¿Demasiados correos electrónicos y poco tiempo para un buen servicio de atención al cliente?

1 de enero de 2022
10
min de lectura
Escrito por
Pim
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El correo electrónico es un dilema común para la mayoría de nosotros, sobre todo en el trabajo. Sabías que se envían y reciben 319.600 millones de correos electrónicos al día en todo el mundo -y que una media- los empleados reciben 121 correos al día?

Cuando dedicas tiempo leyendo correos electrónicos que no son prioritarios, esto resulta nada productivo, y por ende,  minimiza  la energía creativa de tu equipo. Esto puede dificultar la prestación de un buen servicio y la innovación de nuevas formas de hacer crecer tu negocio. Si encuentras una forma de gestionar eficazmente tu bandeja de entrada, tendrás más tiempo para centrarte en atender las necesidades prioritarias de tus clientes y encontrar nuevas vías de crecimiento. Hay muchas formas estupendas de gestionar el correo electrónico, y que no destruyen la productividad de un equipo de trabajo. Ése es el objetivo: ser más eficientes para poder centrarnos en tareas que aumenten nuestros beneficios.

En este artículo responderemos a algunas preguntas comunes para ayudar a tu empresa a domar a la temible bestia del correo electrónico, además, obtener más valor de las interacciones por correo electrónico con los clientes:

  • ¿Qué significa gestión del correo electrónico?
  • ¿Cuál es la mejor manera de gestionar los correos electrónicos?
  • ¿Cómo mejora el servicio al cliente el uso de software de gestión del correo electrónico?
  • ¿Cuándo es la solución un software de gestión del correo electrónico?

¿Qué significa gestión del correo electrónico?

Según TechTarget, "la gestión del correo electrónico es un enfoque sistemático para maximizar la eficacia de las prácticas de correo electrónico y minimizar los efectos negativos que el manejo del correo electrónico puede tener en la productividad y la satisfacción laboral de una persona."

Además, parte de la gestión del correo electrónico consiste en clasificarlo, filtrarlo y establecer prioridades, de modo que, solo priorices más tiempo a tus actividades empresariales más rentables.

¿Cuál es la mejor manera de gestionar los correos electrónicos?

Hay varias formas de organizar la bandeja de entrada del correo electrónico. Aquí tienes algunos de los mejores consejos que hemos encontrado para ayudarte a conseguirlo:

  • Reserva un tiempo específico para leer y responder a los correos electrónicos. Apaga el teléfono y asegúrate de estar en un lugar tranquilo.
  • Responde primero a los correos que consideres más urgentes y a los que puedas resolver rápidamente.
  • Organiza los correos electrónicos categorizándolos, priorizándolos, clasificándolos, agrupándolos y filtrándolos desde tu correo electrónico. Configura las carpetas principales y etiquételas según las áreas clave de tu empresa.

Por ejemplo, crea carpetas principales para Contabilidad y Finanzas, Proyectos, Recursos Humanos, etc. y, a continuación, haz subcarpetas con categorías más específicas, como, por ejemplo: dentro de la carpeta principal Contabilidad y Finanzas, podrías crear subcarpetas denominadas Impuestos empresariales o Nóminas. Utiliza las reglas y funciones de filtrado de tu correo electrónico para programar los mensajes entrantes para que vayan a parar a una carpeta específica.

  • Según la revista Entrepreneur, cuando archives un correo electrónico, asegúrate de que el asunto sea fácil de buscar. Si no lo es, plantéate cambiarlo antes de clasificarlo y archivarlo.

Cuando termines de leer tus correos, desactiva las alertas y ruidos de notificaciones que te distraigan o pon en pausa tu bandeja de entrada y dedícate a tus actividades principales. Ahora que ya conoces algunos aspectos específicos de la gestión diaria del correo electrónico, aquí tienes algunas buenas prácticas para facilitarte las cosas en todo momento:

1. Asegúrate de cancelar la suscripción a los correos electrónicos que reciba y que no desees.

2. Acostúmbrate a no "responder a todos" si no es necesario. Así se reducen los correos electrónicos en las bandejas de entrada de todos.

3. Las comunicaciones por correo electrónico deben ser breves y directas. Esto reduce el tiempo dedicado a leer y responder.

4. Utiliza las 4 D como ayuda

Hacer - Actúa inmediatamente sobre el correo electrónico si sabes que sólo tardarás un par de minutos en resolverlo. El posponer un mensaje significa dejar a un clientes frustrado.

Borrar - Borra inmediatamente lo que sepas que es spam. Nadie tiene tiempo para eso.

Aplazar - ¿No estás seguro de cuál es la respuesta correcta? Coloca estos correos electrónicos en una carpeta con un recordatorio para volver a ellos.

Delega: asigna el correo electrónico a un compañero que pueda gestionarlo con mayor eficacia. Por supuesto, ofrécete a gestionar los correos de tu especialidad para ayudar a tus compañeros.

5. Evita leer todos y cada uno de los correos en el momento en que llegan a tu bandeja de entrada.

6. Considera la posibilidad de invertir en un software de gestión del correo electrónico.

¿Cómo mejorar el servicio al cliente el software de gestión del correo electrónico?

El software de gestión del correo electrónico mejora el servicio al cliente:

  • Ayudar a tu equipo a ser más eficiente con las peticiones y tareas sencillas de los clientes. Así, ellos tendrán más tiempo para centrarse en otras tareas valiosas.
  • Mejorar la experiencia del cliente. Con el historial de cada cliente inmediatamente visible en Trengo, es más fácil para sus representantes de atención al cliente ofrecer una experiencia de cliente más personalizada. Esto se traduce en un cliente más feliz y satisfecho.
  • Tener acceso a métricas sobre lo bien que su equipo está respondiendo a los correos electrónicos de los clientes. Puedes revisar estos datos siempre que quieras y hacer mejoras si es necesario.
  • Reducir la frustración que pueden sentir los miembros de su equipo si hay un número abrumador de correos electrónicos que procesar.
miembros del equipo

La solución: Software de gestión del correo electrónico

A algunas personas no les importa tener la bandeja de entrada abarrotada. Otros prefieren tener su bandeja de entrada a "cero", una frase acuñada por el escritor Merlin Mann que significa tener cero correos electrónicos al final del día, todos los días. Suena relajante, pero llegar a cero, supone, tener mucho trabajo.

Encuentra un equilibrio entre la gestión del correo electrónico y otras tareas valiosas. Sin embargo, sabemos que esto depende de la naturaleza del tipo de negocio. Por eso, llega a un término medio siguiendo las mejores prácticas mencionadas anteriormente. Por ejemplo, invertir en un software de gestión de correo electrónico como Trengo. Nuestra plataforma ofrece una experiencia omnicanal única, que te permite gestionar todos los canales de comunicación con los clientes en una sola plataforma.

Con Trengo, la gestión del correo electrónico es menos estresante y más eficiente. Estas son algunas de nuestras útiles funciones para la gestión del correo electrónico:

  • La colaboración interna permite a tu equipo hablar internamente sobre correos electrónicos concretos. Esto evita tener que recurrir a otras herramientas de comunicación para mantener a todo el mundo en sintonía.
  • La asignación de correos electrónicos con un solo clic le permite dirigirlos rápidamente al miembro adecuado del equipo.
  • Los perfiles de cliente visibles al instante le ayudan a adaptar una respuesta personalizada cuando recibe correos electrónicos con detalles clave sobre el cliente.
  • Las etiquetas personalizables para correos electrónicos y otras conversaciones te permiten consultarlas fácilmente más tarde.
  • Inbox Analytics mide el rendimiento de la bandeja de entrada como: tiempo hasta la primera respuesta, tiempo medio de respuesta y número de tickets resueltos.
  • La conexión del correo electrónico personal a Trengo permite a los ocupados gerentes y propietarios gestionar todos sus correos electrónicos en una sola aplicación.

El correo electrónico parece abrumador, pero la avalancha puede domarse con las prácticas de gestión adecuadas. Cuanto antes empieces, se beneficiarán todos los miembros de tu organización. ¿Estás preparado para reducir el estrés de los empleados, tener clientes más satisfechos y ahorrar tiempo y dinero? Descubre cómo puede alcanzar sus objetivos de gestión del correo electrónico, haz que tu equipo sea más productivo y colaborativo y ofréceles un mejor servicio al cliente a través de  Trengo.

Referencia: https://hiverhq.com/blog/customer-service-emails

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