8 esempi imperdibili di messaggi di risposta automatica per le email

Se stai per partire per una vacanza alle Bahamas, scrivere un messaggio di risposta automatica può essere divertente. Ma dal punto di vista del tuo cliente, leggere questo messaggio non è poi così divertente.

Spesso significa che:

1. Non riceveranno presto una risposta (effettiva) alla loro e-mail.
2. Tu sei alle Bahamas e loro no. 🤷‍♀️

9 volte su 10, una risposta automatica è semplicemente noiosa. Perché non cogliere l'occasione per strappare un sorriso ai tuoi clienti? Questo vale per le risposte automatiche in tutte le situazioni: quando sei fuori ufficio, dopo l'orario di lavoro o durante la stagione più intensa.

In questo blog condividerò i vantaggi dell'utilizzo di un messaggio di allontanamento e discuterò alcuni elementi essenziali che il messaggio dovrebbe includere. Inoltre, troverai 8 esempi imperdibili di messaggi di risposta automatica da utilizzare in varie situazioni.

I vantaggi dell'utilizzo di una risposta automatica per i messaggi di posta elettronica

Puoi utilizzare una risposta automatica per rispondere alle e-mail quando non sei presente. Una risposta automatica per i messaggi di posta elettronica ti permette di ridurre i tempi di risposta e di rispondere alle domande dei clienti anche al di fuori dell'orario di lavoro. Nel complesso, l'uso della risposta automatica ti aiuterà a lavorare in modo più efficiente e a migliorare la soddisfazione dei clienti.

Con un messaggio di allontanamento puoi:

Rispondi rapidamente

Assicura ai clienti una risposta rapida anche al di fuori degli orari di lavoro.

Non perdere mai i messaggi

Ogni tanto può capitare che un'e-mail ti sfugga dalle mani. Utilizzando un messaggio di risposta automatica, puoi assicurarti che nessuna email rimanga senza risposta.

Migliorare la soddisfazione dei clienti

Rispondendo in modo rapido e chiaro, migliorerai la soddisfazione dei clienti. I clienti sanno cosa aspettarsi e da qui in poi non potrai far altro che superare le aspettative.

Cosa rende una buona risposta automatica

I messaggi di allontanamento possono essere creativi quanto vuoi, ma devono sempre includere alcuni elementi essenziali. Un messaggio di addio chiaro dovrebbe:

1) Stabilisci le aspettative

L'obiettivo del tuo messaggio di allontanamento è informare i clienti della tua assenza e stabilire le aspettative. Dovresti comunicare:

• La data o l'intervallo di tempo in cui sarai fuori casa.
• A chi rivolgersi nel caso in cui l'email sia urgente.

2) Pensa al passo successivo

Definisci il passo successivo e inseriscilo nel tuo messaggio. Vuoi che i clienti consultino il tuo centro assistenza? Includi il link al sito web. Vuoi reindirizzare la loro e-mail a un tuo collega? Faglielo sapere. In questo modo non avranno sorprese e tu non li lascerai a mani vuote.

8 esempi imperdibili di messaggi di risposta automatica

Ho fatto qualche ricerca su esempi imperdibili di messaggi e-mail di risposta automatica. Alcuni sono piuttosto generici, altri sono solo per i temerari. 😈

P.S. Non ho potuto fare a meno di farlo, quindi ne ho creati alcuni anche io.

Risposte automatiche fuori ufficio

1) "Ehilà,

Ho una notizia buona e una cattiva per te. Prima le cattive.

La cattiva notizia è che sono fuori dall'ufficio. La buona notizia è che sono fuori dall'ufficio e mi sto godendo un cocktail alle Bahamas.🍹

Se non puoi aspettare una risposta, invia un'e-mail al mio collega all'indirizzo [indirizzo e-mail].

Tornerò il [MM/DD]".

Fonte: Hubspot: Hubspot

2) "Ciao, [nome],

Sono fuori ufficio dal [MM/DD] al [MM/DD] e non controllerò la posta elettronica. È probabile che il tuo messaggio venga inghiottito in un mare di banalità della casella di posta, per non essere più visto. Se desideri una risposta, invia nuovamente la tua e-mail dopo il [MM/DD]. Per questioni importanti, invia un'email al mio collega all'indirizzo [indirizzo email]".

Fonte: Il futuro del lavoro

3) "Ciao! Grazie per la tua e-mail! Sono fuori ufficio fino a [data di scadenza]. Consentirò a ciascun mittente di inviare una sola e-mail. Se mi invii più email, le cancellerò a caso fino a ridurle a una sola. In alternativa, puoi contattare [nome del contatto] a [email o numero di telefono], che non ha una politica di una sola email per la sua casella di posta.

Tieni presente che mi hai già inviato un'e-mail.

Cordiali saluti,

[nome]"

Fonte: OutofOfficeMessage

4) "[Nome] è lontano dall'ufficio. La corrispondenza elettronica in questo periodo potrebbe essere irregolare o inesistente. Quando tornerà, sarà sommerso da una mole di lavoro arretrato. Cerca di perdonarlo: è un essere umano e quindi debole. Questo messaggio non è stato inviato da un umano ma da un robot. Noi robot non siamo né fragili né fallibili. Siamo instancabili e un giorno domineremo l'Universo.

Firmato,

AutoResponder"

Fonte: OutofOfficeMessage

Risposte automatiche stagionali

5) "Grazie per averci contattato! Al momento siamo nel pieno della nostra stagione di lavoro, quindi la nostra risposta potrebbe tardare fino a due giorni. Nel frattempo, puoi consultare il nostro centro assistenza con le risposte alle domande più frequenti. Grazie per la tua comprensione.🙏"

Fonte: Il futuro del lavoro

6) "Ciao, [nome]! Grazie per il tuo messaggio. Potremmo impiegare un po' più di tempo del solito per risponderti. Babbo Natale ci ha mostrato la tua lista dei desideri e sembrava che avesse bisogno di aiuto. Siamo saliti sulle nostre renne e stiamo lavorando giorno e notte per consegnare i tuoi regali in tempo. 🎅 Grazie per la comprensione e ti auguro un meraviglioso Natale".

Risposte automatiche dopo l'orario di lavoro

7) "Ehi [nome]! Il team di Green Trees è tornato a casa per dedicarsi ai propri giardini per la serata. Torneremo in ufficio domani alle 9.00 e ti risponderemo allora. Nel frattempo, puoi consultare il nostro centro assistenza con le risposte alle domande più frequenti qui: [link al sito]".

8) "Ciao. 👋 Grazie per la tua e-mail. Ma cosa ci fai nella tua casella di posta? Potresti essere sdraiato sul divano in questo momento a guardare Netflix. O almeno, questo è quello che stiamo facendo noi. 🍿 Comunque, goditi la serata. Ti risponderemo il prossimo giorno lavorativo. Puoi consultare i nostri orari di apertura su [link al sito web]. Team [azienda]".

Come impostare una risposta automatica per le tue email

Su una piattaforma di comunicazione omnichannel come Trengo, puoi creare un'unica risposta automatica per tutti i tuoi canali di comunicazione: email, Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram, live chat o qualsiasi altro canale che utilizzi di frequente.

Ciò che rende l'utilizzo di Trengo ancora più semplice è che puoi creare delle risposte automatiche che si attivano automaticamente nei seguenti casi:

1. Durante l'orario di lavoro
2. Al di fuori dell'orario di lavoro
3. In giorni specifici (ad esempio: solo nei fine settimana)

In questo modo, non dovrai cambiare continuamente il messaggio di risposta automatica (con il rischio di dimenticare di disattivarlo).

Come configurarlo:

1. Vai alle impostazioni di Trengo > automazione > risposte automatiche.
2. Clicca sul segno +.
3. Scegli l'e-mail come canale.
4. Decidi quando attivare la risposta automatica.
5. Compila il messaggio di risposta automatica.
6. Clicca su "Salva".

Crea il tuo accattivante messaggio e-mail di risposta automatica

Dopo questo elenco di messaggi ispirati, spero che ti senta ispirato a creare il tuo. Se inizi la tua prova gratuita su Trengo, puoi iniziare direttamente seguendo i passi per impostare una risposta automatica nel paragrafo precedente.