I migliori strumenti di automazione del flusso di lavoro e soluzioni AI del 2026

La ripetizione è nemica della produttività. Non solo inibisce le capacità creative dei dipendenti nel risolvere i problemi, ma influisce anche sulle prestazioni complessive del team. 

Ma c'è di più: comunicazione inadeguata, errori ripetitivi, ritardi nei progetti, mancata conformità e costi crescenti: tutti questi sono i sintomi di un ambiente di lavoro in cui le attività vengono svolte e gestite manualmente. 

Ora, immagina un ambiente di lavoro in cui le attività di routine si svolgono autonomamente, le approvazioni avvengono in un istante, i compiti vengono assegnati automaticamente e il flusso di informazioni tra i reparti è continuo. Come può succedere? 

Entrano in gioco gli strumenti di automazione del flusso di lavoro. 

Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro sono diventati una caratteristica essenziale degli spazi di lavoro in ogni settore, dalle campagne di marketing alle risorse umane, dalle transazioni finanziarie all'assistenza clienti. Tuttavia, intraprendere l'automazione può essere un compito arduo, soprattutto quando si tratta di scegliere quale software di automazione del flusso di lavoro utilizzare. 

Ed è proprio questo l'argomento di questo articolo. Vogliamo offrirti una panoramica di alcuni dei migliori strumenti di automazione del flusso di lavoro disponibili sul mercato. Ma prima, alcune nozioni di base. 

Comprendere l'automazione del flusso di lavoro

In parole povere, le soluzioni di automazione del flusso di lavoro automatizzano le attività ripetitive e manuali, come l'approvazione di un congedo, l'invio di un'e-mail di promemoria, l'aggiunta di un lead a una campagna di drip marketing, la risposta ai clienti e così via. L'obiettivo è quello di liberare te e il tuo team da attività che richiedono molto tempo e consentirvi di concentrarvi maggiormente sulle manovre strategiche che fanno davvero progredire la vostra attività.

Ecco alcuni casi d'uso in cui questi strumenti possono esserti d'aiuto:

• Routing dei dati: trasferisci le informazioni tra diverse applicazioni e piattaforme, dalle piattaforme di marketing al CRM o dalle vendite alla finanza, il tutto senza alcun intervento manuale. 
• Automazione delle attività: pianifica ed esegui attività ripetitive come l'invio di e-mail, l'aggiunta di un cliente alla campagna dopo che ha scaricato una risorsa, la generazione di report, l'aggiornamento dei database, ecc.  
• Flussi di lavoro di approvazione: instradare documenti e richieste di approvazione attraverso canali predefiniti. Ad esempio, un dipendente che richiede un permesso e il manager che lo approva o lo rifiuta senza dover compilare manualmente le domande. Oppure il reparto finanziario che approva una richiesta di spesa.  
• Azioni basate su trigger: imposta azioni automatizzate in base a eventi specifici, come l'invio di notifiche quando arriva un nuovo lead, la creazione di ticket, l'aggiornamento dei record dei clienti quando viene effettuato un acquisto e così via. 

Ma perché questi strumenti sono così importanti nel panorama aziendale odierno? La risposta sta nel loro impatto sulle moderne operazioni aziendali. 

• L'automazione dei flussi di lavoro migliora l'efficienza e la precisione sul posto di lavoro. Un'agenzia assicurativa con sede in California ha ridotto i tempi di generazione dei preventivi da 14 giorni a 14 minuti grazie all'automazione del proprio flusso di lavoro. 
• Questi strumenti consentono ai dipendenti di concentrarsi maggiormente su attività importanti e di alto valore. L'85% dei responsabili IT ritiene che l'automazione aiuti i membri del proprio team a risparmiare il 10-15% del tempo che altrimenti dedicherebbero ad attività ripetitive e manuali. 
• L'automazione aiuta a evitare errori quando le attività vengono svolte manualmente. Il software di automazione del flusso di lavoro riduce gli errori del 37% durante il processo di acquisizione.
• Inoltre, aumenta la visibilità dei processi e consente il monitoraggio delle prestazioni. Il 91% delle aziende che hanno adottato l'automazione del flusso di lavoro riferisce di aver ottenuto una maggiore visibilità sui propri processi aziendali.
• Il 54% dei manager afferma che la principale sfida che devono affrontare in termini di flusso di lavoro è la scarsa comunicazione. L'automazione dei flussi di lavoro può risolvere questa sfida eliminando i colli di bottiglia e favorendo la comunicazione tra dipendenti e reparti. 
• L'automazione del flusso di lavoro aumenta la produttività sia dei singoli membri che dei team. Per mettere le cose in prospettiva, il 40% della produttività viene perso a causa del passaggio da un'attività all'altra, un'operazione che può essere automatizzata.  

Ma come ho detto prima, tutto questo è possibile solo se si sceglie la piattaforma giusta, che può essere dotata dei flussi di lavoro necessari o che consente di progettare i propri flussi di lavoro in base alle esigenze. Nella sezione seguente ho elencato alcuni dei migliori strumenti di automazione dei flussi di lavoro. Scegliete quello più adatto alle vostre esigenze specifiche. 

8 dei migliori strumenti per l'automazione del flusso di lavoro

1. Zapier

Il primo della lista è Zapier. Con oltre 6.000 integrazioni con diverse app, Zapier è il campione indiscusso della connettività. Qualunque app ti venga in mente, Zapier la gestisce, integrando la tua posta elettronica, il CRM, gli strumenti di gestione dei progetti, i canali di comunicazione, le piattaforme di assistenza clienti e così via. 

La sua interfaccia intuitiva e gli "Zaps" predefiniti consentono di automatizzare quasi tutti i tipi di processi aziendali, sia di base che avanzati. Offre un piano "gratuito per sempre", con funzionalità di base ma essenziali. I piani a pagamento includono Starter, Professional e Team, al prezzo rispettivamente di 19,99 $, 49 $ e 69 $ al mese. È disponibile anche un piano Company, ma per conoscere il prezzo è necessario contattare il team commerciale. 

Vantaggi di Zapier 

• Integrazione senza pari: connetti praticamente qualsiasi app, anche le più sconosciute
• Facile da usare: l'interfaccia drag-and-drop e gli Zap predefiniti semplificano l'automazione, anche per i reparti non tecnici.
• Conveniente: un piano gratuito con funzionalità di base e piani a pagamento che offrono funzionalità più avanzate.

Svantaggi di Zapier

• Una curva di apprendimento più ripida, soprattutto per quanto riguarda la configurazione degli "Zap". 
• Assistenza clienti scadente. "Non trovo che l'assistenza sia molto utile; nella maggior parte dei casi si tratta di brevi e vaghe istruzioni su come completare le attività, ma non su come risolvere i problemi", scrive un utente. 
• Sebbene offra integrazioni con molte app, non tutte le integrazioni sono fluide come ci si aspetterebbe. 

Ideale per: aziende che cercano un'automazione di base tra diverse app, liberi professionisti che desiderano collegare i propri flussi di lavoro e chiunque abbia bisogno di un punto di accesso intuitivo e conveniente.

Esempi di utilizzo: Zapier è particolarmente utile per i reparti marketing e assistenza. Gli esempi di utilizzo includono (ma non si limitano a) l'invio di notifiche e-mail automatiche, l'aggiornamento dei database in base ai moduli inviati, la sincronizzazione dei file tra i servizi di archiviazione cloud. 

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2. ClickUp

ClickUp è un altro strumento di automazione del flusso di lavoro che riunisce la gestione dei progetti, l'automazione delle attività e la comunicazione in un'unica piattaforma. La sua interfaccia visiva semplifica il monitoraggio dei progressi, la gestione delle scadenze e la collaborazione con il proprio team. ClickUp si distingue per la sua personalizzazione, che consente ai team di adattare la piattaforma alle proprie esigenze e ai propri flussi di lavoro utilizzando modelli di processo. Sebbene sia utile per qualsiasi team, è particolarmente indicato per i team di sviluppo software, marketing, progettazione e operazioni che cercano una piattaforma unificata per gestire tutto, dalle piccole attività ai progetti complessi. 

Come Zapier, anche ClickUp offre un piano gratuito illimitato. A differenza di Zapier, però, i suoi piani a pagamento sono più convenienti, con Unlimited al prezzo di 7 $ al mese per utente e Business a 12 $ al mese per utente. Per il piano Enterprise, è necessario contattare il team commerciale per ottenere informazioni sui prezzi.  

Vantaggi di ClickUp

• Ricco di funzionalità: combina strumenti di gestione dei progetti, automazione e comunicazione.
• Interfaccia intuitiva: facile da imparare e da usare, anche per gli utenti non esperti di tecnologia.
• Strumenti di collaborazione: chat in tempo reale, commenti e condivisione di documenti favoriscono una comunicazione fluida all'interno del team.

Svantaggi di ClickUp

• Ha una curva di apprendimento. Sebbene intuitivo, sfruttare appieno il potenziale di ClickUp richiede un certo impegno. 
• Il piano gratuito offre accesso a funzionalità limitate, mentre i piani a pagamento sono strutturati in modo tale che alcuni team potrebbero trovarli costosi man mano che crescono. 
• "Non è l'ideale per i team di Design Ops, UX Design o Creative", lamenta un utente. 

Ideale per: aziende alla ricerca di soluzioni per la gestione dei progetti, aziende che danno priorità alla collaborazione e alla comunicazione tra i team o team che necessitano di potenti automazioni e sono disposti a investire tempo nell'apprendimento.

Esempio di utilizzo: gestire un flusso di lavoro di content marketing, assegnando compiti agli autori, monitorando le scadenze e collaborando alle revisioni. 

3. Flusso di lavoro Kissflow

Kissflow Workflow è uno strumento di gestione dei processi aziendali low-code (offre anche no-code) che va oltre l'automazione. Con Kissflow è possibile creare moduli, progettare flussi di lavoro, costruire dashboard, delegare attività, stabilire SLA fissi o basati su formule e creare regole che attivano azioni, il tutto senza o con una codifica minima. Ciò che distingue Kissflow è il suo perfetto mix di potenti strumenti di analisi e un'interfaccia più semplice. Inoltre, è anche possibile tracciare i dati, automatizzare l'acquisizione dei dati e generare report approfonditi per prendere decisioni informate. 

Non è disponibile alcun piano gratuito. Nella fascia a pagamento, sono disponibili i piani Basic ed Enterprise, il primo a partire da 1.500 dollari al mese. Il piano Enterprise offre accesso a tutte le funzionalità, ma il suo prezzo non è indicato sul sito web.

Vantaggi di Kissflow 

• Funzionalità avanzate di reporting e analisi: report dettagliati, dashboard personalizzabili e strumenti di visualizzazione dei dati offrono approfondimenti completi.
• Gestione dei processi aziendali: è possibile automatizzare i processi aziendali, monitorare la conformità e ottimizzare i flussi di lavoro per garantire l'efficienza.
• Versatilità: è possibile personalizzare le funzionalità in base alle esigenze di ciascun reparto separatamente. Inoltre, è utile per le aziende con flussi di documentazione tra reparti e team. 

Contro di Kissflow

• Base di conoscenza a pagamento. 
• Curva di apprendimento più ripida. "È necessaria una curva di apprendimento per personalizzare lo strumento in modo che si adatti al flusso di lavoro dei processi aziendali", ha scritto un utente nella sua recensione. 
• Sebbene offra connessioni a diverse app, l'ampiezza dell'integrazione rispetto a Zapier potrebbe essere limitante.

Ideale per: aziende basate sui dati che necessitano di analisi approfondite dei processi, aziende che desiderano ottimizzare e migliorare i flussi di lavoro o organizzazioni che gestiscono processi con un elevato volume di documenti e necessitano di report dettagliati.

Esempi di casi d'uso: monitoraggio e analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI), identificazione dei colli di bottiglia nei flussi di lavoro e generazione di report dettagliati per un processo decisionale informato. 

4. lunedì

monday è un sistema operativo cloud-based che aiuta i team a gestire i propri processi, progetti e attività quotidiane. Con monday è possibile creare in pochi minuti app personalizzate per il flusso di lavoro relative a processi, progetti e attività di routine, senza bisogno di alcuna codifica. Ad esempio, è possibile monitorare attività e progetti, gestire scadenze e programmi, collaborare con i membri del team, automatizzare attività ripetitive e ottenere informazioni approfondite dalla visualizzazione dei dati, il tutto all'interno di un'unica dashboard con codice colore. 

Per quanto riguarda i piani tariffari, monday offre una serie di livelli: 

• Free Forever è per 2 posti ed è adatto a chi desidera tenere traccia del proprio lavoro.
• Il piano Basic ha un prezzo di 8 dollari al mese per postazione e offre funzionalità di gestione del team. 
• Il piano Standard, al costo di 10 dollari al mese per postazione, consente la collaborazione tra i team. 
• Il piano Pro è adatto a flussi di lavoro complessi e ha un costo di 16 $ al mese per postazione. Tutti i piani a pagamento devono avere almeno 3 postazioni.  
• Per i progetti di grandi dimensioni, è disponibile il piano Enterprise, il cui prezzo è personalizzato in base alle vostre esigenze. 

Vantaggi del lunedì

• Divertenti e facili da usare: le bacheche visive rendono la gestione del flusso di lavoro piacevole e intuitiva.
• Ottimo per la collaborazione: gli aggiornamenti in tempo reale e le bacheche condivise migliorano la comunicazione all'interno del team.
• Personalizzazione: può essere adattato a una varietà di flussi di lavoro in diversi settori e reparti. 

Contro del lunedì

• Sebbene automatizzi le attività di base, i flussi di lavoro complessi richiedono strumenti o integrazioni aggiuntivi. "È terribile per i processi complicati. L'automazione è gravemente carente", afferma un utente. 
• Sebbene l'interfaccia utente sia semplice, le sue funzionalità sono limitate. "Alla fine abbiamo smesso di usare questo software perché l'interfaccia utente era molto limitata nelle sue funzionalità. Il nostro team non l'ha apprezzato molto e dopo un anno abbiamo abbandonato il software", scrive un altro utente. 
• Le integrazioni con altre app potrebbero essere complesse e presentare problemi di funzionalità. Inoltre, "la maggior parte delle integrazioni richiede il pagamento di un abbonamento a terzi".

Ideale per: piccole e medie imprese alla ricerca di uno strumento di gestione visivo e coinvolgente, team creativi che lavorano su progetti collaborativi, aziende che danno priorità alla semplificazione dell'automazione e alla facilità d'uso.

Casi d'uso: gestione di campagne di marketing, monitoraggio di progetti di sviluppo software, pianificazione ed esecuzione di eventi.

5. Pipefy

Pipefy è una piattaforma di gestione del flusso di lavoro basata su cloud con la quale è possibile creare pipeline personalizzate per i processi aziendali in diversi reparti. È particolarmente indicata per le risorse umane, gli acquisti e le vendite, ma può essere utilizzata anche per i flussi di lavoro relativi al marketing e al servizio clienti. È facile da usare come Trello, ma è in grado di gestire processi più complessi e articolati. 

Con Pipefy puoi monitorare i progressi del tuo team, ottenere informazioni dettagliate grazie a potenti dashboard, collaborare con il tuo team in tempo reale, automatizzare facilmente le attività ripetitive e progettare flussi di lavoro personalizzati. Infatti, Pipefy AI ha reso davvero facile creare processi personalizzati all'istante: basta chiedere e il gioco è fatto! 

Vantaggi di Pipefy

• Crea pipeline uniche e personalizzate per i tuoi flussi di lavoro ricorrenti specifici con Pipefy AI, in pochi secondi. 
• Accedi a dashboard che offrono approfondimenti e analisi in tempo reale su ogni fase dei tuoi processi (ma tieni presente le limitate funzionalità di reporting). 
• Offre assegnazione di compiti, commenti e condivisione di file all'interno di ogni canale, consentendo al tuo team di rimanere sincronizzato. Inoltre, oltre al piano gratuito, offre uno speciale piano scontato per le piccole imprese. 

Contro di Pipefy

• Rispetto ad alcuni strumenti presenti in questo elenco, le capacità di integrazione di Pipefy potrebbero sembrare un po' limitate. "La documentazione API è davvero disordinata e persino io, che sono uno sviluppatore, mi ci perdo", afferma un utente. Inoltre, non tutte le app funzionano bene con i suoi pipe.
• Sebbene Pipefy AI abbia risolto molti dei problemi che gli utenti incontravano nella creazione dei flussi di lavoro, presenta ancora una curva di apprendimento, soprattutto per quanto riguarda la configurazione dell'automazione. 
• I team di grandi dimensioni con flussi di lavoro complessi potrebbero trovare la struttura dei prezzi (20 dollari al mese per utente) un po' troppo cara.

Ideale per: aziende che desiderano automatizzare le attività ripetitive, standardizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività dei team in tutti i reparti, dalle risorse umane al marketing fino al servizio clienti.

Esempi di casi d'uso: flusso di lavoro delle risorse umane (assunzioni, inserimento dei nuovi assunti, gestione delle richieste, ecc.), gestione dei lead e delle pipeline di vendita, ottimizzazione dei flussi di lavoro di approvvigionamento, monitoraggio delle interazioni con il servizio clienti.

6. Nintex

Nintex è una soluzione software per la gestione e l'automazione dei processi destinata alle aziende con processi consolidati. Alcune delle attività che è possibile svolgere con Nintex includono l'automazione completa del flusso di lavoro, la creazione di documenti, i processi di approvazione, l'acquisizione dei dati e persino l'automazione dei processi robotici (RPA), il tutto sotto lo stesso tetto. Utilizzando il suo generatore visivo di flussi di lavoro, è possibile trascinare e rilasciare elementi per creare processi complessi che si adattano alle vostre esigenze specifiche. I suoi moduli integrati e gli strumenti di gestione dei documenti lo rendono una soluzione semplice per snellire i flussi di lavoro che richiedono un uso intensivo di documenti. 

Ma è costoso per le piccole e medie imprese, come dimostra quanto segue. 

Vantaggi di Nintex

• Interfaccia potente, intuitiva e visiva: Nintex rende l'automazione accessibile a tutti, senza bisogno di codifica.
• Versatilità: automatizza praticamente qualsiasi attività, dalle semplici notifiche via e-mail all'inoltro e all'approvazione di documenti complessi. In reparti diversi come l'elaborazione dei prestiti, la formazione a distanza, l'assistenza tecnica, le risorse umane e la finanza.  
• Ecosistema estendibile: connettiti con applicazioni aziendali di terze parti basate su cloud e on-premise, utilizzando i connettori, per creare soluzioni di flusso di lavoro integrate.

Contro di Nintex

• Ha una curva di apprendimento notevole, soprattutto per i nuovi utenti che devono gestire flussi di lavoro complessi. 
• È troppo costoso. Alla domanda su cosa non apprezzano di Nintex, un utente ha risposto: "Il prezzo elevato. Poiché i nostri clienti hanno a disposizione soluzioni sempre più numerose e diversificate offerte da molti fornitori diversi, a volte è un po' più difficile giustificare l'acquisto di una suite di prodotti dal prezzo elevato". 

Ideale per: grandi imprese che gestiscono processi con un elevato volume di documenti e flussi di lavoro complessi, aziende alla ricerca di una piattaforma completa per l'automazione e la gestione dei documenti, aziende con team IT dedicati a supportare la personalizzazione avanzata dei flussi di lavoro.

Esempi di casi d'uso: piuttosto vari. Risorse umane (inserimento dei dipendenti, richieste di ferie, pubblicazione di offerte di lavoro senza sforzo manuale), vendite (generazione automatica di proposte di vendita personalizzate con il marchio dell'azienda), sostituzione dei moduli cartacei con flussi di lavoro digitali, automazione dei processi di approvazione, semplificazione dell'invio e del monitoraggio dei documenti. 

7. Realizza

Make, precedentemente Integromat, è uno strumento di automazione dei flussi di lavoro senza codice che consente di creare, costruire e automatizzare visivamente: i flussi di lavoro sono chiamati "scenari". Gli utenti possono costruire scenari complessi collegando i moduli, consentendo un'automazione dinamica e personalizzabile su misura per le loro esigenze specifiche. La piattaforma offre un'interfaccia drag-and-drop per collegare app, servizi e piattaforme con pochi clic. 

È inoltre possibile progettare flussi di lavoro complessi utilizzando il toolkit no-code di Make, che include funzionalità avanzate quali iterazioni, aggregazioni, logica condizionale, filtraggio, gestione degli errori, ecc.

Make offre cinque piani: Free Forever, Core (a 9 $ al mese), Pro (16 $ al mese), Teams (29 $ al mese) ed Enterprise (prezzo personalizzato). 

Vantaggi di Make

• Interfaccia intuitiva: il sistema intuitivo e drag-and-drop semplifica l'automazione del flusso di lavoro senza necessità di codifica. Inoltre, è molto facile impostare scenari, anche per utenti con esperienza minima.
• Ampie capacità di integrazione: Make supporta un'ampia gamma di app e servizi. "L'intera varietà di schemi di integrazione, connettori, impostazioni e altre personalizzazioni del prodotto ha superato di gran lunga le nostre aspettative". 
• Facile da usare per gli sviluppatori: le sue API aperte e le funzionalità di scripting consentono agli sviluppatori di creare integrazioni personalizzate. E in caso di problemi, il team di assistenza ha sempre a disposizione uno sviluppatore che ti aiuterà a portare avanti i tuoi progetti. 

Contro di Make

• Sfide di integrazione: gli utenti segnalano che l'integrazione con altre app può essere complessa e talvolta presentare problemi di funzionalità. "Le connessioni tra Facebook e Sheets semplicemente non funzionano. Ciò che è possibile fare in meno di 5 minuti con Zapier richiede un'intera giornata lavorativa con Integromat / Make.com." Inoltre, occorre tenere presente che per la maggior parte delle integrazioni di terze parti sono richiesti pagamenti aggiuntivi per l'abbonamento.
• Limiti nei flussi di lavoro complessi: sebbene Make automatizzi efficacemente le attività di base, gli utenti segnalano dei limiti nei flussi di lavoro complessi.

Ideale per: aziende con processi complessi e articolati in più fasi, grandi organizzazioni con manipolazione avanzata dei dati e logica condizionale, o aziende con sviluppatori che hanno dimestichezza con l'utilizzo di funzionalità avanzate. Ma è ugualmente utile per le PMI che desiderano semplicemente automatizzare i propri flussi di lavoro di routine. 

Esempi di casi d'uso: automazione dei processi di generazione di lead, automazione della catena di fornitura, automazione delle fatture, automazione del flusso di lavoro per una migliore gestione dei progetti, aggiornamento dei record dei clienti nel CRM in base ai nuovi ordini effettuati nella piattaforma di e-commerce, ecc.  

8. Trengo

Ultimo, ma sicuramente non meno importante: Trengo. Questa piattaforma completa per il coinvolgimento dei clienti può rivoluzionare il modo di ottimizzare i flussi di lavoro del tuo team.

La collaborazione in team è essenziale per gestire le conversazioni con i clienti e può anche fungere da strumento di automazione del flusso di lavoro. La piattaforma offre funzionalità utili che potrebbero renderla un'opzione interessante per le aziende che desiderano semplificare i propri processi di comunicazione e flusso di lavoro.

Trengo semplifica la comunicazione consolidando più canali in un'unica piattaforma, migliorando l'efficienza e garantendo che nessun messaggio venga trascurato. Le sue intuitive funzionalità di automazione riducono significativamente le attività manuali, consentendo ai team di concentrarsi su lavori più importanti. Inoltre, le analisi di Trengo forniscono dati approfonditi, consentendo alle aziende di perfezionare e ottimizzare continuamente i propri flussi di lavoro.

Vantaggi di Trengo

• Posta in arrivo unificata per tutti i canali: Trengo offre una piattaforma unificata dove i team possono gestire tutti i loro canali di comunicazione (e-mail, messaggi sui social media, WhatsApp, ecc.) in un unico posto. Questo consolidamento può migliorare significativamente i tempi di risposta e garantire che nessun messaggio venga trascurato.
• Facile collaborazione: è progettato per consentire ai membri del team di collaborare in modo efficiente, garantendo che le richieste dei clienti vengano gestite tempestivamente e dalla persona più appropriata.
• Funzionalità di automazione: Trengo consente la creazione di automazioni del flusso di lavoro per gestire attività ripetitive. Ciò può includere l'assegnazione automatica di tag ai messaggi in arrivo, l'assegnazione degli stessi al team o al membro del team corretto in base a regole preimpostate o l'invio di risposte automatiche a domande comuni.
• Integrazioni: Trengo supporta l'integrazione con varie piattaforme, il che può rappresentare un vantaggio significativo per le aziende che utilizzano una serie diversificata di strumenti e servizi.
• Scalabilità: le funzionalità di Trengo sono progettate per adattarsi alle dimensioni della tua azienda, rendendolo adatto sia alle piccole che alle grandi organizzazioni.
• Interfaccia intuitiva: simile a Make, Trengo offre un'interfaccia intuitiva e facile da usare, che consente ai team di adottarla e integrarla facilmente nei loro flussi di lavoro quotidiani senza una curva di apprendimento ripida.
• Assistenza e sviluppo: Trengo è noto per la sua assistenza clienti reattiva e il continuo sviluppo, che garantiscono l'evoluzione della piattaforma per soddisfare le esigenze dei suoi utenti.

Contro di Trengo

• Piattaforma completa: incentrato sul coinvolgimento dei clienti, Trengo non è solo uno strumento di automazione del flusso di lavoro. Quindi, se avete bisogno solo di questo, Trengo potrebbe essere troppo grande e offrire troppe funzionalità che non vi servono.

Ideale per: Trengo è ideale per le aziende che danno priorità all'efficienza della comunicazione e alla collaborazione tra i team. È particolarmente utile per i team di assistenza clienti e servizio clienti, marketing e vendite, team operativi. In sostanza, tutti i team che gestiscono conversazioni o che hanno bisogno di comunicare internamente.

Esempi di utilizzo: un'azienda di e-commerce utilizza Trengo per gestire le richieste dei clienti provenienti da e-mail, social media, live chat e WhatsApp. Quando arriva un nuovo messaggio, le regole di automazione di Trengo lo classificano automaticamente in base al suo contenuto (ad esempio, resi, spedizioni, richieste di informazioni sui prodotti) e lo assegnano al membro del team appropriato. I modelli predefiniti aiutano il team a rispondere rapidamente alle domande più frequenti. Tutte le interazioni vengono registrate, garantendo che qualsiasi membro del team possa assistere il cliente con il contesto completo, fornendo un'esperienza di assistenza clienti efficiente e senza interruzioni.

Caratteristiche chiave da ricercare in un software di automazione del flusso di lavoro

Quelli sopra elencati sono solo alcuni esempi di soluzioni per l'automazione dei flussi di lavoro, ma l'elenco non è esaustivo. Non tutte le aziende sono uguali, così come non lo sono i loro requisiti in termini di software di automazione. Se state ancora cercando lo strumento di automazione perfetto per voi, ecco alcuni consigli sulle caratteristiche da ricercare in una soluzione. 

1. Interfaccia facile da usare

L'interfaccia utente e l'esperienza sono le prime cose da considerare. Ammettiamolo: un software complesso può essere un killer della produttività. Scegliete uno strumento complesso e avrete perso il vero scopo dell'automazione! Lo strumento dovrebbe invece essere facile da usare, senza codice, con un'interfaccia drag-and-drop e menu intuitivi. I team sono composti da individui diversi: anche i membri del team meno esperti di tecnologia dovrebbero essere in grado di creare e personalizzare i flussi di lavoro con facilità.

Non ignorare l'intelligenza artificiale. Puoi utilizzare l'IA per creare flussi di lavoro, analizzare quelli esistenti, identificare i colli di bottiglia e suggerire miglioramenti. 

2. Potente motore di automazione

In questo caso, sarebbe considerato il cuore dello strumento! Per automazione non intendo solo l'automatizzazione di compiti semplici come le notifiche via e-mail. Molto dipende dai requisiti del vostro spazio, ma in generale, compiti automatizzati come l'inserimento dei dati, l'inoltro dei file, le richieste di approvazione e persino i processi decisionali complessi dovrebbero essere tutti possibili con lo strumento. 

Inoltre, sarebbe preferibile che la soluzione offrisse opzioni di personalizzazione per adattare i flussi di lavoro alle vostre esigenze specifiche e al vostro settore, creare campi personalizzati o dashboard personalizzate.

3. Integrazioni di terze parti

Le aziende odierne operano su un ecosistema diversificato di app, dal CRM alle piattaforme di vendita e marketing. C'è Slack per la comunicazione, Zoom per le riunioni, HubSpot per il CRM, Mailchimp per le campagne di drip marketing e così via. Come riunire tutte queste app in un unico posto? 

È qui che entrano in gioco le integrazioni: ponti invisibili che mantengono il flusso di lavoro connesso tra le diverse piattaforme. Lo strumento di automazione che scegli non dovrebbe mancare di integrazioni con altre app, in particolare con quelle che fanno parte del tuo flusso di lavoro quotidiano. 

4. Capacità di collaborazione

L'automazione del flusso di lavoro non è un'attività individuale, ma sempre un lavoro di squadra. Quando si valuta lo strumento, verificare che disponga delle funzionalità di collaborazione necessarie alla propria azienda tra i vari team e reparti. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dalla comunicazione agli aggiornamenti in tempo reale delle attività, dai thread di commenti all'accesso condiviso a dati e informazioni, fino a un sistema centralizzato per il tracciamento e il monitoraggio delle attività e la condivisione dei file. 

5. Sicurezza dei dati

I dati, sia quelli dei clienti che quelli dei team interni, sono preziosi e sensibili. Gli strumenti di automazione possono contenere controlli di accesso, ordini di acquisto, note spese o altre informazioni personali di dipendenti e clienti. Che si tratti di soluzioni basate su cloud o on-premise, scegliete uno strumento con solide funzionalità di sicurezza come crittografia, controlli di accesso e protocolli di autenticazione. Per una maggiore sicurezza e protezione dei dati, valutate l'integrazione di soluzioni VPN o gestori di password affidabili nella vostra infrastruttura di automazione del flusso di lavoro. Questi strumenti possono aiutare a salvaguardare le informazioni sensibili, mitigare i rischi di sicurezza informatica e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati. Esaminate attentamente la politica di sicurezza dei dati, il quadro normativo, il regime di conformità e le capacità documentate del fornitore per garantire che le vostre informazioni siano sempre protette.

6. Scalabilità e flessibilità 

Quando scegli uno strumento, non trascurare la scalabilità. Le aziende sono entità dinamiche e anche l'automazione del flusso di lavoro dovrebbe esserlo. Con il tempo, i processi possono cambiare, gli utenti possono moltiplicarsi e i flussi di lavoro possono diventare più complessi. Ecco perché è essenziale disporre di una piattaforma flessibile in grado di adattarsi alle tue mutevoli esigenze e crescere insieme al tuo team. 

7. Reportistica e analisi

Qualsiasi strumento di workflow sarebbe incompleto senza funzionalità complete di reporting e analisi, poiché queste forniscono alle aziende una visione olistica delle loro operazioni. Scegliete uno strumento che vi consenta di generare report e dashboard completi e che vi fornisca informazioni dettagliate sulle prestazioni del vostro workflow, sulla produttività del team e su altre metriche chiave. Dovreste anche essere in grado di monitorare i progressi, individuare le tendenze, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati. 

8. Prezzi

Infine, il prezzo. Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro, o qualsiasi altro strumento, non dovrebbero costare un occhio della testa. Esistono decine di strumenti eccellenti con funzionalità interessanti e interfacce pulite e intuitive. Senza compromettere le tue esigenze fondamentali, puoi scegliere uno strumento con piani tariffari flessibili che si adattano al tuo budget e crescono insieme alla tua attività. 

Crea più tempo, automatizza il tuo flusso di lavoro

L'automazione del flusso di lavoro farà risparmiare tempo al tuo team, poiché offre alle aziende un vantaggio competitivo. Quando scegli uno strumento per i tuoi processi aziendali, ricorda che non esiste una soluzione valida per tutti. Lo strumento migliore è quello che si adatta alle tue esigenze aziendali specifiche, al tuo budget, alla natura della tua attività e alle dinamiche del tuo team. Prenditi il tempo necessario, prova la soluzione con versioni di prova e demo e dai la priorità alla sua capacità di soddisfare le tue esigenze rispetto alle centinaia di funzionalità che potrebbe avere. 

Perché non dare un'occhiata a Trengo? Si tratta di una piattaforma per le operazioni con i clienti che offre supporto multicanale, solide funzionalità di collaborazione, integrazioni native e di terze parti e, soprattutto, automazione basata sull'intelligenza artificiale. Trengo non si limita a elencare caratteristiche effimere, ma offre funzionalità realmente utili ai team a contatto con i clienti, il tutto nel rispetto del budget. 

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