Teamarbeit jederzeit und überall: Kollaborationstools für Remote-Teams

Als die Pandemie 2020 ausbrach, wurde die Telearbeit für viele Unternehmen zu einer schnellen Lösung. Aber weißt du was? Es stellte sich heraus, dass wir es irgendwie mochten, und selbst nachdem sich der Virus beruhigt hatte, bevorzugen satte 91 % der Beschäftigten die Fernarbeit oder hybride Arbeitsformen gegenüber der Arbeit im Büro. Auch große Unternehmen wie Apple und Google scheinen voll dabei zu sein und verlangen von ihren Angestellten nur noch drei Tage in der Woche, dass sie im Büro erscheinen.

Aber natürlich gibt es auch Bedenken. Wie können wir eine einheitliche Organisationskultur aufrechterhalten, wenn wir überall unterwegs sind? Und die Zusammenarbeit? Eine der größten Sorgen der Arbeitgeber in Bezug auf Fernarbeit!

Zum Glück gibt es Collaboration Tools für Remote-Teams, die den Tag retten. Diese Tools machen virtuelle Teamarbeit zum Kinderspiel und helfen uns, in Verbindung zu bleiben, egal wo wir sind. Sie sind also nicht mehr nur ein Privileg für Unternehmen - sie sind ein Muss für jedes hybride Team.

Und das ist der Grund, warum ich diesen Blogbeitrag schreibe (und du ihn liest). Was sind Tools zur Zusammenarbeit? Welche Arten von Tools gibt es und welche Vorteile bieten sie? Und vor allem: Was sind die besten Kollaborationstools für Remote-Teams, vor allem wenn es darum geht, den besten Kundenservice zu bieten? 

Lass uns ein paar Minuten zusammenarbeiten, um das herauszufinden!

Der Trend zur Telearbeit in Schlüsselindustrien

Gibt es eine bessere Möglichkeit, die Kosten für das tägliche Pendeln, die Büromiete und die verlorene Zeit zu sparen und auf Talente aus der ganzen Welt zuzugreifen? Mitarbeiter aus der Ferne zu beschäftigen!

In fast allen Branchen gab es in den letzten Jahren eine Veränderung der Arbeitsstrukturen. In allen Unternehmen arbeiten die Teams nicht mehr im Büro, sondern aus der Ferne. Hier ist ein kleiner Überblick über unsere Lieblingsbranchen und den Prozentsatz ihrer Beschäftigten, die ganz oder überwiegend aus der Ferne arbeiten:

Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie einige dieser Branchen von Remote-Teams profitieren:

Beispiele für ferngesteuerte Gastfreundschaftsteams:

1. Remote-Reservierungs- und Buchungsagenten: Reservierungs- und Buchungsagenten können von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus arbeiten, um Buchungen zu verwalten, Anfragen zu bearbeiten und Gäste bei ihren Reiseplänen zu unterstützen.
2. Virtuelle Veranstaltungsplanung: Veranstaltungsplaner/innen im Gastgewerbe können Veranstaltungen wie Hochzeiten, Konferenzen und Firmenveranstaltungen aus der Ferne organisieren und koordinieren, indem sie virtuelle Kommunikationsmittel und -plattformen nutzen.
3. Kundenbetreuung aus der Ferne: Kundenbetreuungsteams können Gästen per Telefon, E-Mail oder Live-Chat von entfernten Standorten aus helfen, Anfragen zu beantworten, Probleme zu lösen und die Zufriedenheit der Gäste sicherzustellen.

Beispiele für Remote-Automobilteams:

1. Virtuelle Verkaufsteams: Automobilunternehmen können Remote- oder Hybrid-Verkaufsteams einsetzen, um mit Kunden online in Kontakt zu treten, Anfragen zu bearbeiten und den Fahrzeugverkauf über virtuelle Plattformen und Kommunikationskanäle zu erleichtern.
2. Technische Fernunterstützung und Fehlerbehebung: Automobilhersteller können technische Fernunterstützungsteams einrichten, um Fahrzeugprobleme zu beheben, Software-Updates bereitzustellen und Kunden und Händlern Ferndiagnosen anzubieten.
3. Online-Marketing und Verkaufsförderung: Remote-Marketing-Teams können digitale Marketing-Kampagnen, Social-Media-Strategien und Online-Promotions entwickeln und durchführen, um Leads zu generieren, den Bekanntheitsgrad der Marke zu erhöhen und den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen für die Automobilindustrie zu fördern.

💡 Lies mehr über die automobilen Lösungen zur Kundenbindung, die dir Umsatz bringen werden.

Beispiele für ein Team im Einzelhandel:

1. Merchandising und Bestandsmanagement aus der Ferne: Einzelhandelsunternehmen können ihr Merchandising und ihren Bestand aus der Ferne verwalten, indem sie digitale Tools und Plattformen nutzen, um Lagerbestände zu verfolgen, Produktlisten zu aktualisieren und Verkaufsdaten von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus zu analysieren.
2. Virtuelle Personal Shopper: Einzelhändler können virtuelle Personal-Shopping-Services anbieten, bei denen die Kunden über Videoanrufe oder Messaging-Apps persönliche Produktempfehlungen, Styling-Tipps und Hilfe bei der Outfitauswahl erhalten.
3. Online-Marketing und E-Commerce-Management: Hybride (vielleicht sogar lokale) Marketing-Teams können digitale Marketing-Strategien, Social-Media-Kampagnen und E-Mail-Marketing-Initiativen entwickeln und durchführen, um Produkte im Einzelhandel zu bewerben, die Besucherzahlen auf der Website zu steigern und den Online-Umsatz zu erhöhen.

Arten von Collaboration Tools für Remote-Teams

Stell dir ein Go-to-Market-Team im Büro vor, das gemeinsam an einer Marketingkampagne arbeitet. Was sind die wenigen Dinge, die sie wahrscheinlich miteinander teilen werden? Handelt es sich dabei nur um mündliche Kommunikation oder auch um Dateien, Dokumente, Ideen und sogar ihren Fortschritt im Projekt?

Die Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen folgt keinem einheitlichen Format, und das gilt auch für Kollaborationswerkzeuge!

Hier sind ein paar Arten von Fernarbeitstools für eine effektive Zusammenarbeit:

1. Kommunikationsmittel

Effektive Kommunikation ist eine dokumentierte Herausforderung bei der Arbeit aus der Ferne. Aber moderne Lösungen wie virtuelle Meetings, Videokonferenzen und Videoanrufe maximieren die Produktivität in verteilten Teams.  

Laut der Abilene Christian University ist die Investition in Kommunikationstools ein effektiver Weg, um Remote-Teams in Verbindung zu halten. Hier sind noch ein paar weitere Vorteile einer speziellen Software für die Zusammenarbeit bei der Fernkommunikation:

• Instant Messaging: Mit diesen Tools bleiben alle auf dem Laufenden, egal wo sie sind. Ihr könnt in Echtzeit chatten, Videoanrufe tätigen oder Nachrichten verschicken, so dass es sich anfühlt, als würdet ihr alle Seite an Seite arbeiten, auch wenn ihr meilenweit voneinander entfernt seid.
• Nahtlose Teamarbeit: Zusammenarbeiten war noch nie so einfach! Ob du Ideen sammelst, an Projekten arbeitest oder Feedback gibst - mit diesen Tools kannst du nahtlos mit deinem Team zusammenarbeiten und dabei Kreativität und Innovation fördern.
• Stärkere Teambildung: Es ist schwer, ein starkes Team aufzubauen, dessen Mitglieder über drei Kontinente verstreut sind. Aber nicht mit diesen Tools! Ihr könnt euch austauschen, Witze machen und gemeinsam Erfolge feiern und so eine unterstützende und integrative Arbeitskultur schaffen.

Top 3 Tools für die Zusammenarbeit in der Kommunikation

Laut Statista gaben fast 90 % der US-Beschäftigten, die im Jahr 2023 vollständig aus der Ferne arbeiten, an, ein Videokonferenz-Tool zu nutzen.

Hier sind die besten Kollaborationstools für Remote-Teams, die die Teamarbeit und effektive Kommunikation fördern:

1. Slack: Wenn große Namen wie OpenAI Verizon Lyft und IBM Slack nutzen, um ihre Produktivität zu steigern, weiß man, dass das Tool gut ist. Die Plattform verfügt über ein Kanalsystem, das Unterhaltungen organisiert und Sprach- und Videoanrufe sowie den Austausch von Bildern, Dokumenten und Dateien ermöglicht und das geteilte Material für späteren Zugriff speichert.

2. Zoom: Zoom ist in erster Linie ein Videogesprächsdienst und hat sich durch seine schlanke Benutzeroberfläche einen Namen gemacht. Die kostenlose Version ermöglicht einen 40-minütigen Videoanruf mit Bildschirmfreigabe, Gruppenanrufen und In-App-Nachrichten.

3. Happeo: Willst du arbeitsbezogene Zusammenarbeit und soziale Interaktionen unter einem Dach vereinen? Mit Happeo kannst du genau das tun! Die App ermöglicht die Integration mit deinem Google Workspace und allen Kollaborationstools, die du bereits nutzt - so wird das Arbeiten von unterwegs zum Kinderspiel.

2. Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools

Im Gesundheitssektor arbeiten nur 18% der Projektmanager/innen ausschließlich im Büro, 35% entscheiden sich für eine vollständige Fernarbeit, was den höchsten Anteil im Vergleich zu anderen Branchen darstellt.

Jeder, der schon einmal ein Team aus der Ferne geleitet hat, weiß, wie schnell die Dinge bergab gehen können, wenn man auch nur den kleinsten Fehler übersieht. Es ist schwer, die Motivation aufrechtzuerhalten, Missverständnisse zu vermeiden und angemessenes Feedback zu geben, um das Team in die richtige Richtung zu lenken.

Projektmanagement-Tools ermöglichen es PMPs und Managern, den Überblick zu behalten, auch wenn sie aus der Ferne oder mit einem entfernten Team arbeiten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Kollaborationstools für Remote-Teams bei der Verwaltung eines Projekts von Nutzen sein können:

• Halte alle auf dem gleichen Stand: E-Mail-Ketten und Tabellenkalkulationen können unübersichtlich und verwirrend sein. Mit Projektmanagement-Tools kann jeder sehen, was zu tun ist, wer woran arbeitet und wann die Dinge fällig sind, damit dein Team organisiert und auf Kurs bleibt.
• Fortschritte verfolgen ist ein Kinderspiel: Kollaborationstools helfen dir dabei, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu verfolgen, wenn du mit mehreren Teams arbeitest. Du kannst sehen, was bereits erledigt wurde, was noch aussteht und was als Nächstes ansteht, damit du einen klaren Überblick über den Stand der Dinge hast.
• Reibungslose Kommunikation: Du musst eine kurze Frage stellen oder ein Update geben? Kein Problem! Einige Projektmanagement-Tools ermöglichen es dir, mit deinem Team zu chatten, Nachrichten zu schreiben oder Videoanrufe zu tätigen. So bleibt ihr rund um die Uhr in Verbindung - auch wenn ihr an verschiedenen Orten der Welt arbeitet.

Top 3 Projektmanagement-Tools

Suchst du als Projektmanager/in nach den besten Tools für die Zusammenarbeit in Remote-Teams? Hier sind unsere Top-Tipps:

1. Trello: Trello ist eine bequeme Alternative zu Whiteboards und verwirrenden Tabellenkalkulationen. Das Tool unterteilt die Aufgaben in die Kategorien "zu tun", "zu erledigen" und "erledigt" und erleichtert so die Organisation und Nachbereitung.

2. ProProfs Projekte: Mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards ist ProProfs ein All-in-One-Management-Tool, das Echtzeit-Updates anzeigt, die Zeit verfolgt, Rechnungen erstellt, Projekte nach Prioritäten ordnet und abrechenbare Stunden berechnet.

3. Asana: Wir lieben Asana, weil es so detailliert ist. Du kannst individuelle und projektbezogene Boards anlegen und beschreiben, was zu tun ist. Es sendet Benachrichtigungen für Aufgaben sowie wöchentliche und tägliche Erinnerungen, um die Aufgabe zu erledigen.

3. Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und Dateien

Die Arbeit aus der Ferne wäre nicht möglich, wenn es nicht diese cloudbasierten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien gäbe. Diese Kollaborations-Apps halten das gesamte Team auf dem Laufenden, indem sie Arbeitsdateien und Dokumente austauschen.

Hier sind einige Vorteile der Nutzung von Dokumenten- und Dateifreigabe-Tools für die Remote-Zusammenarbeit:

• Einfaches Teilen: Mit den Tools zum Teilen von Dokumenten und Dateien ist das Teilen von Dateien ein Kinderspiel! Du musst dich nicht mehr durch endlose E-Mail-Ketten wühlen oder nach der richtigen Version eines Dokuments suchen - einfach hochladen, teilen und voilà! Dein Team kann jederzeit und überall auf Dateien zugreifen.
• Nahtlose Zusammenarbeit: Mit den Tools für die Zusammenarbeit kannst du in Echtzeit zusammenarbeiten, egal ob du Ideen sammelst, Dokumente bearbeitest oder Feedback gibst. Sie ermöglichen Kommentare, Unterhaltungen innerhalb eines Dokuments, Bearbeitungen und Vorschläge.
• Sicherheit und Seelenfrieden: Diese Tools verfügen über eingebaute Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen, damit du Dateien sicher und unversehrt weitergeben kannst.

Laut TechJury haben Cloud-basierte Apps zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten die Online-Sicherheit für Unternehmen um 94% verbessert.

Die 3 wichtigsten Tools zum Teilen von Dokumenten und Dateien

Hier sind unsere 3 besten Kollaborationstools für Remote-Teams, die den Austausch von Dokumenten und Dateien ermöglichen:

1. G Suite: Wenn es um Komfort und Funktionalität geht, gibt es kaum etwas Besseres als die gute alte G Suite. Mit zahlreichen Apps für die Zusammenarbeit wie Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail usw. hat Google Workplace alles, was du brauchst, um im Zentrum deines Betriebs zu stehen.

2. Microsoft Office 365: Office 365 bietet nahtlose Kollaborationsfunktionen wie Co-Authoring in Echtzeit und Cloud-Speicher. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der robusten Sicherheitsmaßnahmen ist es für Remote-Teams ein Leichtes, von überall aus effektiv zusammenzuarbeiten und Produktivität und Datenschutz in entfernten Arbeitsumgebungen zu gewährleisten.

3. Dropbox Business: Dropbox Business ist ein führendes Tool für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten für die Fernarbeit. Es bietet sicheren Cloud-Speicher, Funktionen für die Zusammenarbeit und eine nahtlose Integration mit Apps von Drittanbietern. 

3. Tools zur Kundenbindung

Ja, deine Remote-Teams tauschen Dokumente aus, kommunizieren und managen Projekte, um zusammenzuarbeiten. Wenn es dabei um die Zusammenarbeit bei der Kundenbetreuung, die Erbringung von Dienstleistungen oder die Bereitstellung von Support geht, braucht dein Team ein Customer Engagement Tool!

Tools zur Kundeneinbindung spielen eine zentrale Rolle in modernen Unternehmensstrategien und fördern sinnvolle Interaktionen und Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden. Diese Tools bieten verschiedene Vorteile für Unternehmen, die ihr Kundenerlebnis verbessern und die Kundenbindung stärken wollen.

Hier sind einige Vorteile, die der Einsatz von Customer Engagement Tools für die Fernzusammenarbeit mit sich bringt:

• Personalisierte Kommunikation: Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Botschaften und Interaktionen auf der Grundlage von Kundenpräferenzen und -verhaltensweisen anzupassen. Dieser personalisierte Ansatz verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern erhöht auch die Konversionsrate und den Umsatz.
• Omnichannel-Engagement: Customer-Engagement-Tools erleichtern die Omnichannel-Kommunikation und ermöglichen nahtlose Interaktionen über verschiedene Kontaktpunkte wie soziale Medien, E-Mail und Live-Chat. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kunden das Unternehmen über ihre bevorzugten Kanäle erreichen können, was die Erreichbarkeit und den Komfort verbessert.
• Berichterstattung: Diese Tools bieten wertvolle Einblicke und Analysen, die es Unternehmen ermöglichen, Kundeninteraktionen zu verfolgen, Feedback zu sammeln und die Wirksamkeit ihrer Engagement-Strategien zu messen. Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse können Unternehmen ihren Ansatz kontinuierlich verbessern und gezieltere und wirkungsvollere Kundenerlebnisse bieten.
• Integrationen: Kundenkontakt erstreckt sich über Kanäle, Tools, Systeme und mehr. Du brauchst also ein Tool, das alle Integrationen bietet, die dein Team braucht, um die bestmöglichen Antworten für deine Kunden zu liefern.

Die 3 wichtigsten Tools zum Teilen von Dokumenten und Dateien

1. Trengo: Trengo ist eine umfassende Plattform für das Kundenengagement, die verschiedene Kommunikationskanäle in einen einheitlichen Posteingang integriert und so die Interaktion mit Kunden und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht. Mit Funktionen wie gemeinsam genutzten Posteingängen, KI-Effizienzfunktionen, automatisierten Workflows und Konversations-Tagging ermöglicht Trengo Dienstleistungsunternehmen, Kundenanfragen effizient zu verwalten, zeitnahe Antworten zu liefern und Personalisierung sowie Qualität über alle Kanäle hinweg zu skalieren. Das Analyse-Dashboard bietet wertvolle Einblicke in die Kundenengagement-Kennzahlen und hilft Unternehmen, die Leistung zu verfolgen und die Kundenzufriedenheit und -bindung zu steigern. Außerdem bietet es alle nötigen Integrationen, damit dein Team sofort loslegen kann. Es ist die beste Wahl für jedes Remote-Team! 

1. Intercom: Intercom ist eine Plattform für Kundenkommunikation, die Live-Chat-, E-Mail-Marketing- und Kundensupport-Lösungen anbietet. Die Benutzeroberfläche und die anpassbaren Chatbots ermöglichen es Unternehmen, mit ihren Kunden in Echtzeit in Kontakt zu treten, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und personalisierten Support in großem Umfang anzubieten. Das integrierte CRM-System und die Reporting-Tools von Intercom ermöglichen es Unternehmen, ihr Publikum zu segmentieren, das Nutzerverhalten zu verfolgen und die Wirkung ihrer Kommunikationsmaßnahmen zu messen.

1. Zendesk: Zendesk ist eine vielseitige Kundenservice-Software, die eine Reihe von Tools für die Verwaltung von Tickets, den Self-Service-Support und die Einbindung von Kunden bietet. Mit Funktionen wie Omnichannel-Support, Wissensdatenbankmanagement und Community-Foren hilft Zendesk Unternehmen, nahtlose und konsistente Support-Erfahrungen über alle Kanäle hinweg zu bieten. Die KI-gestützten Analyse- und Berichtsfunktionen ermöglichen es Unternehmen, Trends zu erkennen, Kundenbedürfnisse zu prognostizieren und ihren Supportbetrieb zu optimieren, um maximale Effizienz und Effektivität zu erreichen.

Faktoren, die bei der Auswahl von Collaboration Tools für Remote-Teams zu berücksichtigen sind

Wenn es darum geht, das perfekte Kollaborationstool für dein Remote-Team auszuwählen, gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten. 

1. Anwendungsfall: Überlege dir, welche Funktionen für dein Team wichtig sind - egal ob es sich um Echtzeitnachrichten, Dateifreigabe oder Videokonferenzen handelt. 
2. Benutzerfreundlichkeit: Du willst ein Tool, das intuitiv und benutzerfreundlich ist, damit jeder sofort einsteigen kann. 
3. Datensicherheit: Vergewissere dich, dass das Tool, das du auswählst, über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, damit die Daten deines Teams sicher und zuverlässig sind.
4. Budget: Entscheide dich für eine Lösung, die ein ausgewogenes Verhältnis von Funktionen zu einem Preis bietet, der deinen Bedürfnissen entspricht.
5. Integration: Du brauchst eine Plattform, die sich nahtlos in dein bestehendes Softwarepaket integrieren lässt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
6. Skalierbarkeit: Wähle ein Tool, das mit deinem Team mitwachsen und sich im Laufe der Zeit an die sich ändernden Anforderungen anpassen kann.

💡 Trengo lässt sich in deine bevorzugten Business-Tools wie Salesforce, Zoho, Wix usw. integrieren und sorgt so für reibungslose Geschäftsabläufe und maximale Produktivität. 

Cars Commerce x Slack: Fallstudie zur erfolgreichen Zusammenarbeit im Remote-Team 

Cars Commerce revolutioniert die Automobilbranche mit seiner Mission, den Autokauf und -verkauf zu vereinfachen. 

Die Herausforderung: Mit dem Fokus auf nahtlose Einzelhandelsabläufe und ansprechende Kundenerlebnisse wollte Cars Commerce die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessern. 

Die Lösung: Slack fügte sich nahtlos in den Arbeitsablauf von Cars Commerce ein und bot eine Plattform, auf der die Teams präzise und schnell zusammenarbeiten konnten, um effizienter und effektiver an ihrem Ziel zu arbeiten, die Einzelhandelslandschaft in der Automobilindustrie zu verändern.

Hubo x Trengo: Fallstudie zur erfolgreichen Zusammenarbeit im Remote-Team 

Durch die Implementierung der einheitlichen Kommunikationsplattform von Trengo konnte Hubo seine Remote-Aktivitäten umgestalten, sodass die Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten können. Mit den gemeinsamen Postfächern von Trengo und den Funktionen zur Aufgabenzuweisung konnten die Teams von Hubo ihre Kommunikation optimieren, Zuständigkeiten delegieren und den Projektfortschritt mühelos verfolgen. Das Ergebnis: Hubo konnte seine Produktivität steigern, schneller auf Kundenanfragen reagieren und den Zusammenhalt im Team verbessern, was letztlich das Wachstum und den Erfolg in der wettbewerbsintensiven E-Commerce-Landschaft fördert.

Sei immer auf dem Laufenden über die Aufgaben deines Teams

Kollaborationstools sind die unbesungenen Helden der Fernarbeit. Sie überbrücken die Kluft zwischen den Teams und ermöglichen es ihnen, nahtlos zusammenzuarbeiten, egal wo sie sind. 

Wenn wir in die Zukunft blicken, ist klar, dass Telearbeit und Zusammenarbeit auf Dauer Bestand haben werden. Mit dem technologischen Fortschritt und der zunehmenden Bedeutung von Flexibilität und Work-Life-Balance werden wir in den kommenden Jahren noch mehr innovative Strategien und Kollaborationswerkzeuge für die Fernarbeit sehen, die die Arbeit von zu Hause aus weiter verbessern werden. 

Auf die glänzende Zukunft der Fernarbeit - lass uns die Möglichkeiten nutzen und weiterhin zusammenarbeiten, uns vernetzen und gemeinsam erfolgreich sein.