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Se stai per partire per una vacanza alle Bahamas, scrivere un messaggio di risposta automatica via e-mail può essere divertente. Ma dal punto di vista dei tuoi clienti, leggere questo messaggio non è altrettanto divertente.
Spesso significa che:
- Non riceveranno una risposta (effettiva) alla loro e-mail in tempi brevi.
- Tu sei alle Bahamas, loro no. 🤷♀️
9 volte su 10, una risposta automatica è semplicemente noiosa. Perché non cogliere l'occasione per strappare un sorriso ai tuoi clienti? Questo vale per le risposte automatiche in tutte le situazioni: quando sei fuori ufficio, dopo l'orario di lavoro o durante il periodo di maggiore attività.
In questo blog condividerò i vantaggi dell'utilizzo di un messaggio di assenza e discuterò alcuni elementi essenziali che il messaggio dovrebbe includere. Troverete anche 8 esempi imperdibili di messaggi di risposta automatica da utilizzare in varie situazioni.
Vantaggi dell'utilizzo di una risposta automatica per i messaggi e-mail
È possibile utilizzare una risposta automatica per rispondere alle e-mail quando non si è disponibili. Una risposta automatica ai messaggi e-mail consente di ridurre i tempi di risposta e di rispondere alle domande dei clienti anche al di fuori dell'orario di lavoro. Nel complesso, l'utilizzo di una risposta automatica aiuterà a lavorare in modo più efficiente e a migliorare la soddisfazione dei clienti.
Con un messaggio di assenza, puoi:
Rispondi rapidamente
Garantite ai clienti una risposta rapida anche al di fuori dell'orario di lavoro.
Non perdere mai i messaggi
Potrebbe capitare che ogni tanto ti sfugga qualche email. Utilizzando un messaggio di risposta automatica, puoi assicurarti che nessuna email rimanga senza risposta.
Migliorare la soddisfazione dei clienti
Rispondendo in modo rapido e chiaro, migliorerai la soddisfazione dei clienti. I clienti sanno cosa aspettarsi e tu potrai solo superare le loro aspettative.
Cosa rende efficace una buona risposta automatica
Puoi rendere i messaggi di assenza creativi quanto desideri, ma dovrebbero sempre includere alcuni elementi essenziali. Un messaggio di assenza chiaro dovrebbe:
1) Definire le aspettative
Lo scopo del messaggio di assenza è informare i clienti della tua assenza e definire le aspettative. Dovresti comunicare:
- La data o il periodo di tempo in cui sarai fuori.
- A chi rivolgersi in caso di email urgente.
2) Pensa al prossimo passo
Pianifica il passo successivo e inseriscilo nel tuo messaggio. Desideri che i clienti consultino il tuo centro assistenza? Includi il link al sito web. Inoltrerai la loro e-mail a un tuo collega? Informali. In questo modo, non avranno sorprese e non li lascerai a mani vuote.
8 esempi di messaggi di risposta automatica da non perdere
Ho fatto alcune ricerche sui modelli di messaggi di risposta automatica da non perdere. Alcuni sono piuttosto generici, altri sono solo per i più audaci. 😈
P.S. Non ho resistito e ne ho creati alcuni anch'io.
Risposte automatiche fuori sede
1) "Ehi, ciao!
Ho una buona e una cattiva notizia per te. Cominciamo con quella cattiva.
La cattiva notizia è che sono fuori ufficio. La buona notizia è che sono fuori ufficio e mi sto godendo un cocktail alle Bahamas.🍹
Se non puoi attendere una risposta, invia un'e-mail al mio collega all'indirizzo [indirizzo e-mail].
Tornerò il [GG/MM]."
Fonte: Hubspot
2) "Ciao, [nome],
Sarò fuori sede dal [MM/GG] al [MM/GG] e non controllerò la posta elettronica. È probabile che la tua nota venga sommersa da una marea di messaggi banali nella mia casella di posta, senza mai essere letta. Se desideri una risposta, ti preghiamo di inviare nuovamente la tua e-mail dopo il [MM/GG]. Per questioni importanti, invia un'e-mail al mio collega all'indirizzo [indirizzo e-mail].
Fonte: Il futuro del lavoro
3) "Ciao! Grazie per la tua e-mail! Sarò fuori ufficio fino al [data di fine]. Accetterò una sola e-mail per ogni mittente. Se mi invierai più e-mail, le cancellerò in modo casuale fino a ridurle a una sola. In alternativa, puoi contattare [nome del contatto] all'indirizzo [e-mail o numero di telefono del contatto], che non applica la politica di una sola e-mail per la propria casella di posta.
Ti prego di notare che mi hai già inviato un'e-mail.
Cordiali saluti,
[nome]”
Fonte: Messaggio di assenza dall'ufficio
4) "[Nome] è assente dall'ufficio. La corrispondenza elettronica durante questo periodo potrebbe essere irregolare o inesistente. Al suo ritorno, sarà sommerso da un accumulo di lavoro arretrato. Cercate di perdonarlo; è un essere umano e, come tale, è debole. Questo messaggio non è stato inviato da un essere umano, ma da un robot. Noi robot non siamo né fragili né fallibili. Siamo instancabili e un giorno domineremo l'Universo.
Firmato,
Risposta automatica
Fonte: Messaggio di assenza dall'ufficio
Risposte automatiche stagionali
5)"Grazie per averci contattato! Al momento siamo nel pieno della stagione di punta, pertanto la nostra risposta potrebbe subire un ritardo fino a due giorni. Nel frattempo, puoi consultareilnostrocentro assistenzadove troverai le risposte alle domande più frequenti. Grazie per la comprensione.🙏"
Fonte: Il futuro del lavoro
6) "Ciao, [nome]! Grazie per il tuo messaggio. Potremmo impiegare un po' più tempo del solito per risponderti. Babbo Natale ci ha mostrato la tua lista dei desideri e sembra che abbia bisogno di una mano. Siamo saliti sulle nostre renne e ora stiamo lavorando giorno e notte per consegnare i tuoi regali in tempo. 🎅 Grazie per la comprensione e ti auguriamo un meraviglioso Natale."
Risposte automatiche dopo l'orario di lavoro
7) "Ciao [nome]! Il team di Green Trees è tornato a casa per la serata. Torneremo in ufficio domani alle 9:00 e ti risponderemo in quel momento. Nel frattempo, puoi consultare il nostro centro assistenza con le risposte alle domande frequenti qui: [link al sito web]."
8) "Ciao. 👋 Grazie per la tua e-mail. Ma cosa ci fai nella tua casella di posta? Potresti essere sdraiato sul divano a guardare Netflix. Almeno, questo è quello che stiamo facendo noi in questo momento. 🍿 Comunque, goditi la serata. Ti risponderemo il prossimo giorno lavorativo. Puoi controllare i nostri orari di apertura su [link al sito web]. Team [azienda]".
Come impostare una risposta automatica per la tua email
Su una piattaforma di comunicazione omnicanale comeTrengo, puoi creareuna risposta automatica per tutti i tuoi canali di comunicazione: e-mail , Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, live chat o qualsiasi altro canale che utilizzi frequentemente.
Ciò che rende Trengo particolarmente facile da usare è la possibilità di creare risposte automatiche che si attivano automaticamente nei seguenti casi:
- Durante l'orario di lavoro
- Al di fuori dell'orario di lavoro
- In giorni specifici (ad esempio: solo nei fine settimana)
In questo modo, non dovrai modificare continuamente il tuo messaggio di risposta automatica (con il rischio di dimenticarti di disattivarlo).
Come configurarlo:
- Vai alle impostazioni di Trengo > automazione > risposte automatiche.
- Clicca sul segno +.
- Scegli l'e-mail come canale.
- Decidi quando deve essere attivata la risposta automatica.
- Compila il messaggio di risposta automatica.
- Clicca su "Salva".
Crea il tuo messaggio di risposta automatica accattivante
Dopo questa lista di messaggi di assenza ispiratori, spero che ti senta ispirato a crearne uno tuo. Se inizi la tua prova gratuita su Trengo, puoi iniziare subito seguendo i passaggi per impostare una risposta automatica descritti nel paragrafo precedente.
