Trop de courriels, trop peu de temps pour un bon service à la clientèle ?

La saturation des courriels est un dilemme courant pour la plupart d'entre nous - surtout au travail. Savais-tu que 319,6 milliards de courriels sont envoyés et reçus chaque jour dans le monde et qu'en moyenne, les employés reçoivent 121 courriels par jour?

Passer du temps à lire des courriels qui ne sont pas prioritaires n'est pas productif, et cela peut saper l'énergie créative de ton équipe. Cela peut rendre difficile la prestation d'un bon service et l'innovation de nouvelles façons de développer ton entreprise. En trouvant un moyen de gérer efficacement ta boîte de réception, tu auras plus de temps pour te concentrer sur la satisfaction de tes clients et sur la recherche de nouvelles voies de croissance. Il y a beaucoup d'excellentes façons de gérer les courriels qui ne détruisent pas la productivité et c'est ce que l'objectif est ici : être plus efficace pour pouvoir se concentrer sur les tâches qui augmentent nos résultats.

Dans cet article, nous répondrons à quelques questions courantes pour aider ton entreprise à apprivoiser la bête des courriels et à tirer plus de valeur des interactions par courriel avec les clients :

• Que signifie la gestion des courriels ?
• Quelle est la meilleure façon de gérer les courriels ?
• Comment l'utilisation d'un logiciel de gestion des courriels améliore-t-elle le service à la clientèle ?
• Quand un logiciel de gestion des courriels est-il la solution ?

Que signifie la gestion des courriels ?

Selon TechTarget, "lagestion du courrier électronique est une approche systématique visant à maximiser l'efficacité des pratiques de courrier électronique et à minimiser les effets négatifs que le traitement du courrier électronique peut avoir sur la productivité et la satisfaction professionnelle d'un individu."

De plus, une partie de la gestion des courriels consiste à les trier, les filtrer et les classer par ordre de priorité afin que tu puisses consacrer plus de temps aux activités professionnelles qui sont plus rentables.

Quelle est la meilleure façon de gérer les courriels ?

Il existe plusieurs façons d'organiser ta boîte de réception de courriels. Voici quelques-uns des meilleurs conseils que nous avons trouvés pour t'aider à y parvenir :

• Réserve un temps spécifique pour lire et répondre aux courriels. Éteins ton téléphone portable et assure-toi d'être dans un endroit calme.
• Réponds d'abord aux courriels qui te semblent les plus urgents et à ceux que tu peux résoudre rapidement.
• Organise les courriels en les classant, en les priorisant, en les triant, en les regroupant et en les filtrant dans ton programme de messagerie. Configure des dossiers parents et étiquette-les en fonction des domaines clés de ton entreprise.

Par exemple, crée des dossiers parents pour la comptabilité et les finances, les projets, les ressources humaines, etc., puis crée des sous-dossiers avec des catégories plus spécifiques, comme sous le dossier parent Comptabilité et finances, tu pourrais créer des sous-dossiers intitulés Impôts commerciaux ou Paie. Utilise les règles et les fonctions de filtrage de ton courrier électronique pour programmer les courriels entrants afin qu'ils atterrissent dans un dossier spécifique.

• Selon le magazine Entrepreneur, lorsque tu classes un courriel, veille à ce que la ligne d'objet soit propice à la recherche. Si ce n'est pas le cas, envisage de le modifier avant qu'il ne soit classé et archivé.

Lorsque tu as fini de lire tes courriels, désactive les alertes de messagerie et les bruits de notification distrayants et ou mets ta boîte de réception en pause et occupe-toi de tes activités professionnelles principales. Maintenant que tu connais quelques spécificités de la gestion quotidienne des courriels, voici quelques bonnes pratiques pour faciliter les choses en permanence :

1. Veille à te désabonner des courriels que tu reçois et qui ne sont pas désirés.

2. Prends l'habitude de ne pas "répondre à tous" si ce n'est pas nécessaire. Cela permet de réduire le nombre de courriels dans les boîtes de réception de chacun.

3. Les communications par courriel doivent être brèves et directes. Cela réduit le temps passé à lire et à répondre.

4. Utilise les 4 D pour t'aider

Fais - Agis immédiatement sur le courriel si tu sais qu'il ne te faudra que quelques minutes pour le traiter. Remettre à plus tard peut signifier oublier de le faire, ce qui peut laisser tes clients frustrés.

Supprimer - Supprime immédiatement ce que tu sais être du spam. Personne n'a le temps pour ça.

Différer - Tu n'es pas sûr de la réponse à donner ? Place ces courriels dans un dossier avec un rappel pour y revenir.

Déléguer - Assigne le courriel à un collègue qui peut le traiter le plus efficacement possible. Bien sûr, tu devrais proposer de traiter les courriels dans ton domaine d'expertise pour aider tes collègues aussi !

5. Traite les courriels par lots, évite de lire chaque courriel dès qu'il arrive dans ta boîte de réception.

6. Envisage d'investir dans un logiciel de gestion des courriels.

Comment les logiciels de gestion des courriels améliorent-ils le service à la clientèle ?

Les logiciels de gestion des courriels améliorent le service à la clientèle en :

• Aide ton équipe à être plus efficace avec les demandes et les tâches simples des clients. Cela donne à ton équipe plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches précieuses.
• Améliorer l'expérience du client. L'historique de chaque client étant immédiatement visible dans Trengo, il est plus facile pour les représentants de ton service clientèle d'offrir une expérience client plus personnalisée. Les clients sont donc plus heureux et plus satisfaits.
• Avoir accès à des métriques sur la façon dont ton équipe répond aux courriels des clients. Tu peux examiner ces données quand tu le souhaites et apporter des améliorations si nécessaire.
• Réduire la frustration que les membres de ton équipe peuvent ressentir s'il y a un nombre écrasant de courriels à traiter.

Logiciel de gestion des courriels, la solution

Certaines personnes s'accommodent d'une boîte de réception encombrée. D'autres préfèrent que leur boîte de réception soit à "zéro", une expression inventée par l'écrivain Merlin Mann qui signifie n'avoir aucun courriel à la fin de la journée, tous les jours. Cela semble relaxant, mais cela peut représenter beaucoup de travail pour arriver à zéro.

Trouver un équilibre entre la gestion des courriels et d'autres tâches précieuses dépend de la nature de ton entreprise. Tu peux atteindre un juste milieu en suivant les meilleures pratiques mentionnées ci-dessus, et tu pourrais envisager d'investir dans un logiciel de gestion des courriels comme Trengo. Trengo offre une expérience omnicanale unique qui te donne le pouvoir de gérer tous les canaux de communication avec tes clients sur une seule plateforme.

Avec Trengo, la gestion des courriels est moins stressante et plus efficace. Voici quelques-unes de nos fonctionnalités utiles pour la gestion des courriels:

• La collaboration interne permet à ton équipe de parler en interne de courriels spécifiques. Cela évite de passer à d'autres outils de communication pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• L'affectation des courriels en un clic te permet de diriger rapidement les courriels vers le bon membre de l'équipe.
• Les profils de clients visibles instantanément t'aident à adapter une réponse personnalisée lorsque tu reçois des courriels contenant des détails clés sur le client.
• Les étiquettes personnalisables pour les courriels et autres conversations te permettent de t'y référer facilement par la suite.
• Inbox Analytics mesure les performances de la boîte de réception telles que : le temps jusqu'à la première réponse, le temps de réponse moyen et le nombre de tickets résolus.
• La connexion de la messagerie personnelle à Trengo permet aux gestionnaires et aux propriétaires occupés de gérer tous leurs courriels dans une seule application.

Les courriels peuvent être accablants, mais l'avalanche peut être domptée avec les bonnes pratiques de gestion. Plus tôt tu commenceras, plus tôt tous les membres de ton organisation pourront en bénéficier. Tu es prêt à réduire le stress de tes employés, à satisfaire davantage tes clients et à économiser le temps et l'argent de tes employés ? Découvre comment tu peux atteindre tes objectifs en matière de gestion des courriels, rendre ton équipe plus productive et collaborative et offrir un meilleur service à la clientèle avec Trengo.