Revolucionar la eficiencia: las mejores herramientas de automatización de flujos de trabajo de 2024

La repetición es el enemigo de la productividad. No solo inhibe la capacidad creativa de los empleados para resolver problemas, sino que también afecta al rendimiento general del equipo. 

Pero hay más: Mala comunicación, errores repetitivos, retrasos en los proyectos, falta de cumplimiento y costes crecientes: todos estos son síntomas de un lugar de trabajo en el que las tareas se realizan y gestionan manualmente.

Ahora imagine un espacio de trabajo en el que las tareas rutinarias se ejecuten solas, las aprobaciones se produzcan en un instante, las tareas se asignen automáticamente y el flujo de información entre departamentos sea fluido. ¿Cómo es posible? 

Introduzca las herramientas de automatización del flujo de trabajo. 

Las herramientas de automatización de flujos de trabajo se han convertido en una característica esencial de los espacios de trabajo de todos los sectores, desde las campañas de marketing hasta los recursos humanos, pasando por las transacciones financieras y la atención al cliente. Sin embargo, emprender la automatización puede ser una tarea desalentadora, especialmente a la hora de elegir qué software de automatización de flujos de trabajo elegir. 

Y de eso trata este artículo. Queremos darte una visión general de algunas de las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo que existen. Pero primero, algunos conceptos básicos. 

Comprender la automatización del flujo de trabajo

En términos sencillos, las soluciones de automatización del flujo de trabajo automatizan tareas repetitivas y manuales, como aprobar una baja, enviar un correo electrónico recordatorio, añadir un cliente potencial a una campaña de goteo, responder a los clientes, etc. El objetivo es liberarle a usted y a su equipo de tareas que consumen mucho tiempo y permitirles centrarse más en maniobras estratégicas que realmente impulsen su negocio.

Estos son algunos casos en los que estas herramientas pueden ayudarle:

• Enrutamiento de datos: muevainformación entre diferentes aplicaciones y plataformas, desde plataformas de marketing a CRM o desde ventas a finanzas, todo ello sin hacer nada manualmente. 
• Automatización de tareas: programey ejecute tareas repetitivas como enviar correos electrónicos, añadir un cliente a la campaña una vez que descargue un recurso, generar informes, actualizar bases de datos, etc.  
• Flujos de trabajo de aprobación: encaminalos documentos y las solicitudes de aprobación a través de canales predefinidos. Por ejemplo, que un empleado solicite una excedencia y el jefe la apruebe -o rechace- sin tener que redactar manualmente las solicitudes. O que el departamento financiero apruebe una solicitud de gastos.  
• Acciones basadas en activadores:configure acciones automatizadas basadas en eventos específicos, como el envío de notificaciones cuando llega un nuevo cliente potencial, la creación de tickets, la actualización de registros de clientes cuando se realiza una compra, etc. 

Pero, ¿por qué son estas herramientas tan cruciales en el panorama empresarial actual? La respuesta está en su impacto en las operaciones empresariales modernas. 

• La automatización de los flujos de trabajo mejora la eficacia y la precisión en el lugar de trabajo. Una agencia de seguros de California redujo el tiempo de generación de presupuestos de 14 días a 14 minutos automatizando su flujo de trabajo. 
• Estas herramientas liberan a los empleados para que puedan centrarse más en tareas importantes y de gran valor. El 85% de los responsables de TI consideran que la automatización ayuda a los miembros de sus equipos a ahorrar entre un 10 y un 15% del tiempo que de otro modo dedicarían a tareas repetitivas y manuales. 
• La automatización ayuda a evitar errores cuando las tareas se realizan manualmente. El software de automatización de flujos de trabajo reduce los errores en un 37% durante el proceso de captura.
• También aumenta la visibilidad de los procesos y permite el seguimiento del rendimiento. El 91 % de las empresas que han adoptado la automatización de flujos de trabajo afirman que han obtenido una mayor visibilidad de sus procesos empresariales.
• El 54% de los directivos afirma que el principal reto al que se enfrentan los flujos de trabajo es la falta de comunicación. La automatización de los flujos de trabajo puede resolver este problema eliminando cuellos de botella y fomentando la comunicación entre empleados y departamentos. 
• La automatización de los flujos de trabajo aumenta la productividad tanto de los miembros como de los equipos. Por ponerlo en perspectiva, el 40% de la productividad se pierde por cambiar de tarea, algo que puede automatizarse.  

Pero, como he dicho antes, todo esto puede suceder cuando se elige la plataforma adecuada, que puede venir con los flujos de trabajo que necesita, o que puede permitirle diseñar sus propios flujos de trabajo como y cuando los necesite. En la sección siguiente, he enumerado algunas de las principales herramientas de automatización de flujos de trabajo. Elija la que mejor se adapte a sus necesidades. 

8 de las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo

1. Zapier

El primero de la lista es Zapier. Con integraciones con más de 6.000 aplicaciones, Zapier es el campeón indiscutible de la conectividad. Piensa en una aplicación y Zapier la habrá gestionado, entrelazando tu correo electrónico, CRM, herramientas de gestión de proyectos, canales de comunicación, plataformas de atención al cliente, etc. 

Su interfaz fácil de usar y sus "Zaps" preconstruidos permiten automatizar casi cualquier tipo de proceso empresarial, básico y avanzado. Dispone de un plan "gratuito para siempre", con funciones básicas pero esenciales. Los planes de pago incluyen Starter, Professional y Team, con precios de 19,99, 49 y 69 dólares al mes, respectivamente. También hay un plan para empresas, pero para saber el precio tendrás que ponerte en contacto con el equipo de ventas. 

Ventajas de Zapier 

• Integración sin precedentes: conectecasi cualquier aplicación, por oscura que sea.
• La interfaz de arrastrar y soltar fácil de usary los Zaps preconfigurados facilitan la automatización, incluso para los departamentos sin conocimientos técnicos.
• Asequible: unplan gratuito con funciones básicas y planes de pago que ofrecen funciones más robustas.

Contras de Zapier

• Una curva de aprendizaje más pronunciada, especialmente la configuración de "Zaps". 
• Atención al cliente deficiente. "No encuentro la ayuda muy útil; la mayoría son pasos cortos y vagos sobre cómo completar tareas pero no realmente cómo solucionar problemas", escribe un usuario. 
• Aunque ofrece integraciones con muchas aplicaciones, no todas las integraciones son tan fluidas como cabría esperar. 

Ideal para: Empresas que buscan una automatización básica entre diversas apps, autónomos que conectan sus flujos de trabajo y cualquiera que necesite un punto de entrada fácil de usar y asequible.

Ejemplos de casos de uso: Zapier es especialmente útil para los departamentos de marketing y servicios. Los casos de uso incluyen (entre otros) el envío automatizado de notificaciones por correo electrónico, la actualización de bases de datos en función del envío de formularios o la sincronización de archivos entre servicios de almacenamiento en la nube. 

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2. ClickUp

ClickUp es otra herramienta de automatización del flujo de trabajo que reúne la gestión de proyectos, la automatización de tareas y la comunicación en una sola plataforma. Su interfaz visual facilita el seguimiento del progreso, la gestión de los plazos y la colaboración con el equipo. ClickUp destaca por su capacidad de personalización, ya que los equipos pueden adaptar la plataforma a sus necesidades y flujos de trabajo específicos mediante plantillas de procesos. Aunque tiene utilidad para cualquier equipo, es especialmente útil para equipos de desarrollo de software, marketing, diseño y operaciones que buscan una plataforma unificada para gestionarlo todo, desde pequeñas tareas hasta proyectos complejos. 

Al igual que Zapier, ClickUp también tiene un plan gratuito para siempre. Pero a diferencia de Zapier, sus planes de pago son más asequibles: Unlimited tiene un precio de 7 $ por usuario al mes y Business de 12 $ por usuario al mes. Para el plan Enterprise, tendrás que ponerte en contacto con su equipo de ventas para obtener información sobre precios.  

Ventajas de ClickUp

• Repleto de funciones: combinaherramientas de gestión de proyectos, automatización y comunicación.
• Interfaz intuitiva: fácilde aprender y utilizar, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos.
• Las herramientas de colaboración -chat en tiempo real, comentarios y documentos compartidos- fomentan una comunicación en equipo fluida.

Contras de ClickUp

• Tiene una curva de aprendizaje. Aunque intuitivo, trabajar con todo el potencial de ClickUp requiere cierto esfuerzo. 
• El plan gratuito ofrece acceso a funciones limitadas, y los planes de pago están diseñados de tal forma que a algunos equipos les pueden resultar caros a medida que van creciendo. 
• "No es ideal para los equipos de operaciones de diseño, diseño de UX o creativos", se queja un usuario. 

Ideal para: Empresas que buscan soluciones de gestión de proyectos, empresas que priorizan la colaboración y la comunicación en equipo o equipos que necesitan automatizaciones potentes con voluntad de invertir tiempo en aprender.

Ejemplo de uso: Gestionar un flujo de trabajo de marketing de contenidos, asignando tareas a los redactores, haciendo un seguimiento de los plazos y colaborando en las revisiones. 

3. Flujo de trabajo Kissflow

Kissflow Workflow es una herramienta de gestión de procesos empresariales de bajo código (también ofrece no-código) que va más allá de la automatización. Con Kissflow, puede crear formularios, diseñar flujos de trabajo, crear cuadros de mando, delegar tareas, establecer SLA fijos o basados en fórmulas y crear reglas que desencadenen acciones, todo ello sin codificación o con una codificación mínima. Lo que hace que Kissflow destaque es su perfecta combinación de potentes análisis y una interfaz más sencilla. Además, también puede realizar un seguimiento de los datos, automatizar la captura de datos y generar informes detallados para tomar decisiones informadas. 

No hay ningún plan gratuito disponible. En el nivel de pago, tiene planes Basic y Enterprise, el primero a partir de 1.500 dólares al mes. El Enterprise ofrece acceso a todas las funciones, pero su precio no se revela en el sitio web.

Ventajas de Kissflow 

• Informes detallados, cuadros de mando personalizables y herramientas de visualización de datos que ofrecen información exhaustiva.
• Gestión de procesos empresariales:puede automatizar los procesos empresariales, controlar el cumplimiento y optimizar los flujos de trabajo para aumentar la eficacia.
• Versatilidad:puede personalizar las funcionalidades según los requisitos de cada departamento por separado. Además, es ideal para empresas con flujo de documentación entre departamentos y equipos. 

Contras de Kissflow

• Base de conocimientos de pago. 
• Curva de aprendizaje más pronunciada. "Hay una curva de aprendizaje para personalizar la herramienta y adaptarla al flujo de trabajo del proceso empresarial", escribió un usuario en su reseña. 
• Aunque ofrece conexiones a varias aplicaciones, la amplitud de integración en comparación con Zapier podría ser limitante.

Ideal para: Empresas impulsadas por los datos que necesitan un análisis en profundidad de los procesos, empresas que buscan optimizar y mejorar los flujos de trabajo u organizaciones que gestionan procesos con gran cantidad de documentos y necesitan informes detallados.

Ejemplos de casos prácticos: Seguimiento y análisis de indicadores clave de rendimiento (KPI), identificación de cuellos de botella en los flujos de trabajo y generación de informes detallados para la toma de decisiones informadas. 

4. lunes

monday es un sistema operativo de trabajo basado en la nube que ayuda a los equipos a gestionar sus procesos, proyectos y trabajo diario. Con monday, puede crear sus propias aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas en cuestión de minutos para procesos, proyectos y trabajo rutinario, sin necesidad de codificación. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de tareas y proyectos, gestionar plazos y calendarios, colaborar con los miembros del equipo, automatizar tareas repetitivas y obtener información a partir de visualizaciones de datos, todo ello en un único panel de control codificado por colores. 

En cuanto a los planes de precios, monday ofrece varios niveles: 

• Free Forever es para 2 puestos y es adecuado para particulares que deseen llevar un registro de su trabajo.
• El plan Básico tiene un precio de 8 dólares al mes por puesto y ofrece funciones de gestión de equipos. 
• El plan Estándar, de 10 dólares al mes por puesto, permite la colaboración entre equipos. 
• El plan Pro es adecuado para flujos de trabajo complejos y tiene un precio de 16 $ por puesto al mes. Todos los planes de pago deben tener al menos 3 puestos.  
• Para grandes proyectos, cuenta con el plan Enterprise, cuyo precio se personaliza en función de tus necesidades. 

Ventajas del lunes

• Los tableros visuales, divertidos y fáciles de usar, hacen que la gestión del flujo de trabajo sea agradable e intuitiva.
• Excelente para la colaboración:las actualizaciones en tiempo realy los tablones compartidos impulsan la comunicación en equipo.
• Personalización: puedeadaptarse a una gran variedad de flujos de trabajo en distintos sectores y departamentos. 

Contras del lunes

• Aunque automatiza las tareas básicas, los flujos de trabajo complejos requieren herramientas o integraciones adicionales. "Es terrible para procesos complicados. Le falta mucha automatización", comenta un usuario. 
• Aunque la interfaz de usuario es sencilla, sus funciones son limitadas. "Al final dejamos de utilizar este software porque la interfaz de usuario tenía funciones muy limitadas. Nuestro equipo no lo entendió y abandonamos el software al cabo de un año", escribe otro usuario. 
• Las integraciones con otras apps pueden ser complejas y presentar problemas de funcionalidad. Además, "la mayoría de las integraciones requieren pagos de suscripción a terceros".

Ideal para: Pequeñas y medianas empresas que buscan una herramienta de gestión visual y atractiva, equipos creativos que trabajan en proyectos colaborativos, empresas que priorizan la automatización sencilla y la facilidad de uso.

Casos prácticos: Gestión de campañas de marketing, seguimiento de proyectos de desarrollo de software, planificación y ejecución de eventos.

5. Pipefy

Pipefy es una plataforma de gestión de flujos de trabajo basada en la nube con la que puede crear flujos a medida para procesos empresariales en distintos departamentos. Se centra especialmente en recursos humanos, compras y ventas, pero también puede utilizarse para flujos de trabajo de marketing y atención al cliente. Es tan fácil como utilizar Trello, pero puede gestionar procesos más complejos y complicados. 

Con Pipefy, puedes seguir el progreso de tu equipo, obtener información de potentes paneles, colaborar con tu equipo en tiempo real, automatizar tareas repetitivas fácilmente y diseñar flujos de trabajo personalizados. De hecho, Pipefy AI ha hecho que sea realmente fácil crear procesos personalizados al instante: ¡simplemente pídelo y ya está hecho! 

Ventajas de Pipefy

• Construya pipelines únicos y personalizados para sus flujos de trabajo recurrentes específicos con Pipefy AI, en cuestión de segundos. 
• Acceda a cuadros de mando que ofrecen información y análisis en tiempo real sobre todas las fases de sus procesos (pero tenga en cuenta las limitadas funciones de elaboración de informes). 
• Ofrece asignaciones de tareas, comentarios y archivos compartidos dentro de cada tubería que mantienen a tu equipo sincronizado. Además, cuenta con un plan especial con descuento para pequeñas empresas, aparte del plan gratuito. 

Contras de Pipefy

• En comparación con algunas herramientas de esta lista, las capacidades de integración de Pipefy pueden parecer un poco limitadas. "La documentación de la API es realmente desordenada, e incluso como desarrollador, me pierdo", dice un usuario. Además, no todas las aplicaciones funcionan bien con sus tuberías.
• Aunque Pipefy AI ha resuelto muchos de los problemas que tenían los usuarios con la creación de flujos de trabajo, sigue teniendo una curva de aprendizaje, especialmente para la configuración de la automatización. 
• Los equipos grandes con flujos de trabajo complejos pueden encontrar la estructura de precios (20 $ por usuario/mes) un poco cara.

Ideal para: Empresas que buscan automatizar tareas repetitivas, estandarizar flujos de trabajo e impulsar la productividad de los equipos en todos los departamentos, desde RRHH hasta marketing o atención al cliente.

Ejemplos de casos de uso: Flujo de trabajo de RRHH (contratación, incorporación, gestión de solicitudes, etc.), gestión de clientes potenciales y canales de ventas, agilización de los flujos de trabajo de aprovisionamiento, seguimiento de las interacciones de atención al cliente.

6. Nintex

Nintex es una solución de software de gestión y automatización de procesos pensada para empresas con procesos establecidos. Algunas de las tareas que puede realizar con Nintex incluyen la automatización completa del flujo de trabajo, la creación de documentos, los procesos de aprobación, la captura de datos e incluso la automatización robótica de procesos (RPA), todo bajo un mismo techo. Gracias a su creador visual de flujos de trabajo, puede arrastrar y soltar elementos para crear procesos complejos que se adapten a sus necesidades específicas. Sus herramientas integradas de gestión de documentos y formularios lo convierten en una solución sencilla para agilizar los flujos de trabajo con gran cantidad de documentos. 

Pero es caro para las pequeñas y medianas empresas, como se muestra a continuación. 

Ventajas de Nintex

• Interfaz potente: fácil de usary visual, Nintex pone la automatización al alcance de todos, sin necesidad de codificación.
• Versatilidad: automaticeprácticamente cualquier tarea, desde simples notificaciones por correo electrónico hasta el enrutamiento y la aprobación de documentos complejos. En departamentos tan diversos como procesamiento de préstamos, formación a distancia, asistencia técnica, recursos humanos y finanzas.  
• Ecosistema ampliable: conéctesecon aplicaciones empresariales locales y basadas en la nube de terceros mediante conectores para crear soluciones de flujo de trabajo integradas.

Desventajas de Nintex

• Tiene una curva de aprendizaje notable, especialmente para los nuevos usuarios cuando se trata de flujos de trabajo complejos. 
• Es demasiado caro. Cuando se les preguntó qué les disgustaba de Nintex, "es el precio premium. Como nuestros clientes están expuestos a más y variadas soluciones de muchos proveedores diferentes, a veces es un poco más difícil justificar un conjunto de productos de precio premium", respondió un usuario. 

Ideal para: Grandes empresas que gestionan procesos con gran cantidad de documentos y flujos de trabajo complejos, empresas que buscan una plataforma integral para la automatización y la gestión de documentos, empresas con equipos de TI dedicados para dar soporte a la personalización avanzada de los flujos de trabajo.

Ejemplos de casos de uso: Bastante variados. Recursos humanos (incorporación de empleados, solicitud de permisos, publicación de puestos de trabajo sin esfuerzo manual), ventas (generación automática de propuestas de venta personalizadas), sustitución de formularios en papel por flujos de trabajo digitales, automatización de procesos de aprobación, racionalización del enrutamiento y seguimiento de documentos. 

7. Hacer

Make, antes Integromat, es una herramienta de automatización de flujos de trabajo sin código que permite crear, construir y automatizar visualmente flujos de trabajo que denominan "escenarios". Los usuarios pueden construir intrincados escenarios conectando módulos, lo que permite una automatización dinámica y personalizable adaptada a sus necesidades específicas. La plataforma ofrece una interfaz de arrastrar y soltar para conectar aplicaciones, servicios y plataformas en unos pocos clics. 

También puede diseñar flujos de trabajo complejos utilizando el conjunto de herramientas sin código de Make, que incluye funciones avanzadas como iteraciones, agregaciones, lógica condicional, filtrado, gestión de errores, etc.

Make ofrece cinco planes: Free Forever, Core (a 9 $/mes), Pro (16 $/mes), Teams (29 $/mes) y Enterprise (precios personalizados). 

Ventajas de Make

• Interfaz fácil de usar:el sistema intuitivo y de arrastrar y soltar simplifica la automatización del flujo de trabajo sin codificación. Además, es muy fácil configurar escenarios, incluso para usuarios con una experiencia mínima.
• Amplias capacidades de integración: Makees compatible con una gran variedad de aplicaciones y servicios. "Toda la variedad de esquemas de integración, conectores, ajustes y demás personalización del producto parecía estar muy por encima de nuestras expectativas". 
• Facilidad para desarrolladores: su API abierta y sus funciones de scripting permiten a los desarrolladores crear integraciones personalizadas. Y si tienes algún problema, el equipo de asistencia siempre cuenta con un desarrollador para ayudarte a seguir adelante con tus planes. 

Contras de Make

• Dificultades de integración: los usuarios señalan que las integraciones con otras aplicaciones pueden ser complejas y, en ocasiones, encontrar problemas de funcionalidad. "Las conexiones entre Facebook y Sheets simplemente no funcionan. Lo que es posible en menos de 5 minutos con Zapier te costará un día entero de trabajo con Integromat / Make.com". Además, tenga en cuenta los pagos de suscripción adicionales requeridos para la mayoría de las integraciones de terceros.
• Limitaciones de los flujos de trabajo complejos: aunque Make automatiza las tareas básicas con eficacia, los usuarios informan de limitaciones para los flujos de trabajo complejos.

Ideal para: Empresas con procesos complejos y de varios pasos, grandes organizaciones con manipulación avanzada de datos y lógica condicional, o empresas con desarrolladores cómodos utilizando funciones avanzadas. Pero es igualmente útil para pymes que simplemente quieren automatizar sus flujos de trabajo rutinarios. 

Ejemplos de casos de uso: Automatización de procesos de generación de leads, automatización de la cadena de suministro, automatización de facturas, automatización de flujos de trabajo para una mejor gestión de proyectos, actualización de registros de clientes en su CRM en función de los nuevos pedidos realizados en su plataforma de comercio electrónico, etc.  

8. Trengo

Por último, pero no por ello menos importante: Trengo. Esta plataforma integral de atención al cliente puede cambiar las reglas del juego a la hora de agilizar los flujos de trabajo de tu equipo.

La colaboración en equipo es esencial para gestionar las conversaciones con los clientes y también puede funcionar como herramienta de automatización del flujo de trabajo. La plataforma ofrece funciones útiles que podrían convertirla en una opción atractiva para las empresas que buscan agilizar sus procesos de comunicación y flujo de trabajo.

Trengo agiliza la comunicación consolidando múltiples canales en una única plataforma, mejorando la eficiencia y garantizando que no se pase por alto ningún mensaje. Sus intuitivas funciones de automatización reducen significativamente las tareas manuales, lo que permite a los equipos centrarse en el trabajo de mayor prioridad. Además, los análisis de Trengo proporcionan datos reveladores que permiten a las empresas perfeccionar y optimizar continuamente sus flujos de trabajo.

Trengo ofrece tres planes: Essentials (a 99 euros/mes), Boost (149 euros/mes) y Pro (249 euros/mes), todos ellos basados en un mínimo de 5 usuarios. 

Ventajas de Trengo

• Bandeja de entrada unificada para todos los canales: Trengo proporciona una plataforma unificada donde los equipos pueden gestionar todos sus canales de comunicación (correos electrónicos, mensajes de redes sociales, WhatsApp, etc.) en un solo lugar. Esta consolidación puede mejorar significativamente los tiempos de respuesta y garantizar que no se pase por alto ningún mensaje.
• Facilita la colaboración: está diseñado para que los miembros del equipo colaboren eficazmente, garantizando que las consultas de los clientes se gestionen con prontitud y por la persona más adecuada.
• Funciones de automatización: Trengo permite crear automatizaciones de flujos de trabajo para gestionar tareas repetitivas. Esto puede incluir etiquetar automáticamente los mensajes entrantes, asignarlos al equipo o miembro del equipo adecuado en función de reglas preestablecidas o enviar respuestas automáticas a consultas habituales.
• Integraciones: Trengo admite la integración con varias plataformas, lo que puede ser una ventaja significativa para las empresas que utilizan un conjunto diverso de herramientas y servicios.
• Escalabilidad: Las características de Trengo están diseñadas para escalar con su negocio, por lo que es adecuado para pequeñas y grandes organizaciones.
• Interfaz fácil de usar: Al igual que Make, Trengo ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que facilita a los equipos su adopción e integración en sus flujos de trabajo diarios sin una curva de aprendizaje pronunciada.
• Asistencia y desarrollo: Trengo es conocido por su receptivo servicio de atención al cliente y su continuo desarrollo, lo que garantiza que la plataforma evolucione para satisfacer las necesidades de sus usuarios.

Contras de Trengo

• Plataforma integral: Trengo no es solo una herramienta de automatización de flujos de trabajo. Así que si solo necesitas eso, Trengo puede ser demasiado grande y ofrecer demasiadas funciones que no necesitas.

Ideal para: Trengo es ideal para empresas que dan prioridad a la eficacia de la comunicación y la colaboración en equipo. Es particularmente beneficioso para los equipos de atención al cliente y servicio, Marketing y Ventas, equipo de operaciones. Básicamente, todos los equipos que gestionan conversaciones o necesitan comunicarse internamente.

Ejemplos de casos de uso: Una empresa de comercio electrónico utiliza Trengo para gestionar las consultas de los clientes procedentes del correo electrónico, las redes sociales, el chat en directo y WhatsApp. Cuando llega un nuevo mensaje, las reglas de automatización de Trengo lo clasifican automáticamente en función de su contenido (por ejemplo, devoluciones, envíos, consultas sobre productos) y lo asignan al miembro del equipo adecuado. Las plantillas predefinidas ayudan al equipo a responder rápidamente a las preguntas más frecuentes. Todas las interacciones se registran, lo que garantiza que cualquier miembro del equipo pueda ayudar al cliente con todo el contexto, proporcionando una experiencia de atención al cliente fluida y eficiente.

Características clave que debe buscar en un software de automatización del flujo de trabajo

A continuación se enumeran algunas de las soluciones de automatización de flujos de trabajo, pero esta lista no es exhaustiva. No todas las empresas son iguales, ni tampoco sus requisitos de software de automatización. Si todavía está buscando su herramienta de automatización perfecta, aquí tiene algunos consejos sobre las características que debe buscar en la solución. 

1. Interfaz fácil de usar

Lo primero que hay que tener en cuenta es la interfaz y la experiencia del usuario. Admitámoslo: un software complejo puede acabar con la productividad. Si eliges una herramienta compleja, habrás perdido la razón de ser de la automatización. Por el contrario, la herramienta debe ser fácil de usar, sin código, con una interfaz de arrastrar y soltar y menús intuitivos. Los equipos están formados por personas muy diversas: incluso los miembros más técnicos deberían poder crear y personalizar flujos de trabajo con facilidad.

No ignore la inteligencia artificial. Puedes utilizar la IA para crear flujos de trabajo, analizar los existentes, identificar cuellos de botella y sugerir mejoras. 

2. Potente motor de automatización

En este caso, ¡esto se consideraría el corazón de la herramienta! Lo que quiero decir con automatización no es sólo automatizar tareas sencillas como las notificaciones por correo electrónico. Depende mucho de los requisitos de su espacio, pero en general, tareas automatizadas como la entrada de datos, el enrutamiento de archivos, las solicitudes de aprobación e incluso la toma de decisiones complejas, todo debería ser posible con la herramienta. 

Además, sería mejor si la solución ofreciera opciones de personalización para adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades específicas y a su sector, construir campos personalizados o crear cuadros de mando personalizados.

3. Integraciones de terceros

Las empresas de hoy en día funcionan con un ecosistema diverso de aplicaciones, desde CRM hasta plataformas de ventas y marketing. Existe Slack para la comunicación, Zoom para las reuniones, HubSpot para el CRM, Mailchimp para las campañas de goteo, etcétera. ¿Cómo reunirlas todas en un solo lugar? 

Ahí es donde entran en juego las integraciones, los puentes invisibles que mantienen su flujo de trabajo conectado entre plataformas. La herramienta de automatización que elijas no debe carecer de integraciones con otras aplicaciones, especialmente con aquellas que forman parte de tu flujo de trabajo diario. 

4. Capacidades de colaboración

La automatización de flujos de trabajo no es un acto en solitario; siempre es un trabajo en equipo. Al considerar la herramienta, compruebe si dispone de las funciones de colaboración que su empresa necesita en todos los equipos y departamentos. Puede ser cualquier cosa, desde comunicación hasta actualizaciones de tareas en tiempo real, hilos de comentarios, acceso compartido a datos e información, un sistema centralizado de seguimiento y control de tareas y uso compartido de archivos. 

5. Seguridad de los datos

Los datos, ya sean de clientes o de equipos internos, son valiosos y sensibles. Las herramientas de automatización pueden contener controles de acceso, órdenes de compra, informes de gastos u otra información personal de empleados y clientes. En la nube o en las instalaciones, adquiera una herramienta con sólidas funciones de seguridad, como cifrado, controles de acceso y protocolos de autenticación. Para mejorar la seguridad y la protección de datos, considere la posibilidad de incorporar soluciones VPN o gestores de contraseñas fiables a su infraestructura de automatización de flujos de trabajo. Estas herramientas pueden ayudar a salvaguardar la información confidencial, mitigar los riesgos de ciberseguridad y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos. Examine detenidamente la política documentada de seguridad de datos, el marco, el régimen de cumplimiento y las capacidades del proveedor para asegurarse de que su información está siempre protegida.

6. Escalabilidad y flexibilidad 

Al elegir una herramienta, no pase por alto la escalabilidad. Las empresas son entidades dinámicas, y la automatización de sus flujos de trabajo también debería serlo. Con el tiempo, los procesos pueden cambiar, los usuarios multiplicarse y los flujos de trabajo volverse más complejos. Por eso es esencial contar con una plataforma flexible que pueda adaptarse a sus necesidades cambiantes y crecer con su equipo. 

7. Informes y análisis

Cualquier herramienta de flujo de trabajo estaría incompleta si no dispusiera de funciones completas de generación de informes y análisis, ya que proporcionan a las empresas una visión holística de sus operaciones. Elija una herramienta que le permita generar informes y cuadros de mando completos y que le proporcione información sobre el rendimiento de su flujo de trabajo, la productividad de su equipo y otras métricas clave. También debería poder realizar un seguimiento del progreso, detectar tendencias, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. 

8. Precios

Por último, el precio. Las herramientas de automatización de flujos de trabajo, o cualquier otra herramienta, no deberían ser caras. Existen decenas de herramientas excelentes con buenas funciones e interfaces limpias e intuitivas. Sin comprometer sus necesidades básicas, puede elegir una herramienta con planes de precios flexibles que se ajusten a su presupuesto y escalen a medida que crece. 

Cree más tiempo, automatice su flujo de trabajo

La automatización de flujos de trabajo ahorrará tiempo a su equipo, ya que proporciona a las empresas una ventaja competitiva. A la hora de elegir una herramienta para sus procesos empresariales, recuerde que no existe una solución única. La mejor herramienta es la que se adapta a las necesidades únicas de su empresa, a su presupuesto, a la naturaleza de su negocio y a la dinámica de su equipo. Tómese su tiempo, pruebe la solución con versiones de prueba y demostraciones, y dé prioridad a cómo puede satisfacer sus necesidades por encima de las cien funciones que pueda tener. 

¿Por qué no echar un vistazo a Trengo? Es una plataforma de operaciones con clientes que ofrece soporte multicanal, sólidas capacidades de colaboración, integraciones nativas y de terceros y, lo que es más importante, automatización de IA. Trengo no se limita a enumerar características fugaces; tiene funciones que los equipos de cara al cliente realmente tienen en cuenta en su presupuesto. 

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