.png)
In een tijd waarin veel teams gedwongen worden om op afstand te werken, wordt sommige software waarmee je werkt echt op de proef gesteld. En wanneer blijkt dat je huidige tools je team niet in staat stellen net zo productief, collaboratief en efficiënt te zijn als op kantoor, is het tijd voor een overgang.
Het veranderen van een tool kan stressvol zijn, laat staan als je het met een team op afstand moet doen. Omdat deze taak voor managers zo uitdagend lijkt, houden velen van hen momenteel vast aan hun oude en gebrekkige tools.
Daarom hebben we ervoor gezorgd dat het eenvoudig is om Trengo in een mum van tijd in gebruik te nemen. Trengo is een manier voor teams om samen te werken op al hun communicatiekanalen (zoals e-mail, spraak, WhatsApp, Facebook Messenger en live chat) in één inbox. Ongeacht waar je werkt.
1. Stel je inbox in een handomdraai in 📖
Niemand wil te veel van zijn kostbare tijd verspillen aan het uitzoeken hoe hij zijn nieuwe software voor ondersteuning op afstand moet gebruiken. Vooral omdat het beheren van een team op afstand waarschijnlijk al genoeg van je tijd in beslag neemt.
Daarom hebben onze ontwikkelaars zich gericht op het zoveel mogelijk vereenvoudigen van het installatieproces. Nu kun je in een handomdraai je communicatiekanalen aansluiten en teams opzetten.
Wanneer jij of jouw teamleden uitgebreidere informatie nodig hebben over een bepaald onderwerp, kun je gewoon op 'meer informatie' klikken. Dit leidt je naar een diepgaand artikel in ons help center. Heb je meer vragen? Typ je vraag in de zoekbalk van het help center en je krijgt het antwoord.
2. De instellingen gelden voor alle gebruikers 👬
Het maakt niet uit hoeveel gebruikers je toegang wilt geven tot je Trengo inbox, het kost je of jouw teamleden geen extra tijd. Alle instellingen in de inbox gelden voor alle gebruikers. Je hoeft het instellingsproces dus niet steeds opnieuw te doorlopen. Het installatieproces is eenvoudig:
- Eerst maakt je jouw account aan
- Voeg je communicatiekanalen toe
- Voeg gebruikers toe die de tool zullen gebruiken
- Opzetten van teams en toewijzen van respectieve verantwoordelijkheden
Dit betekent niet dat je alle gebruikers dezelfde rechten moet geven. Je kunt elk individueel teamlid in een eigen team plaatsen, zodat ze alleen toegang krijgen tot een specifiek deel van de inkomende berichten.
3. Onze team inbox is gebruiksvriendelijk ✋✨
Trengo maakt een intuïtieve workflow mogelijk. Het eerste wat je ziet bij binnenkomst is hoe het inbox overzicht net zo duidelijk is als bijvoorbeeld Outlook of Gmail.
Dit maakt het voor gebruikers gemakkelijk om de inbox snel onder de knie te krijgen. Vooral bij het inwerken van nieuwe leden in je team op afstand ben je minder tijd kwijt aan het uitleggen van de tool.
Het gebruik van de juiste software voor ondersteuning op afstand bespaart jou en je team veel tijd, omdat het een eenvoudige interne coördinatie van je communicatie inspanningen mogelijk maakt. Ik zal niet ingaan op alle specifieke mogelijkheden, want de tool biedt veel geweldige functies. Wel zal ik je een basisbegrip geven van hoe het de workflow van je team snel kan verbeteren.
Ten eerste kun je al je reeds bestaande communicatiekanalen koppelen aan de inbox. Dit betekent dat alle berichten die je ontvangt op verschillende platforms, zoals WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger, live chat, enzovoort, kunnen worden gelezen en beantwoord in één inbox.
Het grootste voordeel voor teams op afstand is hoe gemakkelijk het is om samen te werken binnen de tool. In een oogwenk zie je wie gesprekken opneemt en wie beschikbaar is voor telefoongesprekken. Neem snel zelf een gesprek op of wijs het toe aan een specifiek teamlid of persoon. Je kunt jouw collega ook @taggen in een bericht om een specifiek gesprek te bespreken. Daarnaast kun je inkomende gesprekken labelen met namen als 'URGENT' om e-mails prioriteit te geven.
4. Automatiseer je workflow en bespaar tijd 🤖
Met je team in volle overgangsmodus, heb je zo veel mogelijk tijd nodig om te wennen aan je nieuwe team inbox terwijl alle zaken gewoon doorgaan. Gelukkig kun je met Trengo veel tijdrovende taken automatiseren.
- Chatbots & flowbots
- Rules
- Auto-replies
- Quick replies
Chatbots kunnen ware lifesavers zijn voor drukke teams. Ze kunnen worden gebruikt om veelgestelde vragen te beantwoorden via al je communicatiekanalen. Daarnaast kunnen ze zelfs leads verzamelen door de klanten om hun contactgegevens te vragen.
Met regels kun je specifieke taken binnen de team-inbox automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld inkomende berichten automatisch laten labelen of toewijzen aan specifieke teams.
Automatische antwoorden kunnenerg handig zijn voor als je klanten buiten je kantooruren contact met je proberen op te nemen. Je kunt dit bericht activeren voor al je kanalen, zoals Twitter, Facebook Messenger, e-mail en live chat.
Snelle antwoorden zijn een andere nuttige vorm van automatisering die je veel tijd bespaart. Je kunt een aantal vaak gegeven antwoorden vooraf formuleren, die je later in al je gesprekken kunt gebruiken.
5. Blijf op de hoogte van de prestaties van je team 📊📈
Vooral wanneer je team in een overgangsfase zit, willen managers goed letten op de prestaties van hun team. Binnen de statistieken van Trengo kun je precies dat doen. Binnen een paar klikken ben je op de hoogte van het aantal nieuwe en gesloten tickets en welke kanalen klanten het meest gebruiken. Met dit duidelijke overzicht kun je jouw middelen daarop afstemmen.
Je zult nooit blind zijn. Groeit het aantal tickets en kan je team het niet meer bijbenen? Je weet het op tijd. Dit maakt de remote support software van Trengo zoveel makkelijker te beheren dan andere.
