Hoe SurfaWhile automatisering gebruikt om persoonlijke service te bieden in 10 minuten of minder

Uitdaging: Gepersonaliseerd advies opschalen

Gestart als een zijproject, creëerde Hans SurfaWhile als een platform om zijn surfervaringen in Kaapstad te delen. Toen zijn platform aan populariteit won, begonnen surfkampen contact met hem op te nemen om op de SurfaWhile website te komen. Tegenwoordig organiseert SurfaWhile surfvakanties en retreats op 50+ bestemmingen in 10+ landen.

Met een post-COVID reispiek streeft SurfaWhile ernaar om een one-stop shop te worden voor surfreizen voor zowel bedrijven als studentenverenigingen. Ze plannen surfkampen, solosurftrips, surf- en taalscholen, surf- en yogaretraites en nog veel meer.

Omdat vakantie of retraite zo persoonlijk is, is persoonlijke service essentieel. Maar het was een uitdaging om deze persoonlijke service aan een groeiend aantal klanten te bieden. Toen Hans de communicatietools onderzocht om dit te vergemakkelijken, ontdekte hij dat veel tools voornamelijk waren ontworpen voor grote bedrijven (met een bijbehorend prijskaartje) en nog steeds veel handmatig werk vereisten.

SurfaWhile was op zoek naar een platform voor klantbetrokkenheid dat betaalbaar en gebruiksvriendelijk was en waarmee gepersonaliseerd advies aan al hun klanten kon worden geautomatiseerd. Een bonus? Het automatiseren van het hele verkooptraject, zodat hun surfgekke medewerkers hun klanten goede tips voor onvergetelijke vakanties kunnen geven.

Oplossing: Persoonlijk advies automatiseren en opschalen

SurfaWhile vond Trengo uiteindelijk halverwege 2023 en het platform voldeed aan al hun eisen om hun gepersonaliseerde service op te schalen.

En hoe ze hun engagementplatform sindsdien hebben gebruikt is door: 

1. Het verkooptraject automatiseren voor leadgeneratie

De geautomatiseerde workflow van Trengo helpt bij het personaliseren en versnellen van leadgeneratie. Klanten beantwoorden een paar vragen over hun ideale surftrip en de workflow geeft snel de meest geschikte opties. Dit proces is sneller, schaalbaar en zorgt voor consistente antwoorden van hoge kwaliteit met minimale fouten.

2. Vertrouwen op de mobiele app voor externe teams

Voor een reisorganisatie is het niet verwonderlijk dat Hans en zijn team vaak onderweg zijn en meerdere surfplekken bezoeken. Met de mobiele app van Trengo kan Hans naadloos leads toewijzen aan zijn team zonder dat hij zijn laptop nodig heeft.

3. Zelfbediening sturen met het Trengo Helpcentrum

SurfaWhile gebruikt het Helpcentrum om leads en klanten te voorzien van informatie over hun aanbod, waardoor er minder gesprekken nodig zijn in de widget en het aantal supporttickets dat het team ontvangt tot een minimum wordt beperkt.

SurfaWhile kan niet zonder hun multichannel inbox

Naarmate het bedrijf groeit, heeft het team meer kanalen toegevoegd, zoals Instagram, WhatsApp en e-mail. Met alles in één inbox is het veel gemakkelijker om de communicatie met klanten te volgen. Klanten bereiken ons vaak via verschillende platforms en met de inbox kan het team alle contactmomenten van verschillende kanalen op één plek zien.

Resultaat: Meer leads, minder tijd

Het team is veel efficiënter geworden door automatisering. Trengo heeft aanzienlijk geholpen bij het structureren van SurfaWhile's communicatie met leads en klanten. Zelfs toen ze een groei van meer dan 40% in hun klantenbestand doormaakten, hoefden ze geen extra teamleden aan te nemen om overtollige communicatie af te handelen - Trengo heeft dat voor hen onder controle.

In plaats daarvan kan het team zich richten op het bieden van meer persoonlijke adviesopties en het beheren van de relaties met de surfkampen, terwijl de automatisering het verkooptraject afdekt.