Teamwerk altijd en overal: Samenwerkingstools voor teams op afstand

Toen de 2020 pandemie toesloeg, werd werken op afstand een snelle oplossing voor veel bedrijven. Maar wat denk je? Het bleek dat we het wel leuk vonden en zelfs nadat het virus tot rust was gekomen, gaf 91% van de werknemers de voorkeur aan werken op afstand of hybride werkconfiguraties boven werken op kantoor. Grote namen als Apple en Google lijken ook helemaal mee te doen en vragen hun werknemers slechts drie dagen per week op kantoor te verschijnen.

Maar er zijn natuurlijk ook zorgen. Zoals, hoe houden we een consistente organisatiecultuur als we overal zijn? En samenwerken? Een van de grootste zorgen van werkgevers over werken op afstand!

Gelukkig zijn er samenwerkingstools voor teams op afstand om de dag te redden. Deze tools maken virtueel teamwerk tot een fluitje van een cent en helpen ons verbonden te blijven, waar we ook zijn. Dus ja, ze zijn niet meer alleen een privilege voor bedrijven - ze zijn een must-have voor elk hybride team.

En dat brengt ons bij de reden waarom ik deze blogpost schrijf (en jij deze leest). Wat zijn samenwerkingstools? Wat zijn hun soorten en voordelen? En nog belangrijker, wat zijn de beste samenwerkingstools voor teams op afstand, vooral als je werkt aan het leveren van de beste klantenservice. 

Laten we een paar minuten samenwerken om daar achter te komen!

De trend van werken op afstand in belangrijke sectoren

Hoe zorg je voor minimaal woon-werkverkeer, kantoorhuur, verloren tijd en voor toegang tot talent van over de hele wereld? Werknemers op afstand!

Bijna alle sectoren zagen de afgelopen jaren een verschuiving in de trends op het gebied van werkstructuren. Teams gingen van op kantoor naar op afstand in alle bedrijven. Hier is een klein overzicht van onze favoriete sectoren en het percentage van hun werknemers dat volledig of grotendeels op afstand werkt:

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe sommige van deze industrieën profiteren van teams op afstand:

Voorbeelden van hospitality teams op afstand:

1. Reserverings- en boekingsagenten op afstand: reserverings- en boekingsagenten kunnen op afstand werken om boekingen te beheren, vragen af te handelen en gasten te helpen met hun reisplannen vanaf elke plek met een internetverbinding.
2. Virtuele evenementplanning: evenementplanners in de horeca kunnen evenementen op afstand organiseren en coördineren, zoals bruiloften, conferenties en bedrijfsbijeenkomsten, door gebruik te maken van virtuele communicatietools en -platforms.
3. Klantenondersteuning op afstand: klantenondersteuningsteams kunnen gasten via telefoon, e-mail of live chat op afstand helpen, vragen beantwoorden, problemen oplossen en zorgen voor tevreden gasten.

Remote automotive team voorbeelden:

1. Virtuele verkoopteams: autobedrijven kunnen externe of hybride verkoopteams inzetten om online contact te leggen met klanten, vragen te behandelen en de verkoop van voertuigen te faciliteren via virtuele platforms en communicatiekanalen.
2. Technische ondersteuning en probleemoplossing op afstand: autofabrikanten kunnen teams voor technische ondersteuning op afstand opzetten om problemen met voertuigen op te lossen, software-updates te leveren en diagnose op afstand aan te bieden aan klanten en dealers.
3. Online marketing en verkoopbevordering: externe marketingteams kunnen digitale marketingcampagnes, strategieën voor sociale media en online promoties ontwikkelen en uitvoeren om leads te genereren, de merkbekendheid te vergroten en de verkoop van producten en diensten voor de auto te stimuleren.

💡 Lees meer over de automotive oplossingen voor klantbetrokkenheid die inkomsten opleveren.

Voorbeelden van retailteams op afstand:

1. Merchandising en voorraadbeheer op afstand: detailhandelsbedrijven kunnen merchandising en voorraadbeheer op afstand uitvoeren door digitale tools en platforms te gebruiken om voorraadniveaus bij te houden, productlijsten bij te werken en verkoopgegevens te analyseren vanaf elke plek met een internetverbinding.
2. Virtuele personal shoppers: retailers kunnen virtuele personal shopping-diensten aanbieden waarbij klanten via videogesprekken of messaging-apps kunnen overleggen met stylisten of adviseurs op afstand voor persoonlijke productaanbevelingen, stylingtips en hulp bij de outfitkeuze.
3. Online marketing en e-commerce management: hybride (misschien zelfs lokale) marketingteams kunnen digitale marketingstrategieën, sociale mediacampagnes en e-mailmarketinginitiatieven ontwikkelen en uitvoeren om winkelproducten te promoten, websiteverkeer te stimuleren en de online verkoop te verhogen.

Soorten samenwerkingstools voor teams op afstand

Denk aan een go-to-market team dat op kantoor samenwerkt aan een marketingcampagne. Wat zijn de weinige dingen die ze waarschijnlijk zullen delen? Is het alleen verbale communicatie of ook bestanden, documenten, ideeën en zelfs hun voortgang met het project?

Samenwerking tussen werknemers verloopt niet volgens één formaat en samenwerkingstools ook niet!

Hier zijn een paar soorten hulpmiddelen voor werken op afstand voor effectieve samenwerking:

1. Communicatiemiddelen

Effectieve communicatie is een gedocumenteerde uitdaging als je op afstand werkt. Maar moderne oplossingen zoals virtuele vergaderingen, videoconferenties en videogesprekken maximaliseren de productiviteit in gedistribueerde teams.  

Volgens Abilene Christian University is investeren in communicatietools een effectieve manier om teams op afstand met elkaar in contact te houden. Hier zijn nog een paar voordelen van speciale samenwerkingssoftware voor communicatie op afstand:

• Instant messaging: deze tools houden iedereen op de hoogte, waar ze ook zijn. Je kunt chatten, videobellen of berichten versturen in realtime, waardoor het lijkt alsof jullie allemaal zij aan zij werken, zelfs als jullie mijlen van elkaar verwijderd zijn.
• Naadloos teamwerk: samenwerken was nog nooit zo makkelijk! Of je nu brainstormt over ideeën, aan projecten werkt of feedback geeft, met deze tools kun je naadloos samenwerken met je team, waardoor je creativiteit en innovatie stimuleert.
• Sterkere teambuilding: een sterk team opbouwen met leden verspreid over drie continenten is moeilijk. Maar niet met deze tools! Je kunt bijpraten, grapjes maken en samen overwinningen vieren, waardoor er een ondersteunende en inclusieve werkcultuur ontstaat.

Top 3 samenwerkingstools voor communicatie

Volgens Statista gaf bijna 90% van de Amerikaanse werknemers die in 2023 volledig op afstand werkten aan gebruik te maken van een tool voor videoconferenties.

Hier zijn de beste samenwerkingstools voor externe teams die teamwerk en effectieve communicatie bevorderen:

1. Slack: Wanneer grote namen zoals OpenAI Verizon Lyft en IBM Slack gebruiken om hun productiviteit te verhogen, dan weet je dat de tool goed is. Het platform heeft een kanaalsysteem dat gesprekken georganiseerd houdt en spraak-/videogesprekken, het delen van afbeeldingen/documenten/bestanden mogelijk maakt en het gedeelde materiaal opslaat voor latere toegang.

2. Zoom: Zoom is in de eerste plaats een videobeldienst en is nu een begrip geworden dankzij de gestroomlijnde interface. De gratis versie maakt een videogesprek van 40 minuten mogelijk met schermdeling, groepsgesprekken en in-app berichten.

3. Happeo: Wil je werkgerelateerde samenwerking en sociale interacties onder één dak samenbrengen? Met Happeo kan dat! De app integreert met je Google Workspace en alle samenwerkingstools die je al gebruikt, waardoor werken op afstand een fluitje van een cent wordt.

2. Hulpmiddelen voor project- en taakbeheer

In de gezondheidszorg werkt slechts 18% van de projectmanagers uitsluitend in een fysieke kantooromgeving, terwijl 35% kiest voor werken op afstand.

Iedereen die wel eens een team op afstand heeft gemanaged, weet hoe snel het bergafwaarts kan gaan bij zelfs de kleinste onoplettendheid. Het is moeilijk om de motivatie hoog te houden, miscommunicatie te beteugelen en adequate feedback te geven om het team in de juiste richting te laten gaan.

Met hulpmiddelen voor projectbeheer kunnen PMP's en managers overzicht houden, zelfs als ze op afstand of met een team op afstand werken. Hier zijn een paar manieren waarop samenwerkingstools voor externe teams van pas kunnen komen bij het managen van een project:

• Houd iedereen op één lijn: e-mailketens en spreadsheets kunnen rommelig en verwarrend zijn. Met projectbeheertools kan iedereen zien wat er moet gebeuren, wie waar aan werkt en wanneer dingen af moeten zijn, zodat je team georganiseerd en op schema blijft.
• Voortgang bijhouden is een fluitje van een cent: samenwerkingstools komen te hulp wanneer je met meerdere teams werkt door je te helpen bij het bijhouden van de voortgang van taken en projecten. Je kunt zien wat er gedaan is, wat er nog moet gebeuren en wat er nog moet gebeuren, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de stand van zaken.
• Vlotte communicatie: snel een vraag stellen of een update geven? Geen probleem! Met sommige projectbeheertools kunt u uw team in een oogwenk chatten, berichten sturen of videobellen, zodat u 24/7 verbonden blijft - zelfs als u vanuit verschillende hoeken van de wereld werkt.

Top 3 hulpmiddelen voor projectbeheer

Op zoek naar de beste samenwerkingstools voor externe teams als projectmanager? Hier zijn onze favorieten:

1. Trello: Trello is een handig alternatief voor whiteboards en verwarrende spreadsheets. De tool verdeelt de taken in "te doen", "bezig" en "gedaan" categorieën voor eenvoudige organisatie en opvolging.

2. ProProfs Projecten: Met Gantt Charts en Kanban Boards is ProProfs een alles-in-één managementtool die realtime updates toont, tijd bijhoudt, facturen genereert, projecten rangschikt op basis van prioriteit en factureerbare uren berekent.

3. Asana: We houden van Asana omdat het zo gedetailleerd is. Je kunt individuele en projectboards hebben, plus beschrijvingen van wat er gedaan moet worden. Het stuurt meldingen voor opdrachten en wekelijkse en dagelijkse herinneringen om de taak af te krijgen.

3. Tools voor het delen van documenten en bestanden

Op afstand werken zou niet mogelijk zijn zonder deze cloudgebaseerde samenwerkingstools voor het delen van documenten en bestanden. Deze samenwerkingsapps houden het hele team op de hoogte door werkbestanden en documenten te delen.

Hier zijn een paar voordelen van het gebruik van tools voor het delen van documenten en bestanden voor samenwerking op afstand:

• Eenvoudig delen: met de tools voor het delen van documenten en bestanden is het delen van bestanden een fluitje van een cent! Nooit meer eindeloze e-mailketens doorspitten of worstelen om de juiste versie van een document te vinden - gewoon uploaden, delen en voilà! Je team heeft altijd en overal toegang tot bestanden.
• Naadloze samenwerking: met samenwerkingstools kun je in realtime samenwerken, of je nu ideeën brainstormt, documenten bewerkt of feedback geeft. Ze maken opmerkingen, conversaties in documenten, bewerkingen en suggesties mogelijk.
• Beveiliging en gemoedsrust: deze tools hebben ingebouwde beveiligingsfuncties zoals versleuteling, toegangscontroles en gebruikersrechten, zodat je met een gerust hart bestanden kunt delen in de wetenschap dat ze veilig zijn.

Volgens TechJury hebben apps voor het delen van documenten in de cloud de online beveiliging voor bedrijven met 94% verbeterd.

Top 3 tools voor het delen van documenten en bestanden

Hier zijn onze 3 beste samenwerkingstools voor externe teams waarmee documenten en bestanden kunnen worden gedeeld:

1. G Suite: Als je het hebt over gemak en functionaliteit, kan het bijna niet beter dan de goede oude G Suite. Met meerdere samenwerkingsapps zoals Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail, enz. heeft Google Workplace alles in huis om het middelpunt van uw activiteiten te zijn.

2. Microsoft Office 365: Office 365 biedt naadloze samenwerkingsfuncties zoals realtime co-authoring en cloudopslag. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en robuuste beveiligingsmaatregelen is het voor teams op afstand eenvoudig om vanaf elke locatie effectief samen te werken, waardoor productiviteit en gegevensbescherming in werkomgevingen op afstand gewaarborgd zijn.

3. Dropbox-bedrijf: Dropbox Business is een toonaangevende tool voor het delen van bestanden en documenten voor werk op afstand, met veilige cloudopslag, samenwerkingsfuncties en naadloze integratie met apps van derden. 

3. Tools voor klantenbetrokkenheid

Ja, je externe teams delen documenten, communiceren en beheren projecten om samen te werken. Als dit is om samen te werken aan klantbetrokkenheid, het leveren van service of het bieden van ondersteuning, dan heeft je team een tool voor klantbetrokkenheid nodig!

Tools voor klantenbetrokkenheid spelen een centrale rol in moderne bedrijfsstrategieën en bevorderen zinvolle interacties en relaties tussen bedrijven en hun klanten. Deze tools bieden verschillende voordelen voor bedrijven die hun klantervaring willen verbeteren en loyaliteit willen stimuleren.

Hier zijn een paar voordelen van het gebruik van tools voor klantbetrokkenheid voor samenwerking op afstand:

• Gepersonaliseerde communicatie: stelt bedrijven in staat om hun berichten en interacties af te stemmen op de voorkeuren en gedragingen van de klant. Deze gepersonaliseerde aanpak verbetert niet alleen de klanttevredenheid, maar verhoogt ook de conversie en verkoop.
• Omnichannel-betrokkenheid: tools voor klantbetrokkenheid faciliteren omnichannel-communicatie en maken naadloze interacties mogelijk via verschillende contactpunten, waaronder sociale media, e-mail en live chat. Dit zorgt ervoor dat klanten bedrijven kunnen bereiken via de kanalen van hun voorkeur, wat de toegankelijkheid en het gemak verbetert.
• Rapportage: deze tools bieden waardevolle inzichten en analyses, waardoor bedrijven klantinteracties kunnen volgen, feedback kunnen verzamelen en de effectiviteit van hun engagementstrategieën kunnen meten. Door gebruik te maken van deze inzichten kunnen bedrijven hun aanpak voortdurend verfijnen en gerichtere en impactvollere klantervaringen leveren.
• Integraties: klantbetrokkenheid omvat kanalen, tools, systemen en meer. Je hebt dus een tool nodig die alle integraties biedt die je team nodig heeft om de best mogelijke antwoorden aan klanten te geven.

Top 3 tools voor het delen van documenten en bestanden

1. Trengo: Trengo onderscheidt zich als een uitgebreid customer engagement platform dat verschillende communicatiekanalen integreert in een eengemaakte inbox, waardoor klantinteracties en teamsamenwerking gestroomlijnd worden. Met functies zoals gedeelde inboxen, AI-efficiëntiefuncties, geautomatiseerde workflows en tagging van conversaties, stelt Trengo dienstverlenende bedrijven in staat om vragen van klanten efficiënt te beheren, tijdige antwoorden te geven en personalisatie plus kwaliteit over kanalen te schalen. Het analysedashboard biedt waardevolle inzichten in de klantbetrokkenheidscijfers, zodat bedrijven hun prestaties kunnen volgen en de klanttevredenheid en -retentie kunnen verbeteren. Bovendien biedt het alle integraties die je team nodig heeft om aan de slag te gaan. Het is een top keuze voor elk team op afstand! 

1. Intercom: Intercom is een customer messaging platform dat oplossingen biedt voor live chat, e-mailmarketing en klantondersteuning. De interface en aanpasbare chatbots stellen bedrijven in staat om in realtime in contact te komen met klanten, terugkerende taken te automatiseren en gepersonaliseerde ondersteuning op grote schaal te bieden. Het ingebouwde CRM-systeem en de rapportagetools van Intercom stellen bedrijven in staat om hun publiek te segmenteren, gebruikersgedrag te volgen en de impact van hun communicatie-inspanningen te meten.

1. Zendesk: Zendesk is een veelzijdige klantenservicesoftware die een reeks tools biedt voor ticketbeheer, self-service ondersteuning en klantenbetrokkenheid. Met functies zoals omnichannelondersteuning, kennisbankbeheer en communityforums helpt Zendesk bedrijven om naadloze en consistente ondersteuningservaringen te bieden via verschillende kanalen. Dankzij de AI-gebaseerde analyse- en rapportagemogelijkheden kunnen bedrijven trends identificeren, klantbehoeften voorspellen en hun ondersteuningsactiviteiten optimaliseren voor maximale efficiëntie en effectiviteit.

Factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van samenwerkingstools voor teams op afstand

Als het gaat om het kiezen van de perfecte samenwerkingstool voor je team op afstand, zijn er een paar belangrijke dingen die je in gedachten moet houden. 

1. Use case: bedenk welke functies essentieel zijn voor je team - of het nu gaat om realtime messaging, het delen van bestanden of videoconferenties. 
2. Gebruiksgemak: je wilt een tool die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, zodat iedereen er meteen mee aan de slag kan. 
3. Gegevensbeveiliging: zorg ervoor dat de tool die je kiest robuuste beveiligingsmaatregelen heeft om de gegevens van je team veilig te houden.
4. Budget: kies voor een oplossing die de juiste balans van functies biedt tegen een prijs die past bij je behoeften
5. Integratie: u wilt een platform dat naadloos integreert met uw bestaande softwarestack om workflows te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen.
6. Schaalbaarheid: kies een tool die met je team kan meegroeien en zich na verloop van tijd kan aanpassen aan veranderende behoeften.

Trengo integreert met je favoriete zakelijke tools, zoals Salesforce, Zoho, Wix, etc., voor naadloze bedrijfsvoering en maximale productiviteit. 

Cars Commerce x Slack: Casestudy van succesvolle teamsamenwerking op afstand 

Cars Commerce brengt een revolutie teweeg in de auto-industrie met zijn missie om het kopen en verkopen van auto's te vereenvoudigen. 

De uitdaging: Met een focus op naadloze retailactiviteiten en aantrekkelijke consumentenervaringen wilde Cars Commerce de samenwerking tussen teams verbeteren. 

De oplossing: Slack integreerde naadloos in de workflow van Cars Commerce en bood een platform waar teams nauwkeurig en snel konden samenwerken, zodat ze uiteindelijk efficiënter en effectiever konden werken aan hun doel om het autoretaillandschap te transformeren.

Hubo x Trengo: Casestudy van succesvolle samenwerking op afstand 

Door de implementatie van Trengo's unified communication platform, transformeerde Hubo haar externe activiteiten, waardoor teamleden effectief konden samenwerken, ongeacht hun locatie. Met Trengo's gedeelde inboxen en taak toewijzing functies, konden Hubo's teams de communicatie stroomlijnen, verantwoordelijkheden delegeren en de voortgang van projecten met gemak volgen. Als resultaat ervaarde Hubo een verbeterde productiviteit, snellere reactietijden op vragen van klanten en een verbeterde teamcohesie, wat uiteindelijk leidde tot groei en succes in het concurrerende e-commerce landschap.

Zorg dat je altijd bovenop je teamtaken zit

Samenwerkingstools zijn de onbezongen helden van het werken op afstand, ze overbruggen de kloof tussen teams en stellen ze in staat om naadloos samen te werken, waar ze zich ook bevinden. 

Als we naar de toekomst kijken, is het duidelijk dat werken op afstand en samenwerken blijvend zijn. Met de vooruitgang in technologie en een groeiende nadruk op flexibiliteit en balans tussen werk en privéleven, kunnen we verwachten dat er nog meer innovatieve strategieën en samenwerkingstools voor werk op afstand komen, die de manier waarop we thuiswerken de komende jaren verder verbeteren. 

Op de mooie toekomst van werk op afstand - laten we de mogelijkheden omarmen en samen blijven samenwerken, verbinden en bloeien.