Troppe email, troppo poco tempo per un ottimo servizio clienti?

L'eccesso di email è un dilemma comune a molti di noi, soprattutto al lavoro. Sapevi che in tutto il mondo vengono inviati e ricevuti 319,6 miliardi di e-mail al giorno e che in media i dipendenti ricevono 121 e-mail al giorno?

Passare il tempo a leggere le e-mail che non sono una priorità non è produttivo e può distruggere l'energia creativa del tuo team. Questo può rendere difficile fornire un buon servizio e difficile innovare nuovi modi per far crescere la tua azienda. Trovando un modo per gestire efficacemente la tua casella di posta, avrai più tempo per concentrarti sulla soddisfazione dei tuoi clienti e sulla ricerca di nuovi percorsi di crescita. Esistono molti modi per gestire la posta elettronica che non distruggono la produttività e l'obiettivo è proprio questo: essere più efficienti per potersi concentrare sulle attività che aumentano i profitti.

In questo articolo risponderemo ad alcune domande comuni per aiutare la tua azienda a domare la bestia delle email e a trarre maggior valore dalle interazioni con i clienti:

• Cosa significa gestione delle e-mail?
• Qual è il modo migliore per gestire le e-mail?
• In che modo l'utilizzo di un software di gestione delle e-mail migliora il servizio clienti?
• Quando un software di gestione delle email è la soluzione?

Cosa significa gestione delle e-mail?

Secondo TechTarget, "lagestione delle e-mail è un approccio sistematico per massimizzare l'efficienza delle pratiche di posta elettronica e minimizzare gli effetti negativi che la gestione delle e-mail può avere sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa di un individuo".

Inoltre, parte della gestione della posta elettronica consiste nell'ordinare, filtrare e dare priorità alle e-mail in modo da dedicare più tempo alle attività aziendali più redditizie.

Qual è il modo migliore per gestire le e-mail?

Esistono diversi modi per organizzare la tua casella di posta elettronica. Ecco alcuni dei migliori consigli che abbiamo trovato per aiutarti a farlo:

• Metti da parte un tempo specifico per leggere e rispondere alle e-mail. Spegni il cellulare e assicurati di essere in un luogo tranquillo.
• Rispondi prima alle e-mail che ritieni più urgenti e a quelle che puoi risolvere rapidamente.
• Organizza le e-mail classificandole, dando priorità, ordinandole, raggruppandole e filtrandole nel tuo programma di posta elettronica. Crea delle cartelle principali ed etichettale in base alle aree chiave della tua attività.

Ad esempio, crea delle cartelle principali per Contabilità e Finanza, Progetti, Risorse Umane, ecc. e poi crea delle sottocartelle con categorie più specifiche, ad esempio sotto la cartella principale Contabilità e Finanza, potresti creare delle sottocartelle etichettate come Tasse aziendali o Buste paga. Usa le regole e le funzioni di filtraggio della tua posta elettronica per programmare le e-mail in arrivo in una cartella specifica.

• Secondo la rivista Entrepreneur, quando archivi un'e-mail, assicurati che l'oggetto sia adatto alla ricerca. Se non lo è, prendi in considerazione l'idea di cambiarlo prima che venga catalogato e archiviato.

Quando hai finito di leggere le email, spegni gli avvisi e i rumori di notifica che ti distraggono e metti in pausa la casella di posta per dedicarti alle tue attività principali. Ora che conosci alcuni aspetti specifici della gestione quotidiana delle e-mail, ecco alcune best practice per rendere le cose sempre più semplici:

1. Assicurati di annullare l'iscrizione alle e-mail che ricevi e che sono indesiderate.

2. Sviluppa l'abitudine di non rispondere a tutti se non è necessario. In questo modo si riducono le e-mail nella casella di posta di tutti.

3. Mantieni le tue comunicazioni via e-mail brevi e mirate. In questo modo si riduce il tempo dedicato alla lettura e alla risposta.

4. Usa le 4 D per aiutarti

Fai - Agisci immediatamente sull'e-mail se sai che ti ci vorranno solo un paio di minuti per risolverla. Rimandare può significare dimenticarsi di farlo, il che può lasciare i tuoi clienti frustrati.

Elimina - Elimina immediatamente ciò che sai essere spam. Nessuno ha tempo per questo.

Rimanda - Non sei sicuro di quale sia la risposta giusta? Metti queste e-mail in una cartella con un promemoria per tornare a rispondere.

Delega - Assegna l'email a un collega che può gestirla nel modo più efficiente. Naturalmente, dovresti offrirti di gestire le e-mail nella tua area di competenza per aiutare anche i tuoi colleghi!

5. Gestisci le e-mail in gruppi, evitando di leggere ogni singola e-mail non appena viene recapitata nella tua casella di posta.

6. Considera di investire in un software di gestione delle e-mail.

In che modo il software di gestione delle e-mail migliora il servizio clienti?

Il software di gestione delle e-mail migliora il servizio clienti grazie a:

• Aiutiamo il tuo team a essere più efficiente con le semplici richieste e attività dei clienti. In questo modo il tuo team ha più tempo per concentrarsi su altre attività importanti.
• Migliorare l'esperienza del cliente. Con la storia di ogni cliente immediatamente visibile in Trengo, è più facile per i tuoi addetti al servizio clienti offrire un'esperienza più personalizzata. In questo modo i clienti saranno più felici e soddisfatti.
• Avere accesso alle metriche sul livello di risposta del tuo team alle e-mail dei clienti. Puoi rivedere questi dati ogni volta che vuoi e apportare miglioramenti se necessario.
• Ridurre la frustrazione che i membri del tuo team potrebbero provare in caso di un numero eccessivo di e-mail da elaborare.

Software di gestione delle e-mail, la soluzione

Alcune persone non hanno problemi ad avere una casella di posta affollata. Altri preferiscono avere la casella di posta in arrivo a "casella zero", una frase coniata dallo scrittore Merlin Mann che significa avere zero email alla fine della giornata, ogni giorno. Sembra rilassante, ma può essere molto faticoso arrivare a zero.

Trovare un equilibrio tra la gestione delle e-mail e altre attività importanti dipende dalla natura della tua attività. Puoi raggiungere una giusta via di mezzo seguendo le best practice menzionate sopra e potresti considerare di investire in un software di gestione delle e-mail come Trengo. Trengo offre un'esperienza unica e omnicanale che ti permette di gestire tutti i canali di comunicazione con i clienti su un'unica piattaforma.

Con Trengo, la gestione delle e-mail è meno stressante e più efficiente. Ecco alcune delle nostre utili funzioni per la gestione delle e-mail:

• La collaborazione interna permette al tuo team di parlare internamente di email specifiche. In questo modo si evita di ricorrere ad altri strumenti di comunicazione per mantenere tutti sulla stessa pagina.
• L'assegnazione delle e-mail con un solo clic ti permette di indirizzare le e-mail al membro giusto del team in modo rapido.
• I profili dei clienti visibili all'istante ti aiutano a personalizzare la risposta quando ricevi email con dettagli chiave sul cliente.
• Le etichette personalizzabili per le e-mail e le altre conversazioni ti permettono di fare facilmente riferimento ad esse in un secondo momento.
• Inbox Analytics misura le prestazioni della posta in arrivo, come ad esempio: tempo di risposta, tempo medio di risposta e numero di ticket risolti.
• La connessione personale alle e-mail di Trengo consente ai manager e ai proprietari più impegnati di gestire tutte le loro e-mail in un'unica app.

La posta elettronica può essere travolgente, ma la valanga può essere domata con le giuste pratiche di gestione. Prima inizi, prima tutti i membri della tua organizzazione potranno trarne beneficio. Sei pronto a ridurre lo stress dei dipendenti, a soddisfare i clienti e a risparmiare tempo e denaro? Scopri come puoi raggiungere i tuoi obiettivi di gestione della posta elettronica, rendere il tuo team più produttivo e collaborativo e fornire un servizio clienti migliore con Trengo.