.png)
Wanneer mensen aan een nieuwe baan in het bedrijfsleven beginnen, krijgen ze vaak een laptop in hun handen geduwd, een snelle 'good luck', en daarna wordt van hen verwacht dat ze gewoon beginnen met het werk. Bij Trengo besloten we het anders te doen.
Als people business partner bij Trengo ben ik verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe medewerkers; vanaf hun allereerste dag bij Trengo tot hun eerste maanden en daarna. Elke maand onboard ik groepen tot twaalf mensen. Ik heb meer dan 32 nationaliteiten ontmoet, nog meer talen gehoord, veel verschillende culturen leren kennen en heb mijn horizon verbreed. Elke keer weer opnieuw.
Naast dat ik een People Business partner ben, ben ik ook werkzaam in de sport. Ik ben een toegewijd veldhockeyspeler en coach en mijn opleidingsachtergrond is sport- en prestatiepsychologie. Ik coach al meer dan 10 jaar selectieteams op zowel professioneel als amateurniveau. Ik heb promoties meegemaakt, kampioenschappen gespeeld en ik heb spelers naar het Nederlands Jeugdteam geholpen.
In dit artikel leg ik uit hoe ik mijn ervaring als atleet en coach heb gebruikt om de onboarding van werknemers bij Trengo te verbeteren (met dank aan mijn manager Laura voor de aanmoediging!).
Wat is onboarding van werknemers en waarom is het belangrijk?
Onboarding van werknemers verwijst naar het proces waarbij een nieuw aangenomen werknemer aan het bedrijf wordt voorgesteld. Tijdens onboarding stel je ze nieuwe werknemers voor aan hun rol en bereid je hen voor op taken en functievereisten. Het helpt hen te integreren met de rest van het bedrijf. Idealiter voelen werknemers zich zelfverzekerder en competenter na voltooien van het onboardingproces. Bij sommige bedrijven duurt onboarding maanden; bij andere is er bijna geen onboarding.
Uit onderzoek blijkt dat er een positief verband bestaat tussen onboarding, het behoud van werknemers, de mate van betrokkenheid en hoe snel iemand op stoom is. En alsof dat nog niet genoeg is; het zorgt ook voor een sneller ROI.
Maar neem het niet van mij aan. Hier zijn enkele echte reacties die we in het verleden hebben ontvangen:
- "Ik heb nog nooit een onboarding meegemaakt waar je zoveel nadruk legt op het verwelkomen van werknemers."
- "Ik waardeer het dat je een Diversity, Equity & Inclusion workshop organiseert, het laat zien dat je er echt om geeft." (shoutout naar mijn collega Josy)
- En voor mij de meest schokkende opmerking: "Dit is de eerste keer dat ik geen laptop in mijn handen geduwd krijg met de woorden "veel succes". En dat is het gewoon."
Hoe sport en bedrijfsleven (niet) op elkaar lijken
De zakenwereld en de sportwereld kunnen zo ver van elkaar verwijderd lijken. En geloof me, het duurde even voordat ik zag wat ze van elkaar kunnen leren.
Atleten trainen soms wel 5 keer per week voordat ze geacht worden te presteren in competitieverband. Ze bereiden zich voor op alle mogelijke situaties, stellen doelen, evalueren, gaan om met tegenslagen, krijgen voortdurend feedback, vallen uit, werken samen in teams en moeten vaak onder druk presteren.
Wanneer een nieuwe speler uit het buitenland bij het team komt, staat hij meestal niet meteen in de basis. En als ze dat wel doen, is het onrealistisch om te verwachten dat ze meteen hun topniveau bereiken.
Maar in het bedrijfsleven gaat het vaak zo. Hoe kan het dat we in de sport iedereen voortdurend voorbereiden voordat ze een prestatie moeten leveren, en dat we in het bedrijfsleven willen dat werknemers meteen gaan presteren?
Moeten we niet meer tijd investeren in inwerken, opleiding en training als we onze werknemers naar een hoger niveau willen tillen?
Hoe we nieuwe medewerkers bij Trengo inwerken
Het leveren van een buitengewone prestatie vereist een buitengewone voorbereiding. Aan het begin van elk hockeyseizoen ga ik met mijn team op trainingsweekend. En er is één regel: geen veldhockey. De focus ligt op elkaar leren kennen, afspraken maken en verwachtingen en doelen voor het seizoen vaststellen, zowel op teamniveau als op individueel niveau. Bovenal besteden we veel tijd aan teambuilding. Dit legt de basis voor hoe we de rest van het seizoen zullen trainen en hoe goed we zullen presteren.
Bij Trengo doen we dit op een vergelijkbare manier. Op de eerste dag raak je de laptop nauwelijks aan. We richten ons erop dat iedereen zich welkom voelt, elkaar leert kennen en verwachtingen schept. Iedereen (ja, echt!) volgt de eerste week dezelfde onboarding, ongeacht hoeveel ervaring je hebt. Daarna krijg je een teamspecifieke onboarding.
Onze drie pijlers zijn:
- Leer het team kennen
- Kennismaking met ons product
- Verwachtingen van uw eerste weken en maanden voor jouw functie
Vier dingen die bedrijven kunnen leren van atleten/sporters
Hier zijn vier dingen die bedrijven kunnen leren van de sportwereld.
1. Plaats jezelf in de schoenen van de werknemer
Tijdens dit hockeyseizoen verwelkomde mijn team een nieuwe speler. Hij was gewend altijd de beste te zijn, een hoofdrol te spelen, en nu had hij plotseling moeite met het niveau. Hij begreep onze tactiek niet altijd en moest hard werken aan zijn conditie. En wat veel mensen niet zien: hij ging ook van 10 minuten fietsen en bij zijn ouders wonen, naar vroeg opstaan, naar college gaan en een uur met de trein reizen om op de training te komen.
Als coach is het jouw taak om ervoor te zorgen dat deze speler zo goed mogelijk wordt begeleid om in de groep en het niveau te passen. Dit kost tijd, maar het zorgt ervoor dat iemand uiteindelijk goed presteert en zich veel sneller thuis voelt.
We zagen dit ook gebeuren bij Trengo. Sommige werknemers immigreren om hier te werken. Ze stappen letterlijk op zondag uit het vliegtuig en beginnen maandag aan hun nieuwe baan. Ik merkte dat ze - behalve opgewonden - moe en overweldigd waren. In plaats van wat productworkshops hebben we gewerkt aan tips over vervoer, huisvesting en de bekende 'Buienalarm' app in Nederland. Ik merkte dat er een gewicht van hun schouders viel toen ze ervoeren dat ze dit soort vragen ook kunnen stellen.
Het grootste hoogtepunt voor mij was dat twee van mijn teamleden gewoon wat collega's wilden rondleiden in Utrecht. Dit resulteerde in een groep van 20 mensen die een tour door Utrecht deden. Niemand heeft ze dat ooit gevraagd. Het staat niet in hun functieomschrijving. Als dat geen medewerkersbetrokkenheid is... (shoutout naar Danique en Onno!)
2. Geef complimenten
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het werkt echt.
Als sporter word je elke training zo hard gedrild om je te concentreren op wat beter moet. Dat is aan de ene kant nodig, maar soms vergeet je wat dat met iemand kan doen. Ik merkte dat sommige spelers op een gegeven moment een stuk minder goed speelden dan normaal. We hadden een paar wedstrijden verloren en bleven ons richten op de verbeterpunten, totdat een speler op ons afstormde en zei: "Is er iets dat we goed doen?
En hij had gelijk. De volgende dag trainden we alleen op dingen waar we goed in waren. We spraken af dat zowel spelers als coaches alleen dingen mochten noemen die goed gingen tijdens die training. Ik heb nog nooit zo snel zoveel lachende gezichten gezien. Je voelde de sfeer echt veranderen en we kwamen weer in de flow. Nu wisselen we elkaar veel vaker af met positieve en opbouwende feedback. Er is veel meer balans.
Op het werk neem je ook veel goede dingen voor lief. We vergeten ze gewoon te benoemen. Sommige collega's maken je gewoon blij. Ze doen een stapje extra, willen het bedrijf verder helpen of staan altijd voor je klaar. Hoe vaak vraag je dit aan mensen? Want ik zal eerlijk zijn; ik deed het niet zo vaak omdat ik dacht dat ze het al wisten. Toen ik het effect van complimenten begon te merken, besloot ik het vaker te doen.
Onlangs hebben we tijdens een feedbacktraining 2 minuten lang een speeddate gehouden waarbij teamgenoten elkaar gewoon complimenten mochten geven Iemand zei zelfs 'Ik voelde dit in mijn buik, ik heb zo'n grote glimlach. Dit moeten we vaker doen'.
Ik herhaal; 2 minuten! Voor de geïnteresseerden; google eens wat 'aanstekelijke emoties' zijn en hoe ze prestaties beïnvloeden. Kortom: het werkt.
3. Laat mensen praten
Spelers verwachten vaak dat de coach alle antwoorden heeft. Welke tactiek gaan we spelen en wat zijn de aandachtspunten? Maar als de spelers eenmaal op het veld staan, moeten ze het zelf doen. Als de situatie tijdens een wedstrijd plotseling verandert, hoop je dat de spelers dit zelf kunnen oplossen. Want er is niet altijd tijd en ruimte om als coach op zo'n belangrijk moment in te grijpen. Je bent dan afhankelijk van hoe zelfstandig je spelers zijn. Hoe goed kunnen en durven ze op zo'n moment hun eigen keuzes te maken?
Eén wedstrijd regende het zo hard dat het moeilijk was om de bal te passen. Mijn tip was om gewoon harder te spelen zodat de bal niet vertraagd zou worden door het water op het veld. Helaas werkte dit niet.
Ik besefte dat ik niet moest vergeten hoeveel jaar kennis er vaak in één kamer zit. Met tien 20-jarigen heb je al 200(!) jaar kennis. In plaats van zelf een oplossing te bedenken, vroeg ik in de rust wat ze wilden doen. Ze dachten aan het spelen van de bal door de lucht. Wat bleek, dit ging veel sneller en de tegenstander wist hier geen raad mee. Zo leer je mensen niet alleen zelf naar oplossingen te zoeken, maar komen ze vaak ook met creatievere ideeën.
Tijdens de trainingen die ik bij Trengo geef weet ik ook niet altijd het antwoord op sommige vragen. Ik heb besloten meer tijd te besteden aan mensen zelf het antwoord laten vinden, discussiëren, ervaringen uitwisselen en gewoon praten. Dat is vaak veel nuttiger dan de training zelf.
4. Focus op het proces, niet op het resultaat (en geweldige resultaten volgen).
We zijn vaak zo in beslag genomen door het eindresultaat dat we de weg erheen vergeten. De weg naar een bepaald resultaat of doel is van grote invloed op de uiteindelijke prestatie. Er is veel onderzoek gedaan naar sport en prestaties in het bedrijfsleven.
Als je alleen resultaatdoelen stelt, zoals het winnen van de wedstrijd, kan het erg demotiverend zijn als je met 2-0 achterstaat of als je uiteindelijk verliest. Het voelt alsof je hard hebt gewerkt voor niets en je jezelf niet hebt ontwikkeld. Of andersom, als je met 2-0 voor staat, waarom zou je dan nog een tandje bijzetten om meer doelpunten te maken?
Daarom is het belangrijk om procesdoelen te stellen. Een voorbeeld is om het tempo hoog te houden door de bal slechts 3 seconden vast te houden. Of je nu met 1-0 achter staat of voor, spelers blijven een hoog tempo aanhouden wat uiteindelijk kan bijdragen aan het uitkomstdoel: winnen. Hierdoor blijft de motivatie hoger en kun je ervaren dat je je doel hebt bereikt, ongeacht de uitkomst.
Om de vertaalslag naar onboarding te maken; ik richt me niet alleen op het zorgen dat ze zo goed mogelijk kunnen presteren in hun rol. Ik benadruk ook wat daarvoor nodig is. Zoals het volgen van trainingen over communicatie en feedback, productworkshops en teambuilding. Ik daag hen ook uit om op zoek te gaan naar wat zij denken nodig te hebben om hun taken zo goed mogelijk uit te voeren. Dat stimuleert hen om verantwoordelijkheid te nemen van hun eigen ontwikkeling.
Wat nu? Een boodschap om mee te nemen
Voor degenen die dit lezen en denken 'bedankt, captain obvious', wil ik herhalen dat zoveel mensen zich onvoorbereid voelen op hun rol. Op hun toekomst. En met de juiste onboarding kun je hun prestaties sterk verbeteren.
Ben je geïnteresseerd in dit onderwerp, wil je meer weten of gewoon eens sparren? Je kunt me altijd een bericht sturen op LinkedIn.
