Travail d'équipe à tout moment et en tout lieu : Outils de collaboration pour les équipes à distance

Lorsque la pandémie de 2020 a frappé, le travail à distance est devenu une solution rapide pour de nombreuses entreprises. Mais devine quoi ? Il s'avère que nous avons plutôt aimé ça, et même après que le virus se soit calmé, 91 % des employés préfèrent le travail à distance ou hybride aux heures de travail au bureau. De grands noms comme Apple et Google semblent aussi être totalement à bord, ne demandant à leurs employés de se présenter au bureau que trois jours par semaine.

Mais, bien sûr, il y a des préoccupations. Par exemple, comment garder une culture organisationnelle cohérente quand nous sommes partout ? Et comment collaborer ? L'une des principales préoccupations des employeurs concernant le travail à distance!

Heureusement, nous avons des outils de collaboration pour les équipes à distance pour sauver la situation. Ces outils font du travail d'équipe virtuel un jeu d'enfant, en nous aidant à rester connectés où que nous soyons. Alors oui, ils ne sont plus seulement un privilège pour les entreprises - ils sont indispensables à toute équipe hybride.

Et c'est ce qui nous amène à la raison pour laquelle j'écris (et tu lis) ce billet de blog. Que sont les outils de collaboration ? Quels sont leurs types et leurs avantages ? Et surtout, quels sont les meilleurs outils de collaboration pour les équipes à distance, en particulier lorsque tu t'efforces d'offrir le meilleur service à la clientèle. 

Collaborons quelques minutes pour le découvrir !

La tendance du travail à distance dans les secteurs clés

Quel est le meilleur moyen d'économiser sur les prix des trajets quotidiens, les loyers des bureaux, le temps perdu, et d'accéder à des talents du monde entier ? Avoir des employés à distance !

Presque tous les secteurs d'activité ont vu les tendances en matière de structure de travail évoluer ces dernières années. Les équipes sont passées du bureau au travail à distance dans toutes les entreprises. Voici un petit aperçu de nos industries préférées et du pourcentage de leurs employés qui travaillent entièrement ou principalement à distance :

Voici quelques exemples de la façon dont certaines de ces industries bénéficient de la présence d'équipes à distance :

Exemples d'équipes d'accueil à distance :

1. Agents de réservation à distance : les agents de réservation peuvent travailler à distance pour gérer les réservations, traiter les demandes de renseignements et aider les clients à planifier leur voyage depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet.
2. Planification d'événements virtuels : les planificateurs d'événements de l'industrie hôtelière peuvent organiser et coordonner des événements à distance, notamment des mariages, des conférences et des rassemblements d'entreprises, en tirant parti d'outils et de plates-formes de communication virtuels.
3. Assistance clientèle à distance : les équipes d'assistance clientèle peuvent aider les clients par téléphone, par courriel ou par chat en direct à partir de sites distants, en répondant aux demandes, en résolvant les problèmes et en veillant à la satisfaction des clients.

Exemples d'équipes automobiles à distance :

1. Équipes de vente virtuelles : les entreprises automobiles peuvent employer des équipes de vente à distance ou hybrides pour dialoguer avec les clients en ligne, traiter les demandes de renseignements et faciliter la vente de véhicules par le biais de plateformes virtuelles et de canaux de communication.
2. Assistance technique et dépannage à distance : les constructeurs automobiles peuvent mettre en place des équipes d'assistance technique à distance pour résoudre les problèmes des véhicules, fournir des mises à jour logicielles et offrir des diagnostics à distance aux clients et aux concessionnaires.
3. Marketing en ligne et promotion des ventes : les équipes de marketing à distance peuvent développer et exécuter des campagnes de marketing numérique, des stratégies de médias sociaux et des promotions en ligne pour générer des prospects, accroître la notoriété de la marque et stimuler les ventes de produits et de services automobiles.

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Exemples d'équipes de vente au détail à distance :

1. Gestion du merchandising et des stocks à distance : les entreprises de vente au détail peuvent gérer le merchandising et les stocks à distance en utilisant des outils et des plateformes numériques pour suivre les niveaux de stock, mettre à jour les listes de produits et analyser les données de vente depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet.
2. Acheteurs personnels virtuels : les détaillants peuvent proposer des services d'achats personnels virtuels où les clients peuvent consulter des stylistes ou des conseillers à distance pour recevoir des recommandations de produits personnalisées, des conseils de style et de l'aide pour le choix des tenues par le biais d'appels vidéo ou d'applis de messagerie.
3. Marketing en ligne et gestion du commerce électronique : les équipes de marketing hybrides (peut-être même locales) peuvent développer et exécuter des stratégies de marketing numérique, des campagnes sur les médias sociaux et des initiatives de marketing par courriel pour promouvoir les produits de vente au détail, stimuler le trafic sur le site Web et augmenter les ventes en ligne.

Types d'outils de collaboration pour les équipes à distance

Pense à une équipe de marketing interne qui travaille ensemble sur une campagne de marketing. Quelles sont les quelques choses qu'ils sont susceptibles de partager ? S'agit-il uniquement de communication verbale ou également de fichiers, de documents, d'idées et même de leur progression dans le projet ?

La collaboration entre les employés ne suit pas un format unique et les outils de collaboration non plus !

Voici quelques types d'outils de travail à distance pour une collaboration efficace :

1. Outils de communication

Une communication efficace est un défi documenté lorsqu'on travaille à distance. Mais les solutions modernes telles que les réunions virtuelles, les vidéoconférences et les appels vidéo maximisent la productivité des équipes distribuées.  

Selon l'université Abilene Christian, investir dans des outils de communication est un moyen efficace de garder les équipes à distance connectées. Voici quelques autres avantages d'avoir un logiciel de collaboration dédié à la communication à distance :

• Messagerie instantanée : ces outils permettent à chacun de rester dans le coup, où qu'il soit. Tu peux discuter, faire des appels vidéo ou envoyer des messages en temps réel, ce qui donne l'impression que vous travaillez tous côte à côte, même si vous êtes à des kilomètres l'un de l'autre.
• Travail d'équipe transparent : travailler ensemble n'a jamais été aussi facile ! Qu'il s'agisse de lancer des idées, de travailler sur des projets ou de donner des commentaires, ces outils te permettent de collaborer de façon transparente avec ton équipe, en suscitant la créativité et l'innovation au passage.
• Renforcement de l'esprit d'équipe : constituer une équipe solide avec des membres dispersés sur trois continents est difficile. Mais pas avec ces outils ! Tu peux rattraper le temps perdu, plaisanter et célébrer les victoires ensemble, créant ainsi une culture de travail solidaire et inclusive.

Top 3 des outils de collaboration pour la communication

Selon Statista, près de 90 % des employés américains qui travaillaient entièrement à distance en 2023 ont déclaré utiliser un outil de vidéoconférence.

Voici les meilleurs outils de collaboration pour les équipes à distance qui favorisent le travail d'équipe et une communication efficace :

1. Slack: Lorsque de grands noms comme OpenAI Verizon Lyft et IBM utilisent Slack pour stimuler leur productivité, tu sais que l'outil est bon. La plateforme comporte un système de canaux qui maintient les conversations organisées et permet les appels vocaux/vidéo, le partage d'images/documents/fichiers, et stocke le matériel partagé pour un accès ultérieur.

2. Zoom: Principalement un service d'appel vidéo, Zoom est maintenant devenu un nom familier grâce à son interface élégante. La version gratuite permet un appel vidéo de 40 minutes avec partage d'écran, appels de groupe et messages in-app.

3. Happeo: Tu cherches à relier la collaboration liée au travail et les interactions sociales sous un même toit ? Happeo te permet de le faire ! L'application permet des intégrations avec ton espace de travail Google et tous les outils de collaboration que tu utilises déjà - ce qui fait du travail à distance un jeu d'enfant.

2. Outils de gestion des projets et des tâches

Dans le secteur de la santé, seulement 18 % des chefs de projet travaillent exclusivement dans des bureaux physiques, et 35 % optent pour un travail à distance complet, ce qui marque la proportion la plus élevée par rapport aux autres secteurs d'activité.

Quiconque a déjà géré une équipe à distance sait à quel point les choses peuvent rapidement se dégrader au moindre oubli. Il est difficile de maintenir la motivation, d'endiguer les erreurs de communication et d'incorporer un retour d'information adéquat pour que l'équipe aille dans la bonne direction.

Les outils de gestion de projet permettent aux PMP et aux gestionnaires de garder la main, même lorsqu'ils travaillent à distance ou avec une équipe à distance. Voici quelques façons dont les outils de collaboration pour les équipes à distance peuvent être utiles lors de la gestion d'un projet :

• Garde tout le monde sur la même longueur d'onde : les chaînes de courriels et les feuilles de calcul peuvent être désordonnées et confuses. Avec les outils de gestion de projet, tout le monde peut voir ce qui doit être fait, qui travaille sur quoi et quand les choses doivent être faites, ce qui permet à ton équipe de rester organisée et sur la bonne voie.
• Le suivi des progrès est un jeu d'enfant : les outils de collaboration viennent à la rescousse des équipes multiples en t'aidant à suivre l'avancement des tâches et des projets. Tu peux voir ce qui a été fait, ce qui est encore en suspens et ce qui est à venir, ce qui te donne une idée claire de la situation.
• Communication fluide : tu as besoin de poser une question rapide ou de donner des nouvelles ? Pas de problème ! Certains outils de gestion de projet te permettent de chatter, d'envoyer des messages ou d'appeler ton équipe par vidéo en un instant, ce qui vous permet de rester connectés 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, même si vous travaillez aux quatre coins du monde.

Les 3 meilleurs outils de gestion de projet

Tu cherches les meilleurs outils de collaboration pour les équipes à distance en tant que chef de projet ? Voici nos meilleurs choix :

1. Trello: Trello est une alternative pratique aux tableaux blancs de bureau et aux feuilles de calcul confuses. L'outil décompose les tâches en catégories "à faire", "en cours" et "fait" pour faciliter l'organisation et le suivi.

2. Projets ProProfs: Doté de diagrammes de Gantt et de tableaux Kanban, ProProfs est un outil de gestion tout-en-un qui affiche des mises à jour en temps réel, suit le temps, génère des factures, organise les projets en fonction de leur priorité et calcule les heures facturables.

3. Asana: Nous aimons Asana parce qu'il est très détaillé. Tu peux avoir des tableaux individuels et des tableaux de projet, ainsi que des descriptions sur ce qui doit être fait. Il envoie des notifications pour les missions et des rappels hebdomadaires et quotidiens pour accomplir la tâche.

3. Outils de partage de documents et de fichiers

Travailler à distance ne serait pas possible s'il n'y avait pas ces outils de collaboration basés sur le cloud pour le partage de documents et de fichiers. Ces applis de collaboration permettent à toute l'équipe de rester dans la boucle en partageant des fichiers et des documents de travail.

Voici quelques avantages à utiliser des outils de partage de documents et de fichiers pour la collaboration à distance :

• Partage facile : avec les outils de partage de documents et de fichiers, partager des fichiers est un jeu d'enfant ! Plus besoin de fouiller dans des chaînes de courriels interminables ou de lutter pour trouver la bonne version d'un document - il suffit de télécharger, de partager, et voilà ! Ton équipe peut accéder aux fichiers n'importe quand et n'importe où.
• Collaboration transparente : les outils de collaboration te permettent de collaborer en temps réel, que tu sois en train de lancer des idées, d'éditer des documents ou de donner ton avis. Ils autorisent les commentaires, les conversations au sein des documents, les modifications et les suggestions.
• Sécurité et tranquillité d'esprit : ces outils sont dotés de fonctions de sécurité intégrées telles que le cryptage, les contrôles d'accès et les autorisations d'utilisation, afin que tu puisses partager des fichiers en toute confiance, en sachant qu'ils sont sains et saufs.

Selon TechJury, les applis de partage de documents basées sur le cloud ont amélioré la sécurité en ligne des entreprises de 94 %.

Top 3 des outils de partage de documents et de fichiers

Voici nos 3 meilleurs outils de collaboration pour les équipes à distance qui permettent le partage de documents et de fichiers :

1. Suite G: Quand on parle de commodité et de fonctionnalité, on peut difficilement faire mieux que la bonne vieille G Suite. Avec de multiples applis de collaboration comme Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail, etc, Google Workplace a tout ce qu'il faut pour être au centre de tes activités.

2. Microsoft Office 365: Office 365 offre des fonctions de collaboration transparentes telles que la coécriture en temps réel et le stockage dans le cloud. Grâce à son interface conviviale et à ses solides mesures de sécurité, il est facile pour les équipes distantes de collaborer efficacement depuis n'importe où, ce qui garantit la productivité et la protection des données dans les environnements de travail à distance.

3. Dropbox Business: Dropbox Business est un outil de partage de fichiers et de documents de premier plan pour le travail à distance, qui offre un stockage sécurisé sur le cloud, des fonctions de collaboration et une intégration transparente avec des apps tierces. 

3. Outils d'engagement des clients

Oui, tes équipes à distance partagent des documents, communiquent et gèrent des projets pour travailler ensemble. Lorsqu'il s'agit de collaborer à l'engagement des clients, de fournir un service ou d'offrir une assistance, ton équipe aura besoin d'un outil d'engagement des clients !

Les outils d'engagement des clients jouent un rôle central dans les stratégies commerciales modernes, en favorisant des interactions et des relations significatives entre les entreprises et leurs clients. Ces outils offrent plusieurs avantages aux entreprises qui cherchent à améliorer l'expérience de leurs clients et à les fidéliser.

Voici quelques avantages à utiliser les outils d'engagement des clients pour la collaboration à distance :

• Communication personnalisée: permet aux entreprises d'adapter leurs messages et leurs interactions en fonction des préférences et des comportements des clients. Cette approche personnalisée améliore non seulement la satisfaction des clients, mais augmente également les taux de conversion et les ventes.
• Engagement omnicanal: les outils d'engagement des clients facilitent la communication omnicanale, permettant des interactions transparentes entre différents points de contact, notamment les médias sociaux, le courrier électronique et le chat en direct. Cela garantit que les clients peuvent entrer en contact avec les entreprises par le biais de leurs canaux préférés, ce qui améliore l'accessibilité et la commodité
• Rapports: ces outils fournissent des informations et des analyses précieuses, permettant aux entreprises de suivre les interactions avec les clients, de recueillir des commentaires et de mesurer l'efficacité de leurs stratégies d'engagement. En tirant parti de ces informations, les entreprises peuvent continuellement affiner leur approche et proposer des expériences client plus ciblées et plus percutantes.
• Intégrations : l'engagement des clients s'étend sur des canaux, des outils, des systèmes et plus encore. Tu auras donc besoin d'un outil qui offre toutes les intégrations nécessaires pour que ton équipe puisse apporter les meilleures réponses possibles aux clients.

Top 3 des outils de partage de documents et de fichiers

1. Trengo : Trengo se distingue comme une plateforme d'engagement client complète qui intègre divers canaux de communication dans une boîte de réception unifiée, rationalisant ainsi les interactions avec les clients et la collaboration entre les équipes. Grâce à des fonctionnalités telles que les boîtes de réception partagées, les fonctions d'efficacité de l'IA, les flux de travail automatisés et le marquage des conversations, Trengo permet aux entreprises de services de gérer efficacement les requêtes des clients, de fournir des réponses en temps voulu et de mettre à l'échelle la personnalisation plus la qualité sur l'ensemble des canaux. Son tableau de bord analytique fournit des informations précieuses sur les mesures d'engagement des clients, aidant les entreprises à suivre les performances et à stimuler la satisfaction et la fidélisation des clients. De plus, il offre toutes les intégrations nécessaires pour que ton équipe soit opérationnelle. C'est un choix de premier ordre pour toute équipe à distance ! 

1. Intercom : Intercom est une plateforme de messagerie client qui propose des solutions de chat en direct, de marketing par courriel et d'assistance à la clientèle. Son interface et ses chatbots personnalisables permettent aux entreprises de s'engager avec les clients en temps réel, d'automatiser les tâches répétitives et de fournir une assistance personnalisée à grande échelle. Le système CRM intégré et les outils de reporting d'Intercom donnent aux entreprises les moyens de segmenter leur public, de suivre le comportement des utilisateurs et de mesurer l'impact de leurs efforts de communication.

1. Zendesk : Zendesk est un logiciel de service client polyvalent qui offre une suite d'outils pour la gestion des tickets, l'assistance en libre-service et l'engagement des clients. Grâce à des fonctionnalités telles que l'assistance omnicanale, la gestion de la base de connaissances et les forums communautaires, Zendesk aide les entreprises à offrir des expériences d'assistance transparentes et cohérentes sur l'ensemble des canaux. Ses capacités d'analyse et de reporting alimentées par l'IA permettent aux entreprises d'identifier les tendances, de prévoir les besoins des clients et d'optimiser leurs opérations d'assistance pour une efficacité et une efficience maximales.

Facteurs à prendre en compte lors du choix des outils de collaboration pour les équipes à distance.

Lorsqu'il s'agit de choisir l'outil de collaboration parfait pour ton équipe à distance, il y a quelques éléments clés à garder à l'esprit. 

1. Cas d'utilisation : réfléchis aux fonctions essentielles pour ton équipe, qu'il s'agisse de la messagerie en temps réel, du partage de fichiers ou de la vidéoconférence. 
2. Facilité d'utilisation : tu veux un outil intuitif et convivial, pour que tout le monde puisse s'y mettre sans problème. 
3. Sécurité des données : assure-toi que l'outil que tu choisis a mis en place des mesures de sécurité solides pour garder les données de ton équipe en sécurité.
4. Budget : opte pour une solution qui offre un bon équilibre de fonctionnalités à un prix adapté à tes besoins.
5. Intégration : tu voudras une plateforme qui s'intègre de façon transparente à ta pile de logiciels existante pour rationaliser les flux de travail et améliorer la productivité.
6. Évolutivité : choisis un outil qui peut grandir avec ton équipe et s'adapter à l'évolution des besoins au fil du temps.

💡 Trengo s'intègre à tes outils commerciaux préférés, comme Salesforce, Zoho, Wix, etc. pour des opérations commerciales transparentes et une productivité maximale. 

Cars Commerce x Slack : Étude de cas d'une collaboration d'équipe à distance réussie 

Cars Commerce révolutionne l'industrie automobile en se donnant pour mission de simplifier l'achat et la vente de voitures. 

Le défi : En mettant l'accent sur des opérations de vente au détail transparentes et des expériences de consommation attrayantes, Cars Commerce cherchait à améliorer la collaboration entre les équipes. 

La solution : Slack s'est intégré de façon transparente au flux de travail de Cars Commerce, fournissant une plateforme où les équipes pouvaient collaborer avec précision et rapidité, leur donnant finalement les moyens de travailler plus efficacement pour atteindre leur objectif de transformer le paysage de la vente au détail d'automobiles.

Hubo x Trengo : Étude de cas d'une collaboration d'équipe à distance réussie 

En mettant en place la plateforme de communication unifiée de Trengo, Hubo a transformé ses opérations à distance, permettant aux membres de l'équipe de collaborer efficacement quel que soit leur emplacement. Grâce aux boîtes de réception partagées et aux fonctions d'attribution de tâches de Trengo, les équipes de Hubo ont pu rationaliser la communication, déléguer des responsabilités et suivre l'avancement des projets en toute simplicité. En conséquence, Hubo a connu une amélioration de sa productivité, des temps de réponse plus rapides aux demandes des clients et une meilleure cohésion de l'équipe, ce qui a finalement favorisé la croissance et le succès dans le paysage concurrentiel du commerce électronique.

Sois toujours au courant des tâches de ton équipe.

Les outils de collaboration sont les héros méconnus du travail à distance, ils comblent le fossé entre les équipes et leur permettent de travailler ensemble de façon transparente, où qu'elles soient. 

Si nous regardons vers l'avenir, il est clair que le travail à distance et la collaboration sont là pour rester. Avec les progrès de la technologie et l'importance croissante accordée à la flexibilité et à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, nous pouvons nous attendre à voir émerger des stratégies et des outils de collaboration encore plus innovants pour le travail à distance, ce qui améliorera encore la façon dont nous travaillons à domicile dans les années à venir. 

Alors, voici l'avenir radieux du travail à distance - embrassons les possibilités et continuons à collaborer, à nous connecter et à prospérer, ensemble.