Lavoro di squadra sempre e ovunque: Strumenti di collaborazione per team remoti

Quando la pandemia del 2020 ha colpito, il lavoro da remoto è diventato una soluzione rapida per molte aziende. Ma indovina un po'? Anche dopo che il virus si è calmato, ben il 91% dei dipendenti preferisce il lavoro da remoto o ibrido a quello in ufficio. Anche grandi nomi come Apple e Google sembrano essere completamente d'accordo, chiedendo ai loro dipendenti di presentarsi in ufficio solo tre giorni a settimana.

Ma, ovviamente, ci sono delle preoccupazioni. Ad esempio, come facciamo a mantenere una cultura organizzativa coerente quando siamo dappertutto? E come collaborare? Una delle principali preoccupazioni dei datori di lavoro riguardo al lavoro a distanza!

Per fortuna ci sono gli strumenti di collaborazione per i team remoti a salvare la situazione. Questi strumenti rendono il lavoro di squadra virtuale un gioco da ragazzi, aiutandoci a rimanere connessi ovunque ci troviamo. Quindi non sono più solo un privilegio per le aziende, ma un must per qualsiasi team ibrido.

E questo ci porta al motivo per cui sto scrivendo (e tu stai leggendo) questo post. Cosa sono gli strumenti di collaborazione? Quali sono i loro tipi e i loro vantaggi? E soprattutto, quali sono i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti, soprattutto quando si tratta di offrire il miglior servizio ai clienti. 

Collaboriamo per qualche minuto per scoprirlo!

Il trend del lavoro a distanza nei settori chiave

Qual è il modo migliore per risparmiare sui prezzi degli spostamenti quotidiani, sugli affitti degli uffici, sul tempo perso e per accedere a talenti di tutto il mondo? Avere dipendenti a distanza!

Negli ultimi anni quasi tutti i settori hanno visto un cambiamento nelle tendenze della struttura lavorativa. In tutte le aziende i team sono passati dalla presenza in ufficio al lavoro da remoto. Ecco una piccola panoramica dei nostri settori preferiti e della percentuale di dipendenti che lavorano completamente o prevalentemente da remoto:

Ecco alcuni esempi di come alcuni di questi settori traggono vantaggio dall'avere team remoti:

Esempi di team di ospitalità a distanza:

1. Agenti di prenotazione e prenotazione a distanza: gli agenti di prenotazione e prenotazione possono lavorare a distanza per gestire le prenotazioni, gestire le richieste e assistere gli ospiti con i loro piani di viaggio da qualsiasi luogo con una connessione internet.
2. Pianificazione virtuale di eventi: i pianificatori di eventi nel settore dell'ospitalità possono organizzare e coordinare eventi a distanza, come matrimoni, conferenze e riunioni aziendali, sfruttando strumenti e piattaforme di comunicazione virtuale.
3. Assistenza clienti a distanza: i team di assistenza clienti possono assistere gli ospiti via telefono, e-mail o live chat da postazioni remote, rispondendo alle richieste, risolvendo i problemi e garantendo la soddisfazione degli ospiti.

Esempi di team automobilistico a distanza:

1. Team di vendita virtuali: le aziende del settore automobilistico possono impiegare team di vendita remoti o ibridi per interagire con i clienti online, gestire le richieste di informazioni e facilitare la vendita dei veicoli attraverso piattaforme e canali di comunicazione virtuali.
2. Assistenza tecnica e risoluzione dei problemi a distanza: le case automobilistiche possono creare team di assistenza tecnica a distanza per risolvere i problemi dei veicoli, fornire aggiornamenti software e offrire diagnosi a distanza a clienti e concessionari.
3. Marketing online e promozione delle vendite: i team di marketing a distanza possono sviluppare ed eseguire campagne di marketing digitale, strategie sui social media e promozioni online per generare contatti, aumentare la consapevolezza del marchio e promuovere le vendite di prodotti e servizi automobilistici.

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Esempi di team di vendita al dettaglio a distanza:

1. Gestione remota del merchandising e dell'inventario: le aziende di vendita al dettaglio possono gestire il merchandising e l'inventario da remoto utilizzando strumenti e piattaforme digitali per monitorare i livelli delle scorte, aggiornare gli elenchi dei prodotti e analizzare i dati di vendita da qualsiasi luogo con una connessione a internet.
2. Personal shopper virtuali: i rivenditori possono offrire servizi di personal shopping virtuale in cui i clienti possono consultarsi con stilisti o consulenti a distanza per ricevere consigli personalizzati sui prodotti, suggerimenti di stile e assistenza nella scelta dell'abbigliamento tramite videochiamate o app di messaggistica.
3. Marketing online e gestione dell'e-commerce: i team di marketing ibridi (magari anche locali) possono sviluppare ed eseguire strategie di marketing digitale, campagne sui social media e iniziative di email marketing per promuovere i prodotti al dettaglio, guidare il traffico sul sito web e aumentare le vendite online.

Tipi di strumenti di collaborazione per team remoti

Pensa a un team go-to-market in ufficio che lavora insieme a una campagna di marketing. Quali sono le poche cose che probabilmente condividono? Si tratta solo di comunicazioni verbali o anche di file, documenti, idee e persino dei loro progressi nel progetto?

La collaborazione tra i dipendenti non segue un unico formato e nemmeno gli strumenti di collaborazione!

Ecco alcuni tipi di strumenti di lavoro a distanza per una collaborazione efficace:

1. Strumenti di comunicazione

Una comunicazione efficace è una sfida documentata quando si lavora da remoto. Ma le soluzioni moderne come le riunioni virtuali, le videoconferenze e le videochiamate massimizzano la produttività dei team distribuiti.  

Secondo la Abilene Christian University, investire in strumenti di comunicazione è un modo efficace per mantenere in contatto i team remoti. Ecco alcuni altri vantaggi di un software di collaborazione dedicato alla comunicazione a distanza:

• Messaggistica istantanea: questi strumenti permettono a tutti di essere in contatto, indipendentemente da dove si trovino. Puoi chattare, videochiamare o inviare messaggi in tempo reale, dando l'impressione di lavorare fianco a fianco, anche se sei a chilometri di distanza.
• Lavoro di squadra senza soluzione di continuità: lavorare insieme non è mai stato così facile! Che si tratti di brainstorming, di progetti o di feedback, questi strumenti ti permettono di collaborare senza problemi con il tuo team, stimolando la creatività e l'innovazione.
• Team building più forte: costruire un team forte con membri sparsi in tre continenti è difficile. Ma non con questi strumenti! Potrete incontrarvi, scherzare e festeggiare insieme le vittorie, creando una cultura del lavoro solidale e inclusiva.

I 3 migliori strumenti di collaborazione per la comunicazione

Secondo Statista, quasi il 90% dei dipendenti statunitensi che lavoreranno completamente da remoto nel 2023 ha dichiarato di utilizzare uno strumento di videoconferenza.

Ecco i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti che favoriscono il lavoro di squadra e una comunicazione efficace:

1. Slack: Quando grandi nomi come OpenAI Verizon Lyft e IBM utilizzano Slack per aumentare la loro produttività, sai che lo strumento è valido. La piattaforma è dotata di un sistema di canali che consente di organizzare le conversazioni, di effettuare chiamate vocali/video, di condividere immagini/documenti/file e di archiviare il materiale condiviso per accedervi successivamente.

2. Zoom: Principalmente un servizio di videochiamate, Zoom è diventato un nome noto grazie alla sua interfaccia elegante. La versione gratuita consente una videochiamata di 40 minuti con condivisione dello schermo, chiamate di gruppo e messaggi in-app.

3. Happeo: Stai cercando di collegare collaborazione e interazioni sociali legate al lavoro sotto un unico tetto? Happeo ti permette di farlo! L'applicazione consente l'integrazione con il tuo spazio di lavoro Google e con tutti gli strumenti di collaborazione che già utilizzi, rendendo il lavoro a distanza un gioco da ragazzi.

2. Strumenti di gestione di progetti e attività

Nel settore sanitario, solo il 18% dei project manager opera esclusivamente in uffici fisici, mentre il 35% opta per il lavoro a distanza, la percentuale più alta rispetto ad altri settori.

Chiunque abbia gestito un team a distanza sa quanto velocemente le cose possano andare a rotoli anche con la più piccola svista. È difficile mantenere alta la motivazione, arginare gli errori di comunicazione e inserire un feedback adeguato per mantenere il team nella giusta direzione.

Gli strumenti di gestione dei progetti consentono ai PMP e ai manager di tenere sotto controllo la situazione anche quando lavorano a distanza o con un team remoto. Ecco alcuni modi in cui gli strumenti di collaborazione per team remoti possono essere utili durante la gestione di un progetto:

• Tieni tutti sulla stessa pagina: le catene di e-mail e i fogli di calcolo possono essere disordinati e confusi. Con gli strumenti di gestione dei progetti, tutti possono vedere cosa c'è da fare, chi sta lavorando su cosa e quando le cose devono essere fatte, in modo che il tuo team sia organizzato e in regola.
• Tracciare i progressi è un gioco da ragazzi: gli strumenti di collaborazione vengono in aiuto quando si lavora con più team, aiutandoti a monitorare i progressi di compiti e progetti. Puoi vedere cosa è stato fatto, cosa è ancora in sospeso e cosa sta per arrivare, per avere un quadro chiaro della situazione.
• Comunicazione fluida: hai bisogno di fare una domanda veloce o di fornire un aggiornamento? Nessun problema! Alcuni strumenti di gestione dei progetti ti permettono di chattare, mandare messaggi o videochiamare il tuo team in un istante, mantenendoti in contatto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche se stai lavorando da angoli diversi del mondo.

I 3 principali strumenti di gestione dei progetti

Stai cercando i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti come project manager? Ecco le nostre scelte migliori:

1. Trello: Trello è una comoda alternativa alle lavagne da ufficio e ai confusionari fogli di calcolo. Lo strumento suddivide i compiti in categorie "da fare", "da fare" e "da fare" per facilitare l'organizzazione e il follow-up.

2. Progetti ProProfs: Grazie ai diagrammi di Gantt e alle tavole Kanban, ProProfs è uno strumento di gestione all-in-one che mostra aggiornamenti in tempo reale, tiene traccia dei tempi, genera fatture, organizza i progetti in base alla priorità e calcola le ore fatturabili.

3. Asana: Amiamo Asana per il suo livello di dettaglio. Puoi avere schede individuali e di progetto, oltre a descrizioni di ciò che deve essere fatto. Invia notifiche per gli incarichi e promemoria settimanali e giornalieri per portare a termine i compiti.

3. Strumenti di condivisione di documenti e file

Lavorare da remoto non sarebbe possibile se non fosse per questi strumenti di collaborazione basati sul cloud per la condivisione di documenti e file. Queste app di collaborazione permettono a tutto il team di essere al corrente della condivisione di file e documenti di lavoro.

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di strumenti di condivisione di documenti e file per la collaborazione a distanza:

• Condivisione facile: con gli strumenti di condivisione di documenti e file, condividere i file è un gioco da ragazzi! Non dovrai più cercare tra infinite catene di e-mail o lottare per trovare la versione giusta di un documento: basta caricare, condividere e voilà! Il tuo team può accedere ai file in qualsiasi momento e ovunque.
• Collaborazione senza soluzione di continuità: gli strumenti di collaborazione ti permettono di collaborare in tempo reale, sia che tu stia facendo un brainstorming di idee, modificando documenti o fornendo feedback. Consentono commenti, conversazioni all'interno del documento, modifiche e suggerimenti.
• Sicurezza e tranquillità: questi strumenti sono dotati di funzioni di sicurezza integrate come la crittografia, il controllo degli accessi e le autorizzazioni degli utenti, così puoi condividere i file in tutta tranquillità, sapendo che sono sani e salvi.

Secondo TechJury, le app di condivisione di documenti basate sul cloud hanno migliorato la sicurezza online delle aziende del 94%.

I 3 principali strumenti di condivisione di documenti e file

Ecco i nostri 3 migliori strumenti di collaborazione per team remoti che consentono la condivisione di documenti e file:

1. Suite G: Quando si parla di convenienza e funzionalità, è difficile trovare di meglio della cara vecchia G Suite. Con diverse app di collaborazione come Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail e così via, Google Workplace ha tutte le carte in regola per essere al centro delle tue attività.

2. Microsoft Office 365: Office 365 offre funzioni di collaborazione continua come il co-authoring in tempo reale e l'archiviazione nel cloud. Grazie all'interfaccia intuitiva e alle solide misure di sicurezza, è facile per i team remoti collaborare efficacemente da qualsiasi luogo, garantendo produttività e protezione dei dati negli ambienti di lavoro remoti.

3. Dropbox Business: Dropbox Business è uno strumento leader per la condivisione di file e documenti per il lavoro in remoto, che offre un cloud storage sicuro, funzioni di collaborazione e una perfetta integrazione con le app di terze parti. 

3. Strumenti di coinvolgimento dei clienti

Sì, i tuoi team remoti condividono documenti, comunicano e gestiscono progetti per lavorare insieme. Se questo avviene per collaborare al coinvolgimento dei clienti, alla fornitura di servizi o all'offerta di assistenza, il tuo team avrà bisogno di uno strumento per il coinvolgimento dei clienti!

Gli strumenti di coinvolgimento dei clienti svolgono un ruolo fondamentale nelle moderne strategie aziendali, favorendo interazioni e relazioni significative tra le aziende e i loro clienti. Questi strumenti offrono diversi vantaggi alle aziende che desiderano migliorare l'esperienza dei clienti e fidelizzarli.

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di strumenti di customer engagement per la collaborazione a distanza:

• Comunicazione personalizzata: consente alle aziende di personalizzare i messaggi e le interazioni in base alle preferenze e ai comportamenti dei clienti. Questo approccio personalizzato non solo migliora la soddisfazione dei clienti, ma aumenta anche i tassi di conversione e le vendite.
• Coinvolgimento omnichannel: gli strumenti di coinvolgimento dei clienti facilitano la comunicazione omnichannel, consentendo interazioni senza soluzione di continuità attraverso vari punti di contatto, tra cui i social media, le e-mail e la chat dal vivo. In questo modo i clienti possono rivolgersi alle aziende attraverso i loro canali preferiti, migliorando l'accessibilità e la convenienza.
• Reporting: questi strumenti forniscono preziosi approfondimenti e analisi, consentendo alle aziende di monitorare le interazioni con i clienti, raccogliere feedback e misurare l'efficacia delle loro strategie di coinvolgimento. Sfruttando questi dati, le aziende possono perfezionare continuamente il loro approccio e offrire esperienze più mirate e d'impatto ai clienti.
• Integrazioni: il coinvolgimento dei clienti riguarda canali, strumenti, sistemi e altro ancora. Per questo motivo avrai bisogno di uno strumento che offra tutte le integrazioni necessarie al tuo team per fornire le migliori risposte possibili ai clienti.

I 3 principali strumenti di condivisione di documenti e file

1. Trengo: Trengo è una piattaforma di customer engagement completa che integra diversi canali di comunicazione in una casella di posta unificata, semplificando le interazioni con i clienti e la collaborazione tra i team. Grazie a funzionalità come le caselle di posta condivise, le funzioni di efficienza dell'intelligenza artificiale, i flussi di lavoro automatizzati e l'etichettatura delle conversazioni, Trengo consente alle aziende di servizi di gestire in modo efficiente le richieste dei clienti, fornire risposte tempestive e scalare la personalizzazione e la qualità su tutti i canali. Il suo cruscotto di analisi fornisce preziose informazioni sulle metriche di coinvolgimento dei clienti, aiutando le aziende a monitorare le prestazioni e a migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti. Inoltre, offre tutte le integrazioni necessarie al tuo team per essere subito operativo. È la scelta migliore per qualsiasi team remoto! 

1. Intercom: Intercom è una piattaforma di messaggistica per i clienti che offre soluzioni di live chat, email marketing e assistenza clienti. La sua interfaccia e i suoi chatbot personalizzabili consentono alle aziende di interagire con i clienti in tempo reale, automatizzare le attività ripetitive e fornire un'assistenza personalizzata su scala. Il sistema CRM integrato e gli strumenti di reportistica di Intercom consentono alle aziende di segmentare il pubblico, monitorare il comportamento degli utenti e misurare l'impatto dei loro sforzi di comunicazione.

1. Zendesk: Zendesk è un software di assistenza clienti versatile che offre una suite di strumenti per la gestione dei ticket, l'assistenza self-service e il coinvolgimento dei clienti. Grazie a funzioni come il supporto omnichannel, la gestione della knowledge base e i forum della community, Zendesk aiuta le aziende a fornire esperienze di assistenza omogenee e coerenti tra i vari canali. Le sue funzionalità di analisi e reportistica basate sull'intelligenza artificiale consentono alle aziende di identificare le tendenze, prevedere le esigenze dei clienti e ottimizzare le operazioni di assistenza per ottenere la massima efficienza ed efficacia.

Fattori da considerare quando si scelgono gli strumenti di collaborazione per i team remoti

Quando si tratta di scegliere lo strumento di collaborazione perfetto per il tuo team remoto, ci sono alcune cose fondamentali da tenere a mente. 

1. Caso d'uso: pensa a quali funzioni sono essenziali per il tuo team, che si tratti di messaggistica in tempo reale, condivisione di file o videoconferenze. 
2. Facilità d'uso: vuoi uno strumento che sia intuitivo e facile da usare, in modo che tutti possano entrare in azione senza problemi. 
3. Sicurezza dei dati: assicurati che lo strumento che scegli sia dotato di solide misure di sicurezza per mantenere i dati del tuo team al sicuro.
4. Budget: scegli una soluzione che offra il giusto equilibrio di funzionalità a un prezzo adatto alle tue esigenze.
5. Integrazione: vorrai una piattaforma che si integri perfettamente con lo stack di software esistente per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.
6. Scalabilità: scegli uno strumento che possa crescere con il tuo team e adattarsi alle esigenze in evoluzione nel tempo.

💡 Trengo si integra con i tuoi strumenti aziendali preferiti, come Salesforce, Zoho, Wix e così via, per garantire la continuità delle operazioni aziendali e la massima produttività. 

Cars Commerce x Slack: Un caso di collaborazione di successo tra team remoti 

Cars Commerce sta rivoluzionando l'industria automobilistica con la sua missione di semplificare l'acquisto e la vendita di auto. 

La sfida: con un'attenzione particolare alle operazioni di vendita al dettaglio senza soluzione di continuità e alle esperienze coinvolgenti dei consumatori, Cars Commerce ha cercato di migliorare la collaborazione tra i vari team. 

La soluzione: Slack si è integrato perfettamente nel flusso di lavoro di Cars Commerce, fornendo una piattaforma in cui i team potessero collaborare con precisione e velocità, consentendo loro di lavorare in modo più efficiente ed efficace per raggiungere l'obiettivo di trasformare il panorama della vendita al dettaglio di automobili.

Hubo x Trengo: Un caso di collaborazione di successo tra team remoti 

Implementando la piattaforma di comunicazione unificata di Trengo, Hubo ha trasformato le sue operazioni a distanza, consentendo ai membri del team di collaborare in modo efficace indipendentemente dalla loro posizione. Grazie alle caselle di posta condivise e alle funzioni di assegnazione dei compiti di Trengo, i team di Hubo hanno potuto semplificare la comunicazione, delegare le responsabilità e monitorare i progressi dei progetti con facilità. Di conseguenza, Hubo ha registrato una maggiore produttività, tempi di risposta più rapidi alle richieste dei clienti e una maggiore coesione del team, favorendo la crescita e il successo nel competitivo panorama dell'e-commerce.

Tieni sempre sotto controllo i compiti del tuo team

Gli strumenti di collaborazione sono gli eroi non celebrati del lavoro a distanza, in quanto colmano il divario tra i team e permettono loro di lavorare insieme senza problemi, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. 

Se guardiamo al futuro, è chiaro che il lavoro da remoto e la collaborazione sono destinati a rimanere. Con i progressi della tecnologia e la crescente attenzione alla flessibilità e all'equilibrio tra lavoro e vita privata, possiamo aspettarci di vedere emergere strategie e strumenti di collaborazione ancora più innovativi per il lavoro da remoto, migliorando ulteriormente il modo in cui lavoriamo da casa negli anni a venire. 

Quindi, ecco il brillante futuro del lavoro a distanza: abbracciamo le possibilità e continuiamo a collaborare, connetterci e prosperare insieme.