Rivoluzionare l'efficienza: i migliori strumenti di automazione del flusso di lavoro del 2024

La ripetizione è nemica della produttività. Non solo inibisce la capacità creativa dei dipendenti di risolvere i problemi, ma influisce anche sulle prestazioni complessive del team. 

Ma c'è di più: Scarsa comunicazione, errori ripetitivi, ritardi nei progetti, mancanza di conformità e costi crescenti: tutti questi sono i sintomi di un ambiente di lavoro in cui le attività vengono svolte e gestite manualmente.

Ora, immagina uno spazio di lavoro in cui le attività di routine si svolgono da sole, le approvazioni avvengono in un istante, i compiti vengono assegnati automaticamente e il flusso di informazioni tra i vari reparti non conosce soluzione di continuità. Come può accadere? 

Inserisci gli strumenti di automazione del flusso di lavoro. 

Gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro sono diventati una caratteristica essenziale degli spazi di lavoro in tutti i settori, dalle campagne di marketing alle risorse umane, dalle transazioni finanziarie all'assistenza clienti. Tuttavia, intraprendere l'automazione può essere un compito scoraggiante, soprattutto quando si tratta di scegliere il software di automazione del flusso di lavoro da utilizzare. 

E questo è l'obiettivo di questo articolo. Vogliamo darti una panoramica di alcuni dei migliori strumenti di automazione del flusso di lavoro in circolazione. Ma prima, alcune nozioni di base. 

Comprendere l'automazione del flusso di lavoro

In parole povere, le soluzioni di automazione del flusso di lavoro automatizzano le attività manuali e ripetitive, come l'approvazione di un permesso, l'invio di un'e-mail di promemoria, l'aggiunta di un lead a una campagna drip, la risposta ai clienti e così via. L'obiettivo è quello di liberare te e il tuo team da attività che richiedono molto tempo e permetterti di concentrarti maggiormente sulle manovre strategiche che fanno progredire la tua azienda.

Ecco alcuni casi d'uso in cui questi strumenti possono aiutarti:

• Data routing: sposta leinformazioni tra diverse applicazioni e piattaforme, dalle piattaforme di marketing al CRM o dalle vendite alla finanza, il tutto senza fare nulla manualmente. 
• Automazione delle attività: pianificaed esegui attività ripetitive come l'invio di e-mail, l'aggiunta di un cliente alla campagna una volta scaricata una risorsa, la generazione di report, l'aggiornamento di database, ecc.  
• Flussi di lavoro di approvazione: instradano idocumenti e le richieste di approvazione attraverso canali predefiniti. Ad esempio, un dipendente che chiede un congedo e il manager che lo approva o lo rifiuta senza dover scrivere manualmente le richieste. Oppure il reparto finanziario che approva una richiesta di spesa.  
• Azioni basate su trigger: impostaazioni automatiche basate su eventi specifici, come l'invio di notifiche quando arriva un nuovo lead, la creazione di ticket, l'aggiornamento dei record dei clienti quando viene effettuato un acquisto e così via. 

Ma perché questi strumenti sono così fondamentali nel panorama aziendale odierno? La risposta sta nel loro impatto sulle moderne operazioni aziendali. 

• L'automazione dei flussi di lavoro migliora l'efficienza e l'accuratezza sul posto di lavoro. Un'agenzia assicurativa californiana ha ridotto il tempo di generazione dei preventivi da 14 giorni a 14 minuti grazie all'automazione del flusso di lavoro. 
• Questi strumenti permettono ai dipendenti di concentrarsi maggiormente su attività importanti e di alto valore. L'85% dei leader IT ritiene che l'automazione abbia aiutato i membri del loro team a risparmiare il 10-15% del tempo che altrimenti avrebbero dedicato a compiti manuali e ripetitivi. 
• L'automazione aiuta a evitare gli errori quando le attività vengono svolte manualmente. Il software di automazione del flusso di lavoro riduce gli errori del 37% durante il processo di acquisizione.
• Inoltre, aumenta la visibilità dei processi e consente di monitorare le prestazioni. Il 91% delle aziende che hanno adottato l'automazione dei flussi di lavoro dichiara di aver ottenuto una maggiore visibilità sui processi aziendali.
• Il 54% dei manager afferma che il problema principale del flusso di lavoro è la scarsa comunicazione. L'automazione dei flussi di lavoro può risolvere questo problema eliminando i colli di bottiglia e favorendo la comunicazione tra dipendenti e reparti. 
• L'automazione dei flussi di lavoro aumenta la produttività dei membri e dei team. Per intenderci, il 40% della produttività viene persa per il passaggio da un'attività all'altra, cosa che può essere automatizzata.  

Ma come ho detto prima, tutto questo può accadere se scegli la piattaforma giusta, che può essere dotata dei flussi di lavoro di cui hai bisogno o che ti permette di creare i tuoi flussi di lavoro quando ne hai bisogno. Nella sezione seguente ho elencato alcuni dei migliori strumenti di automazione dei flussi di lavoro. Scegli quello che più si adatta alle tue esigenze. 

8 dei migliori strumenti di automazione del flusso di lavoro

1. Zapier

Il primo della lista è Zapier. Vantando integrazioni con oltre 6.000 app, definirei Zapier il campione indiscusso della connettività. Pensa a un'app e Zapier la gestisce, intrecciando le tue e-mail, il CRM, gli strumenti di gestione dei progetti, i canali di comunicazione, le piattaforme di assistenza clienti e così via. 

La sua interfaccia facile da usare e i suoi "Zaps" precostituiti ti permettono di automatizzare quasi ogni tipo di processo aziendale, sia di base che avanzato. Ha un piano "gratuito per sempre", con funzioni di base ma fondamentali. I piani a pagamento includono Starter, Professional e Team, rispettivamente a 19,99, 49 e 69 dollari al mese. Esiste anche un piano Company, ma per i prezzi dovrai contattare il team di vendita. 

Pro di Zapier 

• Integrazione impareggiabile: collegaquasi tutte le app, anche quelle meno conosciute.
• L'interfaccia drag-and-drop facile da usaree gli Zaps precostituiti rendono l'automazione semplice, anche per i reparti non tecnici.
• Conveniente: unpiano gratuito con funzioni di base, mentre i piani a pagamento offrono funzionalità più robuste.

Contro di Zapier

• Una curva di apprendimento più ripida, soprattutto per quanto riguarda l'impostazione degli "Zaps". 
• Scarsa assistenza clienti. "Non trovo che i supporti di aiuto siano molto utili; la maggior parte sono brevi e vaghi passaggi su come completare le attività ma non su come risolvere i problemi", scrive un utente. 
• Sebbene offra integrazioni con molte app, non tutte le integrazioni sono fluide come ci si aspetta. 

Ideale per: Le aziende che cercano un'automazione di base tra diverse applicazioni, i freelance che vogliono collegare i loro flussi di lavoro e tutti coloro che hanno bisogno di un punto di ingresso facile da usare e conveniente.

Esempi di casi d'uso: Zapier è particolarmente utile per i reparti marketing e assistenza. I casi d'uso includono (ma non si limitano a) l'invio di notifiche e-mail automatiche, l'aggiornamento di database in base all'invio di moduli, la sincronizzazione di file tra servizi di cloud storage. 

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2. ClickUp

ClickUp è un altro strumento di automazione del flusso di lavoro che riunisce in un'unica piattaforma la gestione dei progetti, l'automazione delle attività e la comunicazione. Grazie alla sua interfaccia visiva è facile tenere traccia dei progressi, gestire le scadenze e collaborare con il team. ClickUp si distingue per la sua personalizzazione: i team possono adattare la piattaforma alle loro esigenze e ai loro flussi di lavoro utilizzando modelli di processo. Sebbene sia utile per qualsiasi team, è particolarmente utile per i team di sviluppo software, marketing, design e operazioni che cercano una piattaforma unificata per gestire tutto, dalle piccole attività ai progetti complessi. 

Come Zapier, anche ClickUp ha un piano gratuito per sempre. Ma a differenza di Zapier, i piani a pagamento sono più accessibili: Unlimited ha un prezzo di 7 dollari al mese per utente e Business di 12 dollari al mese per utente. Per il piano Enterprise, dovrai contattare il team di vendita per ottenere informazioni sui prezzi.  

I vantaggi di ClickUp

• Ricco di funzioni: combinastrumenti di gestione dei progetti, automazione e comunicazione.
• Interfaccia intuitiva: facileda imparare e da usare, anche per gli utenti non tecnici.
• Gli strumenti di collaborazione -chat in tempo reale, commenti e condivisione di documenti - favoriscono la comunicazione di squadra.

Contro di ClickUp

• Ha una curva di apprendimento. Sebbene sia intuitivo, per sfruttare appieno le potenzialità di ClickUp è necessario un certo sforzo. 
• Il piano gratuito offre l'accesso a funzioni limitate, mentre i piani a pagamento sono progettati in modo tale che alcuni team potrebbero trovarli costosi man mano che aumentano le loro dimensioni. 
• "Non è l'ideale per i team di Design Ops, UX Design o Creativi", si lamenta un utente. 

Ideale per: Aziende che cercano soluzioni per la gestione dei progetti, aziende che danno priorità alla collaborazione e alla comunicazione di gruppo o team che necessitano di potenti automazioni con la volontà di investire tempo nell'apprendimento.

Esempio di caso d'uso: Gestisci un flusso di lavoro di content marketing, assegnando compiti agli scrittori, monitorando le scadenze e collaborando alle revisioni. 

3. Flusso di lavoro Kissflow

Kissflow Workflow è uno strumento di gestione dei processi aziendali a basso codice (anche no-code) che va oltre l'automazione. Con Kissflow puoi creare moduli, progettare flussi di lavoro, creare dashboard, delegare attività, stabilire SLA fissi o basati su formule e creare regole che attivano azioni, il tutto senza o con un minimo di codice. Ciò che distingue Kissflow è il mix perfetto di analisi potenti e interfaccia semplice. Inoltre, puoi anche tenere traccia dei dati, automatizzarne l'acquisizione e generare report approfonditi per prendere decisioni informate. 

Non è disponibile un piano gratuito. Per quanto riguarda il livello a pagamento, sono disponibili i piani Basic ed Enterprise, il primo a partire da 1.500 dollari al mese. Il piano Enterprise offre l'accesso a tutte le funzioni, ma il suo prezzo non viene rivelato sul sito web.

Pro di Kissflow 

• Potenti report e analisi:report dettagliati, dashboard personalizzabili e strumenti di visualizzazione dei dati offrono approfondimenti.
• Gestione dei processi aziendali:puoi automatizzare i processi aziendali, monitorare la conformità e ottimizzare i flussi di lavoro per ottenere maggiore efficienza.
• Versatilità:puoi personalizzare le funzionalità in base alle esigenze di ciascun reparto. Inoltre, è ottimo per le aziende che hanno un flusso di documentazione tra reparti e team. 

Contro di Kissflow

• Base di conoscenze a pagamento. 
• Curva di apprendimento più ripida. "C'è una curva di apprendimento per personalizzare lo strumento e adattarlo al flusso di lavoro del processo aziendale", ha scritto un utente nella sua recensione. 
• Pur offrendo connessioni a diverse app, l'ampiezza dell'integrazione rispetto a Zapier potrebbe essere limitante.

Ideale per: Aziende orientate ai dati che necessitano di un'analisi approfondita dei processi, aziende che cercano di ottimizzare e migliorare i flussi di lavoro o organizzazioni che gestiscono processi ricchi di documenti e che necessitano di report dettagliati.

Esempi di casi d'uso: Tracciare e analizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI), identificare i colli di bottiglia nei flussi di lavoro e generare report dettagliati per prendere decisioni informate. 

4. lunedì

monday è un sistema operativo di lavoro basato sul cloud che aiuta i team a gestire i processi, i progetti e il lavoro quotidiano. Con monday puoi creare in pochi minuti le tue applicazioni di flusso di lavoro personalizzate per i processi, i progetti e il lavoro di routine, senza bisogno di alcuna codifica. Ad esempio, puoi tenere traccia di attività e progetti, gestire scadenze e programmi, collaborare con i membri del team, automatizzare le attività ripetitive e ottenere informazioni dalle visualizzazioni dei dati, il tutto all'interno di un'unica dashboard codificata a colori. 

Per quanto riguarda i piani tariffari, monday offre una serie di livelli: 

• Free Forever è per 2 posti ed è adatto a persone che vogliono tenere traccia del proprio lavoro.
• Il piano Basic ha un prezzo di 8 dollari per sede al mese e offre funzioni di gestione del team. 
• Il piano Standard, 10 dollari al mese per sede, consente la collaborazione tra team. 
• Il piano Pro è adatto a flussi di lavoro complessi e ha un prezzo di $16 per sede al mese. Tutti i piani a pagamento devono avere almeno 3 postazioni.  
• Per i progetti di grandi dimensioni è disponibile il piano Enterprise, il cui prezzo è personalizzato in base alle tue esigenze. 

Pro di lunedì

• I pannelli visivi, divertenti e facili da usare,rendono la gestione del flusso di lavoro piacevole e intuitiva.
• Eccellente per la collaborazione, gli aggiornamenti in tempo realee le lavagne condivise favoriscono la comunicazione del team.
• Personalizzabilità: puòessere adattato a una varietà di flussi di lavoro in diversi settori e dipartimenti. 

Contro del lunedì

• Sebbene automatizzi le attività di base, i flussi di lavoro complessi richiedono strumenti o integrazioni aggiuntive. "È terribile per i processi complicati. L'automazione è molto carente", afferma un utente. 
• Sebbene l'interfaccia utente sia semplice, le sue funzioni sono limitate. "Alla fine abbiamo smesso di usare questo software perché l'interfaccia utente era molto limitata nelle sue funzioni. Il nostro team non ha capito nulla e abbiamo abbandonato il software dopo un anno", scrive un altro utente. 
• Le integrazioni con altre app potrebbero essere complesse e presentare problemi di funzionalità. Inoltre, "lamaggior parte delle integrazioni richiede il pagamento di un abbonamento a terzi".

Ideale per: Piccole e medie imprese che cercano uno strumento di gestione visuale e accattivante, team creativi che lavorano su progetti collaborativi, aziende che danno priorità all'automazione semplice e alla facilità d'uso.

Casi d'uso: Gestione di campagne di marketing, monitoraggio di progetti di sviluppo software, pianificazione ed esecuzione di eventi.

5. Pipefy

Pipefy è una piattaforma di gestione dei flussi di lavoro basata sul cloud con la quale puoi creare pipeline personalizzate per i processi aziendali di diversi reparti. Si concentra in particolare sulle risorse umane, sugli acquisti e sulle vendite, ma può essere utilizzata anche per i flussi di lavoro del marketing e del servizio clienti. È facile come usare Trello ma può gestire processi più complessi e complicati. 

Con Pipefy puoi monitorare i progressi del tuo team, ottenere informazioni da potenti dashboard, collaborare con il tuo team in tempo reale, automatizzare facilmente le attività ripetitive e progettare flussi di lavoro personalizzati. In effetti, Pipefy AI ha reso molto semplice la creazione di processi personalizzati all'istante: basta chiedere e il gioco è fatto! 

Pro di Pipefy

• Crea pipeline uniche e personalizzate per i tuoi specifici flussi di lavoro ricorrenti con Pipefy AI in pochi secondi. 
• Accedi a dashboard che offrono approfondimenti e analisi in tempo reale su ogni fase dei tuoi processi (ma fai attenzione alle limitate funzionalità di reporting). 
• Offre l'assegnazione di compiti, commenti e condivisione di file all'interno di ogni pipe per mantenere il team sincronizzato. Inoltre, ha un piano speciale scontato per le piccole imprese, oltre a quello gratuito. 

Contro di Pipefy

• Rispetto ad altri strumenti di questo elenco, le capacità di integrazione di Pipefy possono sembrare un po' limitate. "La documentazione dell'API è davvero disordinata e anche come sviluppatore mi perdo", dice un utente. Inoltre, non tutte le app funzionano bene con le sue pipe.
• Anche se Pipefy AI ha risolto molti problemi che gli utenti avevano con la creazione di flussi di lavoro, ha ancora una curva di apprendimento, soprattutto per l'impostazione dell'automazione. 
• I team di grandi dimensioni con flussi di lavoro complessi potrebbero trovare la struttura dei prezzi (20 dollari per utente/mese) un po' eccessiva.

Ideale per: Le aziende che vogliono automatizzare le attività ripetitive, standardizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività dei team in tutti i reparti, dalle risorse umane al marketing al servizio clienti.

Esempi di casi d'uso: Flusso di lavoro delle risorse umane (assunzione, onboarding, gestione delle richieste, ecc.), gestione di lead e pipeline di vendita, ottimizzazione dei flussi di lavoro di approvvigionamento, monitoraggio delle interazioni con il servizio clienti.

6. Nintex

Nintex è una soluzione software per la gestione e l'automazione dei processi destinata alle aziende con processi consolidati. Alcune attività che puoi svolgere con Nintex includono l'automazione completa dei flussi di lavoro, la creazione di documenti, i processi di approvazione, l'acquisizione di dati e persino l'automazione robotica dei processi (RPA), il tutto sotto un unico tetto. Grazie al suo costruttore di flussi di lavoro visivi, puoi trascinare e rilasciare elementi per creare processi complessi che si adattano alle tue esigenze specifiche. I moduli e gli strumenti di gestione dei documenti integrati lo rendono una soluzione semplice per snellire i flussi di lavoro che richiedono molti documenti. 

Ma è costoso per le piccole e medie imprese, come dimostra la seguente tabella. 

Pro di Nintex

• Interfaccia potente, facile da usaree visiva, Nintex rende l'automazione accessibile a tutti, senza bisogno di codifica.
• Versatilità: automatizzapraticamente qualsiasi attività, dalle semplici notifiche via e-mail all'instradamento di documenti complessi e alle approvazioni. In dipartimenti diversi come l'elaborazione dei prestiti, la formazione a distanza, il supporto dell'help desk, le risorse umane e la finanza.  
• Ecosistema estendibile: connettiticon applicazioni aziendali di terze parti basate su cloud e on-premises, utilizzando i connettori, per creare soluzioni di flusso di lavoro integrate.

Contro di Nintex

• Ha una curva di apprendimento notevole, soprattutto per i nuovi utenti quando si tratta di flussi di lavoro complessi. 
• È troppo costoso. Quando è stato chiesto cosa non piace di Nintex, "è il prezzo premium. Poiché i nostri clienti sono esposti a un numero sempre maggiore di soluzioni di fornitori diversi, a volte è un po' più difficile giustificare una suite di prodotti dal prezzo elevato", ha risposto un utente. 

Ideale per: Grandi aziende che gestiscono processi ad alto contenuto documentale e flussi di lavoro complessi, aziende che cercano una piattaforma completa per l'automazione e la gestione dei documenti, aziende con team IT dedicati a supportare la personalizzazione avanzata dei flussi di lavoro.

Esempi di casi d'uso: Piuttosto vari. Risorse umane (onboarding dei dipendenti, richieste di ferie, pubblicazione di offerte di lavoro senza alcuno sforzo manuale), vendite (generazione automatica di proposte di vendita personalizzate), sostituzione di moduli cartacei con flussi di lavoro digitali, automazione dei processi di approvazione, ottimizzazione dell'instradamento e della tracciabilità dei documenti. 

7. Fai

Make, ex Integromat, è uno strumento di automazione dei flussi di lavoro senza codice che ti permette di creare, costruire e automatizzare visivamente i flussi di lavoro, chiamati "scenari". Gli utenti possono costruire scenari complessi collegando tra loro i moduli, consentendo un'automazione dinamica e personalizzabile in base alle loro esigenze specifiche. La piattaforma offre un'interfaccia drag-and-drop per collegare app, servizi e piattaforme in pochi clic. 

Puoi anche progettare flussi di lavoro complessi utilizzando il toolkit no-code di Make, che include funzioni avanzate come iterazioni, aggregazioni, logica condizionale, filtraggio, gestione degli errori, ecc.

Make offre cinque piani: Free Forever, Core (a $9/mese), Pro ($16/mese), Teams ($29/mese) ed Enterprise (prezzi personalizzati). 

Pro di Make

• Interfaccia facile da usare: ilsistema intuitivo e drag-and-drop semplifica l'automazione del flusso di lavoro senza bisogno di codifica. Inoltre, è molto facile configurare gli scenari, anche per gli utenti con un'esperienza minima.
• Ampie capacità di integrazione: Makesupporta un'ampia gamma di applicazioni e servizi. "L'intera varietà di schemi di integrazione, connettori, impostazioni e altre personalizzazioni del prodotto è apparsa molto superiore alle nostre aspettative". 
• Facile da sviluppare: le sueAPI aperte e le funzionalità di scripting consentono agli sviluppatori di creare integrazioni personalizzate. E se dovessi avere un problema, il team di assistenza ha sempre uno sviluppatore a disposizione per aiutarti a portare avanti i tuoi progetti. 

Contro di Make

• Problemi di integrazione: gli utenti notano che le integrazioni con altre app possono essere complesse e che a volte si verificano problemi di funzionalità. "Le connessioni tra Facebook e Sheets semplicemente non funzionano. Quello che è possibile fare in meno di 5 minuti con Zapier ti costerà un'intera giornata di lavoro con Integromat / Make.com". Inoltre, tieni presente i pagamenti di abbonamenti aggiuntivi richiesti per la maggior parte delle integrazioni di terze parti.
• Limitazioni dei flussi di lavoro complessi: sebbene Make automatizzi efficacemente le attività di base, gli utenti segnalano limitazioni per i flussi di lavoro complessi.

Ideale per: Aziende con processi complessi e in più fasi, grandi organizzazioni con manipolazione avanzata dei dati e logica condizionale o aziende con sviluppatori che si trovano a proprio agio nell'utilizzo di funzioni avanzate. Ma è altrettanto utile per le PMI che vogliono semplicemente automatizzare i loro flussi di lavoro di routine. 

Esempi di casi d'uso: Automatizzare i processi di lead generation, l'automazione della supply chain, l'automazione delle fatture, l'automazione del flusso di lavoro per una migliore gestione dei progetti, l'aggiornamento dei record dei clienti nel tuo CRM in base ai nuovi ordini effettuati nella tua piattaforma di e-commerce, ecc.  

8. Trengo

Ultimo, ma sicuramente non meno importante: Trengo. Questa piattaforma di coinvolgimento dei clienti a tutto tondo può cambiare le carte in tavola quando si tratta di semplificare i flussi di lavoro del tuo team.

La collaborazione tra team è essenziale per gestire le conversazioni con i clienti e può funzionare anche come strumento di automazione del flusso di lavoro. La piattaforma offre caratteristiche utili che potrebbero renderla un'opzione interessante per le aziende che desiderano ottimizzare i processi di comunicazione e di flusso di lavoro.

Trengo ottimizza la comunicazione consolidando più canali in un'unica piattaforma, migliorando l'efficienza e garantendo che nessun messaggio venga trascurato. Le sue intuitive funzioni di automazione riducono significativamente le attività manuali, consentendo ai team di concentrarsi sul lavoro più importante. Inoltre, gli strumenti di analisi di Trengo forniscono dati significativi, consentendo alle aziende di perfezionare e ottimizzare continuamente i propri flussi di lavoro.

Trengo offre tre piani: Essentials (a 99€/mese), Boost (149€/mese) e Pro (249€/mese), tutti basati su un minimo di 5 utenti. 

Pro di Trengo

• Posta in arrivo unificata per tutti i canali: Trengo offre una piattaforma unificata dove i team possono gestire tutti i canali di comunicazione (e-mail, messaggi sui social media, WhatsApp, ecc.) in un unico luogo. Questo consolidamento può migliorare notevolmente i tempi di risposta e garantire che nessun messaggio venga trascurato.
• Facile da usare: è stato progettato per consentire ai membri del team di collaborare in modo efficiente, assicurando che le richieste dei clienti vengano gestite tempestivamente e dalla persona più appropriata.
• Funzioni di automazione: Trengo consente di creare automazioni del flusso di lavoro per gestire attività ripetitive. Ciò può includere l'etichettatura automatica dei messaggi in arrivo, l'assegnazione al team o al membro del team giusto in base a regole preimpostate o l'invio di risposte automatiche alle domande più comuni.
• Integrazioni: Trengo supporta l'integrazione con diverse piattaforme, il che può essere un vantaggio significativo per le aziende che utilizzano una serie di strumenti e servizi diversi.
• Scalabilità: Le funzioni di Trengo sono progettate per scalare con la tua azienda, rendendolo adatto a piccole e grandi organizzazioni.
• Interfaccia facile da usare: Come Make, Trengo offre un'interfaccia intuitiva e facile da usare, che facilita l'adozione e l'integrazione nei flussi di lavoro quotidiani da parte dei team senza una curva di apprendimento troppo ripida.
• Assistenza e sviluppo: Trengo è nota per il suo supporto clienti reattivo e per lo sviluppo continuo, che garantisce l'evoluzione della piattaforma per soddisfare le esigenze dei suoi utenti.

Contro di Trengo

• Una piattaforma a tutto tondo: Focalizzato sul coinvolgimento dei clienti, Trengo non è solo uno strumento di automazione del flusso di lavoro. Se hai bisogno solo di questo, Trengo potrebbe essere troppo grande e offrire troppe funzioni che non ti servono.

Ideale per: Trengo è ideale per le aziende che danno priorità all'efficienza della comunicazione e alla collaborazione di gruppo. È particolarmente indicato per i team di assistenza e supporto clienti, marketing e vendite, team operativi. In pratica tutti i team che gestiscono conversazioni o che hanno bisogno di comunicare internamente.

Esempi di casi d'uso: Un'azienda di e-commerce utilizza Trengo per gestire le richieste dei clienti provenienti da e-mail, social media, live chat e WhatsApp. Quando arriva un nuovo messaggio, le regole di automazione di Trengo lo classificano automaticamente in base al suo contenuto (ad esempio, resi, spedizioni, richieste di prodotti) e lo assegnano al membro del team più adatto. I modelli predefiniti aiutano il team a rispondere rapidamente alle domande più frequenti. Tutte le interazioni vengono registrate per garantire che ogni membro del team possa assistere il cliente con un contesto completo, offrendo un'esperienza di assistenza clienti efficiente e senza interruzioni.

Caratteristiche principali da ricercare in un software di automazione del flusso di lavoro

Quelle sopra elencate sono alcune delle soluzioni di automazione del flusso di lavoro, ma l'elenco non è esaustivo. Non tutte le aziende sono uguali, così come non lo sono i loro requisiti di software di automazione. Se sei ancora alla ricerca dello strumento di automazione perfetto, ecco alcuni suggerimenti sulle caratteristiche da ricercare in una soluzione. 

1. Interfaccia facile da usare

L'interfaccia utente e l'esperienza sono le prime cose da considerare. Ammettiamolo: un software complesso può essere un killer della produttività. Se scegli uno strumento complesso, perdi lo scopo stesso dell'automazione! Al contrario, lo strumento dovrebbe essere facile da usare, senza codice, con un'interfaccia drag-and-drop e con menu intuitivi. I team sono composti da persone diverse: anche i membri del team meno esperti di tecnologia dovrebbero essere in grado di costruire e personalizzare i flussi di lavoro con facilità.

Non ignorare l'intelligenza artificiale. Puoi usare l'intelligenza artificiale per creare flussi di lavoro, analizzare i flussi di lavoro esistenti, identificare i colli di bottiglia e suggerire miglioramenti. 

2. Potente motore di automazione

In questo caso, si tratta del cuore dello strumento! Per automazione non intendo solo l'automatizzazione di compiti semplici come le notifiche via e-mail. Molto dipende dai requisiti del tuo spazio, ma in generale lo strumento dovrebbe consentire di automatizzare attività come l'inserimento dei dati, l'instradamento dei file, le richieste di approvazione e persino il processo decisionale complesso. 

Inoltre, sarebbe meglio se la soluzione offrisse opzioni di personalizzazione per adattare i flussi di lavoro alle tue esigenze specifiche e al tuo settore, costruire campi personalizzati o creare dashboard personalizzate.

3. Integrazioni di terze parti

Le aziende di oggi si avvalgono di un ecosistema di applicazioni diverse, dal CRM alle piattaforme di vendita e marketing. C'è Slack per le comunicazioni, Zoom per le riunioni, HubSpot per il CRM, Mailchimp per le campagne drip e così via. Come si fa a riunirle tutte in un unico luogo? 

È qui che entrano in gioco le integrazioni, i ponti invisibili che mantengono il tuo flusso di lavoro collegato tra le varie piattaforme. Lo strumento di automazione che scegli non deve mancare di integrazioni con altre applicazioni, in particolare con quelle che fanno parte del tuo flusso di lavoro quotidiano. 

4. Funzionalità di collaborazione

L'automazione dei flussi di lavoro non è un atto solitario, ma è sempre un lavoro di squadra. Quando valuti uno strumento, verifica che abbia le funzioni di collaborazione di cui la tua azienda ha bisogno tra i vari team e reparti. Può trattarsi di comunicazioni, aggiornamenti in tempo reale sulle attività, thread di commenti, accesso condiviso a dati e informazioni, un sistema centralizzato per il monitoraggio delle attività e la condivisione dei file. 

5. Sicurezza dei dati

I dati, che siano di clienti o di team interni, sono preziosi e sensibili. Gli strumenti di automazione possono contenere controlli di accesso, ordini di acquisto, note spese o altre informazioni personali di dipendenti e clienti. Che sia basato su cloud o on-premise, scegli uno strumento con solide funzioni di sicurezza come la crittografia, i controlli di accesso e i protocolli di autenticazione. Per una maggiore sicurezza e protezione dei dati, prendi in considerazione l'integrazione di soluzioni VPN o di gestori di password affidabili nella tua infrastruttura di automazione del flusso di lavoro. Questi strumenti possono aiutare a salvaguardare le informazioni sensibili, a mitigare i rischi di cybersicurezza e a garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati. Esamina attentamente la politica di sicurezza dei dati, il quadro normativo, il regime di conformità e le funzionalità del fornitore per assicurarti che le tue informazioni siano sempre protette.

6. Scalabilità e flessibilità 

Nella scelta di uno strumento, non trascurare la scalabilità. Le aziende sono entità dinamiche e anche l'automazione dei flussi di lavoro dovrebbe esserlo. Con il tempo, i processi possono cambiare, gli utenti possono moltiplicarsi e i flussi di lavoro possono diventare più complessi. Ecco perché è fondamentale disporre di una piattaforma flessibile, in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze e di crescere insieme al tuo team. 

7. Reporting e analisi

Qualsiasi strumento per i flussi di lavoro sarebbe incompleto se non disponesse di funzionalità complete di reporting e analisi, in quanto forniscono alle aziende una visione olistica delle loro operazioni. Scegli uno strumento che ti permetta di generare report e dashboard completi e che ti fornisca informazioni sulle prestazioni del flusso di lavoro, sulla produttività del team e su altre metriche chiave. Dovresti anche essere in grado di monitorare i progressi, individuare le tendenze, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati. 

8. Prezzi

Infine, i prezzi. Gli strumenti per l'automazione dei flussi di lavoro - o qualsiasi altro strumento, se è per questo - non dovrebbero essere costosi. Esistono decine di strumenti eccellenti con caratteristiche interessanti e interfacce pulite e intuitive. Senza compromettere le tue esigenze principali, puoi scegliere uno strumento con piani tariffari flessibili che si adattino al tuo budget e che siano scalabili in base alla tua crescita. 

Crea più tempo, automatizza il tuo flusso di lavoro

L'automazione dei flussi di lavoro farà risparmiare tempo al tuo team e darà alle aziende un vantaggio competitivo. Quando scegli uno strumento per i tuoi processi aziendali, ricorda che non esiste una soluzione unica per tutti. Lo strumento migliore è quello che si adatta alle tue esigenze aziendali, al tuo budget, alla natura della tua attività e alle dinamiche del tuo team. Prenditi il tempo che ti serve, prova la soluzione con prove e demo e dai la priorità a come può soddisfare le tue esigenze rispetto alle centinaia di funzioni che può avere. 

Perché non dare un'occhiata a Trengo? Si tratta di una piattaforma per le operazioni con i clienti che offre supporto multicanale, solide funzionalità di collaborazione, integrazioni native e di terze parti e, soprattutto, automazione AI. Trengo non si limita a elencare caratteristiche effimere, ma offre funzionalità che i team che si occupano dei clienti hanno effettivamente a disposizione. 

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