Die Effizienz revolutionieren: Die besten Tools zur Workflow-Automatisierung im Jahr 2024

Wiederholungen sind der Feind der Produktivität. Sie hemmt nicht nur die kreativen Problemlösungsfähigkeiten der Beschäftigten, sondern beeinträchtigt auch die gesamte Teamleistung. 

Aber es steckt mehr dahinter: Schlechte Kommunikation, sich wiederholende Fehler, Projektverzögerungen, mangelnde Einhaltung von Vorschriften und steigende Kosten - all das sind die Symptome eines Arbeitsplatzes, an dem Aufgaben manuell ausgeführt und verwaltet werden.

Stell dir einen Arbeitsbereich vor, in dem Routineaufgaben von selbst ablaufen, Genehmigungen im Handumdrehen erfolgen, Aufgaben automatisch zugewiesen werden und der Informationsfluss zwischen den Abteilungen nahtlos ist. Wie kann das geschehen? 

Die Werkzeuge zur Workflow-Automatisierung kommen. 

Tools zur Workflow-Automatisierung sind in allen Branchen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsplatzes geworden, von Marketingkampagnen bis zur Personalabteilung und von Finanztransaktionen bis zum Kundensupport. Die Automatisierung kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein, vor allem wenn es darum geht, die richtige Software für die Workflow-Automatisierung zu finden. 

Und genau darum geht es in diesem Artikel. Wir wollen dir einen Überblick über einige der besten Tools zur Workflow-Automatisierung geben. Aber zuerst ein paar Grundlagen. 

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen verstehen

Im Klartext: Workflow-Automatisierungslösungen automatisieren sich wiederholende und manuelle Aufgaben, wie die Genehmigung eines Urlaubs, das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail, das Hinzufügen eines Leads zu einer Drip-Kampagne, die Beantwortung von Kundenanfragen und so weiter. Das Ziel ist es, dich und dein Team von zeitraubenden Aufgaben zu befreien, damit du dich mehr auf strategische Maßnahmen konzentrieren kannst, die dein Unternehmen wirklich voranbringen.

Hier sind einige Anwendungsfälle, bei denen diese Tools dir helfen können:

• Datenrouting - VerschiebeInformationen zwischen verschiedenen Anwendungen und Plattformen, von Marketingplattformen zu CRM oder vom Vertrieb zum Finanzwesen, ohne etwas manuell tun zu müssen. 
• Aufgabenautomatisierung - Planenund Ausführen sich wiederholender Aufgaben wie das Versenden von E-Mails, das Hinzufügen eines Kunden zur Kampagne, sobald er eine Ressource heruntergeladen hat, das Erstellen von Berichten, das Aktualisieren von Datenbanken usw.  
• Genehmigungs-Workflows - leitenDokumente und Anträge zur Genehmigung durch vordefinierte Kanäle. So kann z. B. ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen und der Vorgesetzte diesen genehmigen - oder ablehnen -, ohne manuell Anträge zu schreiben. Oder die Finanzabteilung genehmigt einen Spesenantrag.  
• Auslöserbasierte Aktionen - richte automatisierte Aktionen ein, die auf bestimmten Ereignissen basieren, z. B. das Versenden von Benachrichtigungen, wenn ein neuer Lead eingeht, das Erstellen von Tickets, das Aktualisieren von Kundendatensätzen, wenn ein Kauf getätigt wurde, usw. 

Aber warum sind diese Werkzeuge in der heutigen Unternehmenslandschaft so wichtig? Die Antwort liegt in ihrem Einfluss auf moderne Geschäftsabläufe. 

• Die Automatisierung von Arbeitsabläufen verbessert die Effizienz und Genauigkeit am Arbeitsplatz. Eine in Kalifornien ansässige Versicherungsagentur reduzierte die Zeit für die Angebotserstellung von 14 Tagen auf 14 Minuten, indem sie ihren Arbeitsablauf automatisierte. 
• Mit diesen Tools können sich die Mitarbeiter/innen mehr auf wichtige und hochwertige Aufgaben konzentrieren. 85% der IT-Führungskräfte geben an, dass ihre Teammitglieder durch Automatisierung 10-15% der Zeit einsparen, die sie sonst mit sich wiederholenden und manuellen Aufgaben verbringen würden. 
• Automatisierung hilft, Fehler zu vermeiden, wenn Aufgaben manuell erledigt werden. Workflow-Automatisierungssoftware reduziert Fehler bei der Erfassung um 37 %.
• Außerdem erhöht sie die Transparenz von Prozessen und ermöglicht die Leistungsverfolgung. 91% der Unternehmen, die Workflow-Automatisierung eingeführt haben, berichten, dass sie einen besseren Einblick in ihre Geschäftsprozesse erhalten haben.
• 54% der Manager/innen geben an, dass die größte Herausforderung für ihre Arbeitsabläufe die schlechte Kommunikation ist. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann dieses Problem lösen, indem sie Engpässe beseitigt und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen fördert. 
• Die Automatisierung von Arbeitsabläufen steigert die Produktivität von Mitgliedern und Teams. Um es ins rechte Licht zu rücken: 40 % der Produktivität geht durch das Wechseln von Aufgaben verloren, was automatisiert werden kann.  

Aber wie gesagt, all das kann passieren, wenn du die richtige Plattform auswählst, die vielleicht schon die Workflows enthält, die du brauchst - oder die es dir ermöglicht, deine eigenen Workflows zu entwerfen, wenn du sie brauchst. Im folgenden Abschnitt habe ich einige der besten Tools zur Workflow-Automatisierung aufgelistet. Wähle die Plattform, die zu deinen Bedürfnissen passt. 

8 der besten Tools zur Workflow-Automatisierung

1. Zapier

An erster Stelle der Liste steht Zapier. Mit der Integration von über 6.000+ Apps ist Zapier der unangefochtene Meister der Konnektivität. Stell dir eine App vor, und Zapier hat es geschafft, deine E-Mails, CRM, Projektmanagement-Tools, Kommunikationskanäle, Kundensupport-Plattformen usw. miteinander zu verknüpfen. 

Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche und den vorgefertigten "Zaps" kannst du fast jede Art von Geschäftsprozess automatisieren, ob einfach oder fortgeschritten. Es gibt einen "Free Forever"-Plan, der die grundlegenden Funktionen enthält. Zu den kostenpflichtigen Tarifen gehören Starter, Professional und Team, die jeweils 19,99 $, 49 $ und 69 $ pro Monat kosten. Es gibt auch einen Company Plan, aber für die Preisgestaltung musst du dich mit dem Vertriebsteam in Verbindung setzen. 

Vorteile von Zapier 

• Beispiellose Integration - verbindefast jede App, egal wie obskur sie ist
• Die einfach zu bedienende Drag-and-Drop-Oberflächeund die vorgefertigten Zaps machen die Automatisierung auch für nicht-technische Abteilungen einfach.
• Erschwinglich - einkostenloser Plan mit grundlegenden Funktionen, und kostenpflichtige Pläne bieten robustere Funktionen.

Nachteile von Zapier

• Eine steilere Lernkurve, vor allem bei der Einrichtung von "Zaps". 
• Schlechte Kundenunterstützung. "Ich finde die Hilfestellungen nicht sehr hilfreich; die meisten sind kurze, vage Schritte, wie man Aufgaben erledigt, aber nicht wirklich, wie man Fehler behebt", schreibt ein Nutzer. 
• Obwohl es Integrationen mit vielen Apps bietet, sind nicht alle Integrationen so reibungslos wie erwartet. 

Ideal für: Unternehmen, die eine grundlegende Automatisierung zwischen verschiedenen Apps suchen, Freiberufler, die ihre Arbeitsabläufe miteinander verbinden wollen, und alle, die einen benutzerfreundlichen und erschwinglichen Einstiegspunkt brauchen.

Beispiele für Anwendungsfälle: Zapier ist besonders nützlich für Marketing- und Serviceabteilungen. Zu den Anwendungsfällen gehören u. a. das Versenden automatischer E-Mail-Benachrichtigungen, das Aktualisieren von Datenbanken auf der Grundlage von Formulareingaben und das Synchronisieren von Dateien zwischen Cloud-Speicherdiensten. 

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2. ClickUp

ClickUp ist ein weiteres Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, das Projektmanagement, Aufgabenautomatisierung und Kommunikation auf einer Plattform zusammenführt. Seine visuelle Oberfläche macht es einfach, den Fortschritt zu verfolgen, Fristen zu verwalten und mit deinem Team zusammenzuarbeiten. ClickUp zeichnet sich durch seine Anpassungsfähigkeit aus: Teams können die Plattform mithilfe von Prozessvorlagen an ihre Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpassen. ClickUp ist zwar für jedes Team nützlich, aber vor allem für Softwareentwicklungs-, Marketing-, Design- und Betriebsteams, die eine einheitliche Plattform suchen, um alles zu verwalten - von kleinen Aufgaben bis hin zu komplexen Projekten. 

Wie Zapier hat auch ClickUp einen kostenlosen Plan für immer. Im Gegensatz zu Zapier sind die kostenpflichtigen Pläne jedoch erschwinglicher: Unlimited kostet 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Business 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Für den Enterprise-Plan musst du dich mit dem Vertriebsteam in Verbindung setzen, um Preisinformationen zu erhalten.  

Vorteile von ClickUp

• Funktionsreich - kombiniertProjektmanagement, Automatisierung und Kommunikationswerkzeuge.
• Intuitive Benutzeroberfläche -auch für technisch nicht versierte Benutzer leichtzu erlernen und zu nutzen.
• Tools für die Zusammenarbeit - Echtzeit-Chat, Kommentare und gemeinsame Nutzung von Dokumenten - fördern die nahtlose Kommunikation im Team.

Nachteile von ClickUp

• Es hat eine Lernkurve. Obwohl es intuitiv ist, erfordert die Nutzung des vollen Potenzials von ClickUp einige Anstrengungen. 
• Der kostenlose Plan bietet nur einen begrenzten Funktionsumfang, und die kostenpflichtigen Pläne sind so konzipiert, dass sie für manche Teams mit zunehmender Größe teuer werden könnten. 
• "Nicht gut für Design Ops, UX Design oder Kreativteams", beschwert sich ein Nutzer. 

Ideal für: Unternehmen, die nach Projektmanagementlösungen suchen, Unternehmen, die Wert auf Zusammenarbeit und Teamkommunikation legen oder Teams, die leistungsstarke Automatisierungen benötigen und bereit sind, Zeit in das Lernen zu investieren.

Beispiel für einen Anwendungsfall: Verwalte einen Content-Marketing-Workflow, indem du Aufgaben an Autorinnen und Autoren vergibst, Fristen verfolgst und bei Überarbeitungen zusammenarbeitest. 

3. Kissflow Workflow

Kissflow Workflow ist ein Low-Code (auch No-Code) Business Process Management Tool, das über die Automatisierung hinausgeht. Mit Kissflow kannst du Formulare erstellen, Workflows entwerfen, Dashboards erstellen, Aufgaben delegieren, feste oder formelbasierte SLAs festlegen und Regeln erstellen, die Aktionen auslösen - und das alles ohne oder nur mit minimalem Programmieraufwand. Was Kissflow auszeichnet, ist die perfekte Mischung aus leistungsstarken Analysen und einer einfachen Benutzeroberfläche. Außerdem kannst du Daten verfolgen, die Datenerfassung automatisieren und aufschlussreiche Berichte erstellen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Es ist kein kostenloser Plan verfügbar. Auf der kostenpflichtigen Ebene gibt es Basic- und Enterprise-Tarife, wobei ersterer bei 1.500 USD pro Monat beginnt. Der Enterprise-Tarif bietet Zugang zu allen Funktionen, aber der Preis wird auf der Website nicht genannt.

Vorteile von Kissflow 

• Leistungsstarke Berichte und Analysen - detaillierteBerichte, anpassbare Dashboards und Datenvisualisierungstools bieten umfassende Einblicke.
• Geschäftsprozessmanagement - dukannst Geschäftsprozesse automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften verfolgen und Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
• Vielseitigkeit - dukannst die Funktionen an die Anforderungen jeder einzelnen Abteilung anpassen. Außerdem eignet es sich gut für Unternehmen mit einem Dokumentationsfluss zwischen Abteilungen und Teams. 

Nachteile von Kissflow

• Bezahlte Wissensdatenbank. 
• Steilere Lernkurve. "Es gibt eine Lernkurve, um das Tool an den Arbeitsablauf des Geschäftsprozesses anzupassen", schrieb ein Nutzer in seiner Bewertung. 
• Obwohl es Verbindungen zu mehreren Apps bietet, könnte die Integrationsbreite im Vergleich zu Zapier begrenzt sein.

Ideal für: Datengesteuerte Unternehmen, die eine gründliche Prozessanalyse benötigen, Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und verbessern wollen, oder Organisationen, die dokumentenlastige Prozesse verwalten und detaillierte Berichte benötigen.

Beispiele für Anwendungsfälle: Verfolgen und Analysieren von Leistungskennzahlen (KPIs), Erkennen von Engpässen in Arbeitsabläufen und Erstellen detaillierter Berichte für fundierte Entscheidungen. 

4. montag

monday ist ein cloudbasiertes Arbeitsbetriebssystem, das Teams hilft, ihre Prozesse, Projekte und die tägliche Arbeit zu verwalten. Mit monday kannst du in Minutenschnelle deine eigenen Workflow-Apps für Prozesse, Projekte und Routinearbeiten erstellen, ohne dass du programmieren musst. So kannst du zum Beispiel Aufgaben und Projekte nachverfolgen, Fristen und Zeitpläne verwalten, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und Erkenntnisse aus Datenvisualisierungen gewinnen - und das alles in einem einzigen farblich gekennzeichneten Dashboard. 

Was die Preisgestaltung angeht, so bietet monday eine Vielzahl von Stufen an: 

• Free Forever ist für 2 Plätze und eignet sich für Einzelpersonen, die den Überblick über ihre Arbeit behalten wollen.
• Der Basic-Tarif kostet $8 pro Platz und Monat und bietet Funktionen zur Teamverwaltung. 
• Der Standard-Tarif, $10 pro Platz und Monat, ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Teams. 
• Der Pro-Plan eignet sich für komplexe Arbeitsabläufe und kostet 16 US-Dollar pro Platz und Monat. Alle kostenpflichtigen Pläne müssen mindestens 3 Plätze haben.  
• Für große Projekte gibt es den Enterprise-Plan, dessen Preis auf deine Bedürfnisse abgestimmt ist. 

Vorteile des Montags

• Lustige und benutzerfreundliche visuelleTafeln machen das Workflow-Management angenehm und intuitiv.
• Hervorragend für die Zusammenarbeit - Echtzeit-Updatesund gemeinsame Tafeln fördern die Kommunikation im Team.
• Anpassungsfähigkeit - kannfür eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in verschiedenen Branchen und Abteilungen angepasst werden. 

Nachteile des Montags

• Obwohl es grundlegende Aufgaben automatisiert, erfordern komplexe Arbeitsabläufe zusätzliche Tools oder Integrationen. "Es ist schrecklich für komplizierte Prozesse. Es mangelt stark an Automatisierung", sagt ein Nutzer. 
• Die Benutzeroberfläche ist zwar einfach, aber die Funktionen sind begrenzt. "Wir haben diese Software schließlich nicht mehr benutzt, weil die Benutzeroberfläche sehr eingeschränkt war. Unser Team hat es nicht wirklich verstanden und wir haben die Software nach einem Jahr aufgegeben", schreibt ein anderer Nutzer. 
• Integrationen mit anderen Apps könnten komplex sein und Probleme mit der Funktionalität haben. Außerdem erfordern diemeisten Integrationen Abo-Zahlungen an einen Dritten.

Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen, die ein visuelles und ansprechendes Management-Tool suchen, kreative Teams, die an gemeinsamen Projekten arbeiten, Unternehmen, die Wert auf einfache Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit legen.

Anwendungsfälle: Verwalten von Marketingkampagnen, Verfolgen von Softwareentwicklungsprojekten, Planen und Durchführen von Veranstaltungen.

5. Pipefy

Pipefy ist eine cloudbasierte Workflow-Management-Plattform, mit der du maßgeschneiderte Pipelines für Geschäftsprozesse in verschiedenen Abteilungen erstellen kannst. Der Schwerpunkt liegt auf Personalwesen, Beschaffung und Vertrieb, kann aber auch für Marketing- und Kundenservice-Workflows verwendet werden. Es ist so einfach wie Trello, kann aber auch komplexere und kompliziertere Prozesse verarbeiten. 

Mit Pipefy kannst du den Fortschritt deines Teams verfolgen, Einblicke aus leistungsstarken Dashboards gewinnen, mit deinem Team in Echtzeit zusammenarbeiten, sich wiederholende Aufgaben einfach automatisieren und benutzerdefinierte Workflows entwerfen. Mit Pipefy AI ist es sogar ganz einfach, benutzerdefinierte Prozesse im Handumdrehen zu erstellen - einfach fragen und fertig! 

Vorteile von Pipefy

• Erstelle mit Pipefy AI einzigartige und benutzerdefinierte Pipelines für deine spezifischen wiederkehrenden Arbeitsabläufe - in Sekundenschnelle. 
• Greife auf Dashboards zu, die dir in Echtzeit Einblicke und Analysen zu jeder Phase deiner Prozesse bieten (beachte aber die begrenzten Berichtsmöglichkeiten). 
• Bietet Aufgabenzuweisungen, Kommentare und Dateifreigabe innerhalb jeder Pipe, damit dein Team auf dem Laufenden bleibt. Außerdem gibt es neben dem kostenlosen Plan einen speziellen, vergünstigten Plan für kleine Unternehmen. 

Nachteile von Pipefy

• Im Vergleich zu anderen Tools auf dieser Liste könnten sich die Integrationsmöglichkeiten von Pipefy etwas eingeschränkt anfühlen. "Die API-Dokumentation ist wirklich unübersichtlich, und selbst als Entwickler komme ich nicht weiter", sagt ein Nutzer. Außerdem funktionieren nicht alle Apps mit Pipefy.
• Auch wenn Pipefy AI viele Probleme bei der Erstellung von Arbeitsabläufen gelöst hat, ist es immer noch lernintensiv, vor allem bei der Einrichtung der Automatisierung. 
• Für große Teams mit komplexen Arbeitsabläufen könnte die Preisstruktur ($20 pro Nutzer/Monat) etwas zu hoch sein.

Ideal für: Unternehmen, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Arbeitsabläufe standardisieren und die Produktivität ihrer Teams in allen Abteilungen steigern wollen, von der Personalabteilung über das Marketing bis hin zum Kundenservice.

Beispiele für Anwendungsfälle: HR-Workflow (Einstellung, Onboarding, Antragsmanagement usw.), Verwaltung von Leads und Verkaufspipelines, Rationalisierung von Beschaffungsworkflows, Verfolgung von Kundendienstinteraktionen.

6. Nintex

Nintex ist eine Softwarelösung für Prozessmanagement und -automatisierung, die für Unternehmen mit etablierten Prozessen gedacht ist. Zu den Aufgaben, die du mit Nintex erledigen kannst, gehören die vollständige Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Erstellung von Dokumenten, Genehmigungsprozesse, Datenerfassung und sogar die Automatisierung von Roboterprozessen (RPA) - alles unter einem Dach. Mit dem visuellen Workflow-Builder kannst du Elemente per Drag & Drop verschieben, um komplexe Prozesse zu erstellen, die sich an deine spezifischen Anforderungen anpassen. Die integrierten Formulare und Dokumentenmanagement-Tools machen es zu einer einfachen Lösung für die Rationalisierung dokumentenlastiger Arbeitsabläufe. 

Aber für kleine und mittlere Unternehmen ist es teuer, wie die folgende Tabelle zeigt. 

Vorteile von Nintex

• Die leistungsstarke, benutzerfreundlicheund visuelle Oberflächevon Nintex macht die Automatisierung für jeden zugänglich, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
• Vielseitigkeit - automatisierepraktisch jede Aufgabe, von einfachen E-Mail-Benachrichtigungen bis hin zu komplexen Dokumentenweiterleitungen und Genehmigungen. In so unterschiedlichen Abteilungen wie Kreditbearbeitung, Fernunterricht, Helpdesk-Support, Personalwesen und Finanzen.  
• Erweiterbares Ökosystem: Verbinde dichmit Cloud-basierten und lokalen Geschäftsanwendungen von Drittanbietern, indem du Connectors verwendest, um integrierte Workflow-Lösungen zu erstellen.

Nachteile von Nintex

• Es hat eine beachtliche Lernkurve, vor allem für neue Nutzer/innen, wenn es um komplexe Arbeitsabläufe geht. 
• Es ist zu teuer. Auf die Frage, was sie an Nintex nicht mögen, antwortete ein Nutzer: "der hohe Preis. Da unsere Kunden immer mehr und vielfältigere Lösungen von vielen verschiedenen Anbietern sehen, ist es manchmal etwas schwieriger, ein Premium-Produktpaket zu rechtfertigen", antwortete ein Nutzer. 

Ideal für: Große Unternehmen, die dokumentenlastige Prozesse und komplexe Workflows verwalten, Unternehmen, die eine umfassende Plattform für die Automatisierung und das Dokumentenmanagement suchen, Unternehmen mit engagierten IT-Teams, die erweiterte Workflow-Anpassungen unterstützen.

Beispiele für Anwendungsfälle: Ziemlich vielfältig. Personalwesen (Onboarding von Mitarbeitern, Urlaubsanträge, Stellenausschreibung ohne manuellen Aufwand), Vertrieb (automatische Erstellung von maßgeschneiderten Verkaufsangeboten), Ersetzen von Papierformularen durch digitale Workflows, Automatisierung von Genehmigungsprozessen, Rationalisierung der Weiterleitung und Verfolgung von Dokumenten. 

7. Mach

Make, ehemals Integromat, ist ein No-Code-Automatisierungswerkzeug, mit dem du Workflows visuell erstellen, aufbauen und automatisieren kannst - sie nennen die Workflows "Szenarien". Die Benutzer können komplexe Szenarien erstellen, indem sie Module miteinander verbinden und so eine dynamische und anpassbare Automatisierung ermöglichen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Plattform bietet eine Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der sich Apps, Dienste und Plattformen mit wenigen Klicks verbinden lassen. 

Du kannst auch komplexe Workflows mit dem No-Code-Toolkit von Make entwerfen, das erweiterte Funktionen wie Iterationen, Aggregationen, bedingte Logik, Filterung, Fehlerbehandlung usw. enthält.

Make bietet fünf Tarife an: Free Forever, Core (für $9/Monat), Pro ($16/Monat), Teams ($29/Monat) und Enterprise (angepasste Preise). 

Vorteile von Make

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Dasintuitive Drag-and-Drop-System vereinfacht die Automatisierung von Arbeitsabläufen ohne Programmierung. Außerdem ist es sehr einfach, Szenarien einzurichten, selbst für Benutzer mit wenig Erfahrung.
• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten - Makeunterstützt eine Vielzahl von Apps und Diensten. "Die ganze Vielfalt an Integrationsschemata, Konnektoren, Einstellungen und anderen Produktanpassungen schien unsere Erwartungen weit zu übertreffen." 
• Entwicklerfreundlich - dieoffene API und die Skripting-Funktionen ermöglichen es Entwicklern, eigene Integrationen zu erstellen. Und solltest du ein Problem haben, hat das Support-Team immer einen Entwickler im Team, der dir hilft, deine Pläne voranzubringen. 

Nachteile von Make

• Herausforderungen bei der Integration: Die Nutzer merken an, dass die Integration mit anderen Apps komplex sein kann und manchmal Probleme mit der Funktionalität auftreten. "Die Verbindungen zwischen Facebook und Sheets funktionieren einfach nicht. Was mit Zapier in weniger als 5 Minuten möglich ist, kostet dich mit Integromat / Make.com einen ganzen Arbeitstag." Beachte auch die zusätzlichen Abo-Zahlungen, die für die meisten Integrationen von Drittanbietern erforderlich sind.
• Komplexe Arbeitsabläufe - obwohl Make grundlegende Aufgaben effektiv automatisiert, berichten Nutzer/innen von Einschränkungen bei komplexen Arbeitsabläufen.

Ideal für: Unternehmen mit komplexen und mehrstufigen Prozessen, große Organisationen mit fortgeschrittener Datenmanipulation und bedingter Logik oder Unternehmen mit Entwicklern, die fortgeschrittene Funktionen nutzen können. Aber auch für kleine und mittlere Unternehmen, die einfach nur ihre Routineabläufe automatisieren wollen, ist es nützlich. 

Beispiele für Anwendungsfälle: Automatisierung von Prozessen zur Lead-Generierung, Automatisierung der Lieferkette, Automatisierung von Rechnungen, Automatisierung von Arbeitsabläufen für ein besseres Projektmanagement, Aktualisierung von Kundendatensätzen in deinem CRM auf der Grundlage von neuen Bestellungen auf deiner E-Commerce-Plattform, usw.  

8. Trengo

Zu guter Letzt, aber definitiv nicht zuletzt: Trengo. Diese Allround-Plattform für die Kundenansprache kann die Arbeitsabläufe deines Teams erheblich vereinfachen.

Die Zusammenarbeit im Team ist für die Abwicklung von Kundengesprächen unerlässlich und kann auch als Werkzeug zur Automatisierung von Arbeitsabläufen dienen. Die Plattform bietet nützliche Funktionen, die sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen machen, die ihre Kommunikations- und Workflow-Prozesse rationalisieren wollen.

Trengo rationalisiert die Kommunikation, indem es mehrere Kanäle in einer einzigen Plattform zusammenfasst, die Effizienz steigert und sicherstellt, dass keine Nachricht übersehen wird. Durch die intuitiven Automatisierungsfunktionen werden manuelle Aufgaben deutlich reduziert, sodass sich die Teams auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren können. Außerdem liefern die Analysen von Trengo aufschlussreiche Daten, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren.

Trengo bietet drei Tarife an: Essentials (für 99 €/Monat), Boost (149 €/Monat) und Pro (249 €/Monat), die alle auf einer Mindestanzahl von 5 Nutzern basieren. 

Vorteile von Trengo

• Einheitlicher Posteingang für alle Kanäle: Trengo bietet eine einheitliche Plattform, auf der Teams alle ihre Kommunikationskanäle (E-Mails, Social Media-Nachrichten, WhatsApp usw.) an einem Ort verwalten können. Diese Konsolidierung kann die Antwortzeiten erheblich verbessern und sicherstellen, dass keine Nachrichten übersehen werden.
• Zusammenarbeitsfreundlich: Es ist so konzipiert, dass die Teammitglieder effizient zusammenarbeiten können, um sicherzustellen, dass Kundenanfragen umgehend und von der am besten geeigneten Person bearbeitet werden.
• Automatisierungsfunktionen: Trengo ermöglicht die Erstellung von Workflow-Automatisierungen, um sich wiederholende Aufgaben zu erledigen. Dazu kann gehören, eingehende Nachrichten automatisch zu markieren, sie anhand von vorgegebenen Regeln dem richtigen Team oder Teammitglied zuzuweisen oder automatische Antworten auf häufige Anfragen zu senden.
• Integrationen: Trengo unterstützt die Integration mit verschiedenen Plattformen, was ein großer Vorteil für Unternehmen sein kann, die eine Vielzahl von Tools und Diensten nutzen.
• Skalierbarkeit: Die Funktionen von Trengo sind so konzipiert, dass sie mit deinem Unternehmen skalieren können, sodass es für kleine bis große Organisationen geeignet ist.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Ähnlich wie Make bietet Trengo eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Teams leicht macht, die Software zu übernehmen und in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren, ohne dass eine steile Lernkurve erforderlich ist.
• Support und Entwicklung: Trengo ist bekannt für seinen reaktionsschnellen Kundensupport und die kontinuierliche Weiterentwicklung, die sicherstellt, dass die Plattform den Bedürfnissen der Nutzer/innen entspricht.

Nachteile von Trengo

• Eine vielseitige Plattform: Trengo ist nicht nur ein Tool zur Workflow-Automatisierung, sondern konzentriert sich auf die richtige Kundenansprache. Wenn du also genau das brauchst, ist Trengo vielleicht zu groß und bietet zu viele Funktionen, die du nicht brauchst.

Ideal für: Trengo ist ideal für Unternehmen, die Wert auf effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit im Team legen. Besonders vorteilhaft ist es für Kundensupport- und Serviceteams, Marketing- und Vertriebsteams und Betriebsteams. Im Grunde genommen für alle Teams, die Gespräche führen oder intern kommunizieren müssen.

Beispiele für Anwendungsfälle: Ein E-Commerce-Unternehmen nutzt Trengo, um Kundenanfragen zu bearbeiten, die per E-Mail, Social Media, Live-Chat und WhatsApp eingehen. Wenn eine neue Nachricht eintrifft, kategorisieren die Automatisierungsregeln von Trengo die Nachricht automatisch nach ihrem Inhalt (z. B. Retouren, Versand, Produktanfrage) und weisen sie dem entsprechenden Teammitglied zu. Vordefinierte Vorlagen helfen dem Team, schnell auf häufig gestellte Fragen zu antworten. Alle Interaktionen werden protokolliert, so dass jedes Teammitglied dem Kunden mit dem vollständigen Kontext helfen kann, was einen nahtlosen und effizienten Kundensupport ermöglicht.

Die wichtigsten Funktionen, auf die du bei einer Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen achten solltest

Oben sind einige Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen aufgeführt, aber diese Liste ist nicht vollständig. Nicht alle Unternehmen sind gleich, und so sind auch ihre Anforderungen an die Automatisierungssoftware unterschiedlich. Wenn du noch auf der Suche nach deinem perfekten Automatisierungstool bist, findest du hier einige Tipps, auf welche Funktionen du bei der Lösung achten solltest. 

1. Einfach zu bedienende Schnittstelle

Die Benutzeroberfläche und das Benutzererlebnis sind die ersten Dinge, die du berücksichtigen musst. Machen wir uns nichts vor: Komplexe Software kann ein Produktivitätskiller sein. Wenn du dich für ein komplexes Tool entscheidest, hast du den eigentlichen Zweck der Automatisierung verloren! Stattdessen sollte das Tool einfach zu bedienen sein, keinen Code enthalten, eine Drag-and-Drop-Oberfläche und intuitive Menüs haben. Teams bestehen aus unterschiedlichen Personen - selbst die technikscheuen Teammitglieder sollten in der Lage sein, Arbeitsabläufe mit Leichtigkeit zu erstellen und anzupassen.

Ignoriere die künstliche Intelligenz nicht. Du kannst KI nutzen, um Arbeitsabläufe zu erstellen, deine bestehenden Arbeitsabläufe zu analysieren, Engpässe zu erkennen und Verbesserungen vorzuschlagen. 

2. Leistungsstarke Automatisierungs-Engine

In diesem Fall wäre dies das Herzstück des Tools! Unter Automatisierung verstehe ich nicht nur die Automatisierung einfacher Aufgaben wie E-Mail-Benachrichtigungen. Vieles hängt von den Anforderungen deines Bereichs ab, aber im Allgemeinen sollten automatisierte Aufgaben wie Dateneingabe, Weiterleitung von Dateien, Genehmigungsanfragen und sogar komplexe Entscheidungen mit dem Tool möglich sein. 

Außerdem wäre es besser, wenn die Lösung Anpassungsmöglichkeiten bietet, um Workflows auf deine spezifischen Bedürfnisse und deine Branche zuzuschneiden, benutzerdefinierte Felder zu erstellen oder maßgeschneiderte Dashboards zu erstellen.

3. Integrationen von Drittanbietern

Unternehmen arbeiten heute mit einem vielfältigen Ökosystem von Apps, von CRM bis hin zu Vertriebs- und Marketingplattformen. Es gibt Slack für die Kommunikation, Zoom für Meetings, HubSpot für CRM, Mailchimp für Drip-Kampagnen und so weiter. Wie kannst du sie alle an einem Ort zusammenführen? 

Hier kommen Integrationen ins Spiel - die unsichtbaren Brücken, die deinen Arbeitsablauf plattformübergreifend verbinden. Dem Automatisierungswerkzeug, das du auswählst, sollte es nicht an Integrationen mit anderen Apps mangeln, vor allem nicht mit den Apps, die Teil deines täglichen Workflows sind. 

4. Zusammenarbeitsmöglichkeiten

Workflow-Automatisierung ist kein Soloakt, sondern immer Teamarbeit. Wenn du dich für ein Tool entscheidest, prüfe, ob es Funktionen für die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen bietet, die dein Unternehmen braucht. Das kann alles sein, von der Kommunikation bis hin zu Aufgabenaktualisierungen in Echtzeit, Kommentar-Threads, gemeinsamem Zugriff auf Daten und Informationen, einem zentralen System zur Verfolgung und Überwachung von Aufgaben und der gemeinsamen Nutzung von Dateien. 

5. Datensicherheit

Daten, ob von Kunden oder internen Teams, sind wertvoll - und sensibel. Automatisierungswerkzeuge können Zugangskontrollen, Bestellungen, Spesenabrechnungen oder andere persönliche Informationen von Mitarbeitern und Kunden enthalten. Ob Cloud-basiert oder vor Ort, besorge dir ein Tool mit robusten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Authentifizierungsprotokollen. Um die Sicherheit und den Datenschutz zu verbessern, solltest du VPN-Lösungen oder zuverlässige Passwort-Manager in deine Workflow-Automatisierungsinfrastruktur einbinden. Diese Tools können dazu beitragen, sensible Daten zu schützen, Cybersecurity-Risiken zu mindern und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Überprüfe sorgfältig die dokumentierten Datensicherheitsrichtlinien, die Rahmenbedingungen, die Einhaltung der Vorschriften und die Möglichkeiten des Anbieters, um sicherzustellen, dass deine Daten stets geschützt sind.

6. Skalierbarkeit und Flexibilität 

Bei der Auswahl eines Tools solltest du die Skalierbarkeit nicht außer Acht lassen. Unternehmen sind dynamische Einheiten, und das sollte auch deine Workflow-Automatisierung sein. Im Laufe der Zeit können sich Prozesse ändern, die Zahl der Nutzer kann sich erhöhen und die Arbeitsabläufe werden komplexer. Deshalb ist es wichtig, eine flexible Plattform zu haben, die sich an die sich ändernden Bedürfnisse anpassen und mit deinem Team wachsen kann. 

7. Berichte und Analysen

Jedes Workflow-Tool wäre unvollständig, wenn es nicht über umfassende Berichts- und Analysefunktionen verfügen würde, da sie Unternehmen einen ganzheitlichen Blick auf ihre Abläufe ermöglichen. Entscheide dich für ein Tool, mit dem du umfassende Berichte und Dashboards erstellen und Einblicke in deine Workflow-Leistung, die Produktivität deines Teams und andere wichtige Kennzahlen erhalten kannst. Du solltest auch in der Lage sein, Fortschritte zu verfolgen, Trends zu erkennen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen. 

8. Preisgestaltung

Zum Schluss noch die Preise. Tools zur Workflow-Automatisierung - oder eigentlich jedes Tool - sollten nicht die Bank sprengen. Es gibt Dutzende hervorragender Tools mit tollen Funktionen und sauberen, intuitiven Oberflächen. Ohne Kompromisse bei deinen Kernbedürfnissen eingehen zu müssen, kannst du ein Tool mit flexiblen Preisplänen wählen, die zu deinem Budget passen und mit deinem Wachstum mitwachsen. 

Schaffe mehr Zeit, automatisiere deinen Arbeitsablauf

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen spart deinem Team Zeit und verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Wenn du ein Tool für deine Geschäftsprozesse auswählst, solltest du daran denken, dass es keine Einheitslösung für alle gibt. Das beste Tool ist dasjenige, das zu deinen individuellen Geschäftsanforderungen, deinem Budget, der Art deines Geschäfts und der Dynamik deines Teams passt. Nimm dir Zeit, teste die Lösung mit Testversionen und Demos und stelle die Erfüllung deiner Bedürfnisse über die hundert Funktionen, die sie haben mag. 

Warum wirfst du nicht einen Blick auf Trengo? Das ist eine Plattform für den Kundenbetrieb, die Multikanal-Support, robuste Funktionen für die Zusammenarbeit, Integrationen von Drittanbietern und nativen Systemen und vor allem KI-Automatisierung bietet. Trengo listet nicht nur flüchtige Funktionen auf, sondern verfügt über Funktionen, die kundenorientierte Teams tatsächlich brauchen - und das im Rahmen ihres Budgets. 

Nimm an einer Demo teil und probiere sie aus - kostenlos!