De 10 beste klantenservice tools die elk bedrijf nodig heeft

Klantenservice was nog nooit zo moeilijk als nu. Klanten verwachten een bijna perfecte ervaring, maar veel teams hebben gewoonweg niet de tijd of de mankracht om die te bieden. Daarom is het gebruik van de juiste klantenservice tools essentieel.

Van het verzamelen van feedback tot het automatiseren van workflows en van het plannen van afspraken tot het delen van instructievideo's, klantenservice tools helpen teams om met succes de hoge verwachtingen van hun klanten te managen.

10 klantenservice tools voor bedrijven

1. Trengo
2. YouTube
3. Zoom
4. CloudApp
5. Calendly
6. Trello
7. Nicereply
8. Hootsuite
9. Mailchimp
10. Picqer

1.Trengo

We beginnen deze lijst met ons eigen product. Het is onze blog, niet waar? 😉

Trengo geeft bedrijven de tools die ze nodig hebben om hun zakelijke communicatie te beheren. In Trengo kun je al je communicatiekanalen koppelen aan één inbox, samenwerken aan gesprekken met collega's en een geweldige klantervaring creëren.

Veel van onze klanten gebruiken onze inbox als centrale werkplek voor hun klantenservice.

Heen en weer klikken van e-mail naar teamchat, van Facebook naar Twitter en van live chat naar Instagram kost veel tijd en moeite. Door al je gesprekken - zowel met collega's als met klanten - in één overzicht te verzamelen en repetitieve taken te automatiseren, kunnen teams zich blijven richten op het blij maken van klanten.

Elk bedrijf wil geweldige klantenservice bieden: snelle antwoorden op alle beschikbare kanalen, inclusief zelfbediening via een helpcentrum. Met Trengo in als een van uw belangrijkste klantenservice tools, kan dit werkelijkheid worden.

[embed_en_signup].

2. YouTube

Vorige week vertelde mijn vader trots over een nieuw Italiaans gerecht dat hij probeerde te koken.

"Klinkt goed, heb je dat recept uit dat kookboek dat ik je voor je verjaardag gaf?", vroeg ik.

"Nee, van YouTube," antwoordde hij.

YouTube is het populairste medium om uit te zoeken 'hoe dingen werken'. Voor jongeren, en blijkbaar ook voor ouderen. Noem een willekeurige activiteit en er staat vast wel een tutorial op YouTube die uitlegt hoe het moet. Van je bed opmaken tot Italiaanse gerechten koken.

Bedrijven weten dit al lang en maken er goed gebruik van. Wij ook:

Dit geeft onze klanten de mogelijkheid om te zien hoe ons product werkt zonder de hulp van een van onze teamleden. Ons klantenteam kan deze video's gemakkelijk doorsturen na een gesprek. Daarnaast plaatsen we ze ook in onze Help Center artikelen.

Ik denk dat ik mijn vader voor zijn volgende verjaardag een YouTube playlist geef.

3. Zoom

Videogesprekken worden steeds vaker gebruikt in de klantenservice. Het zien van de gezichtsuitdrukking en gebaren van klanten zorgt voor een persoonlijker gesprek dan via de telefoon of chat.

Vooral als je iets op je scherm moet uitleggen, kan het verwarrend worden: "Klik op de menuknop, scroll naar beneden en klik op de grote groene knop. Pardon, wat was dat? Nee, scroll naar beneden, niet naar boven. Nee, ik bedoel... Ik stuur je gewoon een link. Wat is je e-mailadres? Hoe spel je dat?"

Daarom vind ik het geweldig hoe Zoom je de mogelijkheid geeft om met één klik je scherm te delen. Geen coaching meer.

4. CloudApp

Als je zelf geen fancy tutorialvideo's hebt en een Zoom-gesprek iets te veel van je tijd vergt, is CloudApp de ideale middenweg. Met deze app maak je eenvoudig schermopnames - inclusief je stem en gezicht. Zo kun je visueel iets uitleggen aan een klant.

Alleen een screenshot is niet altijd genoeg. Daarom kun je ook afbeeldingen met tekeningen of notities versturen.

5. Calendly

Een afspraak maken met een klant zonder de juiste tool kan meer tijd kosten dan je zou willen. Voordat u weet welke datum en tijd OK zijn voor alle partijen, ben je misschien al meerdere e-mails verder.

Met Calendly kunnen klanten een afspraak plannen met een van je klantenservicemedewerkers. Je hoeft alleen maar uw agenda met beschikbare data klaar te zetten en de Calendly-link te delen via een e-mail of je website. Dit is veel gemakkelijker voor de klant en bespaart uw team veel tijd.

6. Trello

Trello is een eenvoudige tool om projecten met je team te beheren. Je kunt gemakkelijk de voortgang van elk project beheren met verplaatsbare kaarten. Maar je kunt het ook gebruiken als een tool om bugs te rapporteren of te brainstormen.

Klantenservice teams zijn niet alleen belangrijk om klanten te helpen, maar ook om de rest van het bedrijf te informeren over de feedback die klanten geven. Bij Trengo krijgt onze klantenservice veel ideeën voor nieuwe functies. Als ze allemaal voortdurend deze ideeën naar ons ontwikkelingsteam zouden sturen, zou het snel chaotisch worden.

Met een Trello board kun je al deze ideeën gemakkelijk bijhouden. Het hele klantenserviceteam kan zien welke ideeën al zijn toegevoegd, en welke op de roadmap staan om te worden gemaakt.

7. Nicereply

Hoe weet je of je klantenservice goed is? Nou, als je klanten het je vertellen. En meten is weten. Met Nicereply kun je feedback van uw klanten verzamelen. De enquêtes geven je belangrijke gegevens over de prestaties van uw customer service team. Denk aan de NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score) en CES (Customer Effect Score).

Je kunt deze enquête toevoegen aan het einde van elke e-mail, zodat je klant altijd feedback kan geven. Deze feedback wordt dan gesorteerd per medewerker zodat je altijd kunt zien wie goed presteert en waar uw dienstverlening verbeterd kan worden.

8. Hootsuite

Moderne klantenserviceteams besteden hun tijd aan meer kanalen dan ooit. Een van de grootste redenen hiervoor is de populariteit van veel sociale mediakanalen. Maar wat als je constant moet browsen tussen Facebook, Twitter, Instagram, TikTok en Snapchat? Juist, dan verspil je  veel kostbare tijd.

Met Hootsuite koppel je al je social media kanalen aan één overzicht. Hier kun je nieuwe berichten aanmaken en publiceren en alle communicatie met je aanhang monitoren.

9. Mailchimp

Ik hoor je denken: "Is Mailchimp geen marketing tool?" Nou, ja.

Mailchimp kan echter ook een zeer nuttige tool zijn voor klantenservice. Een van de makkelijkste manieren om je klanten op de hoogte te brengen van nieuwe updates of hen nieuwe dingen te leren, is het organiseren van webinars. En hoe nodig je klanten uit voor deze webinars? Juist, via e-mail.

10. Picqer

Een van de meest vervelende vragen voor veel klantenservice medewerkers die in de e-commerce werken: "is product X op voorraad?"

Met Picqer krijg je met één druk op de knop een duidelijk overzicht van je magazijn. Je kunt de tool eenvoudig koppelen aan je inbox met een integratie. Zo heeft uw team snel toegang tot relevante informatie om vragen sneller dan ooit te beantwoorden.