Zu viele E-Mails, zu wenig Zeit für guten Kundenservice?

E-Mail-Überlastung ist ein häufiges Dilemma für die meisten von uns - vor allem bei der Arbeit. Wusstest du, dass weltweit täglich 319,6 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen werden und dass Arbeitnehmer/innen im Durchschnitt 121 E-Mails pro Tag erhalten?

Zeit mit dem Lesen von E-Mails zu verbringen, die keine Priorität haben, ist nicht produktiv und kann die kreative Energie deines Teams aufzehren. Das kann es schwierig machen, einen guten Service zu bieten und neue Wege für das Wachstum deines Unternehmens zu finden. Wenn du einen Weg findest, deinen Posteingang effektiv zu verwalten, hast du mehr Zeit, dich darauf zu konzentrieren, deine Kunden zufrieden zu stellen und neue Wachstumsmöglichkeiten zu finden. Es gibt viele gute Möglichkeiten, E-Mails zu verwalten, ohne die Produktivität zu zerstören, und genau darum geht es hier: effizienter zu sein, damit wir uns auf Aufgaben konzentrieren können, die unseren Gewinn steigern.

In diesem Artikel beantworten wir einige häufig gestellte Fragen, die deinem Unternehmen dabei helfen, die E-Mail-Bestie zu zähmen und mehr Wert aus der E-Mail-Interaktion mit deinen Kunden zu ziehen:

• Was bedeutet E-Mail-Management?
• Wie verwalte ich E-Mails am besten?
• Wie kann der Einsatz von E-Mail-Management-Software den Kundenservice verbessern?
• Wann ist eine E-Mail-Management-Software die Lösung?

Was bedeutet E-Mail-Management?

Laut TechTarget ist "E-Mail-Management ein systematischer Ansatz, um die Effizienz der E-Mail-Praktiken zu maximieren und die negativen Auswirkungen zu minimieren, die der Umgang mit E-Mails auf die Produktivität und die Arbeitszufriedenheit einer Person haben kann."

Zum E-Mail-Management gehört auch das Sortieren, Filtern und Priorisieren von E-Mails, damit du mehr Zeit für gewinnbringende Geschäftsaktivitäten hast.

Wie verwalte ich E-Mails am besten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, deinen E-Mail-Posteingang zu organisieren. Hier sind ein paar der besten Tipps, die wir gefunden haben, um dir dabei zu helfen:

• Nimm dir eine bestimmte Zeit zum Lesen und Beantworten von E-Mails. Schalte dein Handy aus und sorge dafür, dass du an einem ruhigen Ort bist.
• Beantworte zuerst die E-Mails, die du für am dringendsten hältst und die du schnell lösen kannst.
• Organisiere E-Mails, indem du sie in deinem E-Mail-Programm kategorisierst, nach Prioritäten ordnest, sortierst, gruppierst und filterst. Richte übergeordnete Ordner ein und benenne sie nach den wichtigsten Bereichen deines Unternehmens.

Lege z.B. übergeordnete Ordner für Buchhaltung und Finanzen, Projekte, Personalwesen usw. an und erstelle dann Unterordner mit spezifischeren Kategorien, z.B. unter dem übergeordneten Ordner Buchhaltung und Finanzen Unterordner mit den Bezeichnungen Unternehmenssteuern oder Lohnbuchhaltung. Nutze die Regeln und Filterfunktionen in deiner E-Mail, um eingehende E-Mails so zu programmieren, dass sie in einem bestimmten Ordner landen.

• Laut dem Entrepreneur Magazine solltest du beim Ablegen einer E-Mail darauf achten, dass die Betreffzeile suchmaschinenfreundlich ist. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du sie ändern, bevor sie kategorisiert und archiviert wird.

Wenn du mit dem Lesen deiner E-Mails fertig bist, schalte ablenkende E-Mail-Benachrichtigungen und -Geräusche aus oder pausiere deinen Posteingang und kümmere dich um dein Kerngeschäft. Da du nun einige Besonderheiten für das tägliche E-Mail-Management kennst, findest du hier einige Best Practices, die dir die Arbeit erleichtern werden:

1. Stelle sicher, dass du unerwünschte E-Mails abbestellst.

2. Mach es dir zur Gewohnheit, nicht auf alle zu antworten, wenn es nicht nötig ist. Das reduziert die Anzahl der E-Mails in den Postfächern der anderen.

3. Fasse dich in deiner E-Mail-Kommunikation kurz und prägnant. Das reduziert den Zeitaufwand für das Lesen und Beantworten.

4. Nutze die 4 D's, um dir zu helfen

Do - Bearbeite die E-Mail sofort, wenn du weißt, dass es nur ein paar Minuten dauert, sie zu bearbeiten. Wenn du es aufschiebst, kann es passieren, dass du es vergisst, was deine Kunden frustrieren kann.

Löschen - Lösche sofort alles, von dem du weißt, dass es Spam ist. Niemand hat Zeit für so etwas.

Aufschieben - Du bist dir nicht sicher, was die richtige Antwort ist? Lege diese E-Mails in einem Ordner ab und erinnere dich daran, auf sie zurückzukommen.

Delegiere - Weise die E-Mail einem Kollegen zu, der sie am effizientesten bearbeiten kann. Natürlich solltest du auch anbieten, E-Mails in deinem Fachgebiet zu bearbeiten, um deinen Kolleginnen und Kollegen zu helfen!

5. Bearbeite E-Mails in Stapeln. Vermeide es, jede einzelne E-Mail sofort zu lesen, wenn sie in deinem Posteingang landet.

6. Erwäge die Investition in eine E-Mail-Management-Software.

Wie kann eine E-Mail-Management-Software den Kundenservice verbessern?

E-Mail-Management-Software verbessert den Kundenservice durch:

• Wir helfen deinem Team, einfache Kundenanfragen und Aufgaben effizienter zu erledigen. So hat dein Team mehr Zeit, sich auf andere wertvolle Aufgaben zu konzentrieren.
• Verbessern des Kundenerlebnisses. Da die Historie jedes Kunden in Trengo sofort sichtbar ist, ist es für deine Kundendienstmitarbeiter/innen einfacher, ein persönlicheres Kundenerlebnis zu bieten. Das macht deine Kunden glücklicher und zufriedener.
• Du hast Zugang zu Kennzahlen darüber, wie gut dein Team auf die E-Mails deiner Kunden antwortet. Du kannst diese Daten wann immer du willst überprüfen und bei Bedarf Verbesserungen vornehmen.
• Reduziere die Frustration, die deine Teammitglieder empfinden könnten, wenn sie eine überwältigende Anzahl von E-Mails zu bearbeiten haben.

E-Mail-Management-Software, die Lösung

Manche Menschen haben kein Problem mit einem überfüllten Posteingang. Andere ziehen es vor, ihren Posteingang auf "inbox zero" zu bringen, ein Begriff, den der Schriftsteller Merlin Mann geprägt hat und der bedeutet, am Ende des Tages keine E-Mails mehr zu haben, und zwar jeden Tag. Das hört sich entspannend an, aber es kann eine Menge Arbeit sein, auf Null zu kommen.

Das Gleichgewicht zwischen E-Mail-Verwaltung und anderen wichtigen Aufgaben hängt von der Art deines Unternehmens ab. Du kannst einen goldenen Mittelweg finden, indem du die oben genannten Best Practices befolgst, und du könntest in Betracht ziehen, in eine E-Mail-Management-Software wie Trengo zu investieren. Trengo bietet ein einzigartiges Omnichannel-Erlebnis, das es dir ermöglicht, alle deine Kundenkommunikationskanäle auf einer Plattform zu verwalten.

Mit Trengo ist die E-Mail-Verwaltung weniger stressig und effizienter. Hier sind einige unserer nützlichen Funktionen für die E-Mail-Verwaltung:

• Mit der internen Zusammenarbeit kann sich dein Team intern über bestimmte E-Mails austauschen. So musst du nicht mehr auf andere Kommunikationstools ausweichen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.
• Mit der Ein-Klick-E-Mail-Zuweisung kannst du E-Mails schnell an das richtige Teammitglied weiterleiten.
• Sofort sichtbare Kundenprofile helfen dir, eine maßgeschneiderte Antwort zu geben, wenn du E-Mails mit wichtigen Details über den Kunden erhältst.
• Mit den anpassbaren Etiketten für E-Mails und andere Konversationen kannst du später leicht darauf verweisen.
• Inbox Analytics misst die Leistung des Posteingangs, z. B. die Zeit bis zur ersten Antwort, die durchschnittliche Antwortzeit und die Anzahl der gelösten Tickets.
• Dank der persönlichen E-Mail-Verbindung zu Trengo können vielbeschäftigte Manager und Eigentümer alle ihre E-Mails in einer App verwalten.

E-Mails können überwältigend sein, aber mit den richtigen Managementpraktiken kann die Lawine gebändigt werden. Je früher du damit beginnst, desto eher können alle in deinem Unternehmen davon profitieren. Bist du bereit für weniger Mitarbeiterstress, zufriedenere Kunden und mehr Zeit- und Geldersparnis für deine Mitarbeiter? Erfahre, wie du mit Trengo deine Ziele im E-Mail-Management erreichst, dein Team produktiver und kooperativer machst und einen besseren Kundenservice bietest.