Afwezigheidsbericht WhatsApp voorbeeld: de top 30

WhatsApp
4 apr 2023
10
min lezen
Geschreven door
Pim
Een nieuwsbrief opgezet om jou een stap dichter bij klanttevredenheid te krijgen
Hoe benutten teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze voor tevreden klanten? Schrijf je in voor The Convo en kom erachter.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees verder

Een WhatsApp Business auto reply kan het leven makkelijker maken, want we zijn niet altijd in staat om onze klanten direct te antwoorden. Om de snelheid te bieden die uw klanten verwachten, is automatisering noodzakelijk. Dit kan door WhatsApp Business begroetingsberichten te maken, of een wegbericht voor je bedrijf. In dit artikel hebben we het over het laatste en geven we je de beste WhatsApp Business auto reply bericht voorbeelden.

We bespreken de volgende onderwerpen:

  • Een automatisch antwoord instellen in de applicatie WhatsApp Business
  • Een automatisch antwoord instellen met de WhatsApp Business API
  • Wat moet je schrijven in een automatisch antwoordbericht in WhatsApp?
  • De beste weggeefberichten voor WhatsApp Zakelijk

Een automatisch antwoord instellen in de app WhatsApp Zakelijk

Met de functie Automatisch antwoorden van WhatsApp kun je een 'afwezigheidsbericht' instellen voor als je niet beschikbaar of online bent op WhatsApp Business. Op deze manier kun je toch contact houden met je publiek en vertrouwen opbouwen.

In de officiële applicatie WhatsApp Business zijn er drie verschillende manieren om een automatisch antwoord in te stellen.

  1. Buiten kantooruren
  2. Altijd
  3. Op bepaalde tijden

Je kunt alleen een automatisch antwoord instellen tijdens kantooruren als jij jouw kantooruren hebt bepaald in de applicatie. Je klanten kunnen deze kantooruren zien wanneer ze jouw profiel bekijken. Je kunt beslissen om het automatisch antwoord naar specifieke mensen in jouw publiek te sturen, zoals alleen jouw contacten, of naar iedereen.

Opzet

  1. Klik eerst op de drie verticale stippen in de rechterbovenhoek van je WhatsApp applicatie.
  2. Klik vervolgens op 'Instellingen', 'Bedrijfsinstellingen', en 'Weg bericht'.
  3. Zet de knop 'Bericht wegsturen' aan.
  4. Vul het "weg" bericht in dat je naar jouw klanten wilt sturen.
  5. Selecteer vervolgens het type schema dat u wilt selecteren.
  6. Selecteer tenslotte de ontvangers naar wie je het automatische antwoord wilt sturen.

Hoe een automatisch antwoord instellen met Trengo

De applicatie WhatsApp Business is gebouwd voor kleine bedrijven. Deze kan slechts door één persoon tegelijkertijd op één apparaat worden gebruikt. Voor grotere bedrijven die hun WhatsApp gesprekken met een team willen beheren, heeft WhatsApp de WhatsApp Business API gemaakt. De API heeft geen interface en daarom moet je hem koppelen aan een klantenservice platform zoals Trengo om hem te gebruiken.

In Trengo kun je automatische antwoorden instellen voor de volgende instanties:

  1. Tijdens kantooruren
  2. Buiten kantooruren
  3. Op specifieke dagen (bijvoorbeeld alleen in het weekend)

Omdat je ook al je andere communicatiekanalen in Trengo kunt beheren, kun je besluiten om hetzelfde automatische antwoord in te stellen voor meerdere andere kanalen, zoals Facebook Messenger of live chat.

Opzetten:

  1. Ga naar je Trengo instellingen > automation > auto replies.
  2. Klik op het groene + teken.
  3. Kies WhatsApp als kanaal.
  4. Bepaal wanneer het automatische antwoord moet worden verzonden.
  5. Vul het bericht in dat je naar jouw klanten wilt sturen.
  6. Vergeet niet op de save knop te drukken.

Start de gratis proefversie van Trengo en begin direct met het automatiseren van je bedrijf via de WhatsApp Business API.

Wat moet je schrijven in een automatisch antwoordbericht in WhatsApp?

Als je een automatisch antwoord schrijft in WhatsApp, moet je in de eerste plaats een realistische verwachting opstellen over wanneer je weer beschikbaar bent om ondersteuning te bieden. Klanten stellen het op prijs precies te weten wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten.

Het is ook belangrijk om eerlijk en transparant te zijn tegen je klanten wanneer je een WhatsApp-autoreactie schrijft. Als je team moeite heeft om het aantal berichten van die dag bij te houden, is het geen schande om dat toe te geven. Schrijf gewoon als een mens. Houd je berichten kort, krachtig en informeel.

Afwezigheidsbericht WhatsApp voorbeeld: de top 30

Nu je weet hoe je een automatisch antwoord instelt, is het tijd voor wat inspiratie.

Algemene automatische antwoordberichten

1. "Bedankt voor uw bericht! We nemen binnen 24 uur contact met u op. Met vriendelijke groet, [uw bedrijf] Team."

2. "Hallo daar! Welkom bij [jouw bedrijf]. We nemen zo snel mogelijk contact met je op. In de tussentijd kun je ons help center bekijken voor meer informatie: [link]. We hebben er veel moeite in gestoken, dus het antwoord op je vraag staat er misschien al in!"

3. "Hallo! We wilden je laten weten dat we jouw bericht hebben ontvangen en zullen contact opnemen voordat we sluiten om [tijd]."

4. "Bedankt voor het bereiken van ons via WhatsApp. We nemen binnenkort contact met je op. In de tussentijd kun je onze FAQ-pagina hier [link] bekijken.""

5. "Hallo! Goed je te zien. Wist je al dat we momenteel 50% korting geven op al onze producten? De code is XXXX. Laat het ons weten als je vragen hebt en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!"

6. "Hallo daar! Welkom bij [uw bedrijf]. We hebben uw bericht ontvangen en nemen binnen [geschatte tijdspanne] contact met u op."

7. "Hé, sorry, we kunnen momenteel niet op uw bericht reageren. Laat uw naam en e-mailadres achter, en we nemen binnen 24 uur contact met u op. [uw bedrijf] Team."

8. "Hallo, bedankt voor het contact met ons. Ons team neemt binnen 24 uur contact met u op. Als u meteen hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via onze live chat op de website.[link] Cheers, [uw bedrijf] Team."

9. "Hallo, we hebben uw verzoek ontvangen en werken momenteel aan de beste oplossing. Het kan tot 8 uur duren, maar we doen ons best om zo snel mogelijk contact met u op te nemen."

10. "Hallo daar! Dank u voor uw bericht! Ons team van geweldige support agents is hier om te helpen. Laat ons alstublieft weten wat de reden van uw vraag is, zodat we u naar de juiste persoon kunnen doorverwijzen.

1) Retourzendingen en uitwisselingen

2) Annulering van de bestelling

3) Vragen over betalingen

4) Andere

U kunt binnen 24 uur een reactie verwachten."

Op gebeurtenissen gebaseerde berichten

11. "Ho ho ho! Vrolijk Kerstfeest! Laat het me weten als u vragen heeft. Onze elven hebben het erg druk met het inpakken van alle cadeaus, dus het kan zijn dat we niet zo snel antwoorden als u van ons gewend bent.🎁"

12. "Ik wens u een vrolijk kerstfeest en een geweldig nieuw jaar. Laat het me weten als je vragen hebt en ik kom zo bij je terug."

13. "Vrolijk Pasen! Bedankt voor het contact. We hebben het wat drukker dan normaal, maar we nemen zo snel mogelijk contact met u op."

14. "Hey [Klantnaam]! Gelukkige Valentijnsdag💘 Om deze speciale dag te vieren, bieden we 20% korting op al onze producten. Als je vragen hebt, stel ze ons gerust en we nemen binnen 24 uur contact met je op."

15. "Hallo [Klantnaam]! We krijgen veel berichten vanwege de feestdagen, maar we willen dat u weet dat we om uw bericht geven en u zo snel mogelijk zullen antwoorden."

Technische kwesties en problemen

16. "Hallo, we hebben momenteel technische problemen met onze website. Ons team is er al mee bezig en we laten het u weten zodra het is opgelost. Dank u voor uw geduld met ons.🙏🏻"

17. "Door enkele problemen met onze vervoerder kunnen sommige bestellingen later worden geleverd dan de bedoeling is. Kijk op [website link] voor meer informatie hierover, of laat het ons weten als u andere vragen heeft. We nemen zo snel mogelijk contact met u op."

18. "Bedankt voor uw bericht! We hebben te maken met technische problemen met [productnaam]. We doen er alles aan om het probleem zo snel mogelijk op te lossen. Als er iets anders is waarmee we u kunnen helpen, laat het ons dan weten door hieronder een bericht achter te laten. We nemen binnen de komende 24 uur contact met u op."

Out-of-office berichten

19. "Hallo daar! We zijn momenteel gesloten, maar we komen er op [tijdstip] op terug. In de tussentijd kunt u onze nieuwe blogpost [titel] lezen door hier te klikken: [link]"

20. "Hallo daar. Bedankt voor het contact. Ik ben momenteel niet op kantoor van [datum] tot [datum], maar zal contact met u opnemen zodra ik terug ben. Bekijk in de tussentijd de website voor meer informatie: [link]"

21. "Hoi [klantnaam]! Bedankt voor je bericht. We wilden u laten weten dat we een kleine pauze nemen voor [vakantie], maar we zijn weer in actie in [tijd]. We hopen dat je een geweldige vakantie hebt!"

22. "Beste [Klantnaam], bedankt voor het contact. We zijn momenteel niet op kantoor van [datum] tot [datum]. Had u een vraag over [uw producten of diensten]? Geweldig! Kijk eens naar wat onze klanten zeggen: [link]

Als u nog andere vragen heeft, laat dan hieronder uw bericht achter en wij nemen op [datum] contact met u op."

Automatisch beantwoorden van berichten tijdens drukke tijden

23. "Hallo! Bedankt voor het contact. We hebben het momenteel wat drukker dan normaal, dus we hebben misschien wat meer tijd nodig om te reageren. Bekijk in de tussentijd onze nieuwste collectie hier: [website link]. We nemen zo snel mogelijk contact met je op!"

24. "Hallo daar! Al onze agenten zijn momenteel bezig. We nemen zo snel mogelijk contact met u op."

25. "Hallo daar! Het spijt me te moeten zeggen dat onze supportmedewerkers het momenteel allemaal druk hebben. We verwachten u binnen [tijd] terug te bellen. Bedankt voor uw geduld!"

26. "Hé daar! We zijn een beetje druk deze tijd van het jaar, maar maak je geen zorgen. We komen bij je terug binnen [geschatte tijdspanne]. Bedankt voor je begrip en tot snel."

Naar website doorverwijzen

27. "Bedankt voor uw bericht! We zijn momenteel niet op kantoor, maar we nemen morgenvroeg direct contact met u op.

Ga voor meer informatie naar onze website: www.trengo.com."

Reactie met openingstijden

28. "Hey there! We zijn momenteel gesloten, maar we nemen contact met je op tijdens onze kantooruren: [tijd]. In de tussentijd kunt u onze website [link] bekijken voor meer informatie over onze producten en diensten."

29. "Hallo [klantnaam]! Helaas heeft u ons bereikt buiten onze kantooruren en zijn al onze supportmedewerkers momenteel afwezig. Ons team zal u beantwoorden tijdens kantooruren van [tijd] tot [tijd], tussen [uur] en [uur]. Ondertussen kunt u onze FAQ-pagina hier [link] bekijken."

30. "Bedankt voor het contact met Trengo!

We willen graag helpen, maar we zijn momenteel gesloten 🕦 (Zie onze agenda op trengo.com/businesshours). We komen de volgende werkdag bij je terug ⏰.

In de tussentijd, wist u dat we een Helpcentrum hebben op help.trengo.com dat onze meest gestelde vragen beantwoordt? Misschien vindt u uw antwoord zonder de hulp van onze agenten.

Cheers,

Trengo Team"

Verwant : 21 WhatsApp Zakelijke groetberichten om een geweldige eerste indruk te maken

Aan de slag met WhatsApp automatisch antwoorden

Op dit punt weet ik zeker dat je genoeg inspiratie hebt om de meest effectieve automatische beantwoording te maken voor je WhatsApp Business-account. Je kunt ook gewoon een van de bovenstaande voorbeelden van een WhatsApp Business automatisch antwoordbericht kopiëren en plakken.

Met Trengo, ons slimme customer engagement platform, kun je de best mogelijke klantervaring bieden via WhatsApp Business. Je kunt WhatsApp-berichten samen met al je andere kanalen in één inbox ontvangen (zoals e-mail, spraak en live chat), WhatsApp Business gebruiken met meerdere gebruikersje eigen WhatsApp-chatboten nog veel meer.

Wil je automatisch antwoordberichten sturen naar je klanten op WhatsApp?

Neem hier contact met ons op. 🚀

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo