8 redenen om op zoek te gaan naar een alternatief voor Outlook

Op zoek naar een alternatief voor Outlook? Dat begrijpen we heel goed. Outlook is al jaren de standaard binnen veel bedrijven, maar het e-mailprogramma is niet voor elke organisatie de juiste oplossing. De prijs is fors, Outlook werkt het beste op Windows en de gebruikerservaring is op sommige vlakken slecht.

Gelukkig zijn er tegenwoordig meer dan genoeg alternatieven voor Outlook. Want Outlook is prima voor het versturen en ontvangen van e-mails, maar bij klantcommunicatie komt tegenwoordig veel meer kijken. Een goede reden dus om op zoek te gaan naar een Outlook alternatief. In deze blog nemen we je mee door de mogelijkheden en beperkingen van Outlook.

Wat zijn de behoeften van je bedrijf?

Wil je efficiënter samenwerken met je team? Niet meer heen en weer klikken tussen verschillende tabbladen? En volledige klantprofielen op dezelfde plek waar je e-mails verstuurt? Lees dan snel verder. Want wij vertellen je 8 redenen om Trengo te overwegen als alternatief voor Outlook. Met deze 8 redenen kun je bepalen welke behoeften jouw bedrijf heeft en welke oplossing daar het beste bij past.

8 redenen om een alternatief voor Outlook te overwegen

1. Eén oplossing voor al je kanalen

Office 365 voor bedrijven kan veel. Maar je kunt niet al je communicatiekanalen bundelen in één overzicht in Outlook. En met de opkomst van communicatiekanalen is de kans groot dat e-mail allang niet meer je meest gebruikte kanaal is. Sociale media, WhatsApp en live chat nemen het over. Consumenten verwachten snelle antwoorden via alle kanalen. Outlook beheert dus maar een klein deel van je klantcommunicatie. Zou het niet makkelijker zijn als je al je communicatie in één overzicht had?

Dit is waar Trengo als Outlook-alternatief om de hoek komt kijken. In Trengo kun je al je communicatiekanalen bundelen. Op die manier heb je in plaats van 10 verschillende inboxen, 1 inbox voor al je klantcommunicatie. Hier komen al je berichten binnen. Met Trengo hoef je niet meer van tabblad te wisselen. De kleuren en labels geven aan uit welk kanaal het bericht komt en je antwoordt eenvoudig op dezelfde manier voor al je communicatiekanalen. Van e-mail tot sociale media en meer.

2. Efficiënter samenwerken

Alles beantwoorden? Er is niets vervelender dan een bedrijfscultuur waarin voor alles een e-mail wordt gestuurd. Als je niet bij de directe ontvangers staat, is de kans groot dat je in de CC of BCC wordt opgenomen. Het resultaat? Een overvolle mailbox. Het organiseren van inkomende e-mails kost meer tijd dan de taken die je moet uitvoeren. Maar in Outlook kun je niet veel meer doen dan je collega's opnemen in de mailuitwisseling. Met Trengo als alternatief voor Outlook kan dat wel.

Je werkt beter samen in Trengo. Je kunt bijvoorbeeld gemakkelijk collega's @taggen naar een bericht. De collega die je tagt krijgt een notificatie en kan reageren in de zogenaamde thread. Met tags heb je je acties op een rijtje. Daarnaast kun je berichten toewijzen aan collega's of teams zodat taken snel worden opgepakt. Met tags en toewijzingen werk je efficiënter samen en heb je een beter overzicht. Geen CC en BCC meer!

3. Duidelijke klantprofielen

Ontvang je een e-mail van een klant? Dan toont Outlook alleen het e-mailadres. Als de klant eerder contact heeft opgenomen met de klantenservice via een ander kanaal, laat Outlook dat niet zien. De klant kan dus hetzelfde antwoord krijgen en van het kastje naar de muur worden gestuurd. Geen goede klantervaring dus. Zou het niet handiger zijn als je naast de e-mail in één oogopslag het volledige klantprofiel kunt zien?

In Trengo heb je de mogelijkheid om klantprofielen aan te maken. In het profiel zie je de contactmomenten die de klant met jouw merk heeft gehad. Dit kan op verschillende kanalen zijn. Collega's kunnen hier ook opmerkingen toevoegen. Bijvoorbeeld of een klacht wel of niet is opgelost of dat de klant een kortingscode heeft. Bovendien biedt Trengo de mogelijkheid om verschillende integraties te koppelen. Denk aan Shopify, met deze integratie kun je naast de bestellingen ook het bericht en de contactmomenten van de klant zien. Dit zorgt ervoor dat je sneller kunt reageren en de klant een betere ervaring heeft met jouw merk. En die klantervaring is juist zo belangrijk in 2023.

4. Teamchat voor je interne communicatie

De kans is groot dat als je een Outlook-gebruiker bent, je met Teams werkt. Maar omdat Teams niet voor elk bedrijf geschikt is, zijn er veel alternatieven op de markt, zoals Slack of Yammer. Hiermee kun je binnen je bedrijf communiceren met collega's of teams. Maar wat als je interne en externe communicatie in dezelfde tool plaatsvindt? Dat scheelt heen en weer klikken en zorgt voor een soepeler inwerkproces.

In Trengo's teamchat kun je 1-op-1 gesprekken voeren of chatten in groepskanalen. Je kunt eenvoudig een kanaal aanmaken voor teams, projecten of afdelingen. Je kunt ook individueel chatten met collega's. Deze functionaliteit sluit naadloos aan bij de tweede reden om op zoek te gaan naar een Outlook-alternatief: efficiënter samenwerken. Met Trengo schakel je binnen enkele seconden van je interne naar je externe communicatie.

5. Een moeiteloze UX-ervaring

Outlook is niet nieuw. En dat zie je terug in de gebruikerservaring. De UX is ouderwets en al jaren ongeveer hetzelfde. De kleuren verrassen niet en als je niet bekend bent met Outlook, is het even zoeken. En dan helpt de zoekfunctie ook niet altijd. Gebruikers struikelen dus vaak over de slechte zoekfunctie en het organiseren van e-mails in Outlook. En zoek je ook altijd op hoe je een out-of-office instelt of je e-mailhandtekening wijzigt? Dat moet makkelijker kunnen, vinden wij.

Klanten ervaren het platform van Trengo als eenvoudig en prettig in gebruik. De inbox is overzichtelijk. Je kunt zoeken op klantprofielen, collega's of kanalen. En de integraties zorgen ervoor dat je alle informatie binnen handbereik hebt. We blijven ook innoveren. Zo zit ons UX-team nooit stil en kun je zelfs verzoeken bij ons indienen. We luisteren immers graag naar de ideeën van onze klanten en zijn altijd reactief.

6. Snellere antwoorden

Stellen klanten vaak dezelfde vraag? Over retourzendingen, verzendstatus of betalingsopties? Veel bedrijven krijgen dezelfde klantvragen meerdere keren op een dag. In Outlook kun je gebruik maken van de zogenaamde voorgestelde antwoorden, maar dit wordt niet veel gebruikt. Dit heeft weer te maken met de gebruiksvriendelijkheid van reason 5. De opties zijn beperkt en je hebt maar een paar keuzes.

Wil je sneller antwoorden en een consistente toon aanhouden? Dan heb je verschillende opties in Trengo. Je kunt bijvoorbeeld een onbeperkte lijst met snelle antwoorden instellen, maar ook auto-replies gebruiken. Dit is handig in drukke periodes en werkt op alle kanalen. Je kunt dus een auto-reply instellen voor verschillende platforms. Denk aan een auto-reply buiten openingstijden of tijdens de (kerst)drukte. Je kunt ook een nieuwe digitale collega inhuren in Trengo. Met een chatbot of flowbot beantwoord en los je eenvoudige vragen van klanten altijd snel en eenvoudig op. Zo zet BAS World de flowbot succesvol in voor klantcommunicatie.

7. Waar voor je geld

Hoe meer functies je wilt, hoe meer geld je betaalt voor Office 365. Om te beginnen heb je een starterspakket met een instapprijs, maar daarmee kun je de mobiele apps niet gebruiken. En in 2023 is dat eigenlijk niet eens meer een optie. Vervolgens kun je met het volgende pakket geen chatberichten uitwisselen. Alleen met de premium versie krijg je alle functies, maar daar betaal je ook flink voor per persoon per maand.

Het is dus niet verwonderlijk dat gebruikers de prijs van Outlook als een groot minpunt zien. Je vindt dit op elke reviewsite. Trengo biedt 3 verschillende pakketten, waarvan je veel meer kunt verwachten dan alleen het ontvangen en versturen van e-mails. Bekijk onze tarieven.

8. Toegankelijk op elk besturingssysteem

Heb je ooit geprobeerd te werken met Outlook op Apple? Het kan, maar niet alle gebruikers ervaren het als prettig. Outlook is ontworpen voor Windows en dat merk je. Tegelijkertijd is Outlook alleen beschikbaar als mobiele versie als je het grootste pakket koopt. Als je het ons vraagt, moet een Outlook-alternatief toegankelijk zijn op elk besturingssysteem en hoef je niet meer te betalen voor de mobiele versie.

Trengo werkt op alle apparaten. Windows, Apple en Android. Het maakt dus niet uit op welke laptops je team werkt en wat voor zakelijke of persoonlijke telefoon ze gebruiken. Als je Trengo koopt, kun je het direct installeren op elke computer, laptop of telefoon. En de gebruikerservaring is op elk systeem hetzelfde.

Trengo als Outlook-alternatief

Kies je voor een efficiëntere samenwerking? Georganiseerder werken? Een alles-in-één platform waar je sterke relaties opbouwt met klanten via elk kanaal? Trengo is hét customer engagement platform waar je op de juiste momenten contact maakt met klanten en collega's. Zonder van tabblad te wisselen. Nieuwsgierig? Probeer Trengo nu 14 dagen helemaal gratis uit. Geen creditcard nodig! Neem vandaag nog contact op voor een gratis demo.