I migliori strumenti di collaborazione per team remoti e team

Quando nel 2020 è scoppiata la pandemia, il lavoro da remoto è diventato una soluzione rapida per molte aziende. Ma indovinate un po'? A quanto pare, ci è piaciuto, e anche dopo che il virus si è calmato, ben il 91% dei dipendenti preferisce il lavoro da remoto o ibrido rispetto alle ore in ufficio. Anche grandi nomi come Apple e Google sembrano essere totalmente d'accordo, chiedendo ai propri dipendenti di presentarsi in ufficio solo tre giorni alla settimana.

Ma, ovviamente, ci sono anche delle preoccupazioni. Ad esempio, come mantenere una cultura organizzativa coerente quando siamo sparsi ovunque? E la collaborazione? Una delle principali preoccupazioni dei datori di lavoro riguardo al lavoro a distanza!

Fortunatamente, abbiamo a disposizione strumenti di collaborazione per i team remoti che ci aiutano a risolvere la situazione. Questi strumenti rendono il lavoro di squadra virtuale un gioco da ragazzi, aiutandoci a rimanere in contatto indipendentemente da dove ci troviamo. Quindi sì, non sono più solo un privilegio per le aziende, ma sono indispensabili per qualsiasi team ibrido.

Ed è proprio questo il motivo per cui sto scrivendo (e voi state leggendo) questo post sul blog. Cosa sono gli strumenti di collaborazione? Quali sono i loro tipi e vantaggi? E, soprattutto, quali sono i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti, in particolare quando si lavora per fornire il miglior servizio clienti possibile? 

Collaboriamo per qualche minuto per scoprirlo!

La tendenza del lavoro a distanza nei settori chiave

Qual è il modo migliore per risparmiare sui costi quotidiani degli spostamenti, sugli affitti degli uffici, sul tempo perso e per accedere a talenti provenienti da tutto il mondo? Avere dipendenti che lavorano da remoto!

Negli ultimi anni quasi tutti i settori hanno assistito a un cambiamento nelle tendenze relative alla struttura del lavoro. In tutte le aziende i team sono passati dal lavoro in ufficio al lavoro da remoto. Ecco una breve panoramica dei nostri settori preferiti e della percentuale dei loro dipendenti che lavorano completamente o prevalentemente da remoto:

Ecco alcuni esempi di come alcuni di questi settori traggono vantaggio dall'avere team remoti:

Esempi di team di assistenza remota:

1. Agenti di prenotazione e prenotazione a distanza: gli agenti di prenotazione e prenotazione possono lavorare a distanza per gestire le prenotazioni, rispondere alle richieste e assistere gli ospiti nella pianificazione dei loro viaggi da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet.
2. Organizzazione di eventi virtuali: gli organizzatori di eventi nel settore dell'ospitalità possono organizzare e coordinare eventi a distanza, tra cui matrimoni, conferenze e riunioni aziendali, sfruttando strumenti e piattaforme di comunicazione virtuali.
3. Assistenza clienti remota: i team di assistenza clienti possono aiutare gli ospiti tramite telefono, e-mail o chat live da postazioni remote, rispondendo alle richieste, risolvendo i problemi e garantendo la soddisfazione degli ospiti.

Esempi di team automobilistici remoti:

1. Team di vendita virtuali: le aziende automobilistiche possono impiegare team di vendita remoti o ibridi per interagire con i clienti online, gestire le richieste di informazioni e facilitare la vendita di veicoli attraverso piattaforme virtuali e canali di comunicazione.
2. Assistenza tecnica remota e risoluzione dei problemi: i produttori automobilistici possono creare team di assistenza tecnica remota per risolvere i problemi dei veicoli, fornire aggiornamenti software e offrire diagnostica remota a clienti e concessionari.
3. Marketing online e promozione delle vendite: i team di marketing remoti possono sviluppare e realizzare campagne di marketing digitale, strategie sui social media e promozioni online per generare lead, aumentare la consapevolezza del marchio e incrementare le vendite di prodotti e servizi automobilistici.

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Esempi di team di vendita al dettaglio remoti:

1. Gestione remota del merchandising e dell'inventario: le aziende di vendita al dettaglio possono gestire il merchandising e l'inventario da remoto utilizzando strumenti e piattaforme digitali per monitorare i livelli delle scorte, aggiornare gli elenchi dei prodotti e analizzare i dati di vendita da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet.
2. Personal shopper virtuali: i rivenditori possono offrire servizi di personal shopping virtuali in cui i clienti possono consultare stilisti o consulenti a distanza per ricevere consigli personalizzati sui prodotti, suggerimenti di stile e assistenza nella scelta degli abiti tramite videochiamate o app di messaggistica.
3. Marketing online e gestione dell'e-commerce: team di marketing ibridi (anche locali) possono sviluppare e attuare strategie di marketing digitale, campagne sui social media e iniziative di email marketing per promuovere prodotti al dettaglio, aumentare il traffico sul sito web e incrementare le vendite online.

Tipi di strumenti di collaborazione per team remoti

Pensa a un team di marketing interno che lavora insieme a una campagna pubblicitaria. Quali sono le poche cose che potrebbero condividere? Si tratta solo di comunicazione verbale o anche di file, documenti, idee e persino dei progressi compiuti nel progetto?

La collaborazione tra i dipendenti non segue un unico formato, e lo stesso vale per gli strumenti di collaborazione!

Ecco alcuni tipi di strumenti di lavoro remoto per una collaborazione efficace:

1. Strumenti di comunicazione

La comunicazione efficace è una sfida documentata quando si lavora da remoto. Tuttavia, soluzioni moderne come riunioni virtuali, videoconferenze e videochiamate massimizzano la produttività nei team distribuiti.  

Secondo l'Abilene Christian University, investire in strumenti di comunicazione è un modo efficace per mantenere in contatto i team remoti. Ecco alcuni altri vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software di collaborazione dedicato alla comunicazione remota:

• Messaggistica istantanea: questi strumenti consentono a tutti di rimanere aggiornati, indipendentemente da dove si trovino. È possibile chattare, effettuare videochiamate o inviare messaggi in tempo reale, dando la sensazione di lavorare fianco a fianco, anche se si è a chilometri di distanza.
• Lavoro di squadra senza intoppi: lavorare insieme non è mai stato così facile! Che si tratti di brainstorming, di lavorare su progetti o di fornire feedback, questi strumenti consentono di collaborare senza intoppi con il proprio team, stimolando la creatività e l'innovazione lungo il percorso.
• Maggiore coesione del team: creare un team forte con membri sparsi in tre continenti è difficile. Ma non con questi strumenti! Potete aggiornarvi, scherzare e festeggiare insieme le vittorie, creando una cultura lavorativa inclusiva e solidale.

I 3 migliori strumenti di collaborazione per la comunicazione

Secondo Statista, quasi il 90% dei dipendenti statunitensi che nel 2023 lavoravano completamente da remoto ha dichiarato di utilizzare uno strumento di videoconferenza.

Ecco i migliori strumenti di collaborazione per team remoti che favoriscono il lavoro di squadra e una comunicazione efficace:

1. Slack: Quando grandi nomi come OpenAI Verizon Lyft e IBM utilizzano Slack per aumentare la loro produttività, è evidente che si tratta di uno strumento efficace. La piattaforma dispone di un sistema di canali che mantiene organizzate le conversazioni e consente chiamate vocali/video, condivisione di immagini/documenti/file e archiviazione del materiale condiviso per un accesso successivo.

2. Zoom: Principalmente un servizio di videochiamata, Zoom è ormai diventato un nome familiare grazie alla sua interfaccia elegante. La versione gratuita consente una videochiamata di 40 minuti con condivisione dello schermo, chiamate di gruppo e messaggi in-app.

3. Happeo: Vuoi riunire sotto lo stesso tetto la collaborazione lavorativa e le interazioni sociali? Happeo ti permette proprio questo! L'app si integra con Google Workspace e con tutti gli strumenti di collaborazione che già utilizzi, rendendo il lavoro da remoto un gioco da ragazzi.

2. Strumenti di gestione dei progetti e delle attività

Nel settore sanitario, solo il 18% dei project manager opera esclusivamente in uffici fisici, mentre il 35% opta per il lavoro completamente da remoto, segnando la percentuale più alta rispetto ad altri settori.

Chiunque abbia gestito un team remoto sa quanto velocemente le cose possano peggiorare anche per la minima svista. È difficile mantenere alta la motivazione, limitare le incomprensioni e integrare un feedback adeguato per mantenere il team sulla strada giusta.

Gli strumenti di gestione dei progetti consentono ai PMP e ai manager di mantenere il controllo anche quando lavorano da remoto o con un team remoto. Ecco alcuni modi in cui gli strumenti di collaborazione per i team remoti possono essere utili nella gestione di un progetto:

• Mantieni tutti allineati: le catene di e-mail e i fogli di calcolo possono essere disordinati e confusi. Con gli strumenti di gestione dei progetti, tutti possono vedere cosa deve essere fatto, chi sta lavorando a cosa e quando sono previste le scadenze, mantenendo il tuo team organizzato e in linea con gli obiettivi.
• Monitorare i progressi è semplicissimo: gli strumenti di collaborazione vengono in tuo aiuto quando devi gestire più team, aiutandoti a monitorare i progressi delle attività e dei progetti. Puoi vedere cosa è stato fatto, cosa è ancora in sospeso e cosa c'è in programma, ottenendo così un quadro chiaro della situazione.
• Comunicazione fluida: hai bisogno di fare una domanda veloce o fornire un aggiornamento? Nessun problema! Alcuni strumenti di gestione dei progetti ti consentono di chattare, inviare messaggi o effettuare videochiamate al tuo team in un istante, mantenendoti connesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche se lavori da diverse parti del mondo.

I 3 migliori strumenti per la gestione dei progetti

Sei un project manager alla ricerca dei migliori strumenti di collaborazione per team remoti? Ecco la nostra selezione dei migliori:

1. Trello: Trello è una comoda alternativa alle lavagne bianche dell'ufficio e ai fogli di calcolo confusi. Lo strumento suddivide le attività in categorie "da fare", "in corso" e "fatto" per una facile organizzazione e follow-up.

2. ProProfs Projects: Dotato di diagrammi di Gantt e lavagne Kanban, ProProfs è uno strumento di gestione all-in-one che mostra aggiornamenti in tempo reale, tiene traccia del tempo, genera fatture, organizza i progetti in base alla priorità e calcola le ore fatturabili.

3. Asana: Adoriamo Asana per la sua precisione. È possibile creare bacheche individuali e di progetto, oltre a descrizioni di ciò che deve essere fatto. Invia notifiche per gli incarichi e promemoria settimanali e giornalieri per portare a termine le attività.

3. Strumenti per la condivisione di documenti e file

Il lavoro da remoto non sarebbe possibile senza questi strumenti di collaborazione basati sul cloud per la condivisione di documenti e file. Queste app di collaborazione consentono a tutto il team di rimanere aggiornato grazie alla condivisione di file e documenti di lavoro.

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di strumenti di condivisione di documenti e file per la collaborazione remota:

• Condivisione facile: con gli strumenti di condivisione di documenti e file, condividere i file è un gioco da ragazzi! Non dovrai più cercare tra infinite catene di e-mail o faticare per trovare la versione giusta di un documento: basta caricare, condividere e voilà! Il tuo team potrà accedere ai file in qualsiasi momento e ovunque si trovi.
• Collaborazione senza soluzione di continuità: gli strumenti di collaborazione consentono di collaborare in tempo reale, sia che si tratti di brainstorming di idee, modifica di documenti o feedback. Consentono commenti, conversazioni all'interno dei documenti, modifiche e suggerimenti.
• Sicurezza e tranquillità: questi strumenti sono dotati di funzionalità di sicurezza integrate quali crittografia, controlli di accesso e autorizzazioni utente, che consentono di condividere i file in tutta sicurezza, con la certezza che siano al sicuro.

Secondo TechJury, le app di condivisione di documenti basate su cloud hanno migliorato la sicurezza online delle aziende del 94%.

I 3 migliori strumenti per la condivisione di documenti e file

Ecco i nostri 3 migliori strumenti di collaborazione per team remoti che consentono la condivisione di documenti e file:

1. G Suite: Quando si parla di praticità e funzionalità, non c'è niente di meglio della buona vecchia G Suite. Con diverse app di collaborazione come Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail, ecc., Google Workplace ha tutto ciò che serve per essere al centro delle tue operazioni.

2. Microsoft Office 365: Office 365 offre funzionalità di collaborazione senza soluzione di continuità, come la co-authoring in tempo reale e l'archiviazione cloud. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle solide misure di sicurezza, è facile per i team remoti collaborare in modo efficace da qualsiasi luogo, garantendo produttività e protezione dei dati negli ambienti di lavoro remoti.

3. Dropbox Business: Dropbox Business è uno strumento leader nella condivisione di file e documenti per il lavoro remoto, che offre archiviazione cloud sicura, funzionalità di collaborazione e integrazione perfetta con app di terze parti. 

3. Strumenti per il coinvolgimento dei clienti

Sì, i tuoi team remoti condividono documenti, comunicano e gestiscono progetti per lavorare insieme. Quando si tratta di collaborare sul coinvolgimento dei clienti, fornire assistenza o offrire supporto, il tuo team avrà bisogno di uno strumento di coinvolgimento dei clienti!

Gli strumenti di coinvolgimento dei clienti svolgono un ruolo fondamentale nelle moderne strategie aziendali, favorendo interazioni e relazioni significative tra le aziende e i loro clienti. Questi strumenti offrono numerosi vantaggi alle aziende che desiderano migliorare l'esperienza dei propri clienti e fidelizzarli.

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di strumenti di coinvolgimento dei clienti per la collaborazione remota:

• Comunicazione personalizzata: consente alle aziende di adattare i propri messaggi e le proprie interazioni in base alle preferenze e ai comportamenti dei clienti. Questo approccio personalizzato non solo migliora la soddisfazione dei clienti, ma aumenta anche i tassi di conversione e le vendite.
• Coinvolgimento omnicanale: gli strumenti di coinvolgimento dei clienti facilitano la comunicazione omnicanale, consentendo interazioni senza soluzione di continuità attraverso vari punti di contatto, inclusi social media, e-mail e chat dal vivo. Ciò garantisce che i clienti possano contattare le aziende attraverso i loro canali preferiti, migliorando l'accessibilità e la comodità.
• Reportistica: questi strumenti forniscono informazioni e analisi preziose, consentendo alle aziende di monitorare le interazioni con i clienti, raccogliere feedback e misurare l'efficacia delle loro strategie di coinvolgimento. Sfruttando queste informazioni, le aziende possono perfezionare continuamente il loro approccio e offrire esperienze cliente più mirate e di maggiore impatto.
• Integrazioni: il coinvolgimento dei clienti abbraccia canali, strumenti, sistemi e altro ancora. Avrai quindi bisogno di uno strumento che offra tutte le integrazioni necessarie al tuo team per fornire le migliori risposte possibili ai clienti.

I 3 migliori strumenti per la condivisione di documenti e file

1. Trengo: Trengo si distingue come una piattaforma completa per il coinvolgimento dei clienti che integra vari canali di comunicazione in una casella di posta unificata, semplificando le interazioni con i clienti e la collaborazione tra i team. Con funzionalità quali caselle di posta condivise, funzioni di efficienza basate sull'intelligenza artificiale, flussi di lavoro automatizzati e tagging delle conversazioni, Trengo consente alle aziende di servizi di gestire in modo efficiente le richieste dei clienti, fornire risposte tempestive e migliorare la personalizzazione e la qualità su tutti i canali. La sua dashboard di analisi fornisce preziose informazioni sulle metriche di coinvolgimento dei clienti, aiutando le aziende a monitorare le prestazioni e a promuovere la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti. Inoltre, offre tutte le integrazioni necessarie per consentire al tuo team di essere operativo. È la scelta migliore per qualsiasi team remoto! 

1. Intercom: Intercom è una piattaforma di messaggistica per i clienti che offre soluzioni di chat live, email marketing e assistenza clienti. La sua interfaccia e i chatbot personalizzabili consentono alle aziende di interagire con i clienti in tempo reale, automatizzare le attività ripetitive e fornire un'assistenza personalizzata su larga scala. Il sistema CRM integrato e gli strumenti di reporting di Intercom consentono alle aziende di segmentare il proprio pubblico, monitorare il comportamento degli utenti e misurare l'impatto delle loro attività di comunicazione.

1. Zendesk: Zendesk è un software versatile per il servizio clienti che offre una suite di strumenti per la gestione dei ticket, l'assistenza self-service e il coinvolgimento dei clienti. Con funzionalità quali assistenza omnicanale, gestione della knowledge base e forum della community, Zendesk aiuta le aziende a fornire un'esperienza di assistenza fluida e coerente su tutti i canali. Le sue funzionalità di analisi e reporting basate sull'intelligenza artificiale consentono alle aziende di identificare le tendenze, prevedere le esigenze dei clienti e ottimizzare le operazioni di assistenza per ottenere la massima efficienza ed efficacia.

Fattori da considerare nella scelta degli strumenti di collaborazione per i team remoti

Quando si tratta di scegliere lo strumento di collaborazione perfetto per il tuo team remoto, ci sono alcuni aspetti fondamentali da tenere a mente. 

1. Caso d'uso: pensa alle funzionalità essenziali per il tuo team, che si tratti di messaggistica in tempo reale, condivisione di file o videoconferenze. 
2. Facilità d'uso: desideri uno strumento intuitivo e facile da usare, in modo che tutti possano utilizzarlo senza difficoltà. 
3. Sicurezza dei dati: assicurati che lo strumento scelto disponga di solide misure di sicurezza per proteggere i dati del tuo team.
4. Budget: scegli una soluzione che offra il giusto equilibrio di funzionalità a un prezzo adeguato alle tue esigenze.
5. Integrazione: ti servirà una piattaforma che si integri perfettamente con il tuo stack software esistente per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.
6. Scalabilità: scegli uno strumento in grado di crescere insieme al tuo team e adattarsi alle esigenze in continua evoluzione nel tempo.

💡 Trengo si integra con i tuoi strumenti aziendali preferiti, come Salesforce, Zoho, Wix, ecc., per garantire operazioni aziendali senza intoppi e la massima produttività. 

Cars Commerce x Slack: caso di studio sulla collaborazione remota di successo tra team 

Cars Commerce sta rivoluzionando il settore automobilistico con la sua missione di semplificare l'acquisto e la vendita di automobili. 

La sfida: puntando su operazioni di vendita al dettaglio senza soluzione di continuità e su esperienze coinvolgenti per i consumatori, Cars Commerce ha cercato di migliorare la collaborazione tra i team. 

La soluzione: Slack si è integrato perfettamente nel flusso di lavoro di Cars Commerce, fornendo una piattaforma in cui i team potevano collaborare con precisione e rapidità, consentendo loro di lavorare in modo più efficiente ed efficace verso il loro obiettivo di trasformare il panorama della vendita al dettaglio nel settore automobilistico.

Hubo x Trengo: caso di studio sulla collaborazione remota di successo tra team 

Implementando la piattaforma di comunicazione unificata di Trengo, Hubo ha trasformato le sue operazioni remote, consentendo ai membri del team di collaborare in modo efficace indipendentemente dalla loro posizione. Grazie alle caselle di posta condivise e alle funzionalità di assegnazione dei compiti di Trengo, i team di Hubo hanno potuto semplificare la comunicazione, delegare le responsabilità e monitorare con facilità lo stato di avanzamento dei progetti. Di conseguenza, Hubo ha registrato un aumento della produttività, tempi di risposta più rapidi alle richieste dei clienti e una maggiore coesione del team, favorendo in ultima analisi la crescita e il successo nel competitivo panorama dell'e-commerce.

Sii sempre al corrente dei compiti della tua squadra

Gli strumenti di collaborazione sono gli eroi non celebrati del lavoro a distanza, colmando il divario tra i team e consentendo loro di lavorare insieme senza soluzione di continuità, indipendentemente dalla loro ubicazione. 

Guardando al futuro, è chiaro che il lavoro a distanza e la collaborazione sono destinati a rimanere. Con i progressi tecnologici e la crescente enfasi sulla flessibilità e sull'equilibrio tra vita professionale e vita privata, possiamo aspettarci l'emergere di strategie e strumenti di collaborazione ancora più innovativi per il lavoro a distanza, che miglioreranno ulteriormente il modo in cui lavoreremo da casa negli anni a venire. 

Allora, brindiamo al futuro luminoso del lavoro a distanza: accogliamo le possibilità che ci offre e continuiamo a collaborare, a connetterci e a prosperare insieme.