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Se stai per partire per una vacanza alle Bahamas, scrivere un messaggio di risposta automatica può essere divertente. Ma dal punto di vista del tuo cliente, leggere questo messaggio non è poi così divertente.
Spesso significa che:
- Non riceveranno presto una risposta (effettiva) alla loro e-mail.
- Tu sei alle Bahamas e loro no. 🤷♀️
9 volte su 10, una risposta automatica è semplicemente noiosa. Perché non cogliere l'occasione per strappare un sorriso ai tuoi clienti? Questo vale per le risposte automatiche in tutte le situazioni: quando sei fuori ufficio, dopo l'orario di lavoro o durante la stagione più intensa.
In questo blog condividerò i vantaggi dell'utilizzo di un messaggio di allontanamento e discuterò alcuni elementi essenziali che il messaggio dovrebbe includere. Inoltre, troverai 8 esempi imperdibili di messaggi di risposta automatica da utilizzare in varie situazioni.
I vantaggi dell'utilizzo di una risposta automatica per i messaggi di posta elettronica
Puoi utilizzare una risposta automatica per rispondere alle e-mail quando non sei presente. Una risposta automatica per i messaggi di posta elettronica ti permette di ridurre i tempi di risposta e di rispondere alle domande dei clienti anche al di fuori dell'orario di lavoro. Nel complesso, l'uso della risposta automatica ti aiuterà a lavorare in modo più efficiente e a migliorare la soddisfazione dei clienti.
Con un messaggio di allontanamento puoi:
Rispondi rapidamente
Assicura ai clienti una risposta rapida anche al di fuori degli orari di lavoro.
Non perdere mai i messaggi
Ogni tanto può capitare che un'e-mail ti sfugga dalle mani. Utilizzando un messaggio di risposta automatica, puoi assicurarti che nessuna email rimanga senza risposta.
Migliorare la soddisfazione dei clienti
Rispondendo in modo rapido e chiaro, migliorerai la soddisfazione dei clienti. I clienti sanno cosa aspettarsi e da qui in poi non potrai far altro che superare le aspettative.
Cosa rende una buona risposta automatica
I messaggi di allontanamento possono essere creativi quanto vuoi, ma devono sempre includere alcuni elementi essenziali. Un messaggio di addio chiaro dovrebbe:
1) Stabilisci le aspettative
L'obiettivo del tuo messaggio di allontanamento è informare i clienti della tua assenza e stabilire le aspettative. Dovresti comunicare:
- La data o l'intervallo di tempo in cui sarai fuori casa.
- A chi rivolgersi nel caso in cui l'email sia urgente.
2) Pensa al passo successivo
Definisci il passo successivo e inseriscilo nel tuo messaggio. Vuoi che i clienti consultino il tuo centro assistenza? Includi il link al sito web. Vuoi reindirizzare la loro e-mail a un tuo collega? Faglielo sapere. In questo modo non avranno sorprese e tu non li lascerai a mani vuote.
8 esempi imperdibili di messaggi di risposta automatica
Ho fatto qualche ricerca su esempi imperdibili di messaggi e-mail di risposta automatica. Alcuni sono piuttosto generici, altri sono solo per i temerari. 😈
P.S. Non ho potuto fare a meno di farlo, quindi ne ho creati alcuni anche io.
Risposte automatiche fuori ufficio
1) "Ehilà,
Ho una notizia buona e una cattiva per te. Prima le cattive.
La cattiva notizia è che sono fuori dall'ufficio. La buona notizia è che sono fuori dall'ufficio e mi sto godendo un cocktail alle Bahamas.🍹
Se non puoi aspettare una risposta, invia un'e-mail al mio collega all'indirizzo [indirizzo e-mail].
Tornerò il [MM/DD]".
Fonte: Hubspot: Hubspot
2) "Ciao, [nome],
Sono fuori ufficio dal [MM/DD] al [MM/DD] e non controllerò la posta elettronica. È probabile che il tuo messaggio venga inghiottito in un mare di banalità della casella di posta, per non essere più visto. Se desideri una risposta, invia nuovamente la tua e-mail dopo il [MM/DD]. Per questioni importanti, invia un'email al mio collega all'indirizzo [indirizzo email]".
Fonte: Il futuro del lavoro
3) "Ciao! Grazie per la tua e-mail! Sono fuori ufficio fino a [data di scadenza]. Consentirò a ciascun mittente di inviare una sola e-mail. Se mi invii più email, le cancellerò a caso fino a ridurle a una sola. In alternativa, puoi contattare [nome del contatto] a [email o numero di telefono], che non ha una politica di una sola email per la sua casella di posta.
Tieni presente che mi hai già inviato un'e-mail.
Cordiali saluti,
[nome]"
Fonte: OutofOfficeMessage
4) "[Nome] è lontano dall'ufficio. La corrispondenza elettronica in questo periodo potrebbe essere irregolare o inesistente. Quando tornerà, sarà sommerso da una mole di lavoro arretrato. Cerca di perdonarlo: è un essere umano e quindi debole. Questo messaggio non è stato inviato da un umano ma da un robot. Noi robot non siamo né fragili né fallibili. Siamo instancabili e un giorno domineremo l'Universo.
Firmato,
AutoResponder"
Fonte: OutofOfficeMessage
Risposte automatiche stagionali
5) "Grazie per averci contattato! Al momento siamo nel pieno della nostra stagione di lavoro, quindi la nostra risposta potrebbe tardare fino a due giorni. Nel frattempo, puoi consultare il nostro centro assistenza con le risposte alle domande più frequenti. Grazie per la tua comprensione.🙏"
Fonte: Il futuro del lavoro
6) "Ciao, [nome]! Grazie per il tuo messaggio. Potremmo impiegare un po' più di tempo del solito per risponderti. Babbo Natale ci ha mostrato la tua lista dei desideri e sembrava che avesse bisogno di aiuto. Siamo saliti sulle nostre renne e stiamo lavorando giorno e notte per consegnare i tuoi regali in tempo. 🎅 Grazie per la comprensione e ti auguro un meraviglioso Natale".
Risposte automatiche dopo l'orario di lavoro
7) "Ehi [nome]! Il team di Green Trees è tornato a casa per dedicarsi ai propri giardini per la serata. Torneremo in ufficio domani alle 9.00 e ti risponderemo allora. Nel frattempo, puoi consultare il nostro centro assistenza con le risposte alle domande più frequenti qui: [link al sito]".
8) "Ciao. 👋 Grazie per la tua e-mail. Ma cosa ci fai nella tua casella di posta? Potresti essere sdraiato sul divano in questo momento a guardare Netflix. O almeno, questo è quello che stiamo facendo noi. 🍿 Comunque, goditi la serata. Ti risponderemo il prossimo giorno lavorativo. Puoi consultare i nostri orari di apertura su [link al sito web]. Team [azienda]".
Come impostare una risposta automatica per le tue email
Su una piattaforma di comunicazione omnichannel come Trengo, puoi creare un'unica risposta automatica per tutti i tuoi canali di comunicazione: email, Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, live chat o qualsiasi altro canale che utilizzi di frequente.
Ciò che rende l'utilizzo di Trengo ancora più semplice è che puoi creare delle risposte automatiche che si attivano automaticamente nei seguenti casi:
- Durante l'orario di lavoro
- Al di fuori dell'orario di lavoro
- In giorni specifici (ad esempio: solo nei fine settimana)
In questo modo, non dovrai cambiare continuamente il messaggio di risposta automatica (con il rischio di dimenticare di disattivarlo).
Come configurarlo:
- Vai alle impostazioni di Trengo > automazione > risposte automatiche.
- Clicca sul segno +.
- Scegli l'e-mail come canale.
- Decidi quando attivare la risposta automatica.
- Compila il messaggio di risposta automatica.
- Clicca su "Salva".
Crea il tuo accattivante messaggio e-mail di risposta automatica
Dopo questo elenco di messaggi ispirati, spero che ti senta ispirato a creare il tuo. Se inizi la tua prova gratuita su Trengo, puoi iniziare direttamente seguendo i passi per impostare una risposta automatica nel paragrafo precedente.
