8 Gründe, warum du dich nach einer Outlook-Alternative umsehen solltest

Du suchst nach einer Alternative zu Outlook? Das können wir sehr gut verstehen. Outlook ist seit Jahren der Standard in vielen Unternehmen, aber das E-Mail-Programm ist nicht die richtige Lösung für jedes Unternehmen. Der Preis ist saftig, Outlook funktioniert am besten unter Windows und die Benutzerfreundlichkeit ist in einigen Bereichen schlecht.

Zum Glück gibt es heutzutage mehr als genug Alternativen zu Outlook. Denn Outlook eignet sich zwar hervorragend zum Senden und Empfangen von E-Mails, aber die Kundenkommunikation umfasst heutzutage so viel mehr. Ein guter Grund also, sich nach einer Outlook-Alternative umzusehen. In diesem Blog gehen wir mit dir die Möglichkeiten und Grenzen von Outlook durch.

Was sind die Bedürfnisse deines Unternehmens?

Willst du effizienter mit deinem Team zusammenarbeiten? Nicht mehr zwischen verschiedenen Tabs hin und her klicken? Und Kundenprofile an der gleichen Stelle ausfüllen, an der du auch E-Mails versendest? Dann lies schnell weiter. Denn wir nennen dir 8 Gründe, warum du Trengo als Alternative zu Outlook in Betracht ziehen solltest. Mit diesen 8 Gründen kannst du entscheiden, welche Bedürfnisse dein Unternehmen hat und welche Lösung am besten zu ihnen passt.

8 Gründe, eine Alternative zu Outlook in Betracht zu ziehen

1. Eine Lösung für alle deine Kanäle

Office 365 für Unternehmen kann eine Menge. Aber du kannst nicht alle deine Kommunikationskanäle in einer Übersicht in Outlook bündeln. Und mit der Zunahme der Kommunikationskanäle ist es wahrscheinlich, dass die E-Mail schon lange nicht mehr dein meistgenutzter Kanal ist. Soziale Medien, WhatsApp und Live-Chat übernehmen die Führung. Die Verbraucher erwarten schnelle Antworten auf allen Kanälen. Outlook verwaltet also nur einen kleinen Teil deiner Kundenkommunikation. Wäre es nicht einfacher, wenn du deine gesamte Kommunikation auf einen Blick hättest?

An dieser Stelle kommt Trengo als Outlook-Alternative ins Spiel. In Trengo kannst du alle deine Kommunikationskanäle bündeln. Auf diese Weise hast du nicht 10 verschiedene Posteingänge, sondern nur einen für deine gesamte Kundenkommunikation. Hier kommen alle deine Nachrichten rein. Mit Trengo musst du nicht mehr die Registerkarten wechseln. Die Farben und Beschriftungen zeigen an, von welchem Kanal die Nachricht kommt, und du antwortest einfach auf die gleiche Weise für alle deine Kommunikationskanäle. Von E-Mail bis zu sozialen Medien und mehr.

2. Effizienter zusammenarbeiten

Alles beantworten? Es gibt nichts Ärgerlicheres als eine Unternehmenskultur, in der für alles eine E-Mail verschickt wird. Wenn du nicht zu den unmittelbaren Empfängern gehörst, stehen die Chancen gut, dass du in die CC- oder BCC-Liste aufgenommen wirst. Das Ergebnis? Ein überfüllter Posteingang. Das Organisieren der eingehenden E-Mails nimmt mehr Zeit in Anspruch als die Aufgaben, die du erledigen musst. Aber in Outlook kannst du nicht viel mehr tun, als deine Kolleginnen und Kollegen in den Mailaustausch einzubeziehen. Mit Trengo als Alternative zu Outlook kannst du das.

In Trengo kannst du besser zusammenarbeiten. Du kannst zum Beispiel ganz einfach Kollegen in einer Nachricht mit einem @tag versehen. Der Kollege, den du markierst, erhält eine Benachrichtigung und kann in dem sogenannten Thread antworten. Mit Tags hast du deine Aktionen aufgelistet. Außerdem kannst du Nachrichten an Kollegen oder Teams zuweisen, damit Aufgaben schnell erledigt werden. Mit Tags und Zuweisung arbeitest du effizienter zusammen und hast einen besseren Überblick. Nie mehr CC und BCC!

3. Klare Kundenprofile

Du erhältst eine E-Mail von einem Kunden? Dann zeigt Outlook nur die E-Mail Adresse an. Wenn der Kunde den Kundendienst bereits auf einem anderen Kanal kontaktiert hat, zeigt Outlook das nicht an. So kann es passieren, dass der Kunde die gleiche Antwort erhält und von Pontius zu Pilatus geschickt wird. Kein gutes Kundenerlebnis, mit anderen Worten. Wäre es nicht bequemer, wenn du das vollständige Kundenprofil auf einen Blick neben der E-Mail sehen könntest?

In Trengo hast du die Möglichkeit, Kundenprofile zu erstellen. Im Profil siehst du die Kontaktmomente, die der Kunde mit deiner Marke hatte. Das kann auf verschiedenen Kanälen sein. Die Kollegen können hier auch Kommentare hinzufügen. Zum Beispiel, ob eine Beschwerde gelöst wurde oder ob der Kunde einen Rabattcode hat. Außerdem bietet Trengo die Möglichkeit, verschiedene Integrationen zu verknüpfen. Denk an Shopify, mit dieser Integration kannst du neben den Bestellungen auch die Nachricht des Kunden und Kontaktmomente sehen. Das sorgt dafür, dass du schneller reagieren kannst und der Kunde ein besseres Erlebnis mit deiner Marke hat. Und dieses Kundenerlebnis ist im Jahr 2023 einfach so wichtig.

4. Team-Chat für deine interne Kommunikation

Wenn du ein Outlook-Nutzer bist, arbeitest du wahrscheinlich mit Teams. Da Teams aber nicht für jedes Unternehmen geeignet ist, gibt es viele Alternativen auf dem Markt wie Slack oder Yammer. Diese ermöglichen es dir, innerhalb deines Unternehmens mit Kollegen oder Teams zu kommunizieren. Aber was wäre, wenn deine interne und externe Kommunikation in demselben Tool stattfindet? Das spart das Hin- und Herklicken und sorgt für einen reibungsloseren Einführungsprozess.

Im Team-Chat von Trengo kannst du 1-zu-1-Gespräche führen oder in Gruppen-Channels chatten. Du kannst ganz einfach einen Kanal für Teams, Projekte oder Abteilungen erstellen. Du kannst auch einzeln mit Kollegen chatten. Diese Funktion steht in direktem Zusammenhang mit dem zweiten Grund für die Suche nach einer Outlook-Alternative: effizientere Zusammenarbeit. Mit Trengo wechselst du innerhalb von Sekunden von deiner internen zu deiner externen Kommunikation.

5. Ein müheloses UX-Erlebnis

Outlook ist nicht neu. Und das spiegelt sich auch in der Benutzerfreundlichkeit wider. Die UX ist altmodisch und seit Jahren ungefähr gleich. Die Farben überraschen nicht, und wenn du dich nicht mit Outlook auskennst, musst du erst einmal suchen. Und dann hilft auch die Suchfunktion nicht immer weiter. So stolpern die Nutzer/innen oft über die schlechte Suchfunktion und Organisation von E-Mails in Outlook. Und suchst du immer nach, wie du eine Abwesenheitsnotiz einrichtest oder deine E-Mail-Signatur änderst? Das sollte einfacher sein, finden wir.

Die Kunden empfinden die Plattform von Trengo als einfach und angenehm zu bedienen. Der Posteingang ist übersichtlich. Du kannst nach Kundenprofilen, Kollegen oder Kanälen suchen. Und die Integrationen sorgen dafür, dass du alle Informationen sofort zur Hand hast. Wir entwickeln uns auch ständig weiter. Unser UX-Team steht zum Beispiel nie still und du kannst uns sogar Anfragen schicken. Schließlich hören wir gerne auf die Ideen unserer Kunden und sind immer ansprechbar.

6. Schnellere Antworten

Stellen Kunden oft die gleiche Frage? Zu Rücksendungen, zum Versandstatus oder zu Zahlungsoptionen? Viele Unternehmen erhalten die gleichen Kundenfragen mehrmals an einem Tag. In Outlook kannst du die sogenannten Antwortvorschläge verwenden, aber das wird nicht häufig genutzt. Das wiederum hat mit der Benutzerfreundlichkeit von Grund 5 zu tun. Die Optionen sind begrenzt und du hast nur wenige Auswahlmöglichkeiten.

Willst du schneller antworten und einen einheitlichen Tonfall beibehalten? Dann hast du in Trengo mehrere Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel eine unbegrenzte Liste von Schnellantworten erstellen, aber auch automatische Antworten verwenden. Das ist vor allem in Stoßzeiten nützlich und funktioniert auf allen Kanälen. Du kannst also eine Auto-Antwort für verschiedene Plattformen einstellen. Denk an eine Auto-Antwort außerhalb der Öffnungszeiten oder während des (Weihnachts-)Ansturms. Du kannst auch einen neuen digitalen Kollegen in Trengo einstellen. Mit einem Chatbot oder Flowbot beantwortest und löst du einfache Kundenfragen immer schnell und einfach. So setzt BAS World den Flowbot erfolgreich für die Kundenkommunikation ein.

7. Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Je mehr Funktionen du willst, desto mehr Geld zahlst du für Office 365. Für den Anfang gibt es ein Starterpaket mit einem Einstiegspreis, aber damit kannst du die mobilen Apps nicht nutzen. Und im Jahr 2023 ist das nicht einmal mehr eine Option. Mit dem nächsten Paket kannst du dann keine Sofortnachrichten austauschen. Nur mit der Premium-Version bekommst du alle Funktionen, aber dafür zahlst du auch ziemlich viel pro Person und Monat.

Es ist also nicht verwunderlich, dass die Nutzer den Preis von Outlook als einen großen Minuspunkt ansehen. Das kannst du auf jeder Bewertungsseite nachlesen. Trengo bietet 3 verschiedene Pakete an, von denen du viel mehr erwarten kannst als nur den Empfang und Versand von E-Mails. Schau dir unsere Preise an.

8. Zugänglich auf jedem Betriebssystem

Hast du schon einmal versucht, mit Outlook auf Apple zu arbeiten? Es ist möglich, aber nicht alle Nutzer empfinden es als angenehm. Outlook ist für Windows konzipiert und das merkt man. Gleichzeitig ist Outlook als mobile Version nur verfügbar, wenn du das größte Paket kaufst. Wenn du uns fragst, sollte eine Outlook-Alternative auf jedem Betriebssystem zugänglich sein und du musst nicht mehr für die mobile Version bezahlen.

Trengo funktioniert auf allen Geräten. Windows, Apple und Android. Es spielt also keine Rolle, auf welchen Laptops dein Team arbeitet und welche Art von geschäftlichem oder privatem Telefon es benutzt. Wenn du Trengo kaufst, kannst du es direkt auf jedem Computer, Laptop oder Telefon installieren. Und das Benutzererlebnis ist auf jedem System dasselbe.

Trengo als Outlook-Alternative

Entscheidest du dich für eine effizientere Zusammenarbeit? Eine besser organisierte Arbeitsweise? Eine All-in-One-Plattform, auf der du über jeden Kanal starke Beziehungen zu deinen Kunden aufbaust? Trengo ist die Customer Engagement Plattform, auf der du mit Kunden und Kollegen in den richtigen Momenten in Kontakt treten kannst. Ohne die Tabs zu wechseln. Neugierig? Probiere Trengo jetzt 14 Tage lang völlig kostenlos aus. Keine Kreditkarte erforderlich! Melde dich noch heute für eine kostenlose Demo an.