Efficiëntie revolutie: de beste workflow automatiseringstools van 2024

Herhaling is de vijand van productiviteit. Het remt niet alleen het creatieve probleemoplossende vermogen van werknemers af, maar beïnvloedt ook de algehele teamprestaties. 

Maar er is meer aan de hand: Slechte communicatie, repetitieve fouten, vertragingen bij projecten, gebrek aan naleving en stijgende kosten - dit zijn allemaal symptomen van een werkplek waar taken handmatig worden uitgevoerd en beheerd.

Stel je nu een werkomgeving voor waar routinetaken zichzelf uitvoeren, goedkeuringen in een oogwenk gebeuren, taken automatisch worden toegewezen en de informatiestroom tussen afdelingen naadloos verloopt. Hoe krijg je dit voor elkaar? 

Maak kennis met workflow automatiseringstools. 

Tools voor workflowautomatisering zijn een essentieel onderdeel geworden van werkomgevingen in elke branche, van marketingcampagnes tot human resources en van financiële transacties tot klantenservice. Automatisering kan echter een ontmoedigende taak zijn, vooral bij het kiezen van workflowautomatiseringssoftware. 

En daar gaat dit artikel over. We willen je een overzicht geven van een aantal van de beste workflow automatiseringstools die er zijn. Maar eerst een paar basisprincipes. 

Inzicht in workflowautomatisering

Eenvoudig gezegd automatiseren workflowoplossingen repetitieve en handmatige taken, zoals het goedkeuren van een verlof, het versturen van een herinneringse-mail, het toevoegen van een lead aan een marketing druppelcampagne, het reageren op klanten enzovoort. Het doel is om jou en je team te bevrijden van tijdrovende taken en je meer te laten concentreren op strategische manoeuvres die je bedrijf echt vooruit helpen.

Hier zijn enkele gebruikssituaties waar deze tools je bij helpen:

• Gegevensroutering: verplaatsinformatie tussen verschillende applicaties en platforms, van marketingplatforms naar CRM of verkoop naar financiën, en dat alles zonder handmatig iets te doen. 
• Taakautomatisering:herhaalde taken plannenen uitvoeren, zoals e-mails versturen, een klant toevoegen aan de campagne zodra hij een resource heeft gedownload, rapporten genereren, databases bijwerken, enz.  
• Goedkeuringsworkflows:documenten en aanvragen ter goedkeuring routerenvia vooraf gedefinieerde kanalen. Bijvoorbeeld een medewerker die verlof aanvraagt en de manager die dit goedkeurt of afwijst zonder handmatig aanvragen te schrijven. Of de financiële afdeling die een onkostendeclaratie goedkeurt.  
• Trigger-gebaseerde acties: stelgeautomatiseerde acties in op basis van specifieke gebeurtenissen, zoals het versturen van meldingen wanneer er een nieuwe lead binnenkomt, het aanmaken van tickets, het bijwerken van klantrecords wanneer er een aankoop wordt gedaan, enzovoort. 

Maar waarom zijn deze tools zo cruciaal in het hedendaagse bedrijfslandschap? Het antwoord ligt in hun impact op de moderne bedrijfsvoering. 

• Het automatiseren van workflows verbetert de efficiëntie en nauwkeurigheid op de werkplek. Een verzekeringsagentschap in Californië bracht de tijd voor het genereren van offertes terug van 14 dagen naar 14 minuten door hun workflow te automatiseren. 
• Deze tools zorgen ervoor dat werknemers zich meer kunnen richten op belangrijke en waardevolle taken. 85% van de IT-managers zegt dat automatisering hun teamleden 10-15% van de tijd helpt besparen die ze anders zouden besteden aan repetitieve en handmatige taken. 
• Automatisering helpt fouten te voorkomen wanneer taken handmatig worden uitgevoerd. Software voor workflowautomatisering vermindert fouten tijdens het vastleggen met 37%.
• Het vergroot ook de zichtbaarheid van processen en maakt het mogelijk om prestaties te volgen. 91% van de bedrijven die workflowautomatisering hebben ingevoerd, melden dat ze meer inzicht hebben gekregen in hun bedrijfsprocessen.
• 54% van de managers geeft aan dat slechte communicatie hun grootste uitdaging is. Het automatiseren van workflows kan dit probleem aanpakken door knelpunten weg te nemen en de communicatie tussen medewerkers en afdelingen te bevorderen. 
• Workflow automatisering verhoogt de productiviteit van zowel leden als teams. Om het in perspectief te plaatsen: 40% van de productiviteit gaat verloren aan het wisselen van taken, iets wat geautomatiseerd kan worden.  

Maar zoals ik al eerder zei, kan dit allemaal gebeuren als je het juiste platform kiest, dat kan worden geleverd met workflows die je nodig hebt of waarmee je je eigen workflows ontwerpt wanneer je ze nodig hebt. In het onderstaande gedeelte heb ik een aantal toptools voor workflowautomatisering opgesomd. Kies de tool die past bij jouw unieke behoeften. 

8 van de beste workflow automatiseringstools

1. Zapier

Als eerste op de lijst hebben we Zapier. Met integraties met meer dan 6.000 apps zou ik Zapier de onbetwiste kampioen van connectiviteit willen noemen. Denk aan een app, en Zapier heeft het voor elkaar, en brengt je e-mail, CRM, projectmanagementtools, communicatiekanalen, klantondersteuningsplatforms, enz. samen. 

Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en vooraf gebouwde "Zaps" kun je bijna elk type bedrijfsproces automatiseren, zowel basis- als geavanceerde processen. Het heeft een 'voor altijd gratis' plan, met basisfuncties. Betaalde plannen zijn Starter, Professional en Team voor respectievelijk $19,99, $49 en $69 per maand. Er is ook een Company-plan, maar voor de prijs moet je contact opnemen met het verkoopteam. 

Voordelen van Zapier 

• Ongeëvenaarde integratie - sluitbijna elke app aan, hoe obscuur ook
• Gebruiksvriendelijke drag-and-dropinterface en kant-en-klare Zaps maken automatisering eenvoudig, zelfs voor niet-technische afdelingen
• Betaalbaar: eengratis plan met basisfuncties, en betaalde plannen bieden meer robuuste mogelijkheden.

Nadelen van Zapier

• Een steilere leercurve, vooral het instellen van "Zaps". 
• Slechte klantenondersteuning. "Ik vind de hulp niet erg behulpzaam; de meeste zijn korte, vage stappen over hoe je taken uitvoert, maar niet echt hoe je problemen oplost," schrijft een gebruiker. 
• Hoewel het integraties met veel apps biedt, zijn niet alle integraties zo soepel als verwacht. 

Ideaal voor: Bedrijven die op zoek zijn naar basisautomatisering tussen verschillende apps, freelancers die hun workflows met elkaar verbinden en iedereen die een gebruiksvriendelijke en betaalbare instap nodig heeft.

Gebruiksvoorbeelden: Zapier is vooral handig voor marketing- en serviceafdelingen. Gebruikscases omvatten (maar zijn niet beperkt tot) het verzenden van geautomatiseerde e-mailmeldingen, het bijwerken van databases op basis van formulierinzendingen, het synchroniseren van bestanden tussen cloudopslagdiensten. 

‍

2. ClickUp

ClickUp is een ander workflowautomatiseringshulpmiddel dat projectbeheer, taakautomatisering en communicatie samenbrengt onder één platform. De visuele interface maakt het gemakkelijk om de voortgang bij te houden, deadlines te beheren en samen te werken met je team. ClickUp blinkt uit in zijn aanpasbaarheid, waarbij teams het platform specifiek kunnen aanpassen aan hun behoeften en workflows met behulp van procestemplates. Hoewel het nuttig is voor elk team, is het vooral nuttig voor softwareontwikkeling, marketing, ontwerp en operationele teams die op zoek zijn naar een uniform platform om alles te beheren, van kleine taken tot complexe projecten. 

Net als Zapier heeft ClickUp een gratis plan voor altijd. Maar in tegenstelling tot Zapier zijn de betaalde plannen betaalbaarder, met Unlimited voor $7 per gebruiker per maand en Business voor $12 per gebruiker per maand. Voor het Enterprise-plan moet je contact opnemen met het verkoopteam voor prijsinformatie.  

Voordelen van ClickUp

• Rijk aan functies - combineerttools voor projectbeheer, automatisering en communicatie.
• Intuïtieve interface-gemakkelijkte leren en te gebruiken, zelfs voor niet-technische gebruikers.
• Samenwerktools zoals real-timechat, commentaar en het delen van documenten bevorderen naadloze teamcommunicatie.

Nadelen van ClickUp

• Het heeft een leercurve. Hoewel het intuïtief is, vereist het enige inspanning om het volledige potentieel van ClickUp te benutten. 
• Het gratis plan biedt toegang tot beperkte functies, en betaalde plannen zijn zo ontworpen dat sommige teams ze duur zullen vinden als ze uitbreiden. 
• "Niet geweldig voor Design Ops, UX Design of creatieve teams", klaagt een gebruiker. 

Ideaal voor: Bedrijven die op zoek zijn naar oplossingen voor projectbeheer, bedrijven die samenwerking en teamcommunicatie hoog in het vaandel hebben staan of teams die krachtige automatiseringen nodig hebben en bereid zijn tijd te investeren in leren.

Gebruiksvoorbeeld: Beheer een contentmarketingworkflow, wijs taken toe aan schrijvers, houd deadlines bij en werk samen aan revisies. 

3. Kissflow-workflow

Kissflow Workflow is een low-code (biedt ook no-code) tool voor het beheer van bedrijfsprocessen die verder gaat dan automatisering. Met Kissflow kun je formulieren bouwen, workflows ontwerpen, dashboards bouwen, taken delegeren, vaste of op formules gebaseerde SLA's vaststellen en regels maken die acties in gang zetten - en dat alles zonder of met minimale codering. Kissflow onderscheidt zich door de perfecte mix van krachtige analyses en een eenvoudigere interface. Daarnaast kun je ook gegevens bijhouden, het vastleggen van gegevens automatiseren en inzichtelijke rapporten genereren om weloverwogen beslissingen te nemen. 

Er is geen gratis plan beschikbaar. In het betaalde segment zijn er Basic- en Enterprise-plannen, waarbij het eerste begint bij $1.500 per maand. Enterprise biedt toegang tot alle functies, maar de prijs wordt niet bekendgemaakt op de website.

Voordelen van Kissflow 

• Krachtige rapportage en analyse - gedetailleerderapporten, aanpasbare dashboards en tools voor datavisualisatie bieden uitgebreide inzichten.
• Beheer van bedrijfsprocessen: jekunt bedrijfsprocessen automatiseren, compliance bijhouden en workflows optimaliseren voor efficiëntie.
• Veelzijdigheid: jekunt de functionaliteiten aanpassen aan de eisen van elke afdeling afzonderlijk. Het is ook goed voor bedrijven met een documentatiestroom tussen afdelingen en teams. 

Nadelen van Kissflow

• Betaalde kennisbank. 
• Steilere leercurve. "Er is een leercurve om de tool aan te passen aan de workflow van het bedrijfsproces," schreef een gebruiker in zijn recensie. 
• Hoewel het verbindingen met verschillende apps biedt, kan de integratiebreedte in vergelijking met Zapier beperkend zijn.

Ideaal voor: Datagestuurde bedrijven die een diepgaande procesanalyse nodig hebben, bedrijven die werkstromen willen optimaliseren en verbeteren of organisaties die veel documenten beheren en gedetailleerde rapporten nodig hebben.

Gebruiksvoorbeelden: Key performance indicators (KPI's) volgen en analyseren, knelpunten in workflows identificeren en gedetailleerde rapporten genereren voor geïnformeerde besluitvorming. 

4. maandag

monday is een cloudgebaseerd werkbesturingssysteem dat teams helpt bij het beheren van hun processen, projecten en dagelijkse werkzaamheden. Met monday kun je in een paar minuten je eigen workflow-apps maken voor processen, projecten en routinewerk, zonder dat je daarvoor hoeft te coderen. Je kunt bijvoorbeeld taken en projecten bijhouden, deadlines en planningen beheren, samenwerken met teamleden, terugkerende taken automatiseren en inzichten verkrijgen uit datavisualisaties - allemaal binnen één kleurgecodeerd dashboard. 

Over de prijsplannen gesproken, monday biedt veel tiers: 

• Free Forever is voor 2 plaatsen en is geschikt voor individuen die hun werk willen bijhouden.
• Het Basic-plan kost $8 per seat per maand en biedt functies voor teambeheer. 
• Het Standard-plan, $10 per seat per maand, maakt samenwerking tussen teams mogelijk. 
• Het Pro-plan is geschikt voor complexe workflows en kost $16 per seat per maand. Alle betaalde plannen moeten minstens 3 seats hebben.  
• Voor grote projecten is er het Enterprise-plan, waarvan de prijs wordt aangepast op basis van je behoeften. 

Voordelen van monday

• Leuke en gebruiksvriendelijke visueleborden maken workflowbeheer leuk en intuïtief.
• Uitstekend voor samenwerking: realtimeupdates en gedeelde borden stimuleren de teamcommunicatie.
• Customise:dit kan worden aangepast voor verschillende workflows in verschillende branches en afdelingen. 

Nadelen van monday

• Hoewel het basistaken automatiseert, zijn voor complexe workflows aanvullende tools of integraties nodig. "Het is verschrikkelijk voor ingewikkelde processen. Automatisering schiet ernstig tekort", aldus een gebruiker. 
• Hoewel de gebruikersinterface eenvoudig is, zijn de mogelijkheden beperkt. "We zijn uiteindelijk gestopt met het gebruik van deze software omdat de UI erg beperkt was in zijn mogelijkheden. Ons team was niet echt enthousiast en we zijn na een jaar gestopt met de software", schrijft een andere gebruiker. 
• Integraties met andere apps kunnen complex zijn en problemen hebben met de functionaliteit. Ook "vereisende meeste integraties abonnementsbetalingen aan een derde partij."

Ideaal voor: Kleine en middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar een visuele en aantrekkelijke beheertool, creatieve teams die samenwerken aan projecten, bedrijven die prioriteit geven aan eenvoudige automatisering en gebruiksgemak.

Gebruikscases: Marketingcampagnes beheren, softwareontwikkelingsprojecten volgen, evenementen plannen en uitvoeren.

5. Pipefy

Pipefy is een cloudgebaseerd workflowbeheerplatform waarmee je op maat gemaakte pipelines bouwt voor bedrijfsprocessen op verschillende afdelingen. Het is vooral gericht op human resources, inkoop en verkoop, maar kan ook worden gebruikt voor marketing- en klantenservice-workflows. Het is net zo eenvoudig als het gebruik van Trello, maar kan complexere en gecompliceerdere processen aan. 

Met Pipefy kun je de voortgang van je team volgen, inzichten verkrijgen via krachtige dashboards, in realtime samenwerken met je team, terugkerende taken eenvoudig automatiseren en aangepaste workflows ontwerpen. Pipefy AI heeft het zelfs heel eenvoudig gemaakt om direct aangepaste processen te creëren - vraag het gewoon en het is klaar! 

Voordelen van Pipefy

• Bouw unieke en aangepaste pipelines voor je specifieke terugkerende workflows met Pipefy AI in enkele seconden. 
• Toegang tot dashboards die realtime inzichten en analyses bieden in elke fase van je processen (maar let op de beperkte rapportagemogelijkheden). 
• Biedt taakopdrachten, opmerkingen en het delen van bestanden binnen elke pipe die je team op één lijn houden. Daarnaast heeft het een speciaal afgeprijsd plan voor kleine bedrijven - naast het gratis plan. 

Nadelen van Pipefy

• Vergeleken met sommige tools op deze lijst kunnen de integratiemogelijkheden van Pipefy wat beperkt aanvoelen. "De API-documentatie is echt rommelig en zelfs als ontwikkelaar raak ik de weg kwijt", zegt een gebruiker. Ook werken niet alle apps goed met de pipes van Pipefy.
• Hoewel Pipefy AI veel problemen heeft opgelost die gebruikers hadden met het maken van workflows, heeft het nog steeds een leercurve, vooral voor het instellen van automatisering. 
• Grote teams met complexe workflows vinden de prijsstructuur ($20 per gebruiker/maand) misschien wat duur.

Ideaal voor: Bedrijven die repetitieve taken willen automatiseren, workflows willen standaardiseren en de productiviteit van teams op verschillende afdelingen willen verhogen, van HR tot marketing tot klantenservice.

Voorbeelden van gebruiksmogelijkheden: HR-workflow (aanwerving, onboarding, aanvraagbeheer, enz.), leads en verkooppijplijnen beheren, inkoopworkflows stroomlijnen, interacties met klanten bijhouden.

6. Nintex

Nintex is een softwareoplossing voor procesbeheer en -automatisering die bedoeld is voor bedrijven met gevestigde processen. Enkele taken die je met Nintex kunt uitvoeren zijn volledige workflowautomatisering, documentcreatie, goedkeuringsprocessen, gegevensvastlegging en zelfs robotische procesautomatisering (RPA) - alles onder één dak. Met de visuele workflowbuilder sleep je elementen en om complexe processen te creëren die aan je specifieke behoeften zijn aangepast. De ingebouwde formulieren en documentbeheertools maken het een eenvoudige oplossing voor het stroomlijnen van documentintensieve workflows. 

Maar het is duur voor kleine tot middelgrote bedrijven, zoals uit het volgende blijkt. 

Voordelen van Nintex

• Dankzij de krachtige interface - gebruiksvriendelijken visueel - maakt Nintex automatisering toegankelijk voor iedereen, zonder dat codering vereist is.
• Veelzijdig - automatiseervrijwel elke taak, van eenvoudige e-mailmeldingen tot complexe documentdelen en goedkeuringen. Voor uiteenlopende afdelingen zoals loan processing, onderwijs op afstand, helpdeskondersteuning, personeelszaken en financiën.  
• Uitbreidbaar ecosysteem - maak verbindingmet bedrijfsapplicaties in de cloud en op locatie van derden met behulp van connectoren om geïntegreerde workflowoplossingen te bouwen.

Nadelen van Nintex

• Het heeft een aanzienlijke leercurve, vooral voor nieuwe gebruikers wanneer ze te maken krijgen met complexe workflows. 
• Het is te duur. Op de vraag wat ze niet leuk vinden aan Nintex, antwoordde een gebruiker: "het is de premium prijs. Aangezien onze klanten worden blootgesteld aan meer en gevarieerde oplossingen van veel verschillende leveranciers, is het soms een beetje moeilijker om een premium geprijsde suite van producten te rechtvaardigen," antwoordde een gebruiker. 

Ideaal voor: Grote ondernemingen die documentintensieve processen en complexe workflows beheren, bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreid platform voor automatisering en documentbeheer, bedrijven met gespecialiseerde IT-teams die geavanceerde aanpassing van workflows kunnen ondersteunen.

Gebruiksvoorbeelden: Behoorlijk divers. Personeelszaken (onboarding van werknemers, verlofaanvragen, vacatures plaatsen zonder handmatige inspanning), verkoop (automatisch verkoopvoorstellen op maat genereren), papieren formulieren vervangen door digitale workflows, goedkeuringsprocessen automatiseren, documentrouting en -tracering stroomlijnen. 

7. Maak

Make, voorheen Integromat, is een automatiseringsworkflowtool zonder code waarmee je visueel workflows kunt maken, bouwen en automatiseren - ze noemen de workflows 'scenario's'. Gebruikers kunnen ingewikkelde scenario's bouwen door modules met elkaar te verbinden, waardoor dynamische en aanpasbare automatisering mogelijk wordt die is afgestemd op hun specifieke behoeften. Het platform biedt een drag-and-drop interface om apps, services en platforms in een paar klikken met elkaar te verbinden. 

Je kunt ook complexe workflows ontwerpen met de no-code toolkit van Make, die geavanceerde functies bevat zoals iteraties, aggregaties, voorwaardelijke logica, filteren, foutafhandeling, enzovoort.

Make biedt vijf plannen: Free Forever, Core (voor $9/maand), Pro ($16/maand), Teams ($29/maand) en Enterprise (prijs op maat). 

Voordelen van Make

• Gebruiksvriendelijke interface:het intuïtieve drag-and-drop systeem vereenvoudigt de automatisering van de workflow zonder codering. Het is ook heel eenvoudig om scenario's op te zetten, zelfs voor gebruikers met minimale ervaring.
• Uitgebreide integratiemogelijkheden-Makeondersteunt een breed scala aan apps en diensten. "De hele verscheidenheid aan integratieschema's, connectoren, instellingen en andere productaanpassingen bleek ver boven onze verwachtingen te liggen." 
• Ontwikkelaarsvriendelijk:dankzij deopen API en scriptmogelijkheden kunnen ontwikkelaars integraties op maat maken. En mocht je een probleem hebben, dan heeft het ondersteuningsteam altijd een ontwikkelaar in dienst om je verder te helpen met de plannen. 

Nadelen van Make

• Integratie-uitdagingen - gebruikers merken op dat integraties met andere apps complex kunnen zijn en soms op functionaliteitsproblemen stuiten. "De verbindingen tussen Facebook en Sheets werken gewoon niet. Wat mogelijk is in minder dan 5 minuten met Zapier kost je een hele werkdag met Integromat / Make.com." Houd ook rekening met de extra abonnementskosten die nodig zijn voor de meeste integraties van derden.
• Beperkingen voor complexe workflows: Make automatiseert basistaken effectief, maar gebruikers melden beperkingen voor complexe workflows.

Ideaal voor: Bedrijven met complexe processen die uit meerdere stappen bestaan, grote organisaties met geavanceerde datamanipulatie en voorwaardelijke logica, of bedrijven met ontwikkelaars die graag geavanceerde functies gebruiken. Maar het is net zo nuttig voor MKB-bedrijven die gewoon hun routinematige workflows willen automatiseren. 

Gebruiksvoorbeelden: Het automatiseren van leadgeneratieprocessen, automatisering van de toeleveringsketen, factureringsautomatisering, het automatiseren van de workflow voor beter projectbeheer, het bijwerken van klantrecords in je CRM op basis van nieuwe bestellingen die in je e-commerceplatform zijn geplaatst, enz.  

8. Trengo

Als laatste, maar zeker niet als minste: Trengo. Dit allround customer engagement platform kan een game changer zijn als het gaat om het stroomlijnen van workflows voor je team.

Samenwerking in teams is essentieel voor het afhandelen van gesprekken met klanten en kan ook fungeren als een tool voor workflowautomatisering. Het platform biedt handige functies die het een aantrekkelijke optie kunnen maken voor bedrijven die hun communicatie- en workflowprocessen willen stroomlijnen.

Trengo stroomlijnt de communicatie door meerdere kanalen te consolideren in één platform, waardoor de efficiëntie toeneemt en er geen bericht over het hoofd wordt gezien. De intuïtieve automatiseringsfuncties zorgen voor een aanzienlijke vermindering van handmatige taken, waardoor teams zich kunnen richten op werk met een hogere prioriteit. Bovendien bieden de analyses van Trengo inzichtelijke gegevens, waardoor bedrijven hun workflows voortdurend kunnen verfijnen en optimaliseren.

Trengo heeft drie plannen: Essentials (€ 99/maand), Boost (€ 149/maand) en Pro (€ 249/maand), allemaal met een minimum van 5 gebruikers. 

Voordelen van Trengo

• Eén inbox voor alle kanalen: Trengo biedt een platform waar teams al hun communicatiekanalen (e-mails, berichten op sociale media, WhatsApp, enz.) op één plek kunnen beheren. Deze consolidatie kan de reactietijden aanzienlijk verbeteren en ervoor zorgen dat er geen berichten over het hoofd worden gezien.
• Vriendelijk voor samenwerking: Het is ontworpen voor teamleden om efficiënt samen te werken, zodat vragen van klanten snel en door de meest geschikte persoon worden behandeld.
• Automatiseringsfuncties: Met Trengo maak je workflow automatiseringen aan om terugkerende taken af te handelen. Denk hierbij aan het automatisch taggen van inkomende berichten, het toewijzen aan het juiste team of teamlid op basis van vooraf ingestelde regels of het automatisch versturen van antwoorden op veelvoorkomende vragen.
• Integraties: Trengo ondersteunt integratie met verschillende platformen, wat een belangrijk voordeel kan zijn voor bedrijven die gebruik maken van verschillende tools en diensten.
• Schaalbaarheid: Trengo's functies zijn ontworpen om mee te schalen met je bedrijf, waardoor het geschikt is voor kleine tot grote organisaties.
• Gebruiksvriendelijke interface: Net als Make biedt Trengo een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface, waardoor teams het eenvoudig kunnen gebruiken en integreren in hun dagelijkse workflows zonder een steile leercurve.
• Ondersteuning en ontwikkeling: Trengo staat bekend om zijn responsieve klantenondersteuning en continue ontwikkeling, waardoor het platform evolueert om aan de behoeften van de gebruikers te voldoen.

Nadelen van Trengo

• Allround platform: Trengo is niet alleen een workflow automatiseringstool, maar richt zich ook op de juiste klantbetrokkenheid. Dus als je alleen dat nodig hebt, is Trengo misschien te groot en biedt het te veel functies die je niet nodig hebt.

Ideaal voor: Trengo is ideaal voor bedrijven die communicatie-efficiëntie en teamsamenwerking hoog in het vaandel hebben staan. Het is vooral handig voor klantenservice- en serviceteams, marketing- en verkoopteams en operationele teams. Eigenlijk alle teams die gesprekken voeren of intern moeten communiceren.

Gebruiksvoorbeelden: Een e-commercebedrijf gebruikt Trengo om klantvragen te beheren die afkomstig zijn van e-mail, sociale media, live chat en WhatsApp. Als er een nieuw bericht binnenkomt, categoriseren de automatiseringsregels van Trengo het bericht op basis van de inhoud (bijv. retouren, verzending, productaanvraag) en wijzen het toe aan het juiste teamlid. Vooraf templates helpen het team snel te reageren op veelgestelde vragen. Alle interacties worden geregistreerd, zodat elk teamlid de klant met volledige context kan helpen, wat zorgt voor een naadloze en efficiënte klantensupportervaring.

Belangrijkste kenmerken van software voor workflowautomatisering

Hierboven staan enkele oplossingen voor workflowautomatisering, maar deze lijst is niet volledig. Niet alle bedrijven zijn hetzelfde en dat geldt ook voor hun eisen aan automatiseringssoftware. Als je nog steeds op zoek bent naar de perfecte automatiseringstool, zijn hier enkele tips over welke functies je moet zoeken in de oplossing. 

1. Gebruiksvriendelijke interface

Gebruikersinterface en -ervaring zijn de eerste dingen om rekening mee te houden. Laten we eerlijk zijn: complexe software kan een productiviteitskiller zijn. Als je een complexe tool kiest, ben je het doel van automatisering kwijt! In plaats daarvan moet de tool eenvoudig zijn om mee te spelen, geen code bevatten, een drag-and-drop interface en intuïtieve menu's hebben. Teams bestaan uit verschillende individuen - zelfs de teamleden die verlegen zijn om technologie moeten in staat zijn om workflows met gemak te bouwen en aan te passen.

Negeer kunstmatige intelligentie niet. Je kunt AI gebruiken om workflows te bouwen, je bestaande workflows te analyseren, knelpunten op te sporen en verbeteringen voor te stellen. 

2. Krachtige automatiseringsengine

In dit geval is dit het hart van de tool! Wat ik bedoel met automatisering is niet alleen het automatiseren van eenvoudige taken zoals e-mailroutering. Veel hangt af van de vereisten van je ruimte, maar over het algemeen moeten geautomatiseerde taken zoals gegevensinvoer, bestandsroutering, goedkeuringsverzoeken en zelfs complexe besluitvorming allemaal mogelijk zijn met de tool. 

Bovendien zou het beter zijn als de oplossing aanpassingsopties biedt om workflows aan te passen aan je specifieke behoeften en branche, om aangepaste velden te bouwen of om aangepaste dashboards te maken.

3. Integraties van derden

Bedrijven van vandaag draaien op een divers ecosysteem van apps, van CRM tot verkoop- en marketingplatforms. Er is Slack voor communicatie, Zoom voor vergaderingen, HubSpot voor CRM, Mailchimp voor drip-campagnes, enzovoort. Hoe breng je ze allemaal samen op één plek? 

Dat is waar integraties om de hoek komen kijken: de onzichtbare bruggen die ervoor zorgen dat je workflow verbonden blijft met andere platforms. De automatiseringstool die je kiest mag geen integraties met andere apps missen, vooral niet met apps die deel uitmaken van je dagelijkse workflow. 

4. Mogelijkheden tot samenwerking

Workflowautomatisering is geen solo-actie; het is altijd teamwerk. Als je een tool overweegt, controleer dan of deze beschikt over samenwerkingsfuncties die je bedrijf nodig heeft voor teams en afdelingen. Dit kan van alles zijn, van communicatie tot realtime taakupdates, threads voor opmerkingen, gedeelde toegang tot gegevens en informatie, een gecentraliseerd systeem voor het volgen en bewaken van taken en het delen van bestanden. 

5. Gegevensbeveiliging

Gegevens, of ze nu van klanten of interne teams zijn, zijn kostbaar en gevoelig. Automatiseringstools kunnen toegangscontroles, inkooporders, onkostendeclaraties of andere persoonlijke informatie van medewerkers en klanten bevatten. Cloudgebaseerd of lokaal, neem een tool met robuuste beveiligingsfuncties zoals encryptie, toegangscontroles en verificatieprotocollen. Voor een betere beveiliging en gegevensbescherming kun je overwegen om VPN-oplossingen of betrouwbare wachtwoordmanagers op te nemen in je infrastructuur voor workflowautomatisering. Deze tools kunnen helpen bij het beschermen van gevoelige informatie, het beperken van cyberbeveiligingsrisico's en het naleven van de regelgeving voor gegevensbescherming. Controleer zorgvuldig het gedocumenteerde gegevensbeveiligingsbeleid, het raamwerk, het nalevingsregime en de mogelijkheden van de leverancier om er zeker van te zijn dat uw informatie altijd beschermd is.

6. Schaalbaarheid en flexibiliteit 

Vergeet bij het kiezen van een tool de schaalbaarheid niet. Bedrijven zijn dynamische entiteiten en je workflow automatisering zou dat ook moeten zijn. Na verloop van tijd veranderen processen, het aantal gebruikers kan toenemen en workflows worden complexer. Daarom is het essentieel om een flexibel platform te hebben dat zich kan aanpassen aan je veranderende behoeften en kan meegroeien met je team. 

7. Rapportage en analyse

Elke workflow tool zou onvolledig zijn zonder uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden, omdat deze bedrijven een holistisch beeld geven van hun activiteiten. Kies een tool waarmee je uitgebreide rapporten en dashboards kunt genereren en die je inzicht geeft in de prestaties van je workflow, de productiviteit van je team en andere belangrijke statistieken. Je moet ook in staat zijn om de voortgang te volgen, trends te herkennen, verbeterpunten te identificeren en datagestuurde beslissingen te nemen. 

8. Prijzen

Tot slot de prijs. Tools voor workflowautomatisering - of welke tool dan ook - hoeven niet duur te zijn. Er zijn tientallen uitstekende tools met mooie functies en een duidelijke en intuïtieve interface. Zonder afbreuk te doen aan je belangrijkste behoeften, kun je een tool kiezen met flexibele prijsplannen die passen bij je budget en die meegroeien met je groei. 

Maak tijd, automatiseer je workflow

Workflowautomatisering bespaart je team tijd en geeft bedrijven een concurrentievoordeel. Onthoud bij het kiezen van een tool voor je bedrijfsprocessen dat er geen standaardoplossing bestaat. De beste tool is de tool die past bij jouw unieke bedrijfsbehoeften, budget, aard van het bedrijf en teamdynamiek. Neem de tijd, test de oplossing met tests en demo's en geef voorrang aan de manier waarop de oplossing voldoet aan jouw behoeften . 

Waarom kijk je niet eens naar Trengo? Het is een customer operations platform dat multichannel ondersteuning biedt, robuuste samenwerkingsmogelijkheden, integraties met derden en native integraties, en bovenal AI-automatisering. Trengo somt niet zomaar wat functies op; het heeft functies die klantgerichte teams ook echt binnen hun budget hebben. 

Doe mee aan een demo en probeer het uit - gratis!