Hier erfährst du, wie dein Team problemlos auf Fernarbeit umsteigen kann

In einer Zeit, in der viele Teams gezwungen sind, aus der Ferne zu arbeiten, wird einige der Software, mit der du arbeitest, auf die Probe gestellt. Und wenn sich herausstellt, dass deine aktuellen Tools es deinem Team nicht ermöglichen, genauso produktiv, kooperativ und effizient zu arbeiten wie im Büro, ist es Zeit für einen Wechsel.

Ein Tool zu wechseln kann stressig sein, ganz zu schweigen davon, wenn du es mit einem Remote-Team machen musst. Weil diese Aufgabe für Manager/innen so herausfordernd erscheint, halten viele von ihnen derzeit an ihren alten und fehlerhaften Tools fest.

Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass es einfach ist, Trengo im Handumdrehen zum Laufen zu bringen. Mit Trengo können Teams über alle ihre Kommunikationskanäle (wie E-Mail, Voice, WhatsApp, Facebook Messenger und Live-Chat) in einem Posteingang zusammenarbeiten. Egal, von wo aus du arbeitest.

1. Richte deinen Posteingang im Handumdrehen ein 📖

Niemand möchte zu viel seiner wertvollen Zeit damit verschwenden, herauszufinden, wie man seine neue Fernwartungssoftware benutzt. Zumal die Verwaltung eines Remote-Teams wahrscheinlich schon genug Zeit in Anspruch nimmt.

Deshalb haben sich unsere Entwickler darauf konzentriert, den Einrichtungsprozess so weit wie möglich zu vereinfachen. Jetzt sind die Verbindung deiner Kommunikationskanäle und die Einrichtung von Teams im Handumdrehen erledigt.

Wenn du oder deine Teammitglieder ausführlichere Informationen zu einem bestimmten Thema benötigen, kannst du einfach auf "Mehr Informationen" klicken. Das führt dich zu einem ausführlichen Artikel in unserem Hilfe-Center. Du hast weitere Fragen? Gib deine Frage in die Suchleiste des Hilfecenters ein und du bekommst die Antwort. 

2. Die Einstellungen gelten für alle Benutzer 👬.

Egal, wie vielen Nutzern du Zugang zu deinem Trengo-Posteingang geben willst, es kostet dich oder deine Teammitglieder keine zusätzliche Zeit. Alle Einstellungen im Posteingang gelten für alle Nutzer/innen. Du musst den Einrichtungsprozess also nicht immer wieder neu durchlaufen. Der Einrichtungsprozess ist einfach:

1. Zuerst erstellst du dein Konto
2. Füge deine Kommunikationskanäle hinzu
3. Benutzer hinzufügen, die das Tool nutzen werden
4. Stelle Teams zusammen und weise ihnen die entsprechenden Aufgaben zu

Das bedeutet nicht, dass du allen Nutzern die gleichen Rechte geben musst. Du kannst jedes einzelne Teammitglied in ein eigenes Team einordnen, so dass es nur Zugriff auf einen bestimmten Teil der eingehenden Nachrichten erhält.

3. Unser Team-Posteingang ist benutzerfreundlich ✋✨ 

Trengo ermöglicht einen intuitiven Arbeitsablauf. Das erste, was du siehst, wenn du einsteigst, ist, dass die Posteingangsübersicht genauso übersichtlich ist wie z.B. bei Outlook oder Gmail.

Das macht es den Nutzern leicht, sich schnell mit dem Posteingang zurechtzufinden. Vor allem bei der Einarbeitung neuer Mitglieder deines Remote-Teams wirst du weniger Zeit für die Erklärung des Tools benötigen.

Mit der richtigen Fernwartungssoftware sparst du und dein Team eine Menge Zeit, denn sie ermöglicht eine einfache interne Koordination eurer Kommunikationsbemühungen. Ich werde nicht auf alle spezifischen Möglichkeiten eingehen, denn das Tool bietet eine Menge toller Funktionen. Ich werde dir aber ein grundlegendes Verständnis dafür vermitteln, wie es den Arbeitsablauf deines Teams schnell verbessern kann.

Erstens kannst du alle deine bestehenden Kommunikationskanäle mit dem Posteingang verbinden. Das bedeutet, dass alle Nachrichten, die du auf verschiedenen Plattformen wie WhatsApp, E-Mail, Facebook Messenger, Live-Chat und so weiter erhältst, in einem Posteingang gelesen und beantwortet werden können.

Der größte Vorteil für Remote-Teams ist, dass die Zusammenarbeit mit dem Tool so einfach ist. Im Handumdrehen kannst du sehen, wer Gespräche entgegennimmt und wer für Telefonate zur Verfügung steht. Nimm ein Gespräch schnell selbst auf oder weise es einem bestimmten Teammitglied oder einer Person zu. Du kannst auch deinen Kollegen oder deine Kollegin in einer Nachricht mit einem @tag versehen, um ein bestimmtes Gespräch zu besprechen. Außerdem kannst du eingehende Unterhaltungen mit Namen wie "DRINGEND" kennzeichnen, um E-Mails zu priorisieren.

4. Automatisiere deinen Arbeitsablauf und spare Zeit 🤖.

Wenn sich dein Team im Übergangsmodus befindet, brauchst du so viel Zeit wie möglich, um dich an den Posteingang deines neuen Teams zu gewöhnen, während das Geschäft wie gewohnt weiterläuft. Zum Glück kannst du mit Trengo viele zeitraubende Aufgaben automatisieren.

• Chatbots & Flowbots
• Prozesse
• Auto Antworten
• Schnelle Antworten

Chatbots können für vielbeschäftigte Teams wahre Lebensretter sein. Sie können häufig gestellte Fragen über alle deine Kommunikationskanäle beantworten. Außerdem können sie sogar Leads sammeln, indem sie die Kunden nach ihren Kontaktdaten fragen.

Mit Regeln kannst du bestimmte Aufgaben im Posteingang des Teams automatisieren. So kannst du zum Beispiel eingehende Nachrichten automatisch beschriften oder bestimmten Teams zuweisen.

Automatische Antworten sind sehr nützlich, wenn deine Kunden versuchen, dich außerhalb deiner Geschäftszeiten zu kontaktieren. Du kannst diese Nachricht für alle deine Kanäle aktivieren, z. B. für Twitter, Facebook Messenger, E-Mail und Live-Chat.

Schnellantworten sind eine weitere nützliche Form der Automatisierung, die dir viel Zeit spart. Du kannst einige häufig gegebene Antworten vorformulieren, die du später in all deinen Unterhaltungen verwenden kannst.

5. Halte dich an die Leistung deines Teams 📊📈.

Besonders wenn sich dein Team in einer Übergangsphase befindet, wollen Manager die Leistung ihres Teams genau im Auge behalten. Mit den Statistiken von Trengo kannst du genau das tun. Mit nur wenigen Klicks bist du auf dem Laufenden, wie viele neue und geschlossene Tickets es gibt und welche Kanäle die Kunden am meisten nutzen. Mit diesem klaren Überblick kannst du deine Ressourcen entsprechend verwalten. 

Du wirst niemals blind sein. Steigt die Zahl der Tickets und kann dein Team nicht mehr mithalten? Du wirst es rechtzeitig merken. Das macht die Fernwartungssoftware von Trengo so viel einfacher zu verwalten als andere.