, je les supprimerai au hasard jusqu'à ce qu'il n'y en ait plus qu'un. Tu peux aussi contacter [nom du contact] à [courriel de contact ou numéro de téléphone], qui n'a pas de politique d'un seul courriel pour sa boîte de réception.

Note que tu m'as déjà envoyé un courriel.

Cordialement, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[nom]"

Source : OutofOfficeMessage

4) " [Nom] est absent du bureau. La correspondance électronique pendant cette période peut être irrégulière ou inexistante. À son retour, il sera submergé par un arriéré. Essayez de lui pardonner ; c'est un humain, et donc, faible. Ce message n'a pas été envoyé par un humain mais par un robot. Nous, les robots, ne sommes ni fragiles ni faillibles. Nous sommes infatigables et nous gouvernerons un jour l'univers.

Signé,

Répondeur automatique"

Source : OutofOfficeMessage

Réponses automatiques saisonnières

5) "Merci de nous avoir contactés ! Nous sommes actuellement en pleine période d'activité, notre réponse peut donc être retardée jusqu'à deux jours. En attendant, tu peux consulter notre centre d'aide avec les réponses aux questions les plus fréquentes. Merci pour ta compréhension.🙏"

Source : L'avenir du travail

6) "Bonjour, [nom] ! Merci pour ton message. Il se peut que nous mettions un peu plus de temps à répondre que d'habitude. Le Père Noël nous a montré ta liste de souhaits, et il semblerait qu'il ait besoin d'un peu d'aide. Nous avons sauté sur nos rennes et nous travaillons maintenant jour et nuit pour livrer tes cadeaux à temps. 🎅 Merci de votre compréhension et passez de merveilleuses fêtes de Noël."

Réponses automatiques en dehors des heures de bureau

7) "Hé [nom] ! L'équipe des arbres verts est rentrée chez elle dans ses propres jardins pour la soirée. Nous serons de retour au bureau demain à 9 heures et nous répondrons alors. En attendant, tu peux consulter notre centre d'aide avec les réponses aux questions les plus fréquentes ici : [lien du site web]."

8) " Salut à toi. 👋 Merci pour ton courriel. Mais que fais-tu dans ta boîte de réception ? Tu pourrais être en ce moment même allongé sur le canapé en train de binge-watching Netflix. En tout cas, c'est ce que nous sommes en train de faire actuellement. 🍿Anyway, profite de ta soirée. Nous te répondrons lors de notre prochain jour ouvrable. Tu peux consulter nos horaires d'ouverture sur [lien du site web]. L'équipe [entreprise]."

Comment mettre en place une réponse automatique pour tes courriels ?

Sur une plateforme de communication omnicanale comme Trengo, tu peux créer une seule réponse automatique pour tous tes canaux de communication : email, Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, chat en direct, ou tout autre canal que tu utilises fréquemment.

Ce qui rend l'utilisation de Trengo encore plus facile, c'est que tu peux créer des réponses automatiques qui s'activent automatiquement dans les cas suivants :

1. Pendant les heures de bureau
2. En dehors des heures de bureau
3. À des jours précis (par exemple : uniquement le week-end).

De cette façon, tu n'as pas à modifier constamment ton message de réponse automatique (avec le risque d'oublier de le désactiver).

Comment le mettre en place :

1. Va dans les paramètres de Trengo > automatisation > réponses automatiques.
2. Clique sur le signe +.
3. Choisis le courrier électronique comme canal.
4. Décide du moment où la réponse automatique doit être déclenchée.
5. Remplis le message de réponse automatique.
6. Clique sur "Enregistrer".

Crée ton propre message de réponse automatique accrocheur.

Après cette liste de messages d'éloignement inspirants, j'espère que tu te sentiras inspiré pour créer les tiens. Si tu démarres ton essai gratuit sur Trengo, tu peux directement te lancer en suivant les étapes sur la mise en place d'une réponse automatique dans le paragraphe ci-dessus.