AI workflow automatisering gids: Hoe kan jouw bedrijf er baat bij hebben?

AI is niet alleen het nieuwste modewoord, het wordt al snel het geheim achter slimmere, snellere bedrijven. We hebben allemaal gezien hoe tools van OpenAI, Google en anderen content in een paar seconden in elkaar kunnen flansen. Maar hier is de echte vraag: wat kan AI nog meer doen voor je bedrijf?

Spoiler alert: het is veel meer dan blogs schrijven of e-mails beantwoorden.

Welkom in de wereld van AI-workflowautomatisering, waarin repetitieve taken verdwijnen, de efficiëntie omhoog schiet en je team meer tijd krijgt om zich te richten op het werk dat er echt toe doet. Of het nu gaat om het versnellen van goedkeuringen, het routeren van taken of het nemen van realtime beslissingen, AI transformeert stilletjes (maar krachtig) de manier waarop bedrijven achter de schermen werken.

In dit bericht leggen we uit hoe je AI aan het werk kunt zetten - niet alleen als een mooi hulpmiddel, maar als een echte teamspeler in je bedrijfsvoering. Laten we eens kijken hoe je slimmer kunt automatiseren en sneller vooruit kunt komen.

Wat is AI workflow automatisering?

AI gebruiken voor workflowautomatisering is de nieuwe norm. Nu kun je de technologie gebruiken om de meest repetitieve taken van je bedrijf te automatiseren en te stroomlijnen. Het zal je niet alleen helpen bij een betere workflow, maar je ook in staat stellen om je efficiëntie en productiviteit te verbeteren. 

Door AI te implementeren kun je je werkdruk beheren en een soepele ervaring voor je klanten creëren. Door bijvoorbeeld chatbots zoals Trengo te gebruiken, kun je regelmatige vragen van je klanten automatisch afhandelen. Je kunt ook verschillende API's gebruiken om een soepelere workflow voor je medewerkers te creëren. 

AI automatisering gaat echter niet over het elimineren van menselijke inspanningen. Het gaat om het inzetten van de nieuwste technologie om je werknemers te helpen sneller en productiever te worden op de werkplek. Je kunt AI bijvoorbeeld inzetten voor taken als het samenvatten van lange bestanden en tijd besparen voor belangrijke taken. 

Waarom gaan bedrijven voor AI in workflowautomatisering? 

Bedrijven zijn nu meer afhankelijk van AI en machine learning om de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Het is de nieuwe strategie omdat de technologie een beter geheugen heeft en in staat is om repetitieve taken uit te voeren zonder vermoeid te raken. 

Bovendien blijft kunstmatige intelligentie regelmatig verbeteren volgens de behoeften van het bedrijf. AI werkt nu letterlijk als een productief teamlid en is de ruggengraat voor zakelijk succes. 

Bekijk als voorbeeld het verhaal van Hero Bike. Zij werden 150% responsiever nadat ze de AI-automatiseringsworkflow hadden ingezet voor hun klantenservice. Dus de bedrijven die gebruik maken van deze nieuwe trend lopen al voorop.

Voordelen van AI-workflow automatisering

Wat gebeurt er als je een AI automatiseringsworkflow voor je bedrijf implementeert? Nou, dan krijg je de volgende voordelen: 

Naadloze werking

De regelmatig terugkerende taken nemen het grootste deel van de tijd van je team in beslag. Maar nu kun je de technologie gebruiken en een soepele en geautomatiseerde workflow opbouwen. Het gebruik van AI zorgt ervoor dat er geen wrijving of inefficiëntie in je workflow optreedt. 

Wist je dat? Uit onderzoek blijkt dat workflow automatisering je nauwkeurigheid tot 88% kan verhogen. 

Multifunctionele coördinatie

AI kan ook de stress verminderen van het heen en weer mailen dat je productiviteit opslokt. Met AI-tools zoals Trengo kun je de communicatie tussen afdelingen soepeler laten verlopen, silo's doorbreken en helpen bij het nemen van snelle beslissingen. 

Aanpassing en flexibiliteit

Je houdt misschien niet van AI als het niet aansluit bij je bedrijfsdoelen. Maar dat is geen groot probleem, want je kunt je kunstmatige intelligentie trainen volgens je visie, missie en doelen. Het is gewoon een nieuwe werknemer aannemen en hem laten synchroniseren met de omgeving van het bedrijf. Maar als de AI eenmaal getraind is, zal hij niet veranderen maar alleen verbeteren volgens jouw instructies. 

Uitgebreide automatisering

Krachtige AI-tools kunnen nu complexe problemen aan en zelfs autonoom beslissingen nemen. Ze kunnen ook gemakkelijk communiceren met klanten en hen begeleiden als een supportagent. Als vragen echter complex worden, zal de AI soepel om menselijke hulp vragen voordat het uit de hand loopt.

Uniforme gegevensstroom

Het scherpe geheugen en de reacties van AI zorgen ervoor dat het gemakkelijk met gegevens kan omgaan. De AI tools kunnen: 

• Gegevens naadloos verplaatsen tussen systemen 
• Ervoor zorgen dat de gegevens up-to-date zijn 
• Ervoor zorgen dat de gegevens accuraat zijn 

Analyses verbeteren

De implementatie van kunstmatige intelligentie verbetert ook de rapportage en het inzicht in gegevens. Omdat AI meer bruikbare inzichten kan bieden die je kunt gebruiken voor voortdurende verbeteringen. Deze rapporten zijn beter omdat het niet alleen cijfers zijn, maar uitvoerbare plannen voor het verbeteren van de huidige tekortkomingen.  

Schaalbaarheid

AI tools kunnen meegroeien met de behoeften van je bedrijf. Dat betekent dat als je bedrijf groter wordt, je geen nieuwe AI-partner hoeft te nemen. Slechts één AI-tool kan consequent bij je blijven en je taken afhandelen. 

Belangrijkste onderdelen van AI-workflowautomatisering

Op AI gebaseerde workflowautomatisering is niet één tool, maar een combinatie van technologieën die een geautomatiseerd systeem bouwen. Dit systeem heeft de volgende belangrijke componenten: 

Machinaal leren (ML)

Machine learning is het brein voor AI workflow automatisering. ML algoritmen kunnen enorme hoeveelheden gegevens analyseren, begrijpen en voorspellende maatregelen nemen. Deze algoritmen blijven zich met de tijd verbeteren en maken je workflows slimmer op basis van de binnenkomende gegevens en feedback. 

De ML speelt een belangrijke rol bij het afhandelen van de volgende taken voor jou: 

• Taken prioriteren op basis van eerdere gegevens 
• Slimme toewijzing van middelen 
• Real-time anomaliedetectie

Natuurlijke taalverwerking (NLP)

Door het gebruik van NLP kunnen machines menselijke taal begrijpen en daar ook op reageren. Met de huidige NLP-modellen zoals BERT of GPT-3 kunnen machines mensachtige gesprekken voeren. Het stelt AI-gebaseerde workflow automatiseringen in staat om menselijke gevoelens te begrijpen en een betere chatbot ervaring te bieden. 

Het perfecte gebruik van NLP helpt bedrijven om communicatietaken te stroomlijnen, een betere klantervaring te bieden en de handmatige tijd die wordt besteed aan repetitieve taken te verminderen. 

Robotische procesautomatisering (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) is geweldig in het afhandelen van repetitieve, op regels gebaseerde taken, zoals het automatisch reageren op locatievragen van honderden klanten tegelijk. Maar als je RPA combineert met kunstmatige intelligentie (AI), wordt het veel krachtiger en veelzijdiger.

Samen creëren ze dynamische, autonome workflows die verder gaan dan eenvoudige automatisering. Met AI in de mix kan RPA complexe taken aan zoals documentverwerking, het automatiseren van klantondersteuning en naadloze integratie met backend systemen.

RPA voegt de volgende voordelen toe aan op AI gebaseerde workflowautomatisering: 

• End-to-end taakautomatisering
• Minimale handmatige tussenkomst
• Grotere operationele efficiëntie

AI workflow automatisering use cases

AI automatisering is er niet alleen voor één afdeling of branche, het is er voor iedereen. Je kunt gebruik maken van de nieuwe technologie, of je nu van de HR-afdeling van een gezondheidszorgorganisatie bent of de klantenservice voor een softwarehuis behandelt. Hier zijn enkele van de meest voorkomende use cases van AI workflow automatisering: 

Automatisering van het inwerken van werknemers

Het inwerken van werknemers is een tijdrovende en repetitieve taak. De werknemers moeten bijvoorbeeld formulieren invullen, wachten op antwoord en dan moet de HR alle binnenkomende sollicitaties handmatig bekijken. Als je deze taak kunt automatiseren, kan je bedrijf veel tijd besparen. 

Het AI-gestuurde systeem kan automatisch de formulieren controleren, de details zoals de salarisadministratie invullen, de to-en-fro e-mails afhandelen en tot slot de nieuwe werknemers informeren over de trainingsprogramma's. Zo kan de HR-afdeling zich richten op het eigenlijke trainings- en sollicitatieproces terwijl de machines de noodzakelijke communicatie afhandelen. Zo kan de HR zich richten op het eigenlijke trainings- en sollicitatieproces, terwijl de machines de noodzakelijke communicatie afhandelen. 

Verwerking van claims voor werknemerscompensatie

Het compensatieproces kan een menselijke aanpak vereisen, maar het kan profiteren van een AI-automatiseringsworkflow. De compensatieafdeling moet communiceren met zorgverleners en complexe documentatie afhandelen om het proces te voltooien. In deze situatie kan het handmatige werk veel tijd kosten. 

Automatisering kan het proces echter sneller en beter maken. De getrainde AI-bot zal communiceren met de belanghebbenden en direct OSHA- en nalevingsrapporten genereren. Hierdoor zal de totale tijd voor het goedkeuren van de compensatie van werknemers worden verkort. 

Beheer van verlof

HR moet een aantal stappen doorlopen voordat een verlof wordt goedgekeurd. De afdeling moet bijvoorbeeld de geschiktheid van de werknemer controleren en ook de benodigde documenten doornemen en verifiëren. Ook hier kost het handmatige werk meer tijd. AI kan dit proces echter sneller maken, omdat het algoritme snel kan controleren of de werknemer nog verlof heeft en ook de benodigde documenten in een sneller tempo kan controleren. 

Deze use case zal efficiënter zijn in een groot bedrijf, omdat HR regelmatig talloze verlofaanvragen kan ontvangen. 

Hoe je AI workflow automatisering kunt implementeren

Ja, AI workflow automatisering is voor elke branche. Je kunt een nieuwe technologie echter niet blindelings inzetten. Je zult een proces moeten doorlopen voordat je een tool afrondt, en vervolgens je team trainen voordat je het inzet. Hier zijn vijf stappen die je kunt volgen om geautomatiseerde workflows te implementeren: 

Stap 1: Beoordeel je bedrijfsbehoeften

De weg naar automatisering moet beginnen met duidelijkheid. Je moet weten wat je behoeften zijn, welke taken geautomatiseerd kunnen worden en hoe je AI kunt inzetten in de groeiende industrie. 

Je kunt je huidige workflows doorlichten om inefficiënties en repetitieve taken op te sporen. Na het vinden van de operationele zwakke punten kun je op zoek gaan naar knelpunten in de communicatie, het goedkeuren van aanvragen en repetitieve handmatige processen. Zodra je de zwakke schakels hebt geïdentificeerd, kun je een checklist maken van taken die je wilt automatiseren. 

Pro Tip: Breng use cases met een hoge impact in kaart om de inspanningen te richten

Stap 2: Selecteer de juiste AI-tools

Het juiste gereedschap zal je taken op de juiste manier afhandelen en je helpen om je effectiviteit en productiviteit te verbeteren. Je moet dus de juiste tijd steken in het vinden van de juiste tool voor jouw specifieke branche. Je kunt beginnen met het vergelijken van verschillende beschikbare tools zoals Trengo, Copy.ai, UiPath, Zapier, enz. 

Je moet de volgende vragen overwegen voordat je het perfecte gereedschap kiest: 

• Is het hulpmiddel gemakkelijk te gebruiken? 
• Kan je team het gemakkelijk leren? 
• Integreert de tool met je huidige tools, zoals CMS? 
• Is de tool schaalbaar naargelang de groeiende behoeften? 
• Biedt het bedrijf goede after-sales ondersteuning? 

Het is ideaal om een AI-tool in te zetten die goede begeleiding en trainingsinhoud biedt. Zo'n overweging zal je helpen om veranderingen met gemak door te voeren. 

Stap 3: AI integreren met bestaande systemen

Je AI-tool heeft geen nut als hij niet kan integreren met je bestaande systemen. Zorg er dus voor dat je selectietool gemakkelijk aansluit op je huidige workflow zonder je dagelijkse werkroutine te beschadigen. 

Houd rekening met de volgende punten voor een soepele overgang van de workflow: 

• Gebruik API's om de nieuwe tool te koppelen met andere software 
• Samenwerken met de IT-afdeling voor een soepele implementatie 
• Test de AI-tool grondig voordat je hem officieel gaat gebruiken. 

Vergeet niet dat het altijd beter is om te investeren in een tool die goede aftersales ondersteuning biedt, zodat je bedrijf niet voor onnodige hindernissen komt te staan. 

Stap 4: Je team trainen en inwerken

Alle tools claimen gebruiksvriendelijk te zijn. Maar toch moet je je werknemers de juiste training geven, zodat ze niet het gevoel hebben dat ze tijdens werktijd vastzitten. Je training kan bestaan uit documentatie en korte video walkthroughs. Moedig tijdens de training feedback aan en beantwoord alle vragen van je werknemers. 

Als het een beetje ingewikkeld wordt, kun je de snelle leerlingen vragen om anderen te helpen, wat het leren van elkaar bevordert. 

Stap 5: Werkstromen bewaken en optimaliseren

Je hebt AI kunnen vinden en inzetten in workflowautomatisering, en het werkt perfect voor je bedrijf. Dat is een goede zaak, maar je kunt het niet zomaar laten liggen. Als groeiend bedrijf moet je de tool in de gaten houden en ervoor zorgen dat het blijft werken volgens de gedefinieerde regels. 

Je moet KPI's bijhouden zoals de tijd die je nodig hebt om een taak af te ronden, kostenbesparingen of foutenpercentages. Je kunt ook feedback van je medewerkers vragen om er zeker van te zijn dat de tool perfect werkt.  

Uitdagingen en overwegingen bij AI-workflowautomatisering

Investeren in geïsoleerde taken is goed omdat het helpt om de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Dit is de belangrijkste reden dat veel bedrijven investeren in AI-geautomatiseerde workflows. Volgens statistieken investeren bedrijven 36% meer in AI op de IT-afdeling en 12% meer voor de productiekant. De verandering is goed, maar komt ook met zijn eigen uitdagingen. Deze uitdagingen zijn geen bedreiging, maar een waarschuwing waar je gemakkelijk overheen komt. 

Enkele van de grootste uitdagingen die gepaard gaan met AI-workflow automatiseringen zijn: 

• Je IT-onderhoudskosten kunnen iets hoger oplopen 
• Misschien moet je een nieuwe IT'er aannemen of investeren in training voor de vorige medewerkers. 
• Je team moet misschien meer technisch onderlegd worden om integraties en API's te begrijpen 
• De technologie-upgrade kan conflicten veroorzaken met verschillende software 
• Slecht management en AI-training kunnen je bedrijf tegenwerken 

Zoals eerder gezegd, vormen deze uitdagingen geen bedreiging voor automatisering. Je kunt deze uitdagingen gemakkelijk aan met de juiste toewijzing van middelen en onderzoek naar de juiste tools. 

Pro tip: Probeer tijdens je onderzoek te kiezen voor tools die je gratis kunt uitproberen. Aan de hand van deze tests weet je of de tool geschikt is voor jouw bedrijf of niet. 

Vooruitgang op het gebied van AI-workflowautomatisering

AI + RPA-synergie

RPA kan alleen regelgebaseerde vaste taken afhandelen. Terwijl AI de binnenkomende vragen kan begrijpen en complexe beslissingen kan nemen. Maar als je beide combineert, wordt het krachtig genoeg om autonome taken uit te voeren en ook in gesprek te gaan met je medewerkers of klanten. 

Omdat het systeem nu niet alleen geautomatiseerd is, maar ook slim met AI-algoritmen. Deze combinatie maakt het makkelijker om complexe taken uit te voeren en zorgt er zelfs voor dat de kunstmatige intelligentie autonome beslissingen kan nemen zonder veel menselijke tussenkomst. 

Transparante besluitvorming

Op een gegeven moment kan AI autonoom beslissingen gaan nemen. Maar deze beslissingen kunnen niet voor je verborgen blijven. De tools die je gebruikt moeten dus transparant zijn en je op de hoogte houden van alle activiteiten van je geautomatiseerde workflows. 

Bovendien wordt het nog beter met de opkomst van verklaarbare AI. Deze algoritmen bieden meer duidelijkheid en diepgaande rapporten. Dit betekent dat je alle geautomatiseerde taken eenvoudig in de gaten kunt houden zonder dat dit ten koste gaat van je reguliere activiteiten. 

Geavanceerde gespreks-AI

Met de verbetering van natuurlijke taalverwerking (NLP) worden de AI conversaties steeds beter. De nieuwe AI-bots kunnen communiceren met je medewerkers en klanten door vragen uit de kennisbank en complexe serviceverzoeken af te handelen. Deze vooruitgang verbetert de gebruikerservaring op het gebied van IT, HR en klantenservice. 

Het beste is dat deze chatbots 24/7 live zijn. Je kunt dus snel de relevante informatie krijgen zonder te wachten op een handmatig antwoord. 

Cyberbeveiliging Boost

Met de groei van technologie in bedrijven neemt ook de behoefte aan betere beveiliging toe. Dit is een andere sector waar AI een rol kan spelen. Je hebt nog steeds een expert nodig om cyberbeveiligingsproblemen aan te pakken. Maar de AI kan taken afhandelen zoals kwetsbaarheden opsporen, phishing identificeren en toegangscontrole valideren. Een cyberbeveiligingsexpert kan deze gegevens gebruiken om snel de nodige actie te ondernemen en de veiligheid van je organisatie te garanderen. 

5 best practices voor workflowautomatisering

Als het gaat om het implementeren van nieuwe technologie, kun je niet zomaar blindelings een nieuwe tool aanschaffen. Je moet een goede strategie volgen voordat je een verandering in je organisatie brengt. Hier zijn vijf best practices die je kunt gebruiken om AI workflow automatisering in te zetten: 

Je huidige workflows begrijpen

Voordat je investeert in nieuwe software, moet je je IT-behoeften en bedrijfsprocessen die geautomatiseerd kunnen worden volledig begrijpen. Hoe beter je de processen begrijpt, hoe betere beslissingen je kunt nemen. 

Je observatie van de huidige werkstromen kan je helpen om redundanties en inefficiënties aan het licht te brengen. Het interviewen van frontline managers of medewerkers kan ook verborgen wrijvingspunten aan het licht brengen. Je kunt ook software zoals process mining gebruiken om real-time workflows te analyseren. 

Als je eenmaal alle relevante gegevens hebt, kun je gemakkelijk betere plannen maken voor workflowautomatisering. 

Integreer gegevens in je workflows

Het integreren van huidige gegevens in nieuwe tools is essentieel. Als je dat niet doet, kan de automatisering tegen je bedrijf gaan werken.

Het is belangrijk omdat de geïntegreerde gegevens AI zullen helpen om naadloos beslissingen te nemen die accuraat zijn. Je kunt grote datasets opsplitsen in kleinere en de overdracht gemakkelijker maken.  

Zorg er bovendien voor dat je de AI traint op de laatste actuele gegevens om nauwkeurigheid en vertrouwen te krijgen.  

Gebruik de juiste automatiseringstools op de juiste plekken

Je repetitieve taken kunnen worden geautomatiseerd, maar ze hebben misschien geen complexe automatisering nodig. Voor zoekopdrachten zoals prijzen of locatie hoef je bijvoorbeeld geen NLP in te zetten omdat een RPA de klus kan klaren. Je moet je processen dus goed begrijpen en je middelen verstandig investeren. 

Pro tip: Geef automatisering prioriteit bij taken die je ROI kunnen opleveren, bijvoorbeeld documentverwerking. 

Bouw je workflows met externe belanghebbenden in gedachten

Workflow is niet beperkt tot je bedrijf. Het gaat om al je belanghebbenden, zoals klanten, partners, verkopers en aannemers. Je moet dus met hen allemaal rekening houden voordat je in nieuwe technologie investeert. 

Als bedrijfseigenaar moet je ervoor zorgen dat ook je externe gebruikers kunnen profiteren van de impact van een betere workflow. Je kunt AI-workflow bijvoorbeeld gebruiken om de ervaring van klantenondersteuning te verbeteren. Uiteindelijk moet je ervoor zorgen dat je geautomatiseerde workflow al je belanghebbenden omvat.  

Denk buiten de workflowbox

In de snelle wereld van technologie is verandering een constante. Om voorop te blijven lopen, moet je voorbereid zijn om verschuivingen vroegtijdig te herkennen en je snel aan te passen. Het gaat niet alleen om het bijhouden van evoluerende technologieën - het gaat ook om het reageren op veranderende eisen en het continu verbeteren van je activiteiten. 

Om je AI-gebaseerde workflowautomatisering voortdurend te verbeteren, moet je een oogje in het zeil houden: 

• Cyclustijd 
• Foutenpercentages 
• Gedetailleerde rapporten en analyses 

Deze statistieken zullen je helpen om je AI tool te blijven verbeteren en een soepele workflow te behouden.  

Laatste woorden

AI workflow automatisering is de combinatie van drie componenten: kunstmatige intelligentie, machine learning en natuurlijke taalverwerking. Deze automatisering is vergelijkbaar met eerdere strategieën, maar de kracht van AI stelt nieuwe normen voor automatisering. De AI-workflow bespaart je bedrijf tijd en geld en verwijdert tijdrovende handmatige taken. 

De workflow automatiseringssoftware van Trengo ondersteunt alles, inclusief automatisering aan de beheerkant en een klantondersteuningssysteem. De no-code interface zorgt ervoor dat iedereen onze tools kan gebruiken zonder technisch onderlegd te zijn of tijd te investeren in het leren van complexe UI. Het beste deel is dat de aangepaste regels je meer controle geven over elk geautomatiseerd proces. 

Je kunt vandaag nog een gratis demo boeken of je aanmelden voor een gratis proefperiode om te zien hoe Trengo in je huidige workflows integreert en ze beter maakt.