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Lorsque les gens commencent un nouvel emploi dans le monde de l'entreprise, on leur pousse souvent un ordinateur portable dans les mains, on leur dit rapidement "bonne chance", et après cela, on attend d'eux qu'ils commencent simplement à faire leur travail. Chez Trengo, nous avons décidé de faire les choses différemment.
En tant que people business partner chez Trengo, je suis responsable de l'onboarding des nouveaux employés ; de leur tout premier jour chez Trengo jusqu'à leurs premiers mois et au-delà. Chaque mois, j'embarque des groupes allant jusqu'à douze personnes. J'ai accueilli plus de 32 nationalités, entendu encore plus de langues, rencontré de nombreuses cultures différentes, et cela élargit mon horizon. Chaque. Chaque. Chaque. fois.
En plus d'être un partenaire d'affaires pour les gens, je travaille aussi dans le domaine du sport. Je suis une joueuse et une entraîneuse de hockey sur gazon dévouée et j'ai fait des études en psychologie du sport et de la performance. J'entraîne des équipes de sélection au niveau professionnel et amateur depuis plus de 10 ans. J'ai connu des promotions, j'ai participé à des championnats et j'ai aidé des joueurs à atteindre l'équipe nationale néerlandaise des jeunes.
Dans cet article, je vais t'expliquer comment j'ai utilisé mon expérience d'athlète et de coach pour améliorer l'onboarding des employés chez Trengo (merci à ma manager Laura de m'avoir encouragé !).
Qu'est-ce que l'intégration des employés et pourquoi est-elle importante ?
L'onboarding des employés fait référence au processus de présentation d'un employé nouvellement embauché à l'entreprise. Pendant l'onboarding, tu guides les nouveaux employés pour qu'ils comprennent leur rôle et tu les prépares à leurs tâches et aux exigences de leur poste. Cela les aide à s'intégrer au reste de l'entreprise. Idéalement, les employés se sentiront plus confiants et plus compétents lorsque le processus d'onboarding sera terminé. Dans certaines entreprises, l'onboarding prend des mois ; dans d'autres, il n'y a presque pas d'onboarding.
Les recherches montrent qu'il existe une relation positive entre l'onboarding, la fidélisation des employés, les niveaux d'engagement et la rapidité avec laquelle une personne est à niveau. Et comme si cela ne suffisait pas, cela garantit également un retour sur investissement plus rapide.
Mais ne te fie pas à moi. Voici quelques réactions réelles que nous avons reçues par le passé :
- "Je n'ai jamais eu d'onboarding où l'on mettait autant l'accent sur l'accueil des employés".
- "J'apprécie que tu organises un atelier sur la diversité, l'équité et l'inclusion, cela montre que tu t'intéresses vraiment à la question." (cri du cœur à ma collègue Josy)
- Et pour moi, le commentaire le plus choquant : "C'est la première fois qu'on ne me pousse pas un ordinateur portable dans les mains avec les mots "bonne chance". Et c'est tout."
Comment le sport et l'entreprise se ressemblent (ou ne se ressemblent pas)
Les mondes de l'entreprise et du sport peuvent sembler si éloignés l'un de l'autre. Et crois-moi, il m'a fallu un certain temps pour voir ce qu'ils peuvent apprendre l'un de l'autre.
Les athlètes s'entraînent parfois jusqu'à 5 fois par semaine avant de devoir participer à une compétition. Ils se préparent à toutes les situations possibles, se fixent des objectifs, évaluent, font face aux revers, reçoivent constamment des commentaires, abandonnent, travaillent en équipe et doivent souvent réaliser des performances sous pression.
Lorsqu'un nouveau joueur étranger rejoint l'équipe, il n'est généralement pas titularisé tout de suite. Et si c'est le cas, il n'est pas réaliste de s'attendre à ce qu'il atteigne tout de suite son meilleur niveau.
Mais dans le monde des affaires, c'est souvent comme ça que ça se passe. Comment se fait-il qu'en sport, on prépare constamment tout le monde avant qu'il ne doive fournir une performance, et qu'en entreprise, on veuille que les employés commencent à être performants tout de suite ?
Ne devrions-nous pas investir plus de temps dans l'accueil, l'éducation et la formation si nous voulons que nos employés passent au niveau supérieur ?
Comment nous accueillons les nouveaux employés chez Trengo
Fournir une performance extraordinaire nécessite une préparation extraordinaire. Au début de chaque saison de hockey, je pars en week-end d'entraînement avec mon équipe. Et il y a une règle : pas de hockey sur gazon. Il s'agit surtout d'apprendre à se connaître, de conclure des accords et de fixer des attentes et des objectifs pour la saison, tant au niveau de l'équipe qu'au niveau individuel. Par-dessus tout, nous consacrons beaucoup de temps à la construction de l'équipe. Cela crée la base de la façon dont nous nous entraînerons pendant le reste de la saison et de nos performances.
Chez Trengo, nous procédons de la même manière. Le premier jour, tu touches à peine à ton ordinateur portable. Nous nous concentrons sur le fait que tout le monde se sente le bienvenu, que nous apprenions à nous connaître et que nous définissions nos attentes. Tout le monde (oui, vraiment !) suit le même onboarding pendant la première semaine, quelle que soit ton expérience. Ensuite, tu as droit à un onboarding spécifique à ton équipe.
Nos trois piliers sont :
- Apprends à connaître ton équipe
- Apprendre à connaître notre produit
- Ce que tu attends de tes premières semaines et de tes premiers mois à ton poste.
Quatre choses que les entreprises peuvent apprendre des athlètes/sports.
Voici quatre choses que les entreprises peuvent apprendre du monde du sport.
1. Mets-toi à la place de l'employé
Au cours de cette saison de hockey, mon équipe a accueilli un nouveau joueur. Il avait l'habitude d'être toujours le meilleur, d'avoir un rôle de premier plan, et voilà qu'il se retrouvait soudain à avoir du mal avec le niveau. Il ne comprenait pas toujours nos tactiques et devait travailler dur sur sa condition physique. Et ce que beaucoup de gens ne voient pas : il est aussi passé de faire du vélo pendant 10 minutes et de vivre avec ses parents, à se lever tôt, aller à l'université et voyager en train pendant une heure pour se rendre à l'entraînement.
En tant qu'entraîneur, c'est à toi de veiller à ce que ce joueur soit guidé le mieux possible pour s'adapter au groupe et au niveau. Cela prend du temps, mais cela permet de s'assurer que quelqu'un finira par être performant et se sentira chez lui beaucoup plus rapidement.
Nous avons également vu cela se produire chez Trengo. Certains employés immigrent pour travailler ici. Ils descendent littéralement de l'avion le dimanche et commencent leur nouveau travail le lundi. J'ai remarqué qu'ils étaient - en plus d'être excités - fatigués et dépassés. Au lieu d'organiser des ateliers sur les produits, nous avons travaillé sur des conseils concernant les transports, le logement et l'application "Buienalarm" bien connue aux Pays-Bas. J'ai remarqué qu'un poids s'est envolé de leurs épaules lorsqu'ils ont compris qu'ils pouvaient aussi poser ce genre de questions.
Le fait le plus marquant pour moi est que deux membres de mon équipe voulaient simplement faire visiter Utrecht à quelques collègues. C'est ainsi qu'un groupe de 20 personnes a fait le tour d'Utrecht. Personne ne leur a jamais demandé de le faire. Ce n'est pas dans leur description de poste. Si ce n'est pas de l'engagement de la part des employés... (bravo à Danique et Onno !)
2. Fais des compliments
Celle-ci semble évidente, mais elle est tellement puissante.
En tant qu'athlète, on t'apprend à chaque entraînement à te concentrer sur ce qui doit être amélioré. D'un côté, c'est nécessaire, mais de l'autre, on oublie parfois ce que cela peut faire à quelqu'un. J'ai remarqué que certains joueurs jouaient beaucoup moins bien que d'habitude à un moment donné. Nous avions perdu quelques matchs et nous continuions à nous concentrer sur les points à améliorer, jusqu'à ce qu'un joueur se jette sur nous et nous dise : "Y a-t-il quelque chose que nous faisons bien ?".
Et il avait raison. Le lendemain, nous nous sommes entraînés uniquement dans les domaines où nous étions bons. Nous avons convenu que les joueurs et les entraîneurs ne pouvaient citer que les choses qui s'étaient bien passées pendant cet entraînement. Je n'ai jamais vu autant de visages souriants aussi rapidement. Vous avez vraiment senti l'atmosphère changer et nous nous sommes remis dans le bain. Maintenant, nous alternons beaucoup plus souvent les commentaires positifs et constructifs. C'est beaucoup plus équilibré.
Sur le lieu de travail, tu considères aussi beaucoup de bonnes choses comme allant de soi. Nous oublions simplement de les nommer. Certains collègues te rendent tout simplement heureux. Ils font des efforts supplémentaires, veulent aider l'entreprise à aller plus loin ou sont toujours là pour toi. Combien de fois demandes-tu aux gens de faire cela ? Parce que je vais être honnête, je ne le faisais pas souvent parce que je pensais qu'ils le savaient déjà. Lorsque j'ai commencé à remarquer l'effet des compliments, j'ai décidé de le faire plus souvent.
Récemment, lors d'une formation au feedback, nous avons passé 2 minutes à un speed date au cours duquel les coéquipiers étaient simplement autorisés à se faire des compliments. Quelqu'un a même dit "J'ai senti ça dans mon estomac, j'ai un si grand sourire. Nous devrions faire cela plus souvent'.
Je répète : 2 minutes ! Pour les personnes intéressées, cherche sur Google ce que sont les "émotions contagieuses" et comment elles affectent les performances. En bref : ça marche du tonnerre.
3. Laisse les gens parler
Les joueurs s'attendent souvent à ce que l'entraîneur ait toutes les réponses. Quelle tactique allons-nous jouer et quels sont les points d'attention ? Cependant, une fois que les joueurs sont sur le terrain, ils doivent le faire eux-mêmes. Si la situation au cours d'un match change soudainement, tu espères que les joueurs peuvent résoudre cela par eux-mêmes. Car il n'y a pas toujours le temps et l'espace pour intervenir en tant qu'entraîneur à un moment aussi important. Tu dépends alors du degré d'autonomie de tes joueurs. Dans quelle mesure peuvent-ils et osent-ils faire leurs propres choix à un tel moment ?
Lors d'un match, il pleuvait tellement qu'il était difficile de passer la balle. Mon conseil était de jouer plus fort pour que la balle ne soit pas ralentie par l'eau sur le terrain. Malheureusement, cela n'a pas fonctionné.
J'ai réalisé que je ne devais pas oublier combien d'années de connaissances se trouvent souvent dans une seule pièce. Avec dix jeunes de 20 ans, tu as déjà 200( !) années de connaissances. Au lieu de trouver moi-même une solution, j'ai demandé pendant la mi-temps ce qu'ils voulaient faire. Ils ont pensé à jouer le ballon dans les airs. Il s'est avéré que cela allait beaucoup plus vite et que l'adversaire ne savait pas comment s'y prendre. De cette façon, non seulement tu apprends aux gens à chercher eux-mêmes des solutions, mais ils ont souvent des idées plus créatives.
Pendant les formations que je donne à Trengo, je ne connais pas non plus toujours les réponses à certaines questions. J'ai décidé de consacrer plus de temps à laisser les gens trouver la réponse eux-mêmes, à discuter, à échanger leurs expériences et à parler tout simplement. C'est souvent beaucoup plus utile que la formation elle-même.
4. Concentre-toi sur le processus, pas sur le résultat (et de bons résultats suivront).
Nous avons tendance à être tellement préoccupés par le résultat final que nous oublions le chemin pour y parvenir. Le chemin parcouru pour atteindre un certain résultat ou un certain objectif a une influence majeure sur la performance finale. De nombreuses recherches ont été menées sur le sport, le monde des affaires et les performances.
Si tu ne te fixes que des objectifs de résultat, comme gagner le match, cela peut être très démotivant si tu es mené 2-0 ou si tu finis par perdre. Tu auras l'impression d'avoir travaillé dur pour rien et de ne pas t'être développé. Ou à l'inverse, si tu es en tête avec 2-0, pourquoi faire des efforts supplémentaires pour marquer plus de buts ?
C'est pourquoi il est important de se fixer des objectifs de processus. Un exemple est de maintenir le rythme en ne gardant le ballon que pendant 3 secondes. Que tu sois mené 1-0 ou en avance, les joueurs continueront à maintenir un rythme élevé qui peut finalement contribuer à l'objectif de résultat : gagner. Cela maintient la motivation à un niveau plus élevé et tu peux avoir l'impression d'avoir atteint ton objectif, quel que soit le résultat.
Pour faire la transition vers l'intégration, je ne me contente pas de m'assurer qu'ils sont aussi performants que possible dans leur rôle. Je mets également l'accent sur ce qu'il faut faire pour y parvenir. Par exemple, suivre des formations sur la communication et le retour d'information, des ateliers sur les produits et le renforcement de l'esprit d'équipe. Je les mets également au défi de chercher ce dont ils pensent avoir besoin pour accomplir leurs tâches de la meilleure façon possible. Cela les encourage à s'approprier leur propre développement.
Et maintenant ? Un message à retenir
Pour ceux qui lisent ceci et pensent "merci, capitaine évident", j'aimerais répéter que tant de gens ne se sentent pas préparés à leur rôle. Pour leur avenir. Et avec un bon onboarding, tu peux améliorer considérablement leurs performances.
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